Prenotazioni Sale VIP

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1 Prenotazioni Sale VIP presso gli aeroporti versione 1.4(sf) novembre 2014 MANUALE D USO 1

2 INTRODUZIONE Competente per la procedura di prenotazione delle Sale VIP presso gli aeroporti è l Ufficio III del Cerimoniale Diplomatico della Repubblica presso il Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale (Piazzale della Farnesina 1, Roma; tel. 06/ , fax 06/ ). Tramite il portale Cerionline le Rappresentanze diplomatiche e le Organizzazioni internazionali inseriscono le richieste di prenotazione e le trasmettono all Ufficio III del Cerimoniale Diplomatico del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale, che controllerà i dati inviati e provvederà ad approvare o respingere le richieste di prenotazione. Al momento il servizio è limitato alle sale VIP dell aeroporto Leonardo da Vinci di Fiumicino. Per quanto attiene gli altri aeroporti nazionali, le cortesie aeroportuali vanno richieste: fino al 31 dicembre 2014 con Nota Verbale da inviare all indirizzo ceri3@esteri.it esclusivamente in formato pdf; a partire dall 1 gennaio 2015 attraverso il portale informatico Cerionline. La richiesta di prenotazione della sala VIP deve pervenire entro le ore 11 del giorno lavorativo precedente alla data della prenotazione. Con l invio della richiesta di prenotazione, l ente inviante attesta che tutti i dati riportati nel formulario corrispondono al vero. Il Cerimoniale Diplomatico della Repubblica si riserva comunque, ove si renda necessario, il diritto di chiedere chiarimenti su tali dati e di effettuare le necessarie verifiche. Per gli argomenti attinenti alla materia ma non ricompresi nel presente manuale deve farsi riferimento alle relative Note Verbali circolari inviate in passato da questo Ministero a tutte le Rappresentazione diplomatico-consolari straniere e a tutte le Organizzazioni internazionali presenti in Italia. In caso di difformità di alcune prescrizioni di tali Note Verbali, prevalgono le indicazioni contenute nel presente manuale. Si fanno salve tutte le altre prescrizioni non incompatibili con quanto contenuto nel presente manuale. 2

3 Indice Capitolo I - Requisiti tecnici... 4 Capitolo II - Accesso al portale Cerionline... 5 II.1. Credenziali di accesso... 5 II.1.1. Descrizione dei campi... 5 II.1.2. Descrizione dei tasti... 5 II.2. Accesso... 6 II.2.1. Primo accesso... 6 II.2.2. Accessi successivi... 7 Capitolo III - Prenotazione Sale Vip... 8 III.1. Nuova Prenotazione... 9 III.1.1. Dati Volo... 9 III.1.2. Dati Personalità III.2. Lista Prenotazioni

4 Capitolo I - Requisiti tecnici Per usufruire dei contenuti del sito è necessario: Utilizzare come browser una versione di Internet Explorer 6 o superiore; Utilizzare come visualizzatore pdf una versione di Adobe Reader 6 o superiore (scaricabile da ); Abilitare i pop-up per il sito che si sta visitando. Si ricorda che il blocco dei pop-up viene gestito dal browser e da eventuali toolbar (es. google toolbar, yahoo toolbar, etc.), le cui funzionalità di blocco andranno dunque disabilitate. Recapiti per assistenza Per chiarimenti sulle procedure o maggiori informazioni, è possibile contattare telefonicamente l Ufficio III del Cerimoniale Diplomatico al numero 06/ (Segreteria). In caso di problemi tecnico-informatici, è possibile contattare l assistenza tecnica all indirizzo di posta elettronica: assistenza.cerionline@esteri.it. 4

5 Capitolo II - Accesso al portale Cerionline In caso si sia già abilitati all accesso al portale Cerionline, passare direttamente al capitolo successivo; altrimenti proseguire con le seguenti istruzioni. Per accedere al portale Cerionline occorre collegarsi ad Internet ed inserire l indirizzo: Comparirà la seguente maschera: Figura II-1: Maschera login II.1. Credenziali di accesso Le credenziali di accesso fanno riferimento a due distinti profili: Responsabile e Operatore. I due profili abilitano rispettivamente le seguenti funzioni: Responsabile gestisce il primo accesso alla procedura; gestisce i successivi cambi password; invia per via telematica le richieste al Cerimoniale; esegue, se necessario, tutte le operazioni per cui è abilitato l operatore. Operatore inserisce le richieste; gestisce le richieste, ma non può inviare le richieste al Cerimoniale. II.1.1. Descrizione dei campi User identificativo fornito dal gestore del sistema informatico per il tramite del Cerimoniale della Repubblica del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale; Password sequenza di lettere e/o numeri associata allo user II.1.2. Descrizione dei tasti Accedi permette di entrare nella procedura 5

6 II.2. Accesso II.2.1. Primo accesso La prima volta che si effettua l accesso, l utente con profilo Responsabile (il solo che può effettuare il primo accesso al portale) deve: Inserire nel campo User l identificativo fornito dal gestore del sistema informatico. Inserire nel campo Password la password fornita dal gestore del sistema informatico. Premendo il tasto Accedi compare la seguente maschera Figura II-2: Maschera cambio password al primo accesso In base alle policy di sicurezza del gestore del sistema informatico, è obbligatorio cambiare la password fornita con una di propria scelta avendo cura di preservarne la riservatezza. Scegliere dalla lista l Utente lo User a cui cambiare la password; Inserire nel campo Vecchia Password quella fornita dal responsabile del sistema informatico; Inserire nel campo Nuova Password la sequenza di lettere e numeri scelti dall utente; Reinserire nel campo Conferma Nuova Password la sequenza di lettere e numeri; Premere il tasto Conferma. Ricollegarsi al portale con l utenza con profilo di Responsabile utilizzando la nuova password. Scegliere la funzione Modifica Password e ripetere le stesse operazioni per cambiare la password dell utente con profilo Operatore. N.B. 6

7 Le password possono essere cambiate tutte le volte che lo si ritiene necessario. In base alle policy di sicurezza del gestore del sistema informatico, ciascuna password ha una validità di 180 giorni dall ultima modifica, trascorsi i quali la procedura di accesso obbligherà l utente con profilo Responsabile a procedere alla modifica. L utente con profilo Responsabile è l unico abilitato alla funzione Modifica Password, pertanto il tasto corrispondente è visibile (in alto a destra) solo nel caso in cui l accesso sia stato effettuato da tale utente. II.2.2. Accessi successivi Digitare l identificativo dello User e la password ad esso associata; premendo il tasto Accedi comparirà la maschera di menu della procedura. 7

8 Capitolo III - Prenotazione Sale Vip Figura III-1: Funzionalità Prenotazione Sale Vip La funzionalità Prenotazione Sale Vip è raggiungibile dall apposita voce di menù, in cui sono presenti due link: Lista Prenotazioni permette di accedere alla pagina dedicata alla visualizzazione della Lista delle prenotazioni già inserite. Nuova Prenotazione permette di accedere alla schermata di inserimento di una nuova prenotazione 8

9 III.1. Nuova Prenotazione La Scheda Prenotazione è suddivisa in due riquadri: Dati Volo Dati Personalità III.1.1. Dati Volo Figura III-2: Dati Volo Il riquadro Dati Volo contiene tutte le informazioni inerenti al volo e necessari ai fini della formulazione della prenotazione. In particolare i campi presenti sono i seguenti: - Aeroporto (selezionare l aeroporto dal menù a tendina) - Tipo Volo (Partenza, Arrivo) - Data Volo - Ora e Minuti Volo - Compagnia aerea - Numero volo (es.: AZ 20224) - Dettagli volo (es.: Partenza da Madrid alle ore 08:20 - arrivo a Roma alle ore 11:10) I campi obbligatori sono segnalati con l asterisco in rosso. La data del volo può essere inserita cliccando sul calendario a fianco della casella di testo. Saranno abilitati all interno di tale calendario solo i giorni successivi al momento dell inserimento della prenotazione. 9

10 E utile ricordare che le richieste di prenotazione devono essere inserite ed inviate entro le ore 11 del giorno lavorativo precedente al giorno della prenotazione (Esempio: in caso di prenotazioni per i giorni di sabato, di domenica e di lunedì, le richieste di prenotazione dovranno pervenire entro le ore 11 del venerdì precedente). Il pulsante Orario base (08-20) consente di distinguere se la prenotazione della sala avverrà entro l orario base o fuori orario base In quest ultimo caso cliccando sull apposito pulsante la lista delle ore disponibili verrà riempita con gli orari che vanno dalle 20 alle 08. E possibile effettuate prenotazioni fuori dall orario base solo per alcune categorie di ranghi. Al momento della selezione della modalità Fuori Orario Base la lista dei ranghi sarà popolata solo con i ranghi per i quali tale opzione è prevista. La lista Compagnia Aerea riporta le principali compagnie aeree internazionali, nel caso in cui la compagnia utilizzata non comparisse nell elenco, è possibile selezionare la voce Altra Compagnia e specificare il nome della compagnia aerea nel campo Dettagli Volo. 10

11 III.1.2. Dati Personalità Figura III-2: Dati Personalità Il riquadro Dati Personalità contiene le informazioni inerenti alla personalità per la quale si chiede la prenotazione della Sala Vip. In particolare i campi presenti sono i seguenti: - Cognome - Nome - Rango - Descrizione Rango (testo libero, non obbligatorio) - Tipo Visita - Motivo Visita - Persone al seguito (numerico) - Servizio Sottobordo - Annotazioni 11

12 Una nota particolare merita la casella Servizio Sottobordo, la quale assume un comportamento differente a seconda dei dati selezionati nelle due liste Rango e Tipo Visita. In particolare è possibile richiedere il servizio sottobordo solo per alcune combinazioni Rango-Tipo Visita, che saranno stabilite dal MAECI. Così nel caso in cui il servizio sottobordo non sia previsto per una particolare combinazione Rango-Tipo Visita la casella Servizio Sottobordo sarà disabilitata. Una volta inseriti i dati della prenotazione, è possibile salvare la scheda attraverso l apposito pulsante Salva Dati. Dopo che la scheda è stata salvata, nel pannello presente nella parte inferiore della pagina compariranno due pulsanti come in figura che segue: Figura III-3: Pannello Pulsanti Il pulsante Elimina Scheda è disponibile sia per l utente Responsabile che per l utente Operatore fino al momento dell invio della richiesta. Il pulsante Invia Richiesta sarà visibile per il solo utente Responsabile. Una volta inviata la richiesta di prenotazione, questa sarà comunque ancora modificabile, dal solo utente Responsabile, fino al momento dell approvazione o rifiuto da parte del MAECI. La prenotazione inoltre potrà essere eliminata, sempre dal solo utente Responsabile, tranne nel caso di prenotazioni già approvate. 12

13 III.2. Lista Prenotazioni Figura III-4: Lista Prenotazioni Nella pagina Lista Prenotazioni è possibile monitorare lo stato delle prenotazioni effettuate inserite ed inviate dalla sede. Ogni prenotazione sarà visibile all interno della lista fino al giorno di riferimento, trascorso tale giorno essa scomparirà dalla lista. E possibile accedere al dettaglio di una prenotazione cliccando sulla corrispondente riga. Per ogni prenotazione è riportata nell ultima colonna lo stato in cui essa si trova, che può evolvere, come visibile in Legenda, tra i seguenti: - Inviata - In lavorazione - Approvata - Respinta L assenza dello stato indica che la richiesta di prenotazione non è stata ancora inviata. Per le prenotazioni che avvengono fuori orario base, l orario sarà indicato in colore rosso. La lista è ordinabile secondo diversi criteri. Le colonne per le quali la lista è ordinabile sono segnalate con il nome di colonna sottolineato. Per ordinare la lista in base ad uno dei vari criteri è sufficiente cliccare sul nome della colonna. 13

14 Cliccando sul pulsante Effettua Ricerca si aprirà il pannello di ricerca, che consente di filtrare le prenotazioni secondo diversi criteri: Data della prenotazione, Cognome, Nome, Rango, Tipo Visita, Stato della Pratica. Le richieste di prenotazione Inviate sono modificabili o eliminabili. Le richieste di prenotazione Respinte sono eliminabili. Le richieste di prenotazione In Lavorazione o Approvate non possono essere modificate o eliminate. 14