Gestione della documentazione del Sistema Qualità. PR04.01 in Revisione 03 del 15/04/2009

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1 ISTITUTO PROFESSIONALE per i SERVIZI ALBERGHIERI e della RISTORAZIONE Gestione della documentazione del Sistema Qualità PR04.01 in Revisione 03 del 15/04/2009 Documento preparato da Responsabile Sistema Qualità Approvato da Direzione di Istituto

2 INDICE 0. MODIFICHE SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE ATTIVITÀ GENERALITÀ STRUTTURA DELLA DOCUMENTAZIONE MANUALE DELLA QUALITÀ Contenuti Struttura Identificazione PROCEDURE, ISTRUZIONI, MODULI E TABELLE PIANO DELLA QUALITÀ GESTIONE DEI DOCUMENTI DI ORIGINE ESTERNA ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE PROCEDURA DI BACKUP DEI DATI SERVER UFFICI MASTER DEL SISTEMA QUALITÀ DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO PR07.01 Gestione della documentazione del Sistema Qualità Rev.03 del 15/04/09 2 di 10

3 0. MODIFICHE Di seguito, sono riportate le modifiche apportate al documento rispetto alla precedente Revisione. N Rif.to Descrizione / Tutti i Revisione completa del documento: sostituisce la P02.01 per adeguamento del Sistema Qualità alla Norma UNI EN ISO 9001: Inserito paragrafo per backup dei dati Tutti i Tutti i Cambiato l acronimo della funzione Qualità in RGQ (Responsabile Gestione Qualità) Nei paragrafi riferiti al controllo della distribuzione: è stata semplificata la modalità della gestione. 2.7 Inserito il riferimento alla gestione dell aggiornamento legislativo (testo in colore) / Dal 2.4 Cambiata la denominazione da Istituto di Istruzione Superiore Luigi Carnacina a Istituto Professionale per i Servizi Alberghieri e della Ristorazione Luigi Carnacina Variazioni in tutti i paragrafi, in particolare per quanto riguarda le modalità di distribuzione (ora 2.4.8) e l inserimento dell archiviazione della documentazione Master su Hard Disk esterno (ora 2.8). I testi modificati sono in colore PR07.01 Gestione della documentazione del Sistema Qualità Rev.03 del 15/04/09 3 di 10

4 1. SCOPO e CAMPO di APPLICAZIONE Scopo della presente Procedura è fornire le indicazioni riguardanti la gestione della documentazione del Sistema Qualità, definendo quali siano le modalità, che l Istituto Luigi Carnacina utilizza per la loro redazione, identificazione, approvazione, distribuzione, archiviazione ed aggiornamento. 2. ATTIVITÀ 2.1 Generalità L Istituto Luigi Carnacina ha realizzato un insieme di documenti strutturato e organizzato in modo tale da garantire: completa definizione dei requisiti, delle attività e delle responsabilità relativi alla organizzazione e gestione del Sistema Qualità; aderenza alla realtà operativa; flessibilità nella gestione di aggiornamenti, approvazione, distribuzione e utilizzo. Essendo l'istituto dislocato territorialmente in più sedi, per consentire una più snella ed efficiente gestione della documentazione, presso ciascuna di queste, è presente una copia in versione master, firmata oltre che dalla Direzione da uno dei componenti della Commissione Qualità. Anche la distribuzione avviene in modo controllato per ogni Sede. La Commissione Qualità (RGQ o Responsabile Assicurazione Qualità) è composta da più persone formalmente incaricate dalla Direzione, in rappresentanza di ciascuna delle Sedi che compongono l Istituto. 2.2 Struttura della documentazione La documentazione del SQ è organizzata secondo livelli, sintetizzati nel prospetto, ognuno dei quali è legato agli altri tramite riferimenti. Livello Documento Orientamento Scopi principali 1 Manuale Qualità Pianificatorio comunicare la struttura organizzativa e la Politica per la Qualità; presentare la struttura del Sistema Qualità e dimostrarne la conformità alla Norma a Enti esterni; fornire attestazione degli impegni, delle risorse, dei documenti per il soddisfacimento dei requisiti della Norma. 2 Procedure 3 Istruzioni 4 Altri documenti Generale Organizzativo Gestionale Specifico Applicativo trattazione di parti logicamente separate (aree funzionali o organizzative) del Sistema Qualità; definizione di sequenze di attività logicamente correlate e attribuzione delle responsabilità. dettaglio di aspetti funzionali e operativi. raccolta strutturata di dati, informazioni, risultati; gestione e riesame di tutti i dati originati nella conduzione aziendale per la Qualità. PR07.01 Gestione della documentazione del Sistema Qualità Rev.03 del 15/04/09 4 di 10

5 2.3 Manuale della Qualità Contenuti Il Manuale di Qualità (MQ) costituisce la raccolta delle prescrizioni generali del Sistema e contiene principalmente: la sintesi descrittiva dell organizzazione funzionale e tecnica che l Istituto ha realizzato al fine di soddisfare i requisiti della Norma di riferimento UNI EN ISO 9001 (edizione 2000); l espressione della Politica per la Qualità aziendale. In tale documento sono inoltre richiamate le Procedure che, per ogni paragrafo della Norma di riferimento, definiscono le prescrizioni specifiche relative alla conduzione particolare delle singole attività e aree organizzative Struttura Il MQ è gestito come documento strutturato in Sezioni delle quali: la Sezione 00 indica le modifiche apportate al documento; la Sezione 0 contiene, tra l altro, un introduzione al documento e la presentazione dell Istituto; le rimanenti Sezioni definiscono come le caratteristiche del SQ soddisfino i requisiti espressi nel corrispondente sottopunto del paragrafo della Norma di riferimento Identificazione Le Sezioni del Manuale sono identificate tramite un codice del tipo: MQ Sez. [xx] dove : xx è numero progressivo partendo da 00 Oltre a tale identificazione, ogni Sezione del Manuale riporta numero di revisione e numero di copia controllata Preparazione, Verifica ed Approvazione La definizione dei contenuti e la sua preparazione è affidata al RGQ; la Direzione ha la responsabilità di verificare e approvare ogni copia distribuita del documento. Evidenza della preparazione, verifica ed approvazione è formalmente evidenziata tramite le firme dei Responsabili citati nella prima pagina di tutte le copie cartacee del documento. Quando il viene approvato dalla Direzione è contrassegnato come revisione 00 (Rev. 00); successive approvazioni dovute a modifiche o variazioni del documento, vanno identificate come Rev. 01 e seguenti Controllo della Distribuzione Il documento è emesso in numero finito di copie, singolarmente numerate e approvate, distribuite a tutti gli settori interni interessati. La distribuzione può essere estesa anche a Enti esterni. Nel caso in cui si ritenga opportuno distribuire copie non soggette a controllo, questo deve essere evidenziato nella pagina iniziale. PR07.01 Gestione della documentazione del Sistema Qualità Rev.03 del 15/04/09 5 di 10

6 Il controllo della distribuzione delle copie del MQ avviene tramite la Lista di Distribuzione (MR0401.2) Gestione delle Modifiche Eventuali modifiche apportate al Manuale dal RGQ sono evidenziate nell apposita Sezione. In caso di modifiche il MQ è emesso in nuova Revisione e nuovamente approvato dalla Direzione. Il ritiro e la sostituzione di tutte le copie del MQ a distribuzione controllata (interne ed esterne) è effettuata dallo stesso RGQ; non sono invece assicurati gli aggiornamenti delle copie del Manuale non soggette a distribuzione controllata. Il RGQ ha il compito di conservare almeno le ultime due revisioni superate del documento; le revisioni superate presenteranno sulla prima pagina del documento la dicitura copia superata (o simile). 2.4 Procedure, Istruzioni, Moduli e Tabelle Contenuti delle Procedure In coerenza con le linee generali espresse dal Manuale sono sviluppate le Procedure del Sistema Qualità (PR). Questi documenti definiscono: modalità di svolgimento e di controllo delle principali attività; criteri di attribuzione delle responsabilità relative allo svolgimento e al controllo delle stesse; modalità di gestione e controllo della documentazione sviluppata a supporto delle attività. La procedura può avere un carattere interfunzionale, interessando più settori. Ad una stessa Sezione del MQ, possono riferirsi diverse procedure Struttura delle Procedure Ogni Procedura è indicativamente organizzata secondo il seguente schema: Titolo paragrafo Contenuti Indice Modifiche Scopo e campo di applicazione Attività Descrizione delle modifiche apportate al documento rispetto alla precedente Revisione (paragrafo vuoto nella Revisione 00). Sintesi degli obiettivi della Procedura. Descrizione della attività, flusso di svolgimento, funzioni coinvolte ecc Identificazione delle Procedure Ogni Procedura sviluppata è identificata tramite la codifica: PR [xx].[yy] nella quale "xx" è il riferimento alla Sezione del MQ da cui la Procedura è derivata, e "yy" numero progressivo per le procedure appartenenti alla stessa Sezione. PR07.01 Gestione della documentazione del Sistema Qualità Rev.03 del 15/04/09 6 di 10

7 2.4.4 Preparazione e Approvazione delle Procedure Ogni Procedura è realizzata e redatta dal RGQ, mentre sarà compito della Direzione approvare i contenuti del documento. Le firme dei Responsabili della preparazione e approvazione riportate sulla prima pagina di ogni copia cartacea attestano la validità del documento. Quando il documento è in fase di studio, è identificato come Bozza. Quando il documento risulta adeguato e correttamente applicabile, viene approvato da parte della Direzione e contrassegnato come Revisione 00 (Rev. 00); successive emissioni dovute a modifiche del documento, sono identificate come Rev. 01 e seguenti Contenuti di Istruzioni, Moduli, Tabelle Le Istruzioni (IR) sono documenti derivati da una Procedura, predisposte quando si ritiene utile dettagliare ulteriormente, rispetto alla procedura di origine, i contenuti di un attività. Le Istruzioni tengono conto del livello di esperienza ed formazione del personale cui si rivolgono. Il Modulo (MR) rappresenta lo strumento utilizzato per i seguenti scopi fondamentali: consentire la raccolta strutturata e la verifica di dati e informazioni provenienti o riguardanti la conduzione e i risultati delle attività svolte per la gestione del Sistema Qualità; attestare la pianificazione, l'esecuzione ed il controllo di tutte le attività connesse con la qualità; fornire evidenza a terzi dei controlli effettuati; avere informazioni oggettive sulla base delle quali valutare l'opportunità o la necessità di interventi. In generale, quindi, un Modulo si presenta come uno schema vuoto che consente la registrazione di dati e informazioni di qualsiasi tipo. La Tabella (TR) è concettualmente simile a un Modulo: anch essa è da considerare uno strumento che consente la raccolta e la gestione strutturata di dati e informazioni; la differenza consiste nella modalità di compilazione: infatti il Modulo è uno schema nel quale i dati e le informazioni sono riportate al momento del loro rilevamento mentre la Tabella è uno schema pre-compilato che riporta dati e informazioni (non modificabili) utilizzabili come riferimento per la conduzione e il controllo delle attività Identificazione di Istruzioni, Moduli, Tabelle I documenti sono identificati tramite un codice alfanumerico del tipo: IR oppure MR oppure TR[xx][yy].[z] dove xx è un numero a due cifre che identifica la sezione del MQ da cui il documento dipende, yy è un numero a due cifre che identifica la Procedura dalla quale il documento deriva e z è il numero progressivo dei documenti dipendenti dalla stessa Procedura. PR07.01 Gestione della documentazione del Sistema Qualità Rev.03 del 15/04/09 7 di 10

8 2.4.7 Preparazione e Approvazione di Istruzioni, Moduli, Tabelle L'Istruzione è preparata dal Responsabile del settore interessato, redatta dal RGQ e approvata dalla Direzione di Istituto. Le firme dei Responsabili della preparazione e approvazione riportate sulla prima pagina di ogni copia cartacea attestano la validità del documento. Quando il documento è in fase di studio, è identificato come Bozza. Quando il documento risulta idoneo e correttamente applicabile, viene approvato e contrassegnato come revisione 00 (Rev. 00); successive approvazioni dovute a modifiche del documento, sono identificate come Rev. 01 e seguenti. Ogni settore interno ha la facoltà di studiare e proporre nuovi metodi e supporti per la raccolta dei dati e delle informazioni derivanti dalla gestione del SQ. In ogni caso, prima del loro utilizzo operativo, le griglie dei Moduli o delle Tabelle devono essere verificate ed approvate dal RGQ Controllo della Distribuzione di Procedure, Istruzioni, Moduli, Tabelle Le Procedure sono distribuite internamente in modo controllato da parte del RGQ; all inizio di ogni anno scolastico, la documentazione viene posta sul sito dell Istituto in modo che il Personale, ciascuno per le proprie competenze, possa consultarlo, utilizzarlo. La completa sostituzione della documentazione all inizio degli anni scolatici successivi, garantisce l attualità della stessa. Il personale della Scuola è informato dell inserimento dei documenti sul sito Gestione delle Modifiche di Procedure, Istruzioni, Moduli, Tabelle Le Procedure e le Istruzioni modificate sono sempre riemesse dal RGQ in nuova Revisione, nuovamente approvate e distribuite inserendole sul sito dell Istituto. Le modifiche alla struttura dei Moduli e Tabelle possono essere proposte al RGQ, da chiunque in Istituto operi nel SQ; il RGQ stesso si incarica di apportare le variazioni segnalate (se ritenute congrue), provvede inoltre al ritiro del materiale superato e alla distribuzione delle nuove Revisioni emesse. Responsabilità del RGQ è quella di archiviare, i documenti superati (per il dettaglio si rimanda al Piano della Qualità/Struttura della Documentazione di Sistema M0401.1); sempre in M sono indicati i tempi di archiviazione della modulistica compilata. Il personale della Scuola è informato dell inserimento sul sito di documenti nuovi o modificati. 2.5 Piano della Qualità La Direzione dell Istituto ha stabilito un Piano della Qualità per definire: la sequenza delle attività per l'erogazione del servizio; le relative verifiche e controlli; gli strumenti applicabili per le suddette verifiche; le Responsabilità inerenti allo svolgimento e al controllo delle attività; la Documentazione utilizzata e/o prodotta. PR07.01 Gestione della documentazione del Sistema Qualità Rev.03 del 15/04/09 8 di 10

9 Le prescrizioni relative alla pianificazione della qualità si possono considerare di natura standard e completamente definite nell insieme degli elementi documentali che formano la documentazione del Sistema Qualità. 2.6 Gestione dei Documenti di Origine Esterna La documentazione di origine esterna comprende fonti di dati e informazioni emesse a revisione controllata da Terzi, necessarie per lo svolgimento e il controllo delle attività norme tecniche da Enti di normazione nazionali ed internazionali; Il RGQ provvede a mantenere aggiornato una Matrice di Controllo dei Documenti di Origine Esterna (MR0401.3) nel quale riporta, per ogni documento archiviato: identificazione, tipo e descrizione; fonte degli aggiornamenti; data dell ultima revisione presente; scopo di utilizzo delle informazioni contenute. I documenti arrivano al Protocollo che provvede a consegnarle alla Direzione di Istituto/Direttore Amministrativo; in funzione dei contenuti, i documenti sono: distribuiti con circolare: se il documento è particolarmente voluminoso, nella circolare viene indicato dove è possibile accedervi; affisse all albo, se informative; In particolare gli aggiornamenti legislativi provengono con note dirette dal Ministero, dall Ufficio scolastico Regionale/ Provinciale; sono altresì utilizzate riviste del settore, quotidiani. I documenti che arrivano per via informatica sono stampati e successivamente gestiti come indicato per i documenti di origine cartacea. Per le modalità di archiviazione e le relative responsabilità, si rimanda al MR Archiviazione e conservazione Ogni esemplare compilato di documento di registrazione della Qualità è archiviato in modo da garantire facilità di recupero e individuazione; inoltre l Istituto provvede a fornire adeguata protezione di tali documenti dal deterioramento o smarrimento. Luoghi, tempi e responsabilità di archiviazione e conservazione sono specificati, per ciascun modello di documento di registrazione esistente, nel Piano della Qualità-Struttura della Documentazione del Sistema Qualità. Tutti i documenti di registrazione della qualità citati in tale modulo sono a disposizione nei luoghi e per i periodi di tempo indicati nello stesso. Alla Direzione è assegnata la facoltà di variare i tempi di conservazione della documentazione. 2.8 Procedura di backup dei dati Server Uffici La procedura di backup del server contenente tutti i dati degli uffici di segreteria viene eseguita una volta a settimana (salvo imprevisti, nel giorno di venerdì). Le cartelle contenenti i dati vengono copiate sul PC dell Ufficio Stipendi e successivamente masterizzati su DVD. PR07.01 Gestione della documentazione del Sistema Qualità Rev.03 del 15/04/09 9 di 10

10 Tutti i DVD contenenti i backup opportunamente identificati e protetti vengono custoditi dentro apposito armadio collocato nell Ufficio Stipendi. 2.9 Master del Sistema Qualità Tutta la documentazione Master del SQ risiede su Hard Disk esterno archiviato a cura di RGQ. Copia integrale della documentazione è altresì presente su CD presso ogni Sede diversa da quella centrale. Con cadenza semestrale viene effettuato un back up completo. 3. DOCUMENTAZIONE di SUPPORTO Tutta la documentazione per la gestione della presente Procedura, è elencata nel Piano della Qualità standard aggiornato e reso disponibile per la consultazione a cura dal RGQ. PR07.01 Gestione della documentazione del Sistema Qualità Rev.03 del 15/04/09 10 di 10