Linee Guida per la Presentazione e il Reporting per i Progetti all ESTERO

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1 FAIB Fondazione aiutare i bambini Via Ronchi 17, Milano tel: fax: info@aiutareibambini.it Linee Guida Presentazione e Reporting Progetti Estero MOD 27/A PRO bis Rev. 2 Data: 26/06/2012 Pagina 1 di 8 Linee Guida per la Presentazione e il Reporting per i Progetti all ESTERO Indice 1. PREMESSA 2. LO SCOPO E LA MISSIONE DI AIUTARE I BAMBINI 3. LINEE GUIDA PER LA PRESENTAZIONE, L'APPROVAZIONE E IL SOSTEGNO DEI PROGETTI 3.1 STRATEGIA NELLA SCELTA DEI PROGETTI 3.2 CARATTERISTICHE PROGETTI FINANZIATI 3.3 REQUISITI DELL ORGANIZZAZIONE RICHIEDENTE 3.4 ISTRUZIONI PER LA PRESENTAZIONE DEI PROGETTI 3.5 APPROVAZIONE DEI PROGETTI 3.6 SOSTEGNO AI PROGETTI: EROGAZIONI PROGRAMMATE 4. REPORTING DEI PROGETTI FINANZIATI 5. RENDICONTO FINANZIARIO 5.1 CONFRONTO CON BUDGET APPROVATO 5.2 RENDICONTO DEL CONTRIBUTO APPROVATO DA FAIB 6. INFORMAZIONI E CONTATTI 1/1Pagina 1 di 8 P11111agina 1 di 8

2 1. PREMESSA La Fondazione aiutare i bambini - Onlus (di seguito chiamata FAIB) sostiene progetti rivolti all infanzia in difficoltà in ogni parte del mondo attraverso erogazioni di fondi. 2. LO SCOPO E LA MISSIONE DI FAIB Riportiamo di seguito lo scopo e la missione di FAIB per farvi comprendere quali sono le ragioni che muovono la Fondazione nel sostegno di progetti a favore dei bambini e rendere cosi più chiaro e costruttivo il rapporto con la vostra organizzazione. FAIB è una fondazione laica e indipendente che contribuisce a sostenere progetti sia in Italia che nei paesi in via di sviluppo, senza alcuna discriminazione di sesso, etnia, fede religiosa o politica. FAIB ha lo scopo di aiutare e sostenere i bambini poveri, ammalati, senza istruzione o che hanno subito violenze fisiche o morali per dare loro l opportunità e la speranza di una vita degna di una persona. FAIB si ispira ai principi universali di fratellanza e di solidarietà umana e opera per la diffusione dei diritti dei bambini come stabilito nella Convenzione Internazionale sui diritti dell infanzia approvata dalle Nazioni Unite nel FAIB ha deciso di concentrare le proprie risorse nel finanziare interventi che si ispirano ai seguenti Obiettivi di Millennio (MDGoals). 1) Lotta alla povertà e alla fame (MDG1) : sviluppo agricolo e autosufficienza alimentare, programmi per aumentare l accesso all acqua (MDG7) 2) Ridurre la mortalità infantile e migliorare la salute materna (MDG4 e MDG5) 3) Combattere l AIDS/HIV (MDG6) 4) Rendere universale l educazione primaria (MDG2) 3. LINEE GUIDA PER LA PRESENTAZIONE, L'APPROVAZIONE E IL SO- STEGNO DEI PROGETTI FAIB finanzia interventi nei settori: - ACQUA E SVILUPPO AGRICOLO: progetti per migliorare l accesso alle risorse idriche e favorire l autosostenibilità; - CARDIOCHIRUGIA PEDIATRICA: progetti di cardiochirurgia pediatrica con missioni all estero e interventi in Italia; - SANITA 0-5 ANNI e HIV: interventi sanitari per madri e bambini 0 5 anni e progetti di prevenzione e cura per bambini e madri; - ADOZIONE A DISTANZA 1 : progetti per sostenere gli studi di un minore con interventi pluriennali di adozione a distanza. 1 FAIB è disponibile a sostenere progetti di adozione a distanza gestendo direttamente l abbinamento donatore-bambino che sarà esclusivo. I bambini coinvolti nel progetto di adozione a distanza non dovranno essere adottati da altri sostenitori diversi da quelli di FAIB 2/8

3 3.1 STRATEGIA NELLA SCELTA DEI PROGETTI Al fine di evitare un eccessiva dispersione di risorse, FAIB cerca di concentrare i propri interventi nei paesi in cui già opera. Al 01\07\2012 tali paesi sono: AFRICA: Angola, Benin, Burkina Faso, Camerun, Eritrea, Etiopia, Ghana, Gibouti, Guinea Bissau, Kenya, Madagascar, Mozambico, RDCongo, Senegal, SudAfrica, Sudan, Tanzania, Uganda, Zimbabwe. (19) ASIA: Bangladesh, Cambodia, India, Lebanon, Myanmar, Nepal, Pakistan, Philippines, Thailand, Uzbekistan\Kazakistan (10) LATIN AMERICA: Argentina, Bolivia, Brasil, Colombia, Ecuador, El Salvador, Haiti, Honduras, Nicaragua, Perù, Rep. Dominicana (11) EST-EUROPE: Moldavia, Romania, Serbia (3) Verranno valutati progetti con nuove controparti solo in caso di coerenza con le tematiche prioritarie della Fondazione e solo dopo una visita in loco da parte di personale indicato da FAIB. Al termine di un primo progetto, si procederà a una valutazione sistematica dei risultati raggiunti e delle prospettive di partenariato. La valutazione dei risultati è la base per dialogare sull'avvio di un eventuale programma pluriennale. Nel caso di una richiesta presentata da una nuova controparte, si richiede che la stessa abbia la forma di un microprogetto. I microprogetti hanno le seguenti caratteristiche: - ricadono necessariamente in una delle tematiche prioritarie - prevedono attività semplici da realizzare e da valutare - hanno un costo contenuto, e che preveda un contributo di "aiutare i bambini" di max /8

4 3.2 CARATTERISTICHE PROGETTI FINANZIATI FAIB sostiene solo progetti che ricadono nelle aree prioritarie sopra menzionate. FAIB sostiene solo progetti direttamente indirizzati a minori fino all età di 18 anni. FAIB non interviene a sostegno di casi presentati da singole persone. FAIB finanzia progetti di durata normalmente non superiore a un anno. Eventuali estensioni vanno ripresentate come nuovi progetti alla conclusione del primo. FAIB finanzia normalmente solo una parte delle spese totali (co-finanziamento), riconoscendo nell'auto-organizzazione dei proponenti una garanzia di sostenibilità del progetto stesso. Tale apporto dipende dalle caratteristiche del progetto e dell'organizzazione proponente. In particolare: - le spese finanziabili dal contributo erogato riguardano principalmente le spese relative ai materiali e alle attrezzature, alle attività (opportunamente elencate e organizzate in un piano finanziario), alle spese di ristrutturazione e costruzione. - le spese NON finanziabili dal contributo erogato riguardano gli stipendi del personale di coordinamento e le spese generali dell organizzazione richiedente (utenze, spese ufficio, comunicazione). 3.3 REQUISITI DELL ORGANIZZAZIONE RICHIEDENTE I progetti cui FAIB fornisce il proprio sostegno si caratterizzano per essere proposti e gestiti da un organizzazione LOCALE e da un Responsabile di Progetto 2 che vive nello stesso luogo in cui si trovano i bambini che necessitano di aiuto. Eventuali organizzazioni italiane di appartenenza (sede centrale di ONG, congregazioni religiose, etc) possono svolgere un importante ruolo di partenariato nel progetto, co-finanziando i costi e a- gevolando la comunicazione tra FAIB e il Responsabile di Progetto. L organizzazione richiedente deve: - essere legalmente riconosciuta dallo Stato in cui si trova ad operare; - essere non profit, dimostrando, ove possibile, l iscrizione ad albi o elenchi di organizzazioni autorizzate a ricevere fondi da finanziatori esteri; - avere esperienze documentabili nel settore di attività e presentando, ove disponibili, i bilanci degli ultimi tre anni. 3.4 ISTRUZIONI PER LA PRESENTAZIONE DEI PROGETTI Le richieste devono essere presentate, in ogni momento dell anno, utilizzando gli appositi moduli per la presentazione di un progetto disponibili sito internet compilati in ogni loro parte, compresi gli allegati pertinenti (preventivi, report fotografico, planimetrie, bilanci dell organizzazione proponente etc). 2 In caso di approvazione FAIB considera il Responsabile di Progetto il soggetto fondamentale per garantire la realizzazione di tutte le azioni necessarie a raggiungere gli obiettivi del progetto e gli attribuisce le seguenti responsabilità: a) la gestione operativa del progetto; b) la gestione delle erogazioni in denaro o dei beni materiali ricevuti da FAIB; c) la comunicazione e la gestione della corrispondenza con FAIB nella gestione del progetto. d) la gestione dei dati personali dei bambini beneficiari 4/8

5 La presentazione delle richieste, inclusi gli allegati pertinenti, deve avvenire in via telematica con lettera di accompagnamento del Responsabile di Progetto indirizzata a progetti@aiutareibambini.it, cui verrà data conferma di ricezione. 3.5 APPROVAZIONE DEI PROGETTI Le richieste vengono analizzate in una prima fase dal desk di area competente per una verifica della completezza delle informazioni, cui può far seguito una richiesta di integrazioni e\o l organizzazione di una visita in loco. Una volta completato il dossier e\o effettuata la visita in loco, occorre considerare un tempo medio di attesa di circa sei mesi prima di una decisione formale in merito alla richiesta presentata. La valutazione delle richieste presentate viene svolta da un apposito Comitato Tecnico, che opera con autonomia, indipendenza di giudizio e in base a criteri oggettivi di selezione (parametri) che permettono di assegnare ad ogni progetto un determinato punteggio tra 0 e 100. I parametri sono pubblici e disponibili sul sito internet e riportati di seguito: Parametri di selezione dei progetti 1) Povertà economica e di beni di sussistenza dei bambini 2) Malattia o handicap dei bambini 3) Istruzione scolastica dei bambini 4) Emarginazione sociale dei bambini 5) Urgenza e gravità dei problemi presenti nella vita dei bambini 6) Coerenza, chiarezza ed efficacia tra i bisogni dei bambini ed il progetto proposto 7) Numero di bambini direttamente aiutati 8) Benefici del progetto sulla comunità locale 9) Sostenibilità economica e gestionale del progetto 10) Capacità del richiedente di gestire il progetto Le richieste discusse dal Comitato Tecnico sono trimestralmente sottoposte al Consiglio di Amministrazione, che decide in merito all approvazione o alla bocciatura della richiesta. Tale decisione verrà successivamente comunicata all organizzazione richiedente. 3.6 SOSTEGNO AI PROGETTI: EROGAZIONI PROGRAMMATE Una volta che il Consiglio di Amministrazione ha approvato una richiesta, i tempi e le modalità di erogazione del contributo approvato vengono regolati da un apposito Contratto Etico sottoscritto tra FAIB e l'organizzazione richiedente, in cui sono descritte in maniera chiara e trasparente le fasi progressive del progetto. Il Contratto Etico costituisce il documento fondamentale che stabilisce le responsabilità e gli impegni di FAIB e dell'organizzazione richiedente. La sua sottoscrizione e completa accettazione sono condizioni essenziali per l'erogazione dei fondi. Il contributo di FAIB è normalmente suddiviso in più erogazioni, legate al raggiungimento degli obiettivi prefissati in ogni fase progressiva. 5/8

6 In genere la prima erogazione viene inviata alla sottoscrizione del contratto, mentre le successive vengono effettuate dopo un accurata valutazione della documentazione e della reportistica prevista nel contratto. Tale valutazione esaminerà il grado di coerenza di ciò che è stato realizzato con il progetto presentato e la corretta gestione economica-finanziaria del progetto stesso. Di norma l ultima erogazione avviene a consuntivo dopo la conclusione del progetto e dopo la presentazione di un report finale compilato secondo le indicazioni descritte nei punti successivi. 6/8

7 4. REPORTING DEI PROGETTI FINANZIATI I documenti di reporting devono normalmente essere presentati prima di ogni erogazione prevista (successiva alla prima) e alla conclusione dell'intervento (report finale). Pur differenziandosi a seconda delle caratteristiche di ogni singolo progetto, ogni documento di reporting si compone di 3 elementi fondamentali: 4.1 RELAZIONE DESCRITTIVA sull'andamento del progetto, che evidenzi: Titolo del progetto e luogo dell'intervento Organizzazione responsabile del progetto, e nome del responsabile Obiettivi della fase di riferimento Attività realizzate e risultati raggiunti con particolare riguardo all impatto sociale del progetto Beneficiari diretti e indiretti delle attività Obiettivi e attività da realizzare nella fase successiva 4.2 RENDICONTO FINANZIARIO, cioè l'elencazione strutturata delle spese sostenute e coperte dal contributo ricevuto (vedi oltre punto 5.) 4.3 REPORT FOTOGRAFICO, possibilmente inviato in via telematica, che mostri visivamente i progressi del progetti e i beneficiari dello stesso. FAIB si riserva il diritto di richiedere le fatture originali delle spese sostenute grazie al contributo ricevuto, e inviare proprio personale per una valutazione tecnica dell avanzamento del progetto. Nel caso in cui, nel corso della realizzazione del progetto, si rendessero necessarie modifiche di budget o delle attività da realizzare, il Responsabile di progetto dovrà tempestivamente prendere contatto con FAIB e concordare ogni variazione. 5. RENDICONTO FINANZIARIO Il rendiconto finanziario delle spese sostenute dovrà seguire le seguenti indicazioni: 5.1 CONFRONTO CON BUDGET APPROVATO Il rendiconto dovrà seguire la stessa forma e struttura del budget approvato, evidenziando i principali scostamenti, se intervenuti. Il rendiconto dovrà mostrare in forma tabellare le principali entrate e uscite relative al progetto, includendo anche le spese coperte da altri finanziatori e dall organizzazione proponente (vedi allegato in excel Modello rendiconto finanziario ). 5.2 RENDICONTO DEL CONTRIBUTO APPROVATO DA FAIB Il rendiconto del contributo ricevuto da FAIB andrà evidenziato da una semplice tabella (vedi allegato in excel Modello rendiconto finanziario ) che elenca tutte le spese coperte dal contributo della Fondazione. Il Responsabile di Progetto dovrà mantenere aggiornata questa tabella, e inviarla al completamento di ogni fase del progetto e al termine dello stesso. 7/8

8 In un apposito raccoglitore il Responsabile di Progetto dovrà tenere gli originali delle fatture relative alle spese, nello stesso ordine della tabella. Non è necessario inviare copia delle fatture; è sufficiente conservarle in originale in un apposito raccoglitore negli uffici del Responsabile di Progetto. FAIB si riserva il diritto, per un periodo di cinque anni, di effettuare controlli a campione su tale documentazione. FAIB si riserva il diritto, per le proprie esigenze di comunicazione e rendicontazione verso i donatori, di richiedere copia di parte o di tutte le fatture. Le fatture per le spese coperte dal contributo di FAIB non potranno ovviamente essere presentate ad altri finanziatori. Se reputato necessario, FAIB si riserva il diritto di richiedere anche copie delle fatture relative al progetto non coperte dal contributo della Fondazione. 6. INFORMAZIONI E CONTATTI Per ulteriori informazioni scrivere a: progetti@aiutareibambini.it 8/8