ISTRUZIONI PER LA GENERAZIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA PER LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

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1 ISTRUZIONI PER LA GENERAZIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA PER LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Per poter effettuare l export di una fattura elettronica per la pubblica amministrazione è necessario che siano inseriti alcuni dati nelle seguenti maschere: 1) Dati della propria Azienda nella maschera di Registrazione del Prodotto 2) Dati dell Ente della Pubblica Amministrazione nella maschera Gestione Cliente 3) Dati nella maschera di Gestione del Documento per il nuovo tipo FATTURA PA. I dati della propria Azienda è sufficiente inserirli una volta sola e rimangono nella configurazione di FSF. I dati dell ente vanno inseriti in fase di registrazione del cliente, anche se sarà poi possibile interagire con gli stessi anche dalla maschera di gestione del documento. I dati da inserire nella maschera di gestione del Documento riguardano un eventuale Ordine di Acquisto, di cui vanno specificati il riferimento ed i codici CUP o CIG. Per gestire le fatture alla pubblica amministrazione il programma presenta ora un nuovo TIPO, denominato FATTURA PA, e accessibile dalla lista dei tipi di documento della schermata principale. Nel gruppo relativo alle FATTURE PA rientrano anche le fatture differite. In fase di Fatturazione Differita la procedura infatti elabora i DDT emessi verso un cliente PA e genera la fattura risultante all interno del gruppo FATTURE PA (le altre NON PA continuano ad essere all interno del gruppo FATTURE DIFFERITE). Per eseguire l export di una FATTURA PA si potrà agire direttamente dalla maschera di gestione del documento, attraverso l apposito comando, come spiegato più avanti in questa breve guida. Si ricorda che è possibile testare la correttezza del file generato attraverso il sito: Pag.1

2 Dati della Propria Azienda nella maschera di Registrazione del Prodotto. Dalla schermata principale di FSF richiamare la maschera di Registrazione del Prodotto da: Menu Principale -> Strumenti -> Sistema -> Sistema: Registrazione Prodotto Nella scheda Generale vanno inseriti la propria Partita Iva o il proprio Codice Fiscale: Nella scheda Indirizzo vanno inseriti i seguenti campi che formano l indirizzo: Pag.2

3 Nella scheda Riba va inserito il proprio IBAN: Ed infine va selezionato il proprio regime fiscale dal menu a tendina seguente: Pag.3

4 Dati dell Ente della Pubblica Amministrazione nella maschera Gestione Cliente. Dalla rubrica o da qualsiasi box di immissione che ne permette la gestione è possibile richiamare la maschera di inserimento o modifica del cliente. In questa maschera, per un Ente della Pubblica Amministrazione è obbligatorio inserire la denominazione ed i dati fiscali, partita iva o codice fiscale: E necessario anche compilare l indirizzo: Pag.4

5 Ed infine va compilato il campo relativo al Codice PA dell Ente. Il campo Codice PA è FONDAMENTALE perché permette al programma di distinguere in modo automatico un cliente PA da un normale cliente. FSF utilizza questa informazione durante la compilazione di una Fattura o durante la generazione delle Fatture Differite. Pag.5

6 Dati nella maschera di Gestione del Documento. La gestione dei documenti FATTURE PA è accessibile selezionando il rispettivo tipo nella schermata principale di FSF: E possibile gestire un documento di tipo FATTURA PA nel classico modo in cui vengono gestiti tutti gli altri tipi di documento. Quindi agendo sul pulsante NUOVO DOCUMENTO viene aperta la classica maschera di inserimento o modifica. L unica differenza rispetto agli altri tipi di documento è nella selezione del cliente. La FATTURA PA infatti permette di inserire SOLO clienti che hanno campo Codice PA contenente un valore. In questa nuova gestione, viceversa, le FATTURE IMMEDIATE sono state modificate in modo da permettere di selezionare SOLO i clienti che hanno il campo Codice PA senza alcun valore (VUOTO). Questo vale solo per le FATTURE mentre per tutti gli altri tipi di documento la selezione del cliente non ha subito variazioni. In questo modo i clienti definiti come pubblica amministrazione possono essere gestiti solo con la FATTURA PA, mentre gli altri rimangono gestiti normalmente. Pag.6

7 Per quanto riguarda la fatturazione differita invece è stata modificata la procedura di generazione in modo che i DDT effettuati ai clienti con il campo Codice PA riempito (quindi con fattura per la PA) vengano fatturati con il tipo documento FATTURA PA: A differenza delle fatture differite per i normali clienti, le fatture differite per la PA vengono generate non come FATTURE DIFFERITE ma rientrano sempre nel tipo documento FATTURA PA. A differenza di una FATTURA PA generata manualmente (NUOVO DOCUMENTO), quella proveniente dall elaborazione delle fatture differite ha nel campo di riferimento DDT la dicitura FAT.DIF. Pag.7

8 Aprendo un documento di tipo FATTURA PA, generato al momento o in precedenza (come nel caso di fattura differita) sarà possibile procedere con la generazione del file xml da inviare alla PA. Dalla maschera di Gestione Documento sarà possibile intervenire nuovamente sui campi obbligatori: Ed anche sull indirizzo dell ente: E sarà possibile inserire, se necessario, i riferimenti ad un particolare Ordine di Acquisto: Pag.8

9 Avendo compilato correttamente tutti i campi richiesti sarà possibile generare il file attraverso l apposito pulsante: EsportaPA. Pag.9

10 Verrà richiesta la cartella di destinazione (NON VA SPECIFICATO IL NOME CHE VIENE DEFINITO AUTOMATICAMENTE): E verrà generato il file opportuno denominato con IT + la propria partita iva + numero progressivo del documento: Il file conterrà tutte le informazioni necessarie e potrà essere firmato ed inviato con le specifiche modalità: Pag.10

11 Numeratori. Per gestire il nuovo tipo di documento è stato necessario creare un nuovo numeratore che risulta gestibile dalla classica maschera di gestione dei numeratori: Pag.11