MANUALE UTENTE. Monitor Comunicazioni PEC. Versione 1.1

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1 MANUALE UTENTE Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A.

2 INDICE 1. DESCRIZIONE GENERALE ACCESSO AL SISTEMA SAP SRM ACCESSO AL CRUSCOTTO DELLE COMUNICAZIONI PEC POSSIBILI STATI DEL MESSAGGIO RICERCA DELLE COMUNICAZIONI PEC Ricerca per tipo e numero documento... 5 Ricerca per stato mail PEC e intervallo temporale VISUALIZZAZIONE DEL TESTO DELLA MAIL TIPOLOGIE DI COMUNICAZIONE TRAMITE PEC... 9 Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 2

3 1. DESCRIZIONE GENERALE Il cruscotto di monitoring è necessario per accedere allo stato delle mail inviate/da inviare. Con tale funzione è possibile: - visualizzare le comunicazioni inviate tramite posta elettronica certificata nell'ambito delle diverse attività svolte dall'utente a sistema (gara, asta, ordine di acquisto ); - visualizzare lo stato e il testo delle comunicazioni inviate tramite posta elettronica certificata; 2. ACCESSO AL SISTEMA SAP SRM Il banditore si collega al sistema di e-procurement accedendo all Home page del sito internet >> Area Enti >> Servizi Telematici. Attraverso l apposito link ENTRA, Si effettua l accesso al sistema SAP SRM. Inserire le proprie utenze (Utente e Password) e cliccare il tasto Logon per accedere al sistema SAP SRM. Inserire le utenze e avviare il LOGON Al primo accesso è obbligatorio modificare la psw Figura 1 Pagina di Logon Entrati nell applicazione, sulla sinistra dello schermo è visualizzato il menu attraverso il quale è possibile accedere alle varie funzionalità offerte dal sistema. Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 3

4 Per richiamare il menu Per uscire dall applicazione Menu di navigazione N.B.: il menù in immagine è stardard (possono esserci funzionalità aggiunte a seconda dell operatore) Gare Telematiche Nel sottomenu vi sono le transazioni da utilizzare Figura 2 Menu Iniziale 3. ACCESSO AL CRUSCOTTO DELLE COMUNICAZIONI PEC (Voce di menu: Corrispondenza Monitor comunicazioni PEC). Il cruscotto di monitoring può essere visualizzato eseguendo la voce di menù Monitor comunicazioni PEC. A sistema verrà presentata la seguente schermata: Figura 3 Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 4

5 4. POSSIBILI STATI DEL MESSAGGIO Gli stati che le comunicazioni PEC possono assumere sono suddivisi in uno stato dettagliato e un macrostato. I macrostati mail PEC disponibili sono: 1. Mail non inviata -> Si è verificato un errore, sarà necessario inviare nuovamente la mail. 2. Mail inviata -> La mail è stata correttamente inviata al destinatario. 3. generata correttamente -> Il processo di invio non è ancora terminato. All interno dei macrostati mail PEC, sono dettagliati i seguenti stati di dettaglio: MACRO STATO Mail non inviata Mail inviata generata correttamente STATO DI DETTAGLIO Errore di processo non-accettazione errore-consegna rilevazione-virus preavviso-errore-consegna-finale avvenuta-consegna Creazione Mail Mail inviata a TIBCO Attesa Riinvio mail a TIBCO accettazione presa-in-carico posta-certificata preavviso-errore-consegna 5. RICERCA DELLE COMUNICAZIONI PEC All interno del cruscotto di monitoring sono possibili 2 tipologie di ricerca, da effettuare singolarmente ovvero in modo combinato RICERCA PER TIPO E NUMERO DOCUMENTO Selezionare dall apposito menù a tendina il Tipo Documento per il quale si vuole cercare il documento. I tipi documento disponibili sono: 1. Gara 2. Asta 3. Ordine 4. Offerta 5. Reg. Partner Dopo aver scelto uno qualsiasi dei tipi documento (tranne Reg. Partner ) verrà visualizzato un campo di testo dove si inserisce il numero di documento da cercare. Figura 4 Inserimento Numero documento Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 5

6 Scrivere il numero documento da cercare nel campo di testo e premere il tasto Ricerca Doc.. Figura 5 Ricerca comunicazioni PEC Se vengono trovati messaggi relativi all oggetto cercato vengono presentati nella tabella. Ogni riga corrisponde ad un messaggio mail. Vengono riportati tutti i campi principali : mittente, destinatario, oggetto della mail, data e ora di invio e stati del messaggio. Le ultime colonne della tabella sono molto importanti : esse infatti riportano lo stato della mail, distinguendo tra macrostato ( Macrostato mail PEC ) e stato di dettaglio ( Stato dett. mail PEC ): Figura 6 Stato comunicazioni PEC Nel caso in cui non sono stati trovati messaggi per i dati inseriti viene visualizzato un messaggio nella parte alta della finestra: Figura 7 Nessuna comunicazione PEC trovata Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 6

7 Altre eventuali segnalazioni (come ad esempio la mancanza di autorizzazioni sul numero documento inserito) vengono segnalate nello stesso spazio, con il relativo messaggio. Figura 8 Nessuna autorizzazione a visualizzare le mail PEC 5.2. RICERCA PER STATO MAIL PEC E INTERVALLO TEMPORALE Selezionare dall apposito menù a tendina il Macrostato mail PEC per il quale si vuole cercare il documento. Come descritto al par. 4, i macrostati mail PEC disponibili sono: 1. Mail non inviata 2. Mail inviata 3. generata correttamente Dopo aver scelto uno qualsiasi dei macrostati mail PEC è obbligatorio selezionare anche l intervallo temporale per cui si desidera ricercare le comunicazioni PEC di interesse, mediante la compilazione dei campi Dal giorno Al. Nel caso in cui non si specifichi l intervallo temporale di riferimento, eseguendo comunque la ricarca tramite il pulsante Ricerca Doc. il sistema propone un messaggio bloccante. Figura 9 Ricerca per macrostato senza definizione dell intervallo temporale di ricerca Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 7

8 In caso di inserimento dell intervallo temporale, invece, il sistema mostrerà le comunicazioni PEC nella tabella. Come per la ricerca per tipo e numero documento ogni riga corrisponde ad un messaggio mail. Vengono riportati tutti i campi principali : mittente, destinatario, oggetto della mail, data e ora di invio e stati del messaggio. Figura 10 Ricerca per macrostato e intervallo temporale All interno dei macrostati mail PEC sopra descritti è possibile filtrate ulteriormente la ricerca agli stati di dettaglio disponibili per il macrostato selezionato ( Stato mail PEC ), secondo le corrispondenze definite nella tabella di cui al par. 4. Figura 11 Ricerca per macrostato, stato di dettaglio e intervallo temporale Caso Reg Partner Nel caso in cui venga scelto il tipo documento registrazione partner non è necessario inserire il numero documento, premendo il tasto Ricerca Doc vengono recuperate tutte le mail relative alle registrazioni. 6. VISUALIZZAZIONE DEL TESTO DELLA MAIL Per visualizzare il testo di una delle mail presenti nella tabella di output è necessario selezionare una riga premendo il tasto quadrato all inizio della stessa evidenziandola. Il testo apparirà come riportato nell immagine seguente sotto la tabella, ad esclusione del testo delle mail di registrazione partner ( Reg Parner ). Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 8

9 Figura 12 Visualizzazione testo delle comunicazioni PEC 7. TIPOLOGIE DI COMUNICAZIONE TRAMITE PEC Di seguito vengono elencate le tipologie di comunicazione inviate dalla piattaforma Sap Srm con la modalità della posta elettronica certifica. # Tipologia Descrizione Destinatario Comunicazione riportante i dati del 1 Registrazione partner eseguita fornitore che notifica il nome utente Singolo Fornitore correttamente (autocandidatura) e la password per il primo accesso al Sistema. 2 Registrazione partner fallita (autocandidatura) 3 Pubblicazione di Gara/Asta Ri-pubblicazione di Gara/Asta (aggiunta fornitore) Ri-pubblicazione di Gara/Asta (modifica generica) Pubblicazione Graduatoria provvisoria Gara/Asta Comunicazione riportante i dati del fornitore che notifica il rifiuto della richiesta di registrazione Mail inviata contestualmente alla pubblicazione di una Gara/Asta Mail inviata in automatico al singolo fornitore aggiunto alla Gara/Asta Mail inviata manualmente ai singoli fornitori Pubblicazione della graduatoria provvisoria asta elettronica 7 Invalidazione offerta Invalidazione offerta 8 Aggiudicazione definitiva Gara/Asta Aggiudicazione definitiva 9 Chiusura Gara/Asta 10 Ordine d'acquisto Comunica che la gara è conclusa ai singoli fornitori Mail con allegato pdf Ordine Acquisto Singolo Fornitore Singoli Fornitori invitati Singoli Fornitori aggiunti all appalto Singoli Fornitori invitati Singoli Fornitori che hanno presentato offerta Singolo Fornitore con offerta invalidata Singolo Fornitore con offerta aggiudicata Singoli Fornitori che hanno presentato offerta Singolo Fornitore 11 Mail di Proroga procedimento Mail di Proroga Gara Singoli Fornitori invitati Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 9

10 # Tipologia Descrizione Destinatario 12 Mail di Sospensione procedimento Mail di Sospensione Gara Singoli Fornitori invitati 13 Mail di Riattivazione procedimento Mail di Riattivazione Gara Singoli Fornitori invitati 14 Mail di Annullamento procedimento Mail di Annullamento Procedimento Singoli Fornitori invitati 15 Mail di Revoca procedimento Mail di Revoca Procedimento Singoli Fornitori invitati Trattativa diretta: Offerta restituita al mittente Conferma Offerta Sottomessa per Gara/Asta Avviso risposta chiarimenti per Gara/Asta Trattativa diretta: Offerta restituita al mittente Conferma Offerta Sottomessa (alla sottomissione dell offerta) Avviso di risposta ai chierimenti 19 Mail affidamento procedura Mail affidamento procedura Singoli Fornitori a cui viene restituita l'offerta Singoli Fornitori che hanno presentato offerta Singoli Fornitori invitati Singoli Fornitori che hanno presentato offerta Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A. 10