Manuale Fatturazione Elettronica P.A.

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1 Pag. 1 di 17 ID Documento: Titolo Documento: Stato Documento: CIP15.LD Bozza Versione finale Autore Documento: Letizia Di Francesco Proprietario Documento: CIP di Francesco e Vincenzo Carbone snc Via De Felice Catania Storia delle modifiche: Revisione Data Rilascio Modifiche di Descrizione modifiche Letizia Di Francesco Prima versione Francesca Vocca Versioni Software cui si applica: ID Versione Software Correlato Suite Farmasimplex e derivati

2 Pag. 2 di 17 1 Sommario 1 SOMMARIO FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA P.A OPERAZIONI DAL FARMASIMPLEX (VERSIONE 7.3.3) OPERAZIONI DAL RICETTE (VERSIONE 7.3.3)... 10

3 Pag. 3 di 17 2 Fatturazione Elettronica verso la P.A. I requisiti necessari al fine di poter trasmettere fatture in formato XML firmate digitalmente verso la Pubblica Amministrazione sono i seguenti: Nel caso in cui non si abbia aderito all offerta di Promofarma per la firma elettronica e gestione invio file ed archiviazione sostitutiva, bisogna: - Registrarsi al sito della Fatturazione alla P.A. ( Per questo esiste un manuale online facilmente consultabile. - Acquistare un lettore di smart card con una smart card per effettuare la firma digitale di documenti (es. Aruba, dalla Camera di Commercio, da Poste, etc.) - Richiedere al C.I.P. l estensione del Farmasimplex per la generazione dei file in XML In tutti i casi e tipologie di fatturazione elettronica, è indispensabile reperire i seguenti dati, che potranno essere richiesti al proprio commercialista: - Provincia di iscrizione e codice R.E.A. - Tipologia di azienda (es.:srl, spa, sapa, socio unico e se in liquidazione) - Capitale sociale (necessario solo in caso di srl, spa o sapa) Bisogna poi conoscere tutti i dati del cliente a cui fatturare (es.: ASP, INPS, etc.) e cioè: - Dati anagrafici completi per la fatturazione - Codice Identificativo Ministeriale di sei caratteri ( es. LA1234) - Eventuali altri codici come il CIG (Codice Identificativo Gara), se forniti dall ente La Fattura Elettronica va emessa ad enti di Pubblica Amministrazione, ad esempio: - ASP per la WebDPC (in questo caso è il portale WebDPC a generare il file XML) - ASP per altre fatture se e solo se necessario e richiesto (solo in pochi casi è necessario fatturare, in generale è sufficiente la distinta). Qualora serva la fattura ad esempio per le Protesi, è possibile generarla automaticamente con il Ricette contabilizzando le ricette integrative ed in fine ribaltando la fattura in Farmasimplex o, in alternativa, è possibile creare una fattura elettronica di una sola riga riepilogativa se accettata dall ASP, essendo a loro discrezione la scelta - INPS, Comuni, Forze dell Ordine, etc. (in questo caso è il Farmasimplex che genera il file in formato XML partendo da una vendita e generando la fattura) Da ricordare inoltre che la numerazione per la Fattura Elettronica è DEDICATA e non è la stessa delle fatture normali, per cui è necessario tenere traccia manualmente considerando che gli strumenti che emettono fatture sono almeno due (WebDPC e Farmasimplex nel caso delle farmacie, mentre nel caso più generale il Farmasimplex terrà in memoria i contatori dedicati a Fattura Elettronica e Nota Credito Elettronica, così come già viene fatto con gli altri tipi di documento)

4 Pag. 4 di Operazioni dal Farmasimplex (versione 7.3.3) Per la parte concernente il Farmasimplex è necessario: - Avere inserito il cliente in anagrafica in modo completo e corretto. Questa operazione è da eseguirsi una sola volta per ciascun codice ID Ministeriale, es. se vi sono più reparti dell ASP con codici diversi, serviranno più registrazioni, ciascuna con un codice ID Ministeriale proprio - Avere inserito i propri dati di base, questa operazione è da eseguirsi una sola volta alla prima occasione in cui si genera una fattura in XML (Figura ) - Prendere dimestichezza con l uso del portale in cui inviare il file XML: per questo fare riferimento a Promofarma, nel caso si invii tramite Promofarma, o all Help Desk o al manuale del Ministero per gli altri casi - Prendere dimestichezza con le funzioni di fatturazione nel Farmasimplex che in alcuni casi sono molto poco usate da alcune tipologie di clienti che non generano fatture frequentemente Vediamo adesso i vari passaggi necessari alla generazione della Fattura in XML, a partire dall anagrafica del cliente: Dal menu principale del Farmasimplex: B-Vendite, Clienti, Fornitori poi H-Documenti Emessi e cliccare Clie<n>ti Figura 2.1-1

5 Pag. 5 di 17 Cliccare <A>ggiungi ed inserire un nuovo cliente: Fare DOPPIO CLICK su ciascuno dei campi e compilare la Ragione Sociale, il Codice Fiscale e la Partita IVA. Figura Per completare i dati anagrafici del cliente, Cliccare in basso su <M>od. Dettagli e inserire indirizzo, città, etc. Infine, spostarsi su Dati Destinazione e inserire il codice ID DESTINATARIO MINISTERO, senza il quale sarà impossibile inviare qualsiasi fattura elettronica. Al termine, cliccare su SALVA DETT. Figura 2.1-3

6 Pag. 6 di 17 L emissione delle fatture elettroniche o delle note di credito in formato elettronico, e dunque in formato XML, deve essere impostata subito con la scelta corretta del tipo di documento e con la numerazione dedicata, cioè il numero progressivo e la dicitura FE (es. 123/FE), come mostrato in figura: Figura La fattura può essere generata prendendo un qualunque prodotto da vendite e poi cancellando la riga, oppure è possibile creare in parafarmaco interno codici fittizi con descrizioni a vostra discrezione, a voi la scelta più facile e rapida! Una volta inseriti i prodotti di interesse, rimangono due passaggi fondamentali: 1. In basso a destra, nella casella Esigibilità IVA, bisogna selezionare Split Payment: l IVA sarà così versata allo Stato dall ente destinatario (questo solo nel caso di fatture elettroniche emesse nei confronti delle ASP o eventualmente se specificamente richiesto) 2. E necessario agganciare il destinatario. Sul riquadro dell intestazione cliccare su F2: archivio. Si apre così l anagrafica dei clienti. Scegliere la riga di interesse, selezionare e fare invio. Automaticamente tutti i dati del destinatario saranno visionabili in fattura, compreso il suo ID Ministeriale. Una volta che la fattura o nota di credito elettronica è emessa e salvata, tornare alla schermata dei Documenti Emessi, selezionare la riga della fattura, cliccare su XML in basso a sinistra : si avvierà la creazione del file XML da inviare.

7 Pag. 7 di 17 Figura NOTA: in caso di dimenticanza del CODICE IDENTIFICATIVO MINISTERIALE, il Farmasimplex vi avviserà!! Al primo avvio si deve compilare la schermata che appare vuota: scegliere dove salvare il file ( es. sul desktop creando l apposita cartella) ed inserire provincia e codice R.E.A. Se non siete una SRL o SApA con obbligo di indicare il Capitale Sociale, Socio Unico o Società in Liquidazione, premere direttamente Salva. Figura Ciascuna fattura elettronica può necessitare di dati particolari che il committente (il cliente della Pubblica Amministrazione, es. l ASP o l INPS, etc.) vi deve comunicare:

8 Pag. 8 di 17 Figura Questa maschera apparirà ogni volta e bisognerà compilarla con quanto necessariamente fornito dall ente della Pubblica Amministrazione. Indicare l Esigibilità IVA con SCISSIONE dei pagamenti (Split Payment), e se si è in possesso di altri dati, ad esempio il CIG (Codice Identificativo Gara), inserirli negli appositi campi. Infine cliccare Invia dati. Verranno creati due file nella cartella di destinazione prestabilita: - Quello da inviare tramite il fornitore del servizio per l invio delle fatture elettroniche, è il file con il nome IT<vostro codice fiscale> - L altro file è chiamato <<style>> ed è fornito dal Ministero per visualizzare in anteprima la fattura elettronica.

9 Pag. 9 di 17 Figura Anteprima della fattura elettronica, questa si apre cliccando sul file XML ed aprendo con Internet Explorer.

10 Pag. 10 di Operazioni dal Ricette (versione 7.3.3) Nel caso in cui si debbano emettere fatture elettroniche per la fornitura di prodotti che richiedono la fatturazione dell ASP e la relativa fattura dettagliata, sempre che non venga accettata una fattura riepilogativa con una sola riga, creabile direttamente dal Farmasimplex, bisogna prima provvedere alla tariffazione delle ricette integrative. Dal software Ricette : 1) Cliccare M-RICETTE INTEGRATIVE dal menu principale e iniziare innanzitutto inserendo una tantum l anagrafica dell ASP in F Archivio ASL e poi impostando ogni volta la data e il periodo di tariffazione, Figura 2.2-1

11 Pag. 11 di 17 Figura ) È possibile inserire le pratiche con i prodotti ed i prezzi indicati in pratica così da averne traccia per il futuro e poter generare la fattura dettagliata: Figura A parte i Diabetici, per i quali vengono utilizzati i prezzi dell accordo regionale con l IVA al 4%, si può configurare un elenco di prodotti per ogni categoria presente, oppure utilizzare i prodotti ed i prezzi dal proprio archivio di parafarmaco o anche utilizzare l archivio completo ed i prezzi ufficiali.

12 Pag. 12 di 17 Cliccando su E- Archivio Prodotti e poi selezionando in alto il menu di interesse, si possono verificare tre casi: Figura Il caso più standard è l utilizzo dell archivio Parafarmaco con i prezzi ufficiali, semplicemente abilitando le opzioni 2. Utilizzo dell archivio del Parafarmaco Interno applicando a discrezione il prezzo da Banca Dati o quello interno Figura 2.2-5

13 Pag. 13 di 17 Figura Infine è possibile inserire i prodotti che vengono solitamente utilizzati (così da poterli richiamare immediatamente durante la tariffazione delle ricette), indicando non solo il codice e la descrizione, ma anche l IVA e il prezzo al pubblico. L imponibile verrà calcolato automaticamente dal programma. Questo caso è assolutamente necessario quando l IVA non è uguale a quella presente in archivio, o quando si desidera memorizzare il prezzo concordato con l ASP Figura In questa fase si può anche scegliere di usare l Archivio del Parafarmaco, il Prezzo interno o quello ufficiale, semplicemente spuntando l opzione desiderata. Fatto ciò, si può passare all inserimento delle ricette, cliccando sul tasto A-Inserimento Ricette e selezionando il tipo di ricetta dai menu in alto in viola.

14 Pag. 14 di 17 Figura I campi colorati di giallo relativi al numero e alla data di autorizzazione e al paziente, la cui obbligatorietà dipende dalle richieste della vostra ASP di pertinenza, si compilano a propria discrezione. Nel campo articolo, invece, si passa il codice del prodotto da tariffare o il nome. Se il prodotto era stato precedentemente inserito in un elenco completo di tutti i dati (vedi sopra), il programma lo riconoscerà ed inserirà automaticamente la riga con quanto indicato nell elenco. Se, al contrario, il prodotto viene richiamato dall archivio ufficiale, il prezzo sarà quello già stabilito, con la possibilità di modificarlo successivamente con il pulsante <C>ambia prezzo (la finestra di dialogo chiede di digitare il prezzo unitario per il prodotto, così è possibile anche solo arrotondare i decimali). Fare Salva Ricetta e proseguire con la tariffazione. Terminato l inserimento e dopo aver proceduto con l eventuale controllo e/o modifica delle ricette tariffate tramite il pulsante B- Controllo Ricette, si può procedere a stampare la distinta/fattura, scegliendo il tipo di ricetta e l ASP, visto che in alcuni casi si possono avere più sedi: Figura 2.2-9

15 Pag. 15 di 17 A questo punto dare un numero di FATTURA ELETTRONICA, ricordando che la numerazione deve avvenire indicando prima il numero e poi il registro, es. 123/FE (NOTA: non usare ad esempio FE1 o FE/1 ma 1/FE come indicato da Federfarma per permettere gli automatismi integrati!) Figura ) Confermare la data e scegliere Split Payment, e visualizzare la fattura: Figura ) Controllare tutti i dati compresi quelli dell ASP, controllare il numero (es. 123/FE/2015 dato che l anno viene inserito in automatico) ed infine se vi è Split Payment o meno (ultima dicitura in basso)

16 Pag. 16 di 17 Figura ) Dopo aver generato e stampato la fattura e dopo averla salvata così come indicato nella figura in basso, si passa alla sua conversione in XML andando nel gestionale Farmasimplex, in B-Vendite,Clienti,Fornitori e poi in H-Documenti Emessi. Figura

17 Pag. 17 di 17 4) Da qui si dovrà seguire quanto esplicitato nel precedente paragrafo Operazioni dal Farmasimplex (versione 7.3.3) e cioè selezionare la fattura, visualizzarla, controllare che sia tutto come necessario, agganciare il destinatario da F2: archivio, impostare lo Split Payment e salvarla. Infine, si potrà convertire la fattura in formato XML e seguire i passaggi precedentemente indicati. La contabilizzazione delle Ricette Integrative prevede la generazione di Distinta o - nei RARI casi in cui serva di Fattura inclusiva di Split Payment (Scissione dei Pagamenti, ossia è l Ente destinatario a versare direttamente l IVA allo Stato ). Nel caso in cui sia necessaria l emissione di una fattura senza tariffare alcuna ricetta integrativa in dettaglio, sarà sufficiente procedere alla creazione della stessa direttamente dal Farmasimplex come già visto, ricordando di scegliere Split Payment all interno della fattura e di indicarlo anche nella funzione che parte dopo la conversione in XML. NOTA: qualora si utilizzi un modulo o software o servizio esterno di fatturazione (ivi compreso il commercialista) si prega di fare riferimento a questi per delucidazioni in merito. Restiamo a disposizione per chiarimenti e per supportarvi nelle funzioni che competono al C.I.P., invitandovi a fare riferimento ai servizi di help desk della WebDPC (Federfarma) o di Promofarma ( ) per questioni inerenti ai loro sistemi su cui non abbiamo alcun controllo.