Manuale dell Utente Tesoriere

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1 1 Manuale dell Utente Tesoriere

2 Le attività che il Tesoriere del Lions Club è chiamato a svolgere durante l anno sociale sono essenzialmente enucleabili nei gruppi seguenti: Attività di aggiornamento economico finanziario (registrare nuove entrate o uscite) o attività di variazione anagrafica (aggiungere nuovi soci o cancellare eventuali soci dimissionari, aggiornare indirizzi di residenza, numeri di telefono o cellulare, ecc.); Attività di manutenzione dei due archivi che nella generalità dei casi caratterizzano la tenuta della contabilità di club (correzione delle registrazioni di aggiornamento: si è sbagliato un nome o un cognome o l importo di un movimento contabile, o la causale, ecc..) Attività di visualizzazione e stampa dello stato dell archivio anagrafico (Tabella Utenti), del saldo dei conti dei vari soci, del complesso dei movimenti contabili (Tabella movimenti contabili) Attività di manutenzione di tipo ordinario, che riguardano essenzialmente le operazioni che si svolgono ad inizio di ogni anno sociale e di tipo straordinario da svolgere eventualmente nel caso si verificassero eventi anomali quali il danneggiamento accidentale degli archivi (tabelle Utenti e Movimenticontabili). Tutte le attività elencate sopra sono realizzabili,automaticamente,partendo dal menù principale mostrato qua sopra selezionando o cliccando, come anche si dice, su uno dei pulsanti mostrati (Aggiungere, Visualizzare, Modificare, ecc.. ). Naturalmente le attività ora descritte potranno essere svolte solamente dal Tesoriere riconosciuto tramite Userid e Password apposite. Invito il lettore futuro Tesoriere a memorizzare sin da ora il simbolo. Cliccando su di esso si ritorna a casa cioè si ritorna alla maschera o pannello o pagina da cui si proviene. Cioè si ritorna indietro! 2

3 Attività di caricamento movimenti Esistono due modalità di caricamento di movimenti: il caricamento relativo al singolo Lions (partecipazione a cena della consorte o di altri ospiti, acconti versati, ecc..) o movimenti da caricarsi a tutti i Lions (si pensi all imputazione delle quote trimestrali per esempio). Nel primo caso dal pannello Area Contabile Tabelle fare CLICK sul pulsante Aggiungere e poi dal pannello Area Contabile caricamento movimenti fare CLICK sul pulsante Movimenti Singoli.Compilare tutti I campi necessari e dopo, eventualmente, avere stampato la pagina (scelta consigliata) agendo sul pulsante stampantina (stampa la pagina) passare al caricamento di altro movimento (pulsante Carica Movimento) o uscire dalla pagina (pulsante Ritorna al Menu). Nel caso in cui deve caricarsi un movimento relativo a tutti i Lions nel pannello Area Contabile caricamento movimenti fare CLICK sul pulsante Movimenti Multipli. Anche in questo caso compilare i campi Data, Importo, Causale e continuare con altri movimenti collettivi o ritornare al menù precedente. Come avrete notato nel pannello non è prevista la immissione di Codice Socio trattandosi di movimento che sarà caricato a tutti i soci Lions e Tipo di Pagamento per analoghi motivi. 3

4 Forse è il caso di chiarire che ogni Lions è identificato, univocamente, da un codice: il Codice Socio. Per conoscere il Codice di un certo Socio Lions stampare la pagina Anagrafica Soci. In prossimità del Socio Lions di cui si vuole conoscere il Codice Socio, il primo dato (colonna N.ro) rappresenta quanto cercato. Nella figura precedente, per esempio, i Lions Fanara, Filippi, Filippi, Gagliardi ecc.. hanno codice pari, rispettivamente, a 20, 23, 22, 25, ecc.. In caso di errore in uno o più campi immessi per il caricamento movimenti si può correggere in almeno due modi: il primo consiste nel caricare un movimento analogo a quello errato con importo però opposto chiarendo nella casuale che si tratta di storno ( storno del movimento n. ) e poi caricare il movimento con i dati giusti. Questo è il metodo consigliato! L altro metodo si serve dell opzione Modificare dei programmi del pannello Area Contabile Tabelle. Si opera così: Clickare sul pulsante Modificare scegliere il movimento da modificare, clickare sulla relativa scritta modifica e poi effettuare, nel pannello successivo, le modifiche. Un procedimento simile viene utilizzato per la cancellazione di un movimento (metodo sconsigliato). Di questi argomenti si parlerà più diffusamente nel paragrafo Attività di Modifica e Cancellazione.Per cancellare un movimento è comunque consigliato di immettere un movimento con gli stessi dati, ma con importo opposto. Cioè, anche in questo caso, effettuare una scrittura di torno. Si avverte che alla fine di ogni maschera o pannello che dir si voglia è posto il simbolo esso ci ritroviamo sulla pagina di provenienza. cliccando su di 4

5 Attività di visualizzazione movimenti Si possono visualizzare tutti movimenti caricati oppure solo quelli relativi ad un conto relativo ad un socio Lions. Si procede, similmente a quanto fatto fino ad ora, nel modo seguente : dal pannello menù Area Contabile Tabelle clickare sul pulsante Visualizzare A questo punto apparirà il pannello Area Contabile visualizzare movimenti e soci, selezionando uno dei due pulsanti si potranno visualizzare, la lista movimenti (tutti o solo quelli relativi ad un conto o socio) o la anagrafica soci. 5

6 Nel caso di visualizzazione dei movimenti di un singolo conto per indicare il Socio o il conto bisogna compilare il seguente pannello o maschera come anche si dice. Analogamente si procederà per la visualizzazione dei dati Anagrafici relativi ai soci. Per la ricerca bisogna immettere o il Codice Socio (Codice Conto) o il Nome e Cognome o, ovviamente, tutti e due! 6

7 Attività di modifica e cancellazione di movimenti contabili La maschera che segue ci consente di modificare i movimenti contabili o i dati anagrafici relativi ai soci 7

8 Per Modificare uno o più movimenti si procede così: dalla maschera o pannello appena mostrato si seleziona (si clicca) sul pulsante Modifica movimenti, sarà allora visualizzato il seguente pannello: Per esempio si vuole modificare il movimento n.82 relativo al socio con codice 2 (movimento evidenziato dalla freccia rossa). Allora si clicca sulla colonna destra con scritto modifica sarà visualizzato la seguente maschera o pannello relativa al movimento interessato (il n.82): 8

9 Scrivendo a questo punto i valori correttii nelle apposite caselle e cliccando sul pulsante Modifica. Tutto qui! Le stesse regole valgono per la modifica dei dati relativi ai soci. Le modalità per cancellare un record sono più semplici. Dopo avere cliccato sul pulsante Cancellare del pannello Area Contabile Tabelle si clicca sulla colonna destra del movimento da cancellare (cancella) del pannello che segue. 9

10 Attività di Stampa di movimenti contabili e Soci Lions Questa applicazione permette di produrre due tipi di stampe: la stampa dell Anagrafica Soci e la stampa degli Estratti Conto dei Soci Lions. Per ottenere questi elaborati si procede così: Dalla maschera Area Contabile Tabelle selezionare il pulsante Stampare Viene allora visualizzato il pannello Area Contabile Stampe 10

11 Ovviamente se si seleziona il primo pulsante (Estratti Conto) si otterrà il tabulato seguente (che contiene dati di pura fantasia!). Dati relativi a tutti i Soci Lions : Cliccando sul secondo pulsante (Anagrafica Soci) si ottiene invece questo tabulato che elenca dati relativi a tutti i soci. Come abbiamo già detto i valori sotto la prima colonna rappresentano il Codice Socio: 11

12 Infine se si sceglie il pulsante Saldi Conti si otterrà, come mostrato nella figura seguente, l elenco dei Saldi dei Conti di tutti i Lions del Club. E forse il caso di ribadire, ancora una volta, che importi, causali e altri dati riferiti a Soci sono mostrati a puro titolo esemplificativo e sono da ritenersi di pura fantasia.si ricorda che alla fine di ogni maschera o pannello che dir si voglia è posto il simbolo provenienza. cliccando su di esso ci ritroviamo automaticamente sulla pagina di 12

13 Attività di Manutenzione degli archivi Facciamo adesso una semplice premessa. I tipi di dati su cui ruotano i programmi di questa applicazione sono, sostanzialmente due: dati di tipo anagrafico (nome e cognome dei soci, mailbox, ecc..) e dati economico contabili o più semplicemente movimenti (versamenti e addebiti dei soci quali ad esempio addebiti per quote trimestrali, pranzi e cene ospiti, versamenti di contante o assegni, ecc ) L insieme o set o Tabelle dei dati che riguardano dati anagrafici soci lo chiamiamo qua Utenti mentre l insieme dei dati contabili li chiamiamo Movimenticontabili. Abbiamo visto fin qua con quali strumenti aggiungiamo, modifichiamo o cancelliamo dati del primo o secondo tipo. E più che evidente che una perdita o un danneggiamento di questi insiemi o set di dati comprometterebbe gravemente la buona tenuta delle informazioni. Allora qualche prudente accorgimento è il caso di adottarlo! Facendo delle copie di sicurezza o mantenendo un archivio cartaceo che ci ricordi le variazioni via via apportate. A questo scopo in tutte le applicazioni informatiche esistono appositi programmi (BackUp, Restore, ecc..) che risolvono queste esigenze. BackUp è un programma che effettua, con la frequenza temporale che la prudenza consiglia, la copia di riserva o di sicurezza, di un set o archivio o insieme di dati che dir si voglia. Nel caso di danneggiamento o perdita dei dati che correntemente si utilizzano allora si sostituiscono ad essi quelli di riserva creati con il programma di BackUp. Questa operazione di sostituzione dei dati di riserva a quelli danneggiati viene operata da programmi detti di Restore. Bisogna riflettere sul fatto che i dati di riserva sono aggiornati alla data in cui è stata fatta la copia mediante BackUp. Per i dati mancanti bisogna ripetere le operazioni compiute nell intervallo temporale che intercorre fra la data di BackUp e la data odierna. Si capisce allora che più frequenti sono le copie (BackUp) minore e meno rischioso è il lavoro da rifare in caso di incidenti! I programmi di manutenzione disponibili sono elencati nel pannello Area Contabile Manutenzione. 13 1) BacKup di Tabelle. Selezionando questo pulsante viene effettuata una copia di riserva delle due Tabelle Utenti e MovimentiContabili 2) Restore Tabelle. Questo pulsante se cliccato avvia un programma che sostituisce i dati su cui si è agito fino ad ora con quelli conservati nella copia. 3) Svuotare Tabella Movimenticontabili. Questo è un programma che lascia la struttura (il contenitore!) della Tabella Movimenticontabili ed elimina tutti i dati fino ad ora accumulati in essa. E un tipico programma di inizio esercizio finanziario.

14 Attività di Inizio Anno Finanziario All inizio di ogni anno sociale finanziario (normalmente al 1 luglio) si effettua una copia delle tabelle Utenti e Movimenticontabili cliccando sul primo pulsante (BackUp Tabelle) della maschera precedente e si svuota la Tabella Movimenticontabili. A questo punto si è pronti per affrontare il nuovo anno!! Naturalmente, come è stato più volte detto, in caso di incidenti (!) per ripristinare il contenuto delle due Tabelle bisogna utilizzare il programma Restore (pulsante Restore Tabelle). Una soluzione percorribile potrebbe essere quella che comporta una copia delle tabelle con frequenza mensile o settimanale. Naturalmente durante il mese o la settimana che va dal momento in cui è stata fatta la copia fino alla prossima copia si dovrebbero annotare tutte le operazioni effettuate nel periodo al fine di poterle ripetere puntualmente in caso di incidente. 14