SCHEDA PER IL RIMBORSO DELLE MISSIONI
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- Adelmo Riccardi
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1 Compilazione del modulo SCHEDA PER IL RIMBORSO DELLE MISSIONI il modulo, debitamente compilato, deve essere presentato in segreteria preventivamente allo svolgimento della missione; sul modulo cartaceo devono essere indicati i fondi su cui graverà la missione ed il modulo deve essere firmato dal titolare del fondo. Il Direttore non autorizza la missione se il modulo non è firmato dal titolare del fondo. Sul modulo on-line deve essere indicato solo il titolare del fondo, sarà poi lui ad indicare su quali dei suoi fondi andrà imputata la missione; generalmente le spese per l iscrizione al convegno/congresso e il rimborso della missione devono essere addebitati sullo stesso fondo, eccezioni a tale regola sono previste solo per alcuni progetti di ricerca; precisare l oggetto della missione perché la missione è prevista per le tipologie sotto indicate e quindi non sarà possibile inserire genericamente consulenza scientifica : a) consultazione di fondi documentali presso istituzioni bibliotecarie o archivi; b) l acquisizione di dati materiali; c) la conduzione di esperimenti; d) la frequentazione attiva di consessi internazionali o nazionali orientati alla pianificazione e progettazione delle attività di ricerca alla preparazione di proposte ed alla esecuzione di progetti di ricerca scientifica; e) la presentazione di lavori preliminari a seminari organizzati presso strutture di ricerca di altri atenei, enti di ricerca, laboratori industriali di ricerca; f) la partecipazione a riunioni e convegni di carattere scientifico; per i punti d), e) f) va indicato specificatamente il consesso, seminario, riunione, convegno a cui si partecipa ed anche la durata dello stesso. Non sarà possibile inserire nell oggetto frasi generiche come partecipazione a convegno senza ulteriori specificazioni; il luogo, indicando in caso di missione all estero, anche l area geografica di appartenenza della località in cui si svolge la missione per l applicazione dei massimali previsti per quell area, come da tabelle sotto riportate; inizio e durata della missione: ai fini della durata della missione si considera il tempo compreso tra l ora di partenza del comune sede di servizio e l ora di rientro nella medesima sede. Ai sensi dell art.5 del regolamento missioni l interessato è tenuto a rientrare se il luogo di destinazione della missione dista non oltre 90 minuti di viaggio con il mezzo più veloce. Quando non è possibile la partenza e/o il rientro nella stessa giornata a causa della distanza, degli orari dei mezzi di trasporto o degli orari dell attività da svolgere, l inizio della missione decorre al massimo dal giorno prima l inizio delle attività e può terminare al massimo il giorno successivo; Il personale è diviso in 2 gruppi ai fini del massimali di spesa applicabili per i rimborsi: Gruppo A. Docenti, Ricercatori. Gruppo B Pers. Tecnico-Amm.vo, Collab. Linguistici. Ai sensi dell art.12 del regolamento per le missioni all estero l interessato, al momento dell autorizzazione alla missione, deve scegliere tra: 1) il rimborso documentato (spese di viaggio, di trasporto, di alloggio, di vitto e spese complementari); 2) il trattamento alternativo (spese di viaggio, spese complementari e importo forfettario di cui la tabella 3 distinto per aree geografiche). Il trattamento alternativo non è applicabile quando ci sia la fruizione di alloggio e/o vitto gratuito e si precisa che l importo che eccede 77,47 è soggetto a tassazione. Le spese complementari che spettano in entrambi i casi 1) e 2) e sono rimborsabili dietro presentazione di regolari ricevute che specifichino quale spesa è stata sostenuta sono: le spese per visti consolari; le tasse di soggiorno; le spese per vaccinazioni obbligatorie e spese farmaceutiche per profilassi; l assicurazione sanitaria a copertura di spese mediche, farmaceutiche e ospedaliere nei paesi extra UE; le mance, quando obbligatorie; deposito bagagli; ingressi a musei e mostre inerenti l oggetto della missione; parcheggio; fotocopie, stampe, poster, dispense, opuscoli; collegamento a Intenet. Nelle missioni all estero le spese di trasporto (taxi, mezzi pubblici ecc.) per spostamenti nell aera urbana di svolgimento della missione o per raggiungere stazioni, aeroporti e porti spettano solo quando si sceglie il rimborso documentato. In caso di utilizzo di taxi per spostamenti nell aerea urbana di svolgimento dell attività il rimborso è ammesso nel limite giornaliero di 25,00. Il trattamento alternativo è autorizzabile solo nel caso di missioni superiori ad un giorno, incluso il tempo di viaggio ed è riconosciuto per ogni 24 ore compiute. Se la durata oraria è inferiore alle 12 ore non spetta alcun
2 importo. Per periodi superiori alle 12 ore continuative è corrisposta una somma pari alla metà di quelle indicate in tabella 3. TABELLA 3 TRATTAMENTO ALTERNATIVO DI MISSIONE AREA GRUPPO A e B Importi giornalieri in euro AREA A AREA B AREA C AREA D AREA E AREA F AREA G 125,00 130,00 140,00 155,00 Ai sensi dell art.13 è possibile, a richiesta dell interessato, chiedere l anticipazione delle spese sia per la missione che per le quote d iscrizione a convegni, conferenze e seminari (art.7 del regolamento). Il Dipartimento di Matematica concede l anticipazione delle spese solo in caso di missioni all estero, od in Italia se particolarmente onerose, e quando la spesa di cui si chiede l anticipo sia superiore ai 400,00. La richiesta d anticipo per le missioni all estero deve indicare obbligatoriamente il tipo di rimborso che dovrà essere erogato per la missione ( rimborso documentato o trattamento alternativo), la richiesta deve essere corredata dei pagamenti/preventivi di cui si chiede l anticipo e deve essere presentata in segreteria almeno 20 giorni prima dell inizio della missione. L anticipazione è quantificata: 1) in caso di rimborso documentato nella misura del 75% delle preventivate spese di alloggio e del 100% del presumibile importo delle spese di viaggio e del 100% delle quote d iscrizione a convegni, conferenze e seminari 2) in caso di trattamento alternativo nella misura del 90% della somma indicata nella tabella 3 del regolamento, del 100% del presumibile importo delle spese di viaggio e del 100% delle quote d iscrizione a convegni, conferenze e seminari. Chi ha ottenuto l anticipazione, ma sia impossibilitato ad effettuare la missione deve restituire le somme ricevute entro 10 giorni dalla data in cui avrebbe avuto inizio la missione; se l importo dell anticipo risultasse superiore alle spese effettive l interessato deve restituire la differenza entro 30 giorni dal termine della missione; colui che ha ottenuto l anticipazione è tenuto, una volta terminata la missione, a consegnare la documentazione completa al più presto e comunque non oltre 30 giorni dall effettuazione; decorso tale termine si procede al recupero dell anticipo. La mancata ottemperanza delle disposizioni in materia di anticipazione comporta il divieto all erogazione di ulteriori anticipi. ai sensi dell art.14 del regolamento nel caso di missioni non effettuate per gravi e documentati motivi o per motivi di lavoro, per questa tipologia anche in caso d interruzione, attestati dal responsabile l interessato deve porre in essere tutte le azioni necessarie per ottenere il rimborso delle spese. Se il rimborso non sia possibile o sia d importo inferiore alla spese effettivamente sostenute si ha diritto al rimborso per le spese documentate e per eventuali penali; l utilizzo dei mezzi straordinari, mezzi noleggiati o auto propria deve essere preventivamente autorizzato e devono sussistere le condizioni previste dall art.9 riportate in modo completo nel modulo di autorizzazione all incarico; nel caso di utilizzo di auto propria è necessario compilare il riquadro (si veda anche il modulo: scheda per l attivazione delle polizze infortunio conducente e kasko) del modulo cartaceo, analoga compilazione andrà fatta anche utilizzando il modulo on-line. Si precisa che nel caso di uso dell auto propria nella località di svolgimento della missione e nel comune sede di servizio non compete alcun rimborso per spese di trasporto; Documentazione necessaria il rimborso delle spese avviene esclusivamente previa presentazione dei documenti originali, privi di alterazioni e tali da evidenziare le tipologie di spese ed il riferimento alla persona titolare del diritto al rimborso. Sono ammessi anche scontrini fiscali non indicanti il nominativo che ha effettuato la spesa a condizione che essa sia stata sostenuta nei luoghi e nel tempo di svolgimento della missione. Nel caso di unica ricevuta per più soggetti, deve essere specificata la quota di cui si chiede il rimborso; in assenza l importo totale è diviso tra il numero di persone.
3 In caso di smarrimento o furto il luogo degli originali è accettata, ai fini del rimborso, la denuncia all Autorità di Pubblica Sicurezza Si rimborsano le spese di viaggio con partenza e arrivo dal comune sede di servizio. Partenze da località diverse dal comune sede di servizio sono ammissibili solo se questa è più vicina al luogo della missione o quando è più conveniente; tale eventualità deve essere documentata. E ammissibile la partenza dalle sedi del Dipartimento di Matematica in Bologna, qualora impegnati in quella sede per lo svolgimento di attività istituzionali che andranno specificate nella richiesta di autorizzazione alla missione. a) in caso di utilizzo dell aereo devono essere consegnate anche le relative carte d imbarco; b) l uso di mezzi pubblici (bus, metrò ecc.) viene rimborsato solo nel caso di rimborso documentato perché sono spese di trasporto e solo se dal documento si evince la data di utilizzo. Sono rimborsabili carnet di viaggi, biglietti giornalieri o multipli se l interessato dimostra la convenienza economica. Nel caso in cui sul documento di trasporto non sia indicato il prezzo, questo potrà essere documentato presentando il tariffario pubblicato sul Web o dichiarato nelle note del modulo missioni; c) nel caso di biglietti del treno acquistati on-line si effettuerà il rimborso solo dietro presentazione del biglietto on-line ricevuto via mail. La presentazione della semplice ricevuta/fattura da cui si evince il solo costo del biglietto/i non sarà considerata rimborsabile perché al fine di ottenere il rimborso l amministrazione necessità di un documento da cui si evinca classe del treno utilizzata, il numero dei passeggeri, il tipo di treno utilizzato e la tariffa; se durante la missione si devono utilizzare beni di proprietà dell Università occorre chiedere l autorizzazione segnalando in segreteria il numero d inventario degli stessi; per avere il rimborso della quota di partecipazione ai convegni/congressi/seminari si deve compilare l apposito modulo presentando contestualmente l attestato/dichiarazione di partecipazione ed allegando la ricevuta o fattura di pagamento; Pasti Sono esclusi i pasti consumati nel comune sede di servizio (es. bar dell aeroporto o della stazione ferroviaria), in quanto il loro rimborso costituisce reddito imponibile. Non è previsto un numero minimo o massimo di pasti. Italia: per missioni di durata tra le 4 e le 8 ore spetta il rimborso per un pasto. Per missioni di durata oltre le 8 ore spetta il rimborso per due pasti. La spesa massima rimborsabile è: Gruppo A 30,55 per 1 pasto 61,10 per 2 pasti Gruppo B 22,26 per 1 pasto 44,26 per 2 pasti Qualora spetti il rimborso di due pasti gli importi possono essere compensati fra loro. Il rimborso delle spese di vitto, avviene previsa presentazione in originale di idonea documentazione dalla quale si evinca che l esercizio è abilitato al servizio di ristorazione o comunque alla vendita di generi alimentari. Dalla documentazione deve risultare la ragione sociale, la natura delle spese (NON SI RIMBORSANO scontrini o ricevute che non indichino espressamente il prodotto consumato es. panino, acqua ecc.; le voce generiche tipo: varie, bar o rep non vengono rimborsate a meno che l interessato non si faccia mettere sul retro dello scontrino/ricevuta la specifica pasto con il timbro e la firma del titolare del locale), il luogo, la data e l importo pagato. Nel caso di acquisto di generi alimentari l importo è rimborsabile nei limiti giornalieri. Estero: I pasti all estero di rimborsano solo se si è scelto il rimborso documentato. La documentazione di rimborso è valida se contiene almeno l intestazione dell esercizio, la somma pagata, il luogo e la data. Se la ricevuta non è scritta in inglese, francese, spagnolo o tedesco, l interessato deve allegare la traduzione ed attestare che corrisponde a quanto speso. Nei paesi in cui la documentazione non contiene i dati sopramenzionati, l interessato deve rilasciare apposita dichiarazione attestante tale circostanza e che i titoli riguardano spese ammissibili ed effettivamente sostenute. La spesa massima rimborsabile è legata all aera geografica in cui si svolge la missione e anche alla categoria di appartenenza:
4 MASSIMALE GIORNALIERO PER I PASTI AREA GRUPPO A euro GRUPPO B euro A 60,00 40,00 B 60,00 40,00 C 60,00 45,00 D 70,00 60,00 E 80,00 65,00 F 85,00 70,00 G 95,00 75,00 Alloggio Le spese di alloggio spettano solo in caso di rimborso documentato. Sono rimborsate previa presentazione in originale di fattura/ricevuta fiscale per il pernottamento in Italia e di documentazione equivalente nel caso di pernottamento all estero. Di norma, la spesa della prima colazione è inclusa nel costo del pernottamento. Se invece la prima colazione ha un costo a parte questo concorre al raggiungimento del massimale di spesa giornaliero. Analoga impostazione si ha nel caso si scelga la mezza pensione o la pensione completa che devono essere specificate nella ricevuta e il relativo importo concorre al raggiungimento del massimale di spesa giornaliero. E ammesso il rimborso delle spese per alloggio in residence o appartamento se economicamente più conveniente purché tale eventualità sia dimostrata preventivamente in sede di autorizzazione. Il rimborso avviene previa presentazione di ricevuta quietanzata comprovante l avvenuto pagamento. CLASSIFICAZIONE PAESI ESTERI PER AREA GEOGRAFICA AREA A Afghanistan Iran Bulgaria Australia Malta Nauru Rep. Papua Nuova Guinea Grecia - Spagna Portogallo Eritrea Etiopia Gibuti Romania Ungheria Ruanda Siria Somalia Uganda Zimbabwe Botswana Burundi Mozambico Cipro - Comore AREA B Spagna Madrid Kirghizistan Lettonia - Azerbaigian Lituania Moldavia Russia Federazione Russa Tagikistan Turkmenistan Ucraina Uzbekistan Bielorussia Estonia Georgia Armenia Kazakistan Canada - Slovacchia Ceca Repubblica Egitto Irlanda Kiribari Nuova Caledonia Nuova Zelanda Salomone Samoa Tonga Tuvalu Vanuatu Costa Rica Figi Madagascar Malawi - Maldive Maurizio - Monaco (Principato) - Seicelle Zambia Iraq Kenia Pakistan Bangladesh Sri Lanka Uruguay Angola Filandia Lesotho Messico Namibia Polonia - Sudafricana Repubbl. Swaziland Tanzania - Cile Cuba Giamaica Guatemala Honduras Islanda Cina Rep. Popolare Filandia Helsinki Nepal India AREA C Bahama Nicuaragua Barbados - Saint Lucia - Saint Vincente e Grenadine Belize - Bhutan Colombia - Dominicana Repubblica Dominica - El Salvador Grenada - Haiti Israele Sudan Malysia Filippini - Hong Kong Macedonia Paraguay - Serbia e Montenegro Slovenia Albania - Birmania - Bosnia ed Erzegovina - Cina - Taiwan - Corea del Nord Croazia Ecuador Giordania Svezia - Norvegia Marocco Mongolia Panama - Tunisia - Corea del Sud Francia - Gran Bretagna Liberia Singapore Benin Cambogia Argentina Danimarca Perù Thailandia Bolivia Indonesia - Russia Fed. Russa Mosca - Turchia AREA D Mali Niger Senegal Togo Burkina Algeria - Capo Verde - Vietnam - Gran Bretagna -
5 Londra - Sierra Leone Camerun - Centrafricana Repubbl. Ciad Suriname - Trinidad e Tobago Venezuela Brasile Guyana Lussemburgo Belgio Laos Congo - Costa D'Avorio Ghana - Francia Parigi Libia Mauritania Nigeria - Sao-Tomè e Principe - Congo (ex Zaire) Gabon Gambia Guinea - Guinea Bissau - Guinea Equatoriale AREA E Belgio Bruxelles Yemen Kuwait - Stati Uniti D'America Bahrein Oman Qatar - Arabia Saudita - Emirati Arabi Uniti Giappone - Austria AREA F Stati Uniti Washington Germania - Paesi Bassi - Stati Uniti - New York AREA G Liecthenstein - Germania Bonn - Germania Berlino Libano - Austria Vienna - Giappone Tokio Svizzera - Svizzera Ginevra - Svizzera - Berna
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