C O M U N E D I B O L O G N A

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1 C O M U N E D I B O L O G N A CAPITOLATO SPECIALE D APPALTO per SERVIZI INERENTI IL TRATTAMENTO, LA SPEDIZIONE E IL RECAPITO DELLA CORRISPONDENZA DEL COMUNE DI BOLOGNA PERIODO PARTE B: DESCRIZIONE DELLE PRESTAZIONI RICHIESTE Tel. 051/ /

2 Art. 1 - OGGETTO DEL SERVIZIO L appalto ha per oggetto i seguenti servizi per il trattamento e il recapito al destinatario della corrispondenza del Comune di Bologna: A. - CORRISPONDENZA CARTACEA ritiro giornaliero dal lunedì al venerdì dall ufficio postale, della corrispondenza indirizzata al Comune, in arrivo, sia ordinaria che registrata, con consegna all Ufficio Spedizioni del Comune Piazza Liber Paradisus 10 Torre B piano -1 entro le ore 8,30; prelievo giornaliero dal lunedì al venerdì della corrispondenza in partenza dall Ufficio Spedizioni del Comune alle ore 14,30; ritiro giornaliero dal lunedì al venerdì alle ore 11 della corrispondenza presso l Albo pretorio e casa comunale (atti giudiziari e raccomandate giudiziarie) Via Ugo Bassi n. 2; lavorazione e affrancatura di tutti gli oggetti in spedizione; spedizione e recapito al cliente finale di tutta la posta ordinaria, raccomandata, assicurata, sia in Italia che all estero; attivazione nei quartieri cittadini di uffici deposito delle raccomandate non potute consegnare a domicilio del destinatario; rendiconti e reportistica; B. - CORRISPONDENZA TELEMATICA Invio della corrispondenza da parte del Comune al Fornitore mediante trasmissione di documenti elettronici, nei formati e con le modalità concordate con il Fornitore; C. - SPEDIZIONE INTERNAZIONALE DI PLICHI/MATERIALI Tale servizio consiste nell'accettazione, trasporto e consegna, di documenti e pacchi da e per l Italia ed i Paesi esteri, in partenza da varie sedi del Comune. Art. 2 - MODALITA' E TEMPI DI ESECUZIONE DEI SERVIZI RICHIESTI CORRISPONDENZA CARTACEA ORARI DI CONSEGNA/RITIRO DELLA CORRISPONDENZA CARTACEA Ritiro giornaliero, dal lunedì al venerdì compreso, di tutta la corrispondenza indirizzata al Comune o al Sindaco del Comune di Bologna, depositata presso il Centro di meccanizzazione Postale (CMP) di via Zanardi, o altro ufficio indicato da Poste Italiane SpA, o ricevuta direttamente dall aggiudicatario; Entro e non oltre le 8,30, dal lunedì al venerdì compreso, consegna all Ufficio spedizioni del Comune, Piazza Liber Paradisus n. 10 (Torre B, piano 1), di tutta la corrispondenza indirizzata al Comune o al Sindaco del Comune di Bologna. Controllo da parte dell operatore del Comune sul numero di raccomandate ricevute; Tel. 051/ /

3 l addetto della Ditta aggiudicataria dovrà attendere che la suddetta verifica sia conclusa. Ore 14,30 dal lunedì al venerdì compreso ritiro giornaliero di tutta la corrispondenza comunale presso l ufficio spedizioni del Comune, Piazza Liber Paradisus n. 10 (Torre B, piano 1) per la consegna al destinatario. La corrispondenza viene predisposta dal Comune per il ritiro da parte dell operatore postale. Ore 11,00 ritiro giornaliero della corrispondenza dal lunedì al venerdì, presso l U.O. Notificazioni atti, Albo pretorio e casa comunale, via Ugo Bassi, 2 piano terra da postalizzare tassativamente nella medesima giornata di prelievo. Spedizione e recapito al destinatario finale di tutta la posta del Comune di Bologna, nei tempi e con le modalità indicate nel presente capitolato. LAVORAZIONE DELLA CORRISPONDENZA CARTACEA Posta ordinaria (compreso spedizione libri): affrancatura a carico della ditta aggiudicataria presso la propria sede utilizzando una sua macchina affrancatrice dedicata all affrancatura della posta del Comune di Bologna. L affrancatura dovrà essere apposta con apposita targhetta con il logo del Comune di Bologna, che la ditta aggiudicataria farà produrre e monterà sull affrancatrice a sue spese. L affrancatura dovrà comprendere il logo del Comune, l importo e la data di affrancatura. Raccomandate A/R, atti giudiziari e raccomandate giudiziarie (compreso spedizione libri) : apposizione del codice a barre sulla busta, apposizione del numero di codice a barre sulla cartolina e data se mancante, completamento della distinta con numero di codice a barre e tariffa accanto al nominativo. L affrancatura sarà eseguita con le medesime modalità già esplicitate per la posta ordinaria. Art. 3 - CORRISPONDENZA TELEMATICA E richiesto un servizio di invio e consegna della corrispondenza telematica, comprensivo di lavorazione, stampa, imbustamento, affrancatura e consegna della corrispondenza digitale in partenza dal Comune e cartacea alla consegna al destinatario; dovrà essere possibile inviare comunicazioni generiche o con dati personalizzati, oltre a cartoline e prodotti diversi per comunicazioni mirate a particolari fasce di cittadini. Il Fornitore procede entro un giorno lavorativo decorrente dal ricevimento dei documenti elettronici ad acquisire tali documenti, a stamparli, imbustarli e predisporli per la successiva fase di recapito. Tutti gli invii per i quali non siano state riscontrate e comunicate anomalie, saranno considerati accettati dal fornitore; pena l'applicazione delle penali di cui all'art. 15 delle Condizioni generali di contratto l'accettazione dovrà avvenire entro il primo giorno successivo alla stampa degli inviii. Tel. 051/ /

4 Art. 4 - SPEDIZIONE E CONSEGNA PLICHI Consegna plichi giudiziari. E richiesto, per la consegna di plichi contenenti atti con scadenza giudiziale in partenza dal Settore Legale del Comune di Bologna, un servizio urgente con ritiro presso il Settore e consegna entro 48 ore a partire dall orario di ritiro, tentativo di riconsegna il giorno successivo in caso di mancato recapito, con possibilità per il destinatario di concordare il giorno di consegna e con comunicazione immediata ( anche via mail) di avvenuta consegna o mancata consegna. Il servizio è utilizzato prevalentemente verso la città di Roma. Servizi internazionali: consegna plichi e documenti con carattere di urgenza E richiesto un servizio espresso (prevalentemente Zona 1 Europa) comprensivo delle operazioni di sdoganamento, per spedizioni, di documenti e pacchi. Le caratteristiche del singolo collo hanno peso max 20 kg. I tempi massimi richiesti di consegna devono rientrare in: max 3 giorni lavorativi successivi al giorno del ritiro ( escluso sabato e festivi) per i paesi dell Unione Europea. Sono previsti almeno 2 tentativi di consegna e in caso di destinatario assente la giacenza. Art. 5 - TRATTAMENTO DEGLI ATTI GIUDIZIARI E RACCOMANDATE GIUDIZIARIE La Ditta aggiudicataria deve assicurare il trattamento e la consegna degli atti giudiziari e delle raccomandate giudiziare secondo le caratteristiche e modalità disposte dalla normativa vigente, compreso la lavorazione e consegna della comunicazione di avvenuta notifica (CAN) e della comunicazione di avvenuto deposito (CAD). ART. 6 - TEMPI DI CONSEGNA DELLA POSTA AL DESTINATARIO FINALE Il Fornitore deve assicurare il servizio di recapito ai destinatari entro i seguenti termini a partire dal secondo giorno lavorativo successivo alla data di presa in carico della corrispondenza: - Posta ordinaria, pacchi ordinari nazionali: entro 8 giorni lavorativi a partire dal secondo giorno lavorativo successivo alla data di presa in carico; - Posta raccomandata: entro 4 giorni lavorativi a partire dal secondo giorno lavorativo successivo alla data di presa in carico; - Plichi giudiziari: entro 48 ore dal momento del ritiro; - Spedizione internazionale di plichi/materiali: consegna entro 8 giorni a partire dal giorno successivo a quello del ritiro, da effettuarsi anche direttamente presso il settore/quartiere richiedente. I tempi per le spedizioni internazionali con carattere di urgenza sono descritti all'art. 4. Tel. 051/ /

5 Art. 7 - RENDICONTI Giornalmente dovrà essere compilata la scheda rendiconto da presentare all ufficio postale accettante. Il giorno successivo all invio dovranno essere restituite all Ufficio Spedizioni del Comune: la scheda rendiconto, le distinte delle raccomandate inviate con l attestazione di ricevuta, l indicazione dell importo dell affrancatura e del codice a barre accanto al nominativo, le distinte degli atti giudiziari e delle raccomandate giudiziarie completate con codice a barre, e tariffa di fianco al nominativo. Art. 8 - REPORT Giornalmente la Ditta aggiudicataria fornirà il report dell attività, secondo un fac-simile predisposto dal Comune, tale report sarà inviato tramite posta elettronica all indirizzo ufficiospedizioni@comune.bologna.it il giorno successivo. Mensilmente la Ditta aggiudicataria si impegna alla rendicontazione delle spese relative ai servizi oggetto del presente capitolato, da inviare tramite posta elettronica all indirizzo sopra indicato. Il Comune entro cinque giorni lavorativi dalla ricezione del report mensile trasmette il benestare sulla conformità rispetto ai servizi resi, tramite indirizzo di posta elettronica indicato dalla Ditta aggiudicataria. Dovrà inoltre essere inviato un report mensile e annuale su supporto informatico riportante per ogni servizio oggetto del presente appalto: Il numero delle spedizioni cartacee suddivise per tipologia e relativi costi comprensivi di consegna al destinatario; Il numero delle spedizioni tramite posta ibrida suddivise per tipologia, costi di lavorazione, stampa/imbustamento e affrancatura; Il numero di pacchi spediti in territorio nazionale e internazionale, tipologia di spedizione e relativi costi; Il numero dei ritiri/consegne della corrispondenza; Il modello per il report mensile e annuale sarà concordato con il Comune. Art. 9 - SPEDIZIONE E RECAPITO DELLA CORRISPONDENZA UFFICI DEPOSITO RACCOMANDATE INESITATE La spedizione e il recapito al destinatario di tutta la posta del Comune di Bologna è a cura della Ditta aggiudicataria. Limitatamente alla Posta raccomandata ed ai Pacchi ordinari il fornitore si impegna a: Tel. 051/ /

6 1. effettuare almeno un tentativo di consegna; nel caso in cui fosse assente il destinatario o altro soggetto abilitato al ritiro, il fornitore è obbligato a lasciare un avviso di tentata consegna nella cassetta domiciliare del destinatario con indicazione del punto di giacenza; 2. disporre di almeno 6 punti di giacenza dislocati sul territorio comunale, uno per ciascun quartiere, facilmente identificabili dal cittadino, con esclusione di commistioni con esercizi prevalentemente commerciali. I punti di giacenza dovranno essere funzionanti alla data di avvio del servizio, con apertura continuata dalle 8,30 alle 18 dal lunedì al venerdì e dalle 8,30 alle 12,30 al sabato. Orari ridotti potranno essere concordati con il Comune nei periodi di ferie e festività; 3. assicurare un tempo di giacenza pari ad almeno 30 giorni per la Posta raccomandata e almeno 15 giorni per i pacchi ordinari, decorrenti dalla data di consegna dell'avviso di giacenza; 4. Offrire un servizio di tracciatura per verificare in tempo reale lo stati di lavorazione degli invii; 5. nel caso di mancato recapito della corrispondenza (indirizzo insufficiente, destinatario sconosciuto, rifiuto della corrispondenza, ecc.) e nel caso degli avvisi di ricevimento della Posta raccomandata, il fornitore, entro il secondo giorno lavorativo decorrente dal termine per la consegna, dovrà restituire il materiale. Tel. 051/ /