PROCESSO WEB: DOMANDA DI LAUREA ONLINE

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1 PROCESSO WEB: DOMANDA DI LAUREA ONLINE ATTENZIONE: Lo studente è tenuto a chiedere l'assegnazione della tesi attraverso la procedura online in tempo utile per ottenere il consenso da parte relatore entro i termini previsti per la presentazione della domanda di laurea. Solo dopo aver ottenuto l'assegnazione, infatti, lo studente potrà presentare la domanda di ammissione online all'esame finale di laurea nel rispetto delle seguenti scadenze: Periodo estivo (appelli di laurea compresi fra maggio e agosto) entro il 30 aprile; Periodo autunnale (appelli di laurea compresi fra settembre e dicembre) entro il 31 luglio; Periodo invernale (appelli di laurea compresi fra gennaio e aprile) entro il 15 dicembre; Lo studente è altresì tenuto a caricare l'elaborato definitivo di tesi in formato pdf-a in tempo utile affinché il relatore possa approvarlo entro i termini stabiliti per la consegna tesi indicati nella pagina web del corso nella sezione STUDENTI ISCRITTI alla voce Laurearsi >> Calendario esami di laurea. Entro i medesimi termini lo studente laureando deve consegnare presso la segreteria studenti del corso la seguente documentazione: Il libretto (smart card), se non è stato depositato unitamente alla domanda; L eventuale libretto tirocinio (se previsto); L eventuale tessera cittàteneo; Gli eventuali allegati previsti dai singoli regolamenti di corso; La procedura online prevede la possibilità di richiedere la pergamena di laurea previo versamento dell'indennità prevista dall'avviso Aggiuntivo Tasse e Contributi Universitari ACCESSO ALLA PROCEDURA Per accedere alla procedura è innanzitutto necessario accedere alla propria area personale del sistema esse3 PROCESSO WEB Bacheca Conseguimento titolo Selezionando il link Esame Finale del menu lo studente accede alla Bacheca conseguimento Titolo 1

2 Il sistema propone un unica operazione: Procedi con il processo di tesi: per effettuare il deposito del titolo della tesi e per inserire il Relatore 2

3 Processo di tesi Il processo di conseguimento titolo on line procede ora con l inserimento del titolo della tesi e del Relatore. Lo studente seleziona Procedi con il processo di tesi. Selezionare Tesi di Laurea La maschera che viene visualizzata è la seguente: 3

4 La prima cosa da scegliere è il Tipo tesi in cui vengono proposte le tipologie di tesi previste nelle Regole di Conseguimento Titolo del corso a cui è iscritto lo studente. Caso particolare: Nessuna tesi Se per il corso di Laurea a cui risulta iscritto lo studente è prevista la possibilità di non presentare la tesi allora come Tipo tesi lo studente deve selezionare Nessuna tesi 4

5 In questo caso non verranno chiesti i dati quali titolo, materia e relatore. Il processo prevede la conferma dei dati inseriti: se sono corretti deve andare Avanti. A questo punto il sistema chiede di concludere il processo selezionando Completa tesi. La maschera di riepilogo mette a disposizione il bottone Torna alla bacheca per tornare alla bacheca conseguimento titolo. 5

6 Dopo aver completato questo passo lo studente potrà procedere immediatamente con l inserimento della domanda di conseguimento titolo. Caso generale: tipo tesi specifica Se si inserisce una tipologia di tesi diversa da Nessuna tesi il sistema richiede l inserimento di questi ulteriori dati: Titolo Titolo della tesi in lingua Lingua tesi (la lingua deve essere prevista dal proprio corso di laurea) Lingua di discussione della tesi (la lingua deve essere prevista dal proprio corso di laurea) Attività didattica Parole chiave per Almalaurea Parole chiave in inglese per Almalaurea 6

7 Embargo (Autorizzazione dopo un numero di mesi di riservatezza della tesi) Autorizzazione alla consultazione della tesi Osservazione: Embargo della tesi E' stata aggiunta la possibilità di definire un periodo di embargo della tesi. Embargo è il periodo di tempo durante il quale la tesi archiviata in un deposito istituzionale risulta secretata. Se desiderate autorizzare la consultazione della tesi dopo un numero N di mesi (da 1 a massimo 18) inserite quel numero nel campo Numero di mesi di embargo. In questo caso come Consultazione tesi dovrete scegliere "Embargo". 7

8 Se si cerca di inserire un numero di mesi maggiore di 18 il sistema segnala un errore: Viceversa se non intendete utilizzare la modalità Embargo non dovete inserire nulla nel campo Numero di mesi di embargo e come Consultazione tesi potrete scegliere: "Autorizza" se intendete autorizzarne la consultazione "Non Autorizza" se intendete non autorizzarne la consultazione Dopo aver inserito tutti i dati selezionare Avanti A questo punto lo studente può scegliere il suo relatore selezionando Aggiungi. Inserire il cognome del docente e poi Avanti. 8

9 Il sistema propone i docenti e i soggetti esterni presenti a sistema che soddisfano il criterio inserito. Selezionare il Relatore desiderato e fare Avanti. Ora che il relatore è stato inserito lo studente può andare Avanti Il processo prevede la conferma dei dati inseriti: se sono corretti deve andare Avanti. 9

10 A questo punto il sistema chiede di concludere il processo selezionando Completa tesi. In questa maschera vengono visualizzati i dati della tesi e lo studente può: Rientrare in modifica con Modifica Tesi O tornare alla bacheca con Torna alla bacheca 10

11 Modifica tesi Fino a quando il Relatore non porta la tesi in stato Assegnato è possibile rientrare in modifica nel processo per modificare i dati di tesi e/o il relatore inseriti. Torna alla Bacheca La Bacheca conseguimento titolo ora mostra i dati di tesi inseriti. Lo studente per poter inserire la domanda di conseguimento titolo deve attendere l Assegnazione da parte del Relatore. 11

12 Lo studente viene avvisato dell avvenuta assegnazione (sia semplice sia con correlatore) tramite la comunicazione di ESSE3. Una volta che la tesi è stata assegnata, rientrando nella Bacheca Conseguimento Titolo, lo studente visualizza due nuove operazioni: 1. Accesso ad AlmaLaurea: per compilare il questionario di Almalaurea 2. Procedi con il processo di conseguimento titolo: per inserire la domanda di laurea 12

13 Attenzione: nel caso in cui il permesso di soggiorno sia scaduto lo studente riesce a inserire i dati della tesi ma non può procedere con la domanda di conseguimento titolo. Accesso ad AlmaLaurea 13

14 Selezionando Accesso ad AlmaLaurea il sistema avvia il processo di Accesso ad AlmaLaurea Selezionando il bottone si accede automaticamente al sito AlmaLaurea. I passi previsti per la registrazione sono 4. Primo passo: dati anagrafici Il sistema salta questo passo perché legge i dati dal sistema ESSE3. Secondo passo: Titolo di studio Il sistema richiede di inserire la tipologia di utente. In base alla tipologia scelta il sistema può richiedere ulteriori dettagli. 14

15 A questo punto il sistema richiede di selezionare il Corso corrispondente ai dati trasmessi ad Almalaurea. 15

16 Terzo passo: consenso al trattamento dei dati personali In questo passo lo studente effettua il consenso al trattamento dei dati personali da parte del Consorzio Almalaurea indispensabile al fine dell erogazione dei servizi AlmaLaurea. Il sistema chiede inoltre il consenso alla creazione/pubblicazione del Curriculum Vitae dello studente per le finalità di inserimento nel mondo del lavoro e di formazione professionale. Anche fornendo il consenso lo studente potrà sempre decidere di non rendere visibile il suo curriculum alle aziende utilizzando l apposito pannello di configurazione del suo profilo AlmaGo. 16

17 Quarto passo: Recapiti e scelta della password Avendo acconsentito alla creazione del Curriculum Vitae il sistema chiede alcune ulteriori informazioni sul titolo e sui recapiti della persona. 17

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19 Quindi chiede una conferma di quanto inserito. 19

20 Ora il sistema richiede di inserire una password che potrà essere utilizzata per accedere al sistema senza passare da ESSE3. 20

21 Una volta inserita la password scelta il sistema mostra le credenziali assegnate che potranno essere utilizzate come alternativa di accesso ad AlmaLaurea non da ESSE3. AlmaGo La home AlmaGo propone diverse funzioni ma vediamo in dettaglio la Compilazione del questionario passo necessario all inserimento in ESSe3 della domanda di Conseguimento titolo. 21

22 Compila il questionario Il questionario può essere compilato in lingua italiana, inglese o tedesca. Selezionando il bottone ISTRUZIONI PER LA COMPILAZIONE si apre una finestra di aiuto con queste indicazioni: 22

23 Regole per la compilazione del questionario Il questionario è costituito da 5 pagine. Completa con cura ogni informazione richiesta, facendo attenzione a: NON utilizzare caratteri speciali Puoi utilizzare lettere accentate, ma non simboli matematici e altri caratteri speciali. In particolare va evitato il copia/incolla da file scritti con un word-processor (es. Microsoft Word), perché allineamenti, liste, tabelle, font, ecc. non vengono trasferiti correttamente. Rileggi e controlla l'ortografia e la punteggiatura prima di dare la conferma. NON inserire informazioni di altra natura oltre a quelle richieste (opinioni individuali, notizie commerciali o altro). NON inserire comandi HTML o indirizzi Internet (URL) nei campi di testo. Dopo aver effettuato la compilazione il sistema propone una percentuale di completamento delle pagine ed è possibile tornare alla Home di AlmaGo o tornare al sito d Ateneo. Processo di conseguimento titolo Lo studente sceglie Procedi con il processo di conseguimento titolo 23

24 Scegliendo Conseguimento titolo lo studente si trova nella pagina di scelta della sessione di laurea e del relativo appello. Selezionando Visualizza si vedono i dettagli dell appello tra cui la data. In questa pagina vengono visualizzati anche i dettagli della Commissione di Laurea se inseriti a sistema 24

25 Selezionando Torna alla scelta appello di laurea lo studente torna alla pagina di scelta dell appello. Seleziona quello voluto e procede. Andando Avanti il processo elabora i controlli di Laurea. Poiché tutti i controlli sono verificati (compresa la compilazione del questionario AlmaLaurea) e si può andare Avanti. In questa maschera lo studente verifica la sessione e l appello scelti e se sono corretti può andare Avanti 25

26 Nel passo successivo vengono riportate le informazioni della tesi con la possibilità di modificarne alcune. Abbiamo configurato il template in modo che i soli dati della tesi modificabili siano: Il tipo di tesi Il titolo della tesi Il titolo in lingua la modalità di Consultazione tesi ed eventualmente il Numero di mesi di embargo. 26

27 A questo punto lo studente deve confermare quanto presente relativamente alla tesi Se tutte le informazioni inserite sono corrette si può andare Avanti arrivando al passo di inserimento del recapito telefonico da parte dello studente. Questo recapito resta legato alla domanda di conseguimento titolo e non modifica i dati anagrafici. In questo passo lo studente sceglie se desidera la Pergamena. 27

28 Se lo studente non desidera la pergamena non deve alzare il flag relativo. Viceversa se desidera la pergamena deve alzare il flag e in questo caso il campo di Recapito pergamena si seleziona automaticamente con Consegna in segreteria. Allo studente viene inoltre addebitato il Contributo di stampa pergamena. Segue una pagina di conferma dei passi precedenti. 28

29 A questo punto lo studente può concludere il processo scegliendo Completa domanda conseguimento titolo. Dalla pagina di riepilogo sono possibili due operazioni: 29

30 Stampa della domanda di conseguimento titolo. Non è necessario consegnare presso la Segreteria studenti il modulo di domanda di laurea. Il documento potrà essere scaricato e conservato a cura dello studente. 30

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32 Il bollo da 16 euro deve essere pagato entro la data di scadenza della domanda di laurea. Non è necessario consegnare presso la Segreteria studenti le ricevute dei pagamenti dell'imposta di bollo e dell'eventuale pergamena e/o indennità per esame di stato in quanto i dati relativi all'avvenuto pagamento saranno acquisiti automaticamente. Nel caso di annullamento della domanda l'imposta di bollo di 16 euro dovrà comunque essere assolta dallo studente. 32

33 Ritorno alla bacheca dove troviamo diversi nuovi bottoni: Accesso ad Almalaurea: è sempre possibile usare questo bottone per accedere ad AlmaGo Modifica domanda per rientrare nella domanda e modificare qualche dato (es. l appello scelto) Stampa domanda, per la stampa della domanda di conseguimento titolo Inoltro Annullamento domanda Allegati domanda conseguimento titolo Tasse Modifica tesi Funzione Tasse Selezionando il bottone si accede all elenco delle tasse dello studente. In particolare si vede la tassa per il pagamento del bollo per la domanda di conseguimento titolo assolto in modo virtuale. Se lo studente ha richiesto la pergamena compare anche la relativa indennità. 33

34 Allegati domanda di conseguimento titolo Ad alcuni laureandi (tipicamente iscritti a corsi di laurea in Lingue o in Economia) è richiesto il caricamento di un modulo in chi lo studente dichiara l originalità della tesi di laurea. Per gli studenti iscritti a questi corsi in Bacheca Conseguimento titolo compare, dopo il cariamento della domanda, un bottone per il caricamento di Allegati alla domanda di conseguimento titolo. Selezionando si avvia il processo di inserimento degli allegati alla domanda di conseguimento titolo nel caso siano previsti dal Corso di Iscrizione dello studente. Accedendo alla funzione in questo esempio lo studente dovrà inserire un file. Per inserire l allegato deve indicare un titolo, una descrizione e caricare il file quindi andare Avanti A questo punto il semaforo dello stato dell allegato obbligatorio è verde e lo studente può rivedere i dati o cancellare l allegato o andare Avanti. 34

35 Andando Avanti completa il processo ritornando alla bacheca. Modifica tesi Fino a quando lo studente non inserisce l allegato definitivo di tesi può, selezionando bacheca, rientrare nel processo di Deposito della tesi. dalla Come in fase di domanda di conseguimento titolo si può modificare il titolo della tesi, in italiano e in inglese, e la tipologia di consultazione: 35

36 Non può invece modificare l elenco dei relatori assegnati quindi segue direttamente il passo di conferma delle scelte fatte in precedenza. E se tutto è corretto completa il processo selezionando Completa tesi. 36

37 Quindi può tornare alla bacheca. Il Relatore e il Correlatore ricevono una mail di questo tipo per avvisarli della modifica effettuata: 37

38 Funzione Inoltro Annullamento domanda Tramite il bottone lo studente invia alla segreteria di riferimento una comunicazione di annullamento della domanda di conseguimento titolo. Selezionando Sì e poi Avanti si arriva al riepilogo della domanda e qui bisogna ritornare alla bacheca 38

39 Alla segreteria e allo studente viene inviata una mail di questo tipo Quando la segreteria effettua l annullamento della domanda allo studente viene inviata una mail di questo tipo: 39

40 Lo studente rientrando in bacheca ha due possibilità: Può procedere con il processo di conseguimento titolo per reinserire la domanda di conseguimento titolo senza annullare la tesi, in questo caso la tesi e il Relatore e Correlatore saranno automaticamente associati alla nuova domanda. Oppure può annullare anche la tesi inserita e procedere da capo inserendo una nuova tesi e un nuovo Relatore. In questo caso per poter inserire una nuova domanda dovrà attendere l Assegnazione della tesi del Relatore 40

41 Funzione Annullamento tesi Il bottone compare solo se la domanda di conseguimento titolo è annullata. Selezionandolo allo studente viene richiesta una conferma della volontà di annullare la tesi. Selezionando Sì e poi Avanti il sistema riporta alla bacheca avvisando che non sono presenti né la domanda di conseguimento titolo né la tesi L evento genera l invio di una comunicazione di questo tipo allo studente, al Relatore e al Correlatore 41

42 Riprendiamo il processo dopo aver reinserito la tesi e la domanda. Completamento Tesi Per completare il processo lo studente deve caricare l allegato definitivo di tesi. Lo studente può caricare un solo allegato che è definitivo e dovrà essere approvato dal Relatore. Il processo di completamento tesi si attiva in Bacheca solo a pagamento avvenuto del Bollo Virtuale alla domanda di conseguimento titolo. Quando il pagamento viene effettuato la Bacheca visualizza il bottone di Procedi con il processo di completamento tesi. 42

43 Selezionando lo studente accede alla funzione di caricamento dell allegato di tesi. È atteso un formato PDF che conforme allo standard PDF/A e non sia di dimensione superiore a 60MB. Procedere selezionando Completamento tesi. Lo studente rivede i dati di tesi ma può modificare: Il tipo tesi Il titolo Il titolo in lingua La modalità di consultazione della tesi 43

44 Andando Avanti si arriva alla pagina di conferma di quanto inserito. Dopo la conferma il processo arriva alla pagina di controllo della presenza dell allegato che contiene la tesi in PDF/A. In questo momento non ci sono allegati quindi il processo chiede di inserirlo selezionando Carica tesi definitiva. 44

45 Per inserire l allegato bisogna indicare: Il titolo Una descrizione Caricare il file Alzare il flag Conferma tesi definitiva come dichiarazione che non verrà modificata. Il relatore potrà approvare il documento solo quando il flag di conferma di tesi definitiva sarà selezionato. Caso 1 Flag di conferma tesi definitiva selezionato OSS: Se il file non è conforme alle specifiche viene segnalato un errore Lo studente inserisce tutti i dati e alza il flag di conferma. Quindi andare Avanti per tornare alla maschera di Gestione dell allegato definitivo. Se il flag di conferma tesi definitiva è stato selezionato sarà ora possibile solo visualizzare l allegato caricato tramite l icona a forma di lente. 45

46 Per completare il processo selezionare Completa tesi. A questo punto si apre la maschera di riepilogo dei passi fatti con il bottone per Tornare alla bacheca. 46

47 Tornando alla bacheca vediamo che è presente un bottone di Riesegui il processo di completamento tesi. Questo processo permette comunque la modifica del titolo, del titolo in lingua e della modalità di consultazione della tesi. Non è possibile modificare l allegato caricato. 47

48 Caso 2 - Flag di conferma tesi definitiva non selezionato Lo studente inserisce tutti i dati ma non alza il flag di conferma poi va Avanti e torna alla maschera di Gestione dell allegato definitivo. Non essendo alzato il flag di conferma tesi definitiva lo studente troverà abilitate diverse funzioni. Visualizzare l allegato. Selezionando l icona lo studente può rivedere il documento caricato 48

49 Modificare le informazioni dell allegato. Selezionando l icona lo studente può rientrare in modifica delle informazioni dell allegato quali: il titolo, la descrizione e il flag Conferma tesi. Mentre l allegato non si può cambiare Cancellare l allegato: selezionando l icona lo studente può cancellare l allegato caricato Una volta eliminato l allegato la maschera di gestione allegato definitivo ripresenta la richiesta di caricamento dell allegato Se da questa pagina lo studente procede con Avanti 49

50 completa il processo di caricamento dell allegato e tornando alla bacheca conseguimento titolo troverà un bottone di Riesegui il processo di completamento tesi. Selezionando il bottone lo studente potrà modificare la modalità di consultazione della tesi e modificare i dati dell allegato di tesi fino a quando non alzerà il flag di Conferma allegato definitivo. Ricordiamo che il solo caricamento del documento allegato definitivo senza il flag di conferma non permetterà al relatore di visualizzare ed approvare il documento. La segreteria e lo studente sono informati dell avvenuta approvazione da questa comunicazione: 50

51 In bacheca non è possibile effettuare ulteriori operazioni sulla tesi. 51