Implementazione della CCE nell Ospedale di Orvieto. Dr. Ermete Gallo

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1 Implementazione della CCE nell Ospedale di Orvieto Dr. Ermete Gallo

2 Agenda E-health e ICT in Sanità USL Umbria 2 e informatizzazione Introduzione della CCE Metodo di lavoro adottato Piano di formazione Effetti dell introduzione della CCE Possibili scenari futuri Milano, 10 novembre

3 Agenda E-health e ICT in Sanità USL Umbria 2 e informatizzazione Introduzione della CCE Metodo di lavoro adottato Piano di formazione Effetti dell introduzione della CCE Possibili scenari futuri Milano, 10 novembre

4 E-health e ICT in Sanità Anno 2000 un termine nuovo entra nelle policy sanitarie: e-health «the use of information and communication technologies for health» (WHO) I benefici prospettati: erogazione di cure individualizzate e scelte assistenziali più informate miglioramento di trasparenza e accountability del processo di cura supporto alle pratiche evidence-based Superamento delle barriere create da distanze fisiche o da disabilità facilitazione dell empowerment del paziente miglioramento del rapporto costo-efficienza delle attività sanitarie (riduzione di tempi di attesa e potenziali sprechi) Milano, 10 novembre

5 E-health e ICT in Sanità/2 Sistemi che consentono di registrare, archiviare e condividere informazioni cliniche di ciascun singolo paziente: Electronic Medical Record (EMR) o Cartella clinica elettronica Electronic Health Record (EHR) Personal Health Record (PHR) Milano, 10 novembre

6 Agenda E-health e ICT in Sanità USL Umbria 2 e informatizzazione Introduzione della CCE Metodo di lavoro adottato Piano di formazione Effetti dell introduzione della CCE Possibili scenari futuri Milano, 10 novembre

7 USL Umbria 2 e informatizzazione 1 gennaio 2013 nasce l USL UMBRIA 2 da confluenza di due ASL (Terni e Foligno) Milano, 10 novembre

8 Milano, 10 novembre

9 "When there's an elephant in the room, introduce him R. Pausch Milano, 10 novembre

10 .informatizzazione Necessità di creare un unico Sistema Informativo Ospedaliero disporre di un archivio storico unificato dei presidi ospedalieri semplificare e razionalizzare la gestione dei flussi informativi e del conseguente debito informativo aumentare la qualità dei servizi erogati ai pazienti attraverso l informatizzazione del percorso clinico in tutti i presidi aziendali Milano, 10 novembre

11 Interventi per l informatizzazione Paradox of success investire in un nuovo futuro è necessario proprio quando le cose sembrano andare bene e non c è motivo per cambiare Charles Handy Milano, 10 novembre

12 Interventi per l informatizzazione Delibera DG n. 272/2015 estensione ed aggiornamento del sistema informatico già in uso presso l ex-asl3 a tutta la nuova Azienda Milano, 10 novembre

13 Ospedale di Orvieto: alcuni dati Uno dei 5 ospedali con DEA di I livello della Regione Umbria 160 p.l. (di cui 140 ordinari) ricoveri nel 2015 (6.503 in D.O. e 1304 in DH/DS) accessi in Pronto Soccorso nel dipendenti (più circa 50 unità di ditte esterne) 122 unità di personale medico 239 unità di personale del comparto Milano, 10 novembre

14 Barriere all introduzione di ICT 1. Economiche: costi di implementazione e gestione ICT (start-up, mantenimento e ROI) 2. Tecniche: competenze informatiche, training e supporto, hardware adeguati (rete internet e pc) 3. Tempistica per: software selection, acquisizione, apprendimento del sistema, inserimento dati, etc. 4. Psicologiche e sociali: scetticismo verso i sistemi informatici, timore di controllo, necessità di integrazione e lavoro in team 5. Normative e legali: privacy e sicurezza dei dati 6. Organizzative: riprogettazione dei flussi di lavoro Milano, 10 novembre

15 Agenda E-health e ICT in Sanità USL Umbria 2 e informatizzazione Introduzione della CCE Metodo di lavoro adottato Piano di formazione Effetti dell introduzione della CCE Possibili scenari futuri Milano, 10 novembre

16 Introduzione di una CCE Progetto complesso: 50-80% dei progetti di CCE falliscono per motivi non necessariamente legati allo strumento informatico (Greenhalg et al. 2009) Fondamentale gestire il cambiamento Milano, 10 novembre

17 Come affrontare il cambiamento? Milano, 10 novembre

18 Come affrontare il cambiamento? Il cambiamento avviene They Keep Moving The Cheese Anticipa il cambiamento Get Ready For The Cheese To Move Monitora il cambiamento Smell The Cheese Often So You Know When It Is Getting Old Adattati a cambiare rapidamente The Quicker You Let Go Of Old Cheese, The Sooner You Can Enjoy New Cheese 18

19 Milano, 10 novembre

20 Come affrontare il cambiamento? Necessità di adeguata «governance»: Visione condivisa Direzione strategica -operatori Analisi organizzativa al fine di supportare i cambiamenti delle modalità di lavoro Formazione mirata (aspetti tecnici della CCE e organizzativi) Forte azione di project management (fasi di progetto, obiettivi, ruoli e responsabilità) Milano, 10 novembre

21 Agenda E-health e ICT in Sanità USL Umbria 2 e informatizzazione Introduzione della CCE Metodo di lavoro adottato Piano di formazione Effetti dell introduzione della CCE Possibili scenari futuri Milano, 10 novembre

22 Metodo di lavoro adottato Gruppo di steering misto (USL- SINCOS) «Gruppo di Lavoro Centrale» (GLC) «Gruppi operativi» multidisciplinari Suddivisione in moduli Pronto Soccorso (jhis-dea) ADT Cart. clinica (jhis-reparto) Resp.le Ufficio di Piano Resp.le Direzione medica Resp.le del Sistema inform. Direttore U.O. 1 o 2 medici 1 o 2 infermieri 1 operatore della Direzione Sanitaria (facilitazione e coordinamento) 1 operatore del Servizio Informatico Registro Operatorio Milano, 10 novembre

23 Agenda E-health e ICT in Sanità USL Umbria 2 e informatizzazione Introduzione della CCE Metodo di lavoro adottato Piano di formazione Effetti dell introduzione della CCE Possibili scenari futuri Milano, 10 novembre

24 Il piano di formazione Finalità fornire supporto e motivazione al cambiamento fornire conoscenze e competenze per l utilizzo del sistema Strutturato in didattica frontale e formazione sul campo (accreditata ECM) Milano, 10 novembre

25 Modalità didattiche esercitazioni individuali esercitazioni di gruppo discussione case study simulazione affiancamento on the job Guida digitale jhis Milano, 10 novembre

26 Fasi di implementazione Attività propedeutiche (infrastrutture informatiche) Novembre 2014 Gennaio 2015 Fase I Pronto soccorso (jhis DEA) formazione; test; switch 5-18 febbraio 2015 Fase II jhis Reparto formazione; test; switch 26 marzo-27 aprile 2015 Fase III Registro operatorio Solo formazione sul campo: 5-16 novembre 2015 Milano, 10 novembre

27 Agenda E-health e ICT in Sanità USL Umbria 2 e informatizzazione Introduzione della CCE Metodo di lavoro adottato Piano di formazione Effetti dell introduzione della CCE Possibili scenari futuri Milano, 10 novembre

28 Effetti dell introduzione della CCE Migliore gestione amministrativa degli accessi (riduzione di oltre il 60% di errori di anagrafica degli utenti) Condivisione informatizzata dei dati (clinici, laboratoristici, e di diagnostica per immagini) Semplificazione e tempestività nella raccolta dati per i flussi informativi (chiusura e validazione SDO a reparto) Qualità, completezza ed accettabilità della documentazione sanitaria (sistemi di supporto a codifica ricovero e interventi/procedure, uso di template ): riduzione dei potenziali errori di codifica ( edit da 586 nel 2014 a 468 nel 2015) individuati dal software 3M PARM Milano, 10 novembre

29 Agenda E-health e ICT in Sanità USL Umbria 2 e informatizzazione Introduzione della CCE Metodo di lavoro adottato Piano di formazione Effetti dell introduzione della CCE Possibili scenari futuri Milano, 10 novembre

30 Scenari futuri Codice Identificativo unico del Paziente DM 2/11/2015 Disposizioni relative ai requisiti di qualità e sicurezza del sangue e degli emocomponenti Utilizzo della CCE attraverso tablet e dispositivi mobili Procedure di CCE dedicate alla programmazione e registrazione delle attività infermieristiche Apposizione della firma digitale alla documentazione clinica Milano, 10 novembre

31 In sintesi.. Attività di Project management Gestione dei tempi e della corretta schedulazione di progetto Pianificazione e gestione delle risorse umane gestione comunicazioni e rapporti con tutti stakeholders di progetto Capacità manageriali Conduzione dei Gruppi di Lavoro Motivazione ed Empowerment Organizzazione e conduzione dei gruppi di lavoro Problem Solving & Decision Making Milano, 10 novembre

32 In sintesi/2 Competenze relazionali capacità di creare motivazione nel team di progetto capacità di gestire i conflitti (con particolare riferimento al team) e di «negoziare» ruolo di responsabilizzazione, guida e leadership nel team di progetto capacità di utilizzare in modo efficace gli strumenti di comunicazione disponibili Milano, 10 novembre

33 Grazie! Milano, 10 novembre

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