Come presentare una proposta: una metodologia da seguire Verdiana Bandini

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1 Come presentare una proposta: una metodologia da seguire Verdiana Bandini 1

2 Contenuti della presentazione > Informazione sugli elementi più rilevanti per la progettazione nel VI PQ > Proposta di una metodologia: L informazione: analisi della documentazione L idea progettuale Verifica di ammissibilità Pianificazione della progettazione Progettazione La struttura della proposta nel VI PQ Focus su obiettivi, partnership, management, attività Il budget La verifica dei criteri di valutazione 2

3 Una premessa: il processo del VI PQ > Approvazione del programma e sotto-programma > Preparazione della documentazione di supporto > Pubblicazione dell invito a presentare proposte / bando > Progettazione > Valutazione > Negoziazione > Firma del contratto > Implementazione e gestione 3

4 > Call for proposal > Workprogramme > Guide for proposers Essere informati La documentazione disponibile Brochure FP6 in brief Financial guidelines Model Contracts Guidelines on Proposal Evaluation and Selection Procedures Materiale sugli strumenti Guidance Notes for Evaluators (per ciascun bando) Ethic Rules, materiale su IPR Negotiation guidelines 4

5 L invito a presentare proposte > Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale delle Comunità Europee (GUCE) > Testo Azioni previste Soggetti beneficiari Fonti di informazione Modalità di presentazione delle proposte > Allegato Tutti i riferimenti (programma, data di pubblicazione, scadenza, budget, strumenti previsti) che comunque rimandano alla ulteriore documentazione 5

6 Il programma di lavoro > Contenuti Introduzione Obiettivi, struttura e approccio Descrizione del contenuto tecnico del programma Coordinamento con altri programmi (orizzontali e tematici) Roadmap e criteri di valutazione Bandi > Aggiornato periodicamente 6

7 La guida ai proponenti > Raccomandazioni chiave > Istruzioni per la presentazione > Cenni su valutazione e negoziazione > Fonti di informazione > Moduli di presentazione e relative istruzioni 7

8 La brochure FP6 in brief > Riassunto di tutte le informazioni relative al VI PQ Obiettivi e approccio Strumenti Procedura 8

9 Linee guida finanziarie > Principi di base > Natura della sovvenzione > Costi ammissibili e non ammissibili > Tipologie di attività > Modelli di costo > Meccanismi del contributo finanziario > Calcolo del contributo finanziario > Modalità di pagamento > Controlli > Rimborso e sanzioni applicabili 9

10 Il modello di contratto > Un modello di base con opzioni diverse a seconda degli strumenti (es. IP, NOE ecc.) Allegato I Description of work Allegato II Condizioni generali [Allegato III Clausole relative allo strumento specifico] [Allegato IV - Form A Autorizzazione dei contraenti ad accedere al contratto] [Allegato V - Form B Accesso di nuove entità legali al contratto] [Allegato VI - Form C financial statement per tipo di strumento] 10

11 Linee guida sulla valutazione > Tutte le informazioni su: Processo Valutatori Valutazione Negoziazione e selezione delle proposte 11

12 Dove reperire le informazioni prima e durante > A livello europeo: CORDIS: FP6 infodesk della CE > A livello italiano National Contact Points (NCP) APRE Innovation Relay Centre (IRC) 12

13 L idea progettuale > Sembra banale, ma: Chiarire qual è il problema o i problemi che il progetto intende affrontare Su questa base definire gli obiettivi che si intendono raggiungere Ipotizzare una metodologia per raggiungere questi obiettivi e le relative attività Individuare le risorse necessarie per svolgere queste attività Risorse umane (interne e partner) Budget Identificare la tempistica di massima 13

14 La verifica di ammissibilità > Selezione del programma e della azione più adeguata > Verifica dello strumento e delle condizioni che vengono applicate > Verifica della scadenza dell invito a presentare proposte al fine della pianificazione > Possibilmente: Partecipare agli eventuali info-day Contattare la Commissione e/o i NCP (utile disporre di un abstract della proposta) Utilizzare la possibilità offerta dal pre-proposal check, se prevista, ma considerare che ci sono dei tempi da rispettare Questa fase è estremamente importante!!! Per non perdere tempo Per essere in grado di pianificare accuratamente le azioni successive 14

15 Pianificazione della progettazione > Sulla base dell analisi della documentazione richiesta (la modulistica) e della definizione delle attività da svolgere, definire: Risorse necessarie e attribuzione dei compiti Team di progettazione interno Referenti partner esterni Tempistiche (utile partire dalla scadenza del bando all indietro) Consegna cartacea o elettronica? Consegna elettronica: EPSS Richiesta di login e password 15

16 La struttura della proposta nel VI Programma Quadro > Le proposte progettuali del VI PQ sono composte da due parti: Parte A Moduli amministrativi Parte B Descrizione della proposta > Queste parti possono contenere sezioni leggermente differenti a seconda degli strumenti previsti 16

17 I moduli amministrativi - parte A > I moduli includono: Informazioni generali sulla proposta (A1) Un modulo, a cura del coordinatore Informazioni amministrative sui proponenti (A2) Un modulo per ciascun partner Informazioni finanziarie (A3) Un modulo, a cura del coordinatore > Linee guida e allegati contenenti i codici necessari alla compilazione > I moduli amministrativi debitamente compilati fanno parte integrante della proposta 17

18 La descrizione della proposta - parte B (1) > Vecchi moduli B + C del V PQ > No anonimato > Può essere strutturata in modi leggermente diversi a seconda del programma e tipo di azione, ma normalmente include gli stessi tipi di contenuto > Riferimento: IP 18

19 La descrizione della proposta - parte B (2) > Copertina Titolo, acronimo, data di preparazione, strumento, lista dei partecipanti, nome e riferimenti del coordinatore > Indice > Pagina di summary Titolo, acronimo, aree della ricerca affrontate in ordine di importanza, abstract del progetto (= form A) > B.1 Obiettivi scientifici e tecnologici e stato dell arte (3 pagine) Obiettivi raggiungibili nel progetto e non negli sviluppi successivi, quantificabili Stato dell arte e come il progetto lo supera 19

20 La descrizione della proposta - parte B (3) > B.2 Rilevanza degli obiettivi del progetto all area tematica prioritaria (2 pagine) Come il progetto contribuisce agli obiettivi scientifici, tecnici e sociali in senso ampio > B.3 Impatto potenziale Ad es. miglioramento competitività, soluzione di problemi sociali, supporto alle politiche comunitarie Descrizione delle attività di innovazione Descrizione dei piani di sfruttamento e disseminazione dei risultati del progetto Descrizione del valore aggiunto europeo Collegamento con attività di ricerca nazionale o internazionale > B3.1 Contributi a standard 20

21 La descrizione della proposta - parte B (4) > B.4 Piano di implementazione (25 pagine) Approccio di RST e come questo approccio intende raggiungere i risultati Piano di implementazione suddiviso per attività e sotto-attività e relative responsabilità Interrelazione tra le attività Innovazione: gestione della conoscenza, IPR, sfruttamento risultati, disseminazione > B.4.1 Attività di ricerca, sviluppo e innovazione >B.4.2 Dimostrazione >B.4.3 Training activities >B.4.4 Management activities 21

22 La descrizione della proposta - parte B (5) > B.5 Descrizione del consorzio (2 pagine + 1 per subcontraenti e paesi terzi) Partecipanti e loro ruolo (anche eventuali non ancora identificati) Appropriatezza e commitment Complementarietà Coinvolgimento industriali/commerciale per lo sfruttamento dei risultati Opportunità di coinvolgimento PMI Subcontraenti: perché e come Contributo di eventuali partner di paesi terzi 22

23 La descrizione della proposta - parte B (6) > B.6 Descrizione del project management (5 pagine) Struttura organizzativa e decision making appropriati alla complessità del progetto Piano di gestione della conoscenza, IPR e altre attività di innovazione Adattamento gestione a eventuali nuovi partecipanti 23

24 La descrizione della proposta - parte B (7) > B.7 Risorse del progetto (3 pagine + form) B.7.1 IP Project Effort Form person-months per partecipante per attività B.7.2. IP Project Budget Form Risorse necessarie per partecipante per attività B.7.3. IP management level Descrizione delle risorse (personale, equipment, ecc.) collegandole alle varie attività Dimostrare come il progetto mobilita la necessaria massa critica di risorse necessaria al successo 24

25 La descrizione della proposta - parte B (8) > B.8 Piano di implementazione dettagliato primi 18 mesi (15 pagine + form) Introduzione: struttura e metodologia Rischi e piani di emergenza Form A3 per i primi 18 mesi Workpackages (incluso management e valutazione risultati) e task (form) con deliverables e milestones GANTT e PERT Lista Workpackage (form) Lista Deliverables (form) 25

26 La descrizione della proposta - parte B (9) > B.9 Altre questioni (no limite di pagine) Problematiche etiche Problematiche connesse a politiche europee Implicazioni sociali e disponibilità a collaborare con soggetti terzi esperti Sinergie con istruzione > B.10 Questioni di genere B Gender Action plan (1 pagina) B Questioni di genere (1 pagina) 26

27 Focus sugli obiettivi > Devono essere chiari e coerenti con la missione dei partner e con il work programme > Devono essere omogenei e complementari > Possono essere suddivisi in: A lungo/medio/breve termine Generali/specifici > Utilizzate parole chiave che possano essere utilizzate anche nella descrizione delle attività 27

28 Focus sulla partnership Ruoli all interno del contratto > Punto di vista: il contratto Coordinatore Contraente principale che svolge compiti di coordinamento Contraente principale (main o principal contractor) Firma il contratto e condivide gli obblighi previsti Co-finanzia il progetto (se rilevante) Partecipa pienamente allo sfruttamento dei risultati Sub-contraente (Subcontractor) Fornitore pagato al 100% > Attenzione: Responsabilità tecnica e finanziaria condivisa 28

29 Focus sulla partnership Ruoli all interno del progetto > Punto di vista: il ruolo operativo nel progetto Coordinatore del progetto Coordinatore (tecnico, locale ecc.) Ricerca Fornitore di tecnologia Fornitore di test bed Utilizzatore pilota Utilizzatore finale Osservatore 29

30 Focus sulla partnership Quanti partner? > E consigliabile che tutti i ruoli operativi siano coperti = complementarietà all interno della partnership > Il numero ottimale di partner è quello sufficiente per realizzare le attività previste 30

31 Focus sulla partnership Cosa fare > Qualificare Di quale tipologia di partner il progetto ha bisogno > Identificare Ricerca partner, contatti diretti ecc. > Contattare e coinvolgere Condividere obiettivi e contenuti Raccogliere informazioni Ricevere contributi e revisionare il progresso 31

32 Focus sulla partnership Raccogliere le informazioni Moduli A A2 da preparare e verificare (non è più prevista la firma) Contributi al contenuto della proposta Parti tecniche Profilo dei partecipanti Coerenza tra profilo e attività proposte Capacità di sfruttamento e disseminazione Esperienza precedente (CV del personale chiave) (Riferimenti) Budget Base di costo Personale (costi, person-months, allocazione) Altri costi 32

33 Focus sulla partnership Descrizione > Introduzione sulla composizione generale (numero, paese, ruolo nel contratto e nel progetto) > Utilizzare diagrammi per mostrare graficamente l organizzazione e qualificazione della partnership > Per ogni partner: Breve profilo Coerenza della missione aziendale con gli obiettivi del progetto Competenza CV del personale chiave Progetti correlati già realizzati o in corso 33

34 Focus sul management I ruoli > Coordinatore del progetto Sempre: Comunicazione con CE Responsabilità ultima del progetto, sia tecnica che finanziaria Coordinamento e monitoraggio Comunicazione con i partner Disseminazione Altri ruoli a seconda del contenuto del progetto > Comitato di gestione (Executive Board) > Comitato di controllo (Steering committee o Advisory Board) > Work package leader e diagramma R/W > Altri ruoli a seconda del contenuto (e.g. geografico, tematico, ecc.) 34

35 Focus sul management Gli strumenti > Flusso di comunicazione > (Flusso finanziario) > Riunioni Kick off meeting Riunioni plenarie Riunioni dei vari board Riunioni di gruppi di lavoro > Report > Monitoraggio, qualità and indicatori di performance > Risoluzione dei conflitti e contingency plans > IPR - Consortium agreement Gestione della conoscenza > Gender? 35

36 Focus sulle attività WP e task > Partire dagli obiettivi che si vogliono raggiungere > Identificare un percorso logico > Identificare gruppi coerenti di attività (work package) > Identificare le task associate ai WP > Definire i WP leader (attenzione al bilanciamento tra i partner) > Prestare attenzione al percorso metodologico 36

37 Focus sulle attività Struttura dei work package > Indipendentemente dal contenuto del progetto, alcuni WP possono essere ricorrenti: Gestione e coordinamento Definizione della metodologia Es. per ricerche, studi, azioni innovative ecc.... Formazione Disseminazione Sfruttamento 37

38 Focus sulle attività Struttura di un work package (1) > Dati introduttivi Numero del WP Titolo del WP Inizio e durata Leader partner Partner partecipanti (Mesi/persona per partner) (Costi (generali or suddivisi per categoria) per partner) 38

39 Focus sulle attività Struttura di un work package (2) > Obiettivi Si riferiscono al singolo WP Si può fare riferimento agli obiettivi generali del progetto > Descrizione del lavoro Definizione delle task Numerazione delle task seguendo la numerazione dei WP Attenzione: indicare solo quelle necessarie per non rendere troppo pesante la gestione 39

40 Focus sulle attività Struttura di un work package (3) > Milestone Il risultato di una attività necessario per realizzare attività successive Punto identificabile nel tempo > Deliverable Il/i risultato/i di un WP che può essere consegnato alla Commissione o ai valutatori come dimostrazione del lavoro svolto Ad es. documentazione, prototipi, ecc. > Risultati attesi e indicatori di performance 40

41 Focus sulle attività Posizionare le attività nel tempo > Diagramma di GANTT (integrato con impegno delle risorse) WP and task Scala temporale (Allocazione delle risorse umane per partner) Interrelazione tra WP e/o task Milestone Deliverable 41

42 Focus sulle attività Percorso logico (PERT) WP1 Project coordination Start WP2 Users need analysis WP4 New Business model set-up WP6 System test WP7 New Bus. model assessment End WP3 Technology scouting WP5 Technolog. customisation WP8 Exploitation and dissemination 42

43 Focus sulle attività Informazioni riassuntive > Descrizione della metodologia o approccio > Descrizione della struttura del progetto > Diagramma di GANTT > Diagramma di PERT > Tabelle Lista dei WP Lista dei Deliverable (Lista delle Milestone) 43

44 Suggerimenti ulteriori > Seguire un percorso logico > Scrivere con stile semplice e chiaro > Essere coincisi > Documentare sempre ciò che si afferma > Utilizzare tabelle, grafici, figure > Utilizzare parole chiave, in quanto Migliorano la coerenza interna del progetto Creano una base di conoscenza comune tra i partner del progetto PENSARE AL VALUTATORE CHE LEGGERA IL PROGETTO 44

45 Il budget: primo passo > Verificare attentamente le regole applicabili al programma e strumento scelto Costi ammissibili e non ammissibili Categorie di costo Modelli di rendicontazione % di contributo e co-finanziamento Eventuali massimali consentiti Modalità dei pagamenti 45

46 Le regole: il contributo nel VI PQ > Attraverso public procurement (tender) > Attraverso GRANT (invito a presentare proposte) Lump sum (importo forfetario) Rimborso di costi ammissibili GRANT TO INTEGRATION (NOE) GRANT TO BUDGET (tutti gli altri strumenti escluso SSA, che può prevedere anche lump sum) 46

47 Le regole: i concetti di costi diretti, addizionali, indiretti > Costi diretti Costi ammissibili attribuibili direttamente al progetto, determinati dal contraente in accordo con le sue pratiche amministrative standard > Costi diretti addizionali Costi ammissibili, addizionali rispetto ai costi ricorrenti del contraente, attribuibili direttamente al progetto. Possono includere: Personale con contratto temporaneo che lavora al progetto, dottorandi, Personale il cui contratto dipende totalmente o parzialmente da finanziamenti esterni alla struttura. In quest ultimo caso i costi imputati al progetto devono escludere quelli coperti dal finanziamento ricorrente > Costi indiretti Costi ammissibili non attribuibili direttamente al progetto 47

48 Le regole: il concetto di modello di costo (1) > I modelli di costo sono applicabili a tutti gli strumenti che prevedono un grant per l integrazione o al budget (non si applica alle lump sums ) > Concetto di costi diretti e costi indiretti Full cost (FC) Valori reali per i costi ammissibili sia diretti, sia indiretti Full Cost Flat rate (FCF) Valori reali per i costi ammissibili diretti Importo forfetario per i costi indiretti = 20% dei costi ammissibili diretti esclusi i costi di subcontracting Additional cost (AC) Valori reali per i costi ammissibili ADDIZIONALI diretti Importo forfetario per i costi indiretti = 20% dei costi ammissibili ADDIZIONALI diretti esclusi i costi di subcontracting 48

49 Le regole: il concetto di modello di costo (2) 49

50 Le regole: l importo del contributo > Dipende da: Modello di costo (100% per AC, % variabile per FC e FCF) Tipo di attività prevista dallo strumento Ricerca (e innovazione): max 50% (100% per AC) Dimostrazione: max 35 % (100% per AC) Formazione: 100% Management: 100% fino a un max del 7% del contributo totale Importo delle receipts del progetto RECEIPTS: Trasferimenti finanziari al contraente da parte di terzi per il progetto Contributi in kind da terzi per il progetto Profitto generato dal progetto 50

51 Le regole: tabella riassuntiva del contributo previsto 51

52 Le regole: i costi ammissibili e non ammissibili > Novità: No categorie di costi ammissibili, ma elenco di costi non ammissibili Rispetto dei regolamenti contabili dei partecipanti Certificazione periodica dei costi da parte di auditor finanziari esterni: Audit Certificate! 52

53 I costi non ammissibili > Tasse o imposte, inclusa IVA > Interessi dovuti > Possibili perdite o spese future > Perdite nel cambio > Costi dichiarati, sostenuti o rimborsati in altro progetto comunitario > Costi connessi al capitale > Debiti o spese relative ai debiti > Spese eccessive o stravaganti 53

54 I costi ammissibili > In generale sono ammissibili tutti i costi che: Economici e necessari al progetto Determinati in accordo con le pratiche correnti del contraente Sostenuti durante lo svolgimento del progetto (escluse spese per preparazione dei report per cui si riconoscono ulteriori 45 giorni Siano stati registrati in contabilità nel rispetto delle regole nazionali entro la fine del progetto prima della produzione dell audit certificate Escludano la creazione di ogni margine di profitto Siano contributi al progetto di terzi sulla base di un accordo (es. associazioni di interesse europeo) si applicano le stesse regole che per il contraente 54

55 Esempi di costi ammissibili: le vecchie categorie di costo > Personnel > Durable equipment > Subcontracting > Travel and subsistence > Consumables 55

56 Categorie: personnel FC e FCF AC Costo del personale dipendente per le ore effettivamente lavorate sul progetto registrate e certificate (time cards) In ogni caso i costi del personale e il metodo per il loro calcolo devono essere verificabili Costo del personale addizionale rispetto al personale strutturato (ricercatori, dottorandi ecc.) 56

57 Categorie: durable equipment I beni durevoli sono imputabili solo per la quota di ammortamento e di reale utilizzo: C= costo T= periodo di ammortamento P= percentuale di uso per il progetto D= mesi di uso per il progetto Quota rendicontabile= (C/T)*D*P Per i soggetti a FC: la quota rendicontabile non può essere inserita anche nelle spese generali 57

58 Categorie: travel and subsistence > Rispetto delle regole del contraente: Per diem Costo reale del viaggio e soggiorno > Per la certificazione: Raccogliere e conservare tutta la documentazione di supporto: fatture note spese biglietti aerei con boarding card scontrini fiscali Solo le spese di cui esiste documentazione in originale possono essere rendicontate 58

59 Categorie: consumables > Beni di consumo Qualsiasi bene necessario all implementazione del progetto, es. acquisto, fabbricazione, riparazione o uso di materiali, beni, strumenti e software che: Non sia nell inventario dei beni del contraente Abbia vita breve, non oltre la durata del contratto Non sia considerato normalmente come costo indiretto 59

60 Grant all integrazione > Euro per dottorandi fino a un massimo del 10% del totale 60

61 Grant al budget 61

62 Verifica dei criteri di valutazione > Rilevanza > Impatto potenziale > Eccellenza scientifica e tecnologica > Qualità del consorzio > Qualità del management > Mobilitazione delle risorse Attenzione alle soglie!!! 62