IfinConsulting News - FOCUS FATTURA ELETTRONICA

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1 GIUGNO 2014 IfinConsulting News - FOCUS FATTURA ELETTRONICA Stop alle fatture su carta! A decorrere dal 6 giugno scatta l obbligo per i fornitori della PA Centrale di fatturare con modalità elettroniche. Questo è solo il primo step di un processo che dal 31 marzo 2015 coinvolgerà anche tutti i fornitori delle PA locali. I fornitori della PA, sono quindi obbligati ad una sostanziale revisione delle procedure di gestione, trasmissione e conservazione delle fatture elettroniche. Una fattura destinata alla PA secondo quanto previsto dal DM 55/2013 deve essere in formato strutturato XML, e questo comporta una correlazione tra sistemi fatturanti e i dati fattura richiesti nel formato Sogei. Business Gateway Suite, è la soluzione di Ifin che gestisce l intero ciclo fattura fino alla sua conservazione legale, secondo quanto previsto dalla norma vigente. Grazie al modulo Ifin Translator, Invoice Channel può ricevere dai sistemi fatturanti file pdf, csv, spool di stampa, convertendoli in xml standard Sogei. Laddove mancassero dei dati, tramite interfaccia web è possibile compilare i campi mancanti e definire un automatismo per il completamento. Business Gateway Suite è la soluzione semplice e adattabile a qualsiasi sistema fatturante, che consente di ottemperare agevolmente ai requisiti di legge. Business Gateway Suite inoltre, grazie alla nativa connessione con il sistema di conservazione Legal Archive, ottempera alle nuove regole tecniche previste dal Dpcm 3 dicembre 2013, operativo dall aprile Una suite completa, altamente scalabile e automatizzata, che riduce al minimo l intervento dell utente. Un click e sei subito a norma! Business Gateway Suite: pronti per la fattura PA?... 1 Fattura Elettronica, quali cambiamenti dal 6 Giugno 2014? 2 Il percorso normativo... 2 La trasmissione... 3 La conservazione digitale: adeguamento ai nuovi standard...4

2 Le pubbliche amministrazioni destinatarie: ministeri, enti di previdenza ed assistenza Non si accettano più fatture cartacee dai fornitori Obbligo di conservare digitalmente le fatture elettroniche sia lato fornitore sia lato pubblica amministrazione 209 Al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili, a decorrere dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213, l emissione, la trasmissione, la conservazione e l archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni pubbliche, di cui all art.1, comma 2 della legge 31 dicembre 2009, n. 196, nonché con le amministrazioni autonome, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica, con l osservanza del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 e del codice dell amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n a decorrere dal termine di tre mesi dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213, le amministrazioni e gli enti di cui al comma 209 non possono accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all invio in forma elettronica La trasmissione delle fatture elettroniche avviene attraverso il sistema di interscambio istituito dal ministero dell economia e da questo avvalendosi delle proprie strutture societarie La trasmissione delle fatture elettroniche avviene attraverso il sistema di interscambio istituito dal Ministero dell economia e delle finanze e da questo gestito anche avvalendosi delle proprie strutture societarie. Con decreto del ministero dell economia e delle finanze da emanare entro il 31 marzo 2008 è individuato il gestore del Sistema di interscambio e ne sono definite competenze e attribuzione, ivi comprese quelle relative: a) al presidio del processo di ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie e dei flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica. b) alla gestione dei dati in forma aggregata e dei flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica. Nell ambito dei compiti affidati a Sogei, Società generale di Informatica S.p.A, ai sensi dell art. 1 la stessa svolge attività di a) Sviluppo, conduzione e manutenzione tecnica ed operativa del sistema di interscambio; b) Supporto e assistenza alla pubbliche amministrazioni destinatarie delle fatture elettroniche c) ( ) d) ( ) e) Supporto e assistenza alla Agenzia delle entrate per i compiti a quest ultima affidati ai sensi dell art.2 f) Relazione periodica all agenzia delle entrate sullo stato di avanzamento delle attività svolte nell ambito del sistema di interscambio. Il modello operativo ipotizzato prevede che il gestore del sistema di interscambio delle fatture valida e gestisce i flussi, effettua le opportune verifiche dell integrità e indirizza le fatture sul sistema documentale, previa protocollazione. Inoltre quale possibile responsabile della conservazione, adempie agli obblighi per la conservazione sostitutiva quale servizio per le amministrazioni che in fase transitoria non siano autonome dal punto di vista organizzativo e tecnologico. Regolamento in materia di emissione trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicare alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell art. 1, commi dal 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n

3 Art. 25 anticipa l obbligo di emissione delle fatture elettroniche verso le amministrazioni locali al 31 marzo Le fatture elettroniche verso le amministrazioni riportano il codice identificativo di Gara (CIG) e il codice unico di progetto. Questa novità decorre dal 6 giugno A differenza delle fatture emesse e trasmesse nei rapporti B2B per la cui emissione si può utilizzare il PDF firmato o la trasmissione EDI, l unica fattura elettronica PA valida è quella che viene emessa in formato XML e sottoscritta con firma elettronica qualificata o digitale. Il contenuto del formato fattura PA è specificato nell allegato A del dm 55 /2013 che rimanda al sito del SDI. Le fatture PA dovranno essere anche conservate in modalità elettronica secondo la norma vigente e questo tanto per i fornitori tanto per le amministrazioni destinatarie. La firma digitale apposta in fase di emissione è richiesta per garantire l integrità e l autenticità. Nella fattura oltre alle informazioni fiscali obbligatorie per legge, trattasi delle informazioni come obbligatorie dagli artt. Artt. 21, co 2, e 21-bis, co, D.P.R. 633/1972. Con l avvio di quest obbligo, a partire dal 6 giugno 2014, tutte le amministrazioni destinatarie non potranno più accettare le fatture emesse in formato cartaceo e neanche procedere al pagamento, sino all invio della fattura, in forma elettronica. Il Decreto ministeriale 55/2013 mette in evidenza le ultime novità in materia di fattura PA. Gli allegati al decreto spiegano il contenuto della fatturapa. Dal prossimo 6 giugno 2014, i fornitori che inviano le fatture alle amministrazioni centrali,agli enti di assistenza e previdenza sono obbligati a gestire il proprio ciclo di fatturazione solo in modalità elettronica. Poi dal 31 marzo 2015 saranno coinvolte tutte le altre amministrazioni pubbliche. La fattura elettronica PA in formato XML si trasmette attraverso il sistema di interscambio pubblico (Sdi) gestito da Sogei, sottoscritto con firma digitale. Oltre alle informazioni fiscali, obbligatorie, nella fattura PA dovranno essere comprese anche quelle informazioni necessarie per una corretta emissione e trasmissione della stessa al soggetto destinatario. Pertanto si devono riportare queste informazioni: a. Trasmittente: codice fiscale assegnato dall anagrafe tributaria. All identificativo fiscale deve essere anteposto il codice del paese assegnante. Nella stringa relativa al trasmittente dovranno poi trovarsi le informazioni relative al progressivo invio, ovvero il progressivo univoco che il soggetto trasmittente attribuisce ad ogni documento fattura elettronica b. Destinatario: l informazione è quella relativa al codice destinatario che identifica l ufficio centrale o periferico, appartenente all amministrazione cui è destinata la fattura nell IPA (indice pubblica amministrazione). Il codice IPA permette l identificativo univoco dell ufficio preposto al ricevimento della fattura elettronica. Ci sono poi informazioni utili che contengono dati relativi a: a. Ordine di acquisto b. Contratto, corrispondente alla cessione/prestazione c. Ricezione dei bei/servizi oggetto del documento d. Fatture collegate se presenti e. Cassa previdenziale se il contributo a titolo di cassa è soggetto a ritenuta 3

4 Il sistema di interscambio fornisce i servizi di accreditamento al sistema. Riceve inoltre le fatture PA ed effettua i seguenti controlli: controlli sull integrità; controlli sull autenticità del certificato di firma; controlli sulla univocità; controllo sul formati correttezza formale dei dati inseriti in fattura. Terminati i controlli il sistema di interscambio procede all inoltro della fattura alle amministrazioni pubbliche. Il sistema di interscambio notificherà l esito di invio/ricezione dei flussi agli utenti mediante ricevute e notifiche. Un file messaggio inviato dal SdI al trasmittente può essere: Ricevuta di consegna: messaggio che SdI invia al trasmittente per certificare l avvenuta consegna al destinatario del file Fattura PA. Notifica di scarto: messaggio che SdI invia al trasmittente nel caso in cui il file trasmesso non abbia superato i controlli. Notifica di mancata consegna: messaggio che SdI invia al trasmittente per avvisarlo della temporanea impossibilità di trasmettere la fattura al destinatario. Notifica esito committente: messaggio che il destinatario al SdI per segnalare accettazione o il rifiuto della fattura ricevuta. Questo avviso può pervenire al SdI entro il termine di 15gg. Notifica di decorrenza termini che chiude il processo di gestione della fattura: avviso che il SdI invia sia la trasmittente sia al destinatario, trascorsi 15 gg dalla data della prima comunicazione (ricevuta di consegna o notifica di mancata consegna) inoltrata al trasmittente senza aver ricevuto notifica di esito committente. Notifica di file non recapitabile: avviso che il SdI invia al trasmittente qualora decorosi 15gg dalla data della notifica di mancata consegna, non sia stato possibile recapitare il file fattura PA al destinatario. Nel caso in cui il SdI non sia in grado di recapitare la fattura invia al trasmittente un messaggio. A questo punto la fattura potrà essere inoltrata direttamente all amministrazione. La trasmissione della fattura PA può essere trasmessa direttamente dal prestatore o da un intermediario autorizzato. Anche la PA può servirsi di un intermediario per ricevere le fatture elettroniche. Ciascun intermediario potrà stabilire con specifici accordi, le diverse modalità per la ricezione delle fatture PA da parte del prestatore. Il fornitore (o un intermediario) redige la fattura PA, inserisce il codice IPA, firma la fattura trasmette la fattura al SdI. Una volta emessa e ricevuta la fattura PA va conservata elettronicamente. I termini per la conservazione delle fatture PA trasmesse, così come quelli per calcolare gli interessi di mora, decorrono dalla data di ricevuta consegna. Sia il soggetto emittente sia il destinatario PA sono obbligati alla conservazione delle fatture emesse e ricevute. Il processo di conservazione dovrà avvenire secondo i requisiti imposti dal dm 23 gennaio La tempistica di conservazione delle fatture PA è quindicinale. Le nuove regole tecniche sulle conservazione di cui al Dpcm 3 dicembre 2013 operative dall 11 aprile 2014 riconoscono alla Pa la facoltà di realizzare i propri sistemi di conservazione all interno della propria struttura organizzativa oppure possono decidere di affidare all esterno il processo di conservazione elettronica. In quest ultimo caso dovranno affidarsi a conservatori accreditati. Si ricorda che il nuovo Dpcm 3 dicembre 2013 ha sostituito la deliberazione Cnipa 11/2004 e gli adeguamenti da parte di coloro che conservano documenti informatici dovranno avvenire entro 36 mesi dall 11 aprile

5 Consulenza Consulenza normativa Consulenza archivistica e archivistico-informatica Redazione di documenti (atti di nomina del responsabile della conservazione e del responsabile del trattamento dei dati personali) di pareri e di contratti Verifica della rispondenza alle prescrizioni normative (Audit) Supporto per il conseguimento dell accreditamento presso AgID Formazione Corsi sulla dematerializzazione (ambito privato, pubblico e settore clinico) Corsi di formazione del responsabile della conservazione sostitutiva Corsi di aggiornamento normativo IFIN SISTEMI srl a socio unico PADOVA. MILANO. ROMA PD. Via G. Medici 9/A Tel Fax