Programma Corso. Procedimento generazione file xml da Parcellazione/Fatturazione in Studiok e da Italworking

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1 Programma Corso Procedimento generazione file xml da Parcellazione/Fatturazione in Studiok e da Italworking Analisi delle principali casistiche post invio e soluzioni relative Implementazioni future

2 Procedura Operativa da Studiok parte 1 Parcellazione/Fatturazione diretta del Professionista 1. Anagrafiche Generali > Professionista/Emittente profess. da quella già (eventualmente) esistente e integrare con i dati relativi alla fatt.elettronica, NB1 registro iva vendite apposito per la sola fatturazione elettronica!! NB2: i campi Trasmittente e Progressivo invio non devono essere compilati nel caso in cui si importi il file su Fattura XML perché vengono compilati in automatico da RA con i suoi dati in veste di soggetto che trasmette, in caso contrario Si 2. Anagrafiche Generali > Clienti Inserire le Pubbliche amministrazioni che poi abiliterò nel Profess

3 Procedura Operativa da Studiok parte 2 Parcellazione/Fatturazione diretta del Professionista 3. Entrare nel professionista e generare la Parcella/Fattura NB1: inserire il registro iva apposito nel campo numerazione NB2:nella scheda «fatturazione elettronica» sempre sul documento che sto creando, vado a inserire dati aggiuntivi quali: -codici CUP e CIG -Bollo (usare la dicitura prevista da FAQ Studiok del 17/06/2014 DM-17-GIU-2014 nel campo Numerazione Bollo) NB3: verificare che sia inserito il codice di pagamento nel doc. 4. Salvare con F12 e chiudere il professionista La fattura/parcella creata non è ancora in formato XML!!

4 Procedura Operativa da Studiok parte 3 Parcellazione/Fatturazione diretta del Professionista 5. Utilità > Fattura Xml > Fatturazione elettronica Richiamare il Professionista e il Cliente PA NB: da qui si può inserire il codice IPA Selezionare il tipo documento tra Parcella/fattura ecc. Seguire la procedura guidata e selezionare il documento che si vuol trasformare in XML. Cliccare su fine e mi ritrovo il mio documento xml, con allegato il file pdf della fattura originale, già zippato e pronto per essere importato in piattaforma nel percorso X:\Evol-Std\Evol\Studio\Fatture_PA\

5 Procedura Operativa da Studiok parte 1 Parcellazione/Fatturazione c/terzi Clienti dello Studio 1. Anagrafiche Generali > Professionista/Emittente vuole effettuare il servizio di fatturazione c/terzi NB1 vendite apposito per la sola fatturazione elettronica!! NB2: i campi Trasmittente e Progressivo invio non devono essere compilati nel caso in cui si importi il file su Fattura XML perché vengono compilati in automatico da RA con i suoi dati in veste di soggetto che trasmette, in caso contrario Si 2. Anagrafiche Generali > Clienti Inserire le Pubbliche amministrazioni che poi abiliterò nel Cliente/Emittente

6 Procedura Operativa da Studiok parte 2 Parcellazione/Fatturazione c/terzi Clienti dello Studio NB1: inserire il registro iva apposito nel campo numerazione NB2:nella scheda «fatturazione elettronica» sempre sul documento che sto creando vado a inserire dati aggiuntivi quali: -codici CUP e CIG -Bollo (usare la dicitura prevista da FAQ Studiok del 17/06/2014 DM-17-GIU-2014 nel campo Numerazione Bollo) NB3: verificare che sia inserito il codice di pagamento nel doc. La fattura/parcella creata non è ancora in formato XML!!

7 Procedura Operativa da Studiok parte 3 Parcellazione/Fatturazione c/terzi Clienti dello Studio 5. Utilità > Fattura Xml > Fatturazione elettronica flag «fatturazione c/terzi», così da compilare i dati del Professionista come intermediario, e infine il Cliente PA. NB: da qui si può inserire il codice IPA (codice univoco ufficio) Selezionare il tipo documento tra Parcella/fattura ecc. Seguire la procedura guidata e selezionare il documento che si vuol trasformare in XML. Cliccare su fine e mi ritrovo il mio documento xml, con allegato il file pdf della fattura originale, già zippato e pronto per essere importato in piattaforma nel percorso X:\Evol-Std\Evol\Studio\Fatture_PA\

8 Procedura Operativa da Italworking parte1 1. In Archivi Configurazione azienda Attività: indicare il regime fiscale previsto Creare registro iva apposito per la fatturazione elettronica 2. Creare codice di pagamento compilando i dati «fatturazione elettronica» 3. Creare anagrafica cliente PA, inserendo in «altri dati», il codice di pagamento fatto prec. e il codice IPA (codice univoco) NB: in questa maschera è possibile inserire anche esenzione iva se presente 4. Nelle causali di vendita PA è necessario associare il registro iva creato appositamente 5. Emettere la fattura da Vendite> Documenti di vendita Richiamare il cliente PA e selezionare la causale di vendita apposita. In dati chiusura documento è possibile inserire il codice CUP e CIG se richiesti

9 Procedura Operativa da Italworking parte2 6. Dal Menù Vendite > Generazione Fattura Elettronica Impostare i parametri richiesti per filtrare le fatture elettroniche da trasformare in XML e spuntare le prime due voci per visualizzare il file PDF che traduce il file XML. In automatico la procedura vi genera il file zip pronto per essere importato sulla piattaforma di Fattura XML. Il percorso del salvataggio delle fatture elettroniche è X:\Evol-Std\Evol\Contabilita\Azienda\Exec\Xml

10 Legenda Stato Documenti gestiti in piattaforma parte1 Caricato: la fattura importata correttamente in formato zip si trova in questo stato, una volta che sono stati inseriti tutti i dati necessari per la creazione di una fattura in formato SDI. Tali fatture dovranno essere poi firmate e inviate. Da completare: la fattura, creata con digitata manualmente direttamente sul portale, si trova in questo stato di inserimento parziale, infatti mancano alcuni dei dati necessari alla compilazione della fattura in formato SDI (Non è stata inserita definitivamente). Digitato: la fattura si trova in questo stato quando viene digitata manualmente con inseriti solo i dati di base e il destinatario della fattura (assente il corpo della fattura).

11 Legenda Stato Documenti gestiti in piattaforma parte2 Inviato: la fattura è in fase invio ma per questa non è ancora pervenuta una notifica Storico Invii Consegnato: la fattura si trova in questo stato a fronte della ricezione di una Notifica di Consegna. Questo vuol dire che lo SDI ha inviato la fattura al destinatario e la PA ha ricevuto il documento. NB: la fattura da questo momento è da considerarsi emessa! Accettato: la fattura si trova in questo stato a fronte di una Notifica di Accettazione (quindi la PA ha ). Ciclo fatturazione terminato. Scartato: il Sistema di Interscambio effettua dei controlli formali sul file fattura e per la presenza di incongruenze la fattura non viene inoltrata alla PA. NB: La fattura di fatto NON è emessa. Decorrenza Termini: la fattura ha ricevuto una Notifica di Decorrenza termini; Lo SDI ha mandato la fattura alla PA ma questo non ha dato alcuna risposta in merito Fattura Emessa!! Impossibile recapito: a fronte di una notifica di mancata consegna lo SDI tenta automaticamente per 10GG di recapitare il file xml alla PA. In caso di esito negativo si avrà la notifica di attestazione di avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito. Una volta ricevuta questa notifica può contattare la PA in autonomia e inviare il documento utilizzando un canale diverso da quello di Fattura XML. Respinto: la fattura si trova in questo stato a seguito di una notifica di rifiuto; la PA destinataria ha ricevuto la fattura e ha deciso di non accettarla indicando il motivo della non accettazione. Fattura emessa!!

12 Dettaglio Flussi Fatturazione Elettronica alla PA parte1 UTENTE FatturaXML (Emittente) RA (Trasmittente) SDI PA (Cessionario) Utente che si avvale del portale FatturaXML per gestire la fatturazione elettronica INVIA ALLO SDI verifica correttezza nomenclatura del file fattura e inoltra alla PA Ricezione della fattura, iscrizione nel "Registro unico delle fatture" ACCETTAZIONE DELLA FATTURA CONTROLLO OK VERIFICA E RIFIUTO FATTURA Apportare le modifiche richieste e adottare le opportune soluzioni illustrate in "casistiche post invio" ABBINAMENTO DELLE NOTIFICHE DIRETTAMENT E ALL'INTERNO DEI SINGOLI DOCUMENTI PER OGNI FATTURA XML CONTROLLO FALLITO CONTROLLO OK MA PROBLEMA INOLTRO ALLA PA VERIFICA E NON SEGNALA ALCUN ESITO PER 15 GG NON RICEVONO ALCUNA FATTURA

13 Dettaglio Flussi Fatturazione Elettronica alla PA parte2 DATA ENTRY IMPORT pronta da inviare. Il sistema prevede che la fattura inviata transiti da RA al Gateway, scopo di Utenti utenti RA e-is Gateway SDI

14 Analisi casistiche Post invio: Fattura con notifica di scarto parte 1 Azioni svolte dal sistema nel caso in cui una fattura venga scartata e conseguenti Chi effettua lo scarto? La ricevuta di scarto viene inviata dopo che lo SDI effettua i controlli formali sul file fattura. una notifica di scarto. Tutte le fatture scartate sono visualizzabili in Fatture Attive > Ricerca in cui si ha il tracking completo delle fatture Azioni da svolgere La fattura scartata dal SDI va cancellata e reinserita nuovamente con le debite correzioni. Pertanto andrà riemessa una nuova fattura con lo stesso numero documento senza alcuna emissione di note di credito, questo perché la PA, di fatto, non ha ricevuto alcun documento Come cancellare la fattura esemp.)

15 Analisi casistiche Post invio: Fattura con notifica di scarto parte2

16 Analisi casistiche Post invio: Fattura con notifica di scarto parte 3 CONTROLLO OK Inoltro alla PA Fattura inoltrata alla PA La Fattura da adesso è EMESSA In attesa di ricevuta Accettazione Invio della fattura SDI controlla nomenclatura corretta del file XML CONTROLLO FALLITO No inoltro alla PA NOTIFICA DI SCARTO La fattura NON è emessa perchè la PA non ha ricevuto alcun doc. Cancellare la fattura, correggerla e reinserirla con lo stesso numero documento e inviarla nuovamente con Fattura XML

17 Analisi casistiche Post invio: Fattura con notifica di decorrenza dei termini parte 1 Quando si riceve una notifica DT (Decorrenza termini)? consegna. Qualora, dopo 15 giorni dalla ricevuta consegna, non pervenga alcuna ricevuta esito da parte della PA, lo SDI invia una notifica di Decorrenza termini Azioni da svolgere La fattura è stata correttamente emessa pertanto può essere reinviata tramite altro canale, anche cartaceo. I clienti Italstudio dovranno scaricare il file zip completo (file xml + notifiche) e inviarlo tramite pec. può contattare la PA in autonomia e inviare il documento utilizzando un canale diverso da quello di Fattura XML. Oppure come per le respinte: emissione nota di credito per storno e reinvio di una nuova fattura.

18 Analisi casistiche Post invio: Fattura con notifica di decorrenza dei termini parte 2 Caso particolare: Se in seguito ad una notifica di decorrenza dei termini, il pagamento da parte della PA risulta correttamente effettuato, può essere dovuto al fatto che la PA non ha fatturazione elettronica senza spedire ulteriore fattura. (Verrà tutto correttamente e automaticamente conservato da RA)

19 Analisi casistiche Post invio: Fattura con notifica di decorrenza dei termini parte 3 Invio Fattura SDI verifica correttezza nomenclatura file Controllo OK Inoltro alla PA Fattura Emessa! NOTIFICA DI CONSEGNA Se dopo 15GG lo SDI non riceve dalla PA la Notifica di accettazione NOTIFICA DECORRENZA TERMINI La fattura può essere reinviata con altro canale anche cartaceo, ma non con Fattura XML

20 Analisi casistiche Post invio: Fattura non consegnata e impossibilità di recapito parte 1 Azioni svolte dal sistema nel caso in cui una fattura assuma lo stato di Quando si riceve una notifica Mancata consegna(mc) e Impossibilità recapito(at)? (MC). La Mancata Consegna rappresenta uno stato transitorio e non uno stato definitivo: temporale di 10 giorni si trasformerà in Consegnata o in Attestazione di avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito(at). Azioni da svolgere: Può essere inviata tramite altro canale (es. PEC), anche cartaceo. I clienti Italstudio dovranno scaricare il file zip completo (file xml + notifiche) e inviarlo tramite pec. può contattare la PA in autonomia e inviare il documento utilizzando un canale diverso da quello di Fattura XML.

21 Analisi casistiche Post invio: Fattura non consegnata e impossibilità di recapito parte 2 Invio Fattura SDI Controllo e inoltro Fallito della fattura NOTIFICA MANCATA CONSEGNA Per 10 GG in automatico lo SDI tenta il reinvio della fattura alla PA

22 Analisi casistiche Post invio: Fattura Respinta parte 1 Azioni svolte dal sistema nel caso in cui una fattura venga respinta e Chi respinge la fattura? Le fatture vengono respinte o rifiutate dalla PA in base alle motivazioni segnalate dalla stessa per le quali in seguito rilasceranno, ad esempio, una notifica di esito di non accettazione oppure una notifica di decorrenza termini. NB: La fattura è stata fiscalmente emessa! È possibile eliminare una fattura rifiutata? NO. Le fatture respinte non possono essere cancellate perché sono passate dallo SDI e sono state consegnate alla PA, la quale è tenuta a registrarle nel «Registro unico delle fatture» (diverso dal registro iva) a prescindere dal

23 Azioni da svolgere Analisi casistiche Post invio: Fattura Respinta parte 2 La procedura corretta da seguire è quella di, emettere una nota di credito (riportante i riferimenti della fattura errata) che consente di annullare la fattura emessa contestata dalla PA e, successivamente, riemettere la fattura corretta con nuovo numero documento, così come previsto dall'art.26 del DPR 63/72.

24 Analisi casistiche Post invio: Fattura Respinta parte 3 Invio Fattura SDI Controllo OK Inoltro alla PA NOTIFICA CONSEGNA Fattura emessa a tutti gli effetti! LA PA CONTROLLA E RESPINGE LA FATTURA Si riceverà NOTIFICA DI NON ACCETTAZIONE NB: la PA è obbligata a registrare le fatture ricevute nell'apposito "Registro unico delle fatture" a prescindere dal momento dell'effettiva contabilizzazione. Emettere una nota di credito con i riferimenti della fattura respinta con la quale si va a stornare il doc. contestato dalla PA. Dopo di che si emette una nuova fattura corretta con nuovo numero documento inviabile tramite il portale FatturaXML

25 Analisi casistiche Post invio: Riassunto Complessivo RICEVUTA CONSEGNA NOTIFICA ACCETTAZIONE CONTROLLO OK INOLTRO ALLA PA RICEVUTA CONSEGNA Se dopo 15GG non arriva la notifica di accettazione dalla PA si avrà NOTIFICA DECORRENZA TERMINI RICEVUTA CONSEGNA La PA controlla e respinge la fattura perciò si avrà NOTIFICA DI NON ACCETTAZIONE SDI CONTROLLO OK, MA LO SDI HA PROBLEMI DI INOLTRO ALLA PA TENTATIVI DI INOLTRO ALLA PA CONTROLLO FALLITO NO INOLTRO ALLA PA NOTIFICA MANCATA CONSEGNA (STATO TRANSITORIO) NOTIFICA DI SCARTO Se dopo 10GG di tentativi di reinvio automatici SDI non consegna alla PA si avrà NOTIFICA IMPOSSIBILITA' RECAPITO Se dopo 10GG di tentativi di reinvio automatici lo SDI consegna alla PA si avrà NOTIFICA DI CONSEGNA

26 Conservazione Sostitutiva La fase di conservazione sostitutiva delle fatture viene compiuta automaticamente dal portale RA responsabile della Conservazione, ogni 30 giorni (fine mese). Vengono portate in conservazione le sole fatture pronte e complete di tutte le notifiche corrette. Al momento sulla piattaforma di Fattura XML non è presente alcuna evidenza di conservazione sostitutiva, con funzioni o sezioni apposite, ma è comunque possibile collegarsi al portale adibito alla conservazione con le relative credenziali di accesso.

27 Visualizzazione delle Notifiche su Portale PA fattura che abbia ricevuto almeno una notifica dal SDI. (occorre entrare nel documento)

28 Implementazioni future In vista della nuova versione del formato XML PA Il tracciato sarà adeguato secondo le normative previste - Modificato il valore nel tipo FormatoTrasmissioneType - Eliminato l'elemento NormaDiRiferimento nel tipo DatiGeneraliType - Modificato il tipo dell'elemento Data nel tipo DatiGeneraliDocumentoType - Modificata la molteplicità dell'elemento Causale nel tipo DatiGeneraliDocumentoType - Sostituito l'elemento NumeroBollo con BolloVirtuale nel tipo DatiBolloType - Modificato il tipo dell'elemento CodicePagamento nel tipo DettaglioPagamentoType - Modificato il valore MP08 nel tipo ModalitaPagamentoType - Aggiunti i valori MP18, MP19, MP20, MP21 nel tipo ModalitaPagamentoType - Modificato il tipo dell'elemento Descrizione nel tipo DettaglioLineeType - Aggiunto il valore N6 nel tipo NaturaType - Aggiunto il tipo String1000LatinType - Aggiunto il tipo BolloVirtualeType - Eliminato il tipo NumeroBolloType - Aggiunto il tipo DataFatturaType