IP Office Guida per gli utenti delle caselle postali Intuity

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1 IP Office Guida per gli utenti delle caselle postali Intuity 40DHB0002TYDL 6 Edizione (24/10/2003)

2 Utente casella postale Intuity IP Office Sommario Funzionamento generale UTENTE CASELLA POSTALE INTUITY IP OFFICE...3 FUNZIONAMENTO GENERALE...3 Preparazione...3 Richieste vocali e Guida...3 Diagramma di flusso dell'utente delle caselle postali Intuity...4 MENU ATTIVITÀ...5 Opzioni...5 REGISTRAZIONE DI MESSAGGI...6 RICEZIONE DEI MESSAGGI...7 Risposta o inoltro di messaggi...8 AMMINISTRA ANNUNCI PERSONALI...9 Gestisci annunci...9 Modifica annunci...9 Scannerizza tutti gli annunci...9 Attiva un annuncio...10 Amministra tipi di chiamata...10 ANNUNCI PERSONALI MULTIPLI...10 AMMINISTRA OPZIONI PERSONALI...11 Cambia password personale...11 Ri-registra nome personale...11 Indirizzo prima/dopo registrazione...11 Accetta risposta a chiamata...11 SCANNERIZZA MESSAGGI...11 AZIONI DEL CHIAMANTE DOPO AVER LASCIATO UN MESSAGGIO...12 INDICE...13

3 Utente casella postale Intuity IP Office Pagina 3 Utente casella postale Intuity IP Office Funzionamento generale Il presente manuale illustra le modalità per accedere alla propria posta vocale, per rispondere ai messaggi e per modificare la propria casella di posta. Tutti gli utenti possono utilizzare i seguenti codici funzione predefiniti. L'Amministratore di sistema comunica a ciascun utente il codice PIN delle caselle postali. Accesso alla propria casella di posta dall'interno personale: *17 Attivazione/disattivazione Voic *18 / *19 Attivazione/disattivazione richiamata Voic *48 / *49 Preparazione La prima volta in cui si chiama la propria casella di posta, viene chiesto di registrare il proprio nome affinché sia possibile utilizzarlo negli annunci di sistema. 1. Sollevare il ricevitore e comporre * Immettere il numero di interno e premere #. 3. Immettere la password e premere #. Se non è stata impostata alcuna password, premere #. Immettere una password e premere #. La password non può essere uguale al numero di interno, non può essere composta dallo stesso numero ripetuto più volte o da cifre consecutive. Immettere di nuovo la password e premere #. 4. Premere 1 e pronunciare il proprio nome. La registrazione viene riprodotta. Premere # per accettare la registrazione. Premere 1 per registrare di nuovo il proprio nome. Quando si chiama la propria casella postale e vi si accede, si raggiunge il menu principale. Il menu principale viene anche denominato menu Attività. Richieste vocali e Guida Dopo avere eseguito la procedura di accesso, una richiesta vocale fornisce istruzioni. Per consultare la guida in qualsiasi momento premere *4. Per tornare al menu principale premere *7. Se è stata raggiunta la fine del menu è possibile tornare al menu precedente premendo #. Guida per gli utenti delle caselle postali Intuity Pagina 3

4 Utente casella postale Intuity IP Office Pagina 4 Diagramma di flusso dell'utente delle caselle postali Intuity Quando ricevono la posta dalle rispettive caselle postali, gli utenti possono accedere ai controlli descritti di seguito. Guida per gli utenti delle caselle postali Intuity Pagina 4

5 Utente casella postale Intuity IP Office Pagina 5 Menu Attività Quando si accede alla propria casella postale, si raggiunge il menu Attività. Opzioni Una richiesta vocale annuncia le prime tre opzioni. Pur non venendo pronunciate, sono disponibili anche altre opzioni a cui si accede premendo il rispettivo numero. Opzione di menu Attività 1 Registra: consente di inviare messaggi alla casella postale di altri utenti. 2 Ricezione: consente di gestire i messaggi nella propria casella postale. 3 Amministra annunci personali: consente di modificare, aggiungere ed eliminare gli annunci e impostare i tipi di chiamata. 5 Opzioni personali: consente di cambiare la password della casella postale e di impostare altre opzioni. 7 Scannerizza messaggi: consente di ascoltare tutti i messaggi. Nota: in genere è possibile comporre durante una richiesta vocale di immissione di un comando senza dovere attendere la fine della richiesta. Non è tuttavia possibile comporre durante la riproduzione di messaggi di errore o di richieste che il sistema ritiene debbano essere ascoltati. Guida per gli utenti delle caselle postali Intuity Pagina 5

6 Utente casella postale Intuity IP Office Pagina 6 Registrazione di messaggi Per inviare messaggi a una casella postale, attenersi alle indicazioni riportate di seguito. 1. Accedere alla casella postale. 2. Premere 1 e pronunciare il messaggio dopo il segnale acustico. 3. Premere # per concludere la registrazione. OPPURE Premere 1 per modificare la registrazione appena fatta. Premere 1 per interrompere/avviare la registrazione. Premere 2 per riavvolgere la registrazione. Premere 23 per riprodurre la registrazione. Premere *3 per eliminare la registrazione. Premere # per approvare la registrazione. 4. È necessario abbinare un indirizzo al messaggio registrato. Immettere il numero di interno e premere #. Premere # per accettare l'indirizzo. Premere *2 per cambiare il nome/numero. Premere *3 per annullare l'indirizzo. 5. Per inviare il messaggio premere #. OPPURE Per impostare le opzioni di recapito premere 0. Premere 1 per contrassegnare il messaggio con Privato. Premere 2 per contrassegnare il messaggio con Priorità. Premere # per inviare il messaggio. Guida per gli utenti delle caselle postali Intuity Pagina 6

7 Utente casella postale Intuity IP Office Pagina 7 Ricezione dei messaggi È possibile ascoltare i messaggi lasciati nella casella di posta. 1. Accedere alla casella postale. Quando si accede, viene annunciato il numero di nuovi messaggi, compreso il numero dei messaggi contrassegnati con Priorità. 2. Premere 2 per ricevere i messaggi. Nota: quando si ricevono i messaggi, vengono visualizzati per primi quelli contrassegnati con Priorità. Quando si ascoltano i messaggi, è possibile premere le opzioni riportate di seguito. Opzione di menu 0 Ascolta il messaggio. # Ignora il messaggio. Azione *# Passa a categoria successiva. 1 Rispondi o inoltra il messaggio. 2 Riavvia il messaggio. *2 Passa a messaggio precedente. 3 Pausa/Riprendi. *3 Elimina e continua al messaggio successivo. **4 Conserva in categoria corrente e ignora. 5 Backup di 5 secondi. 6 Avanza. **8 Non eliminare messaggio appena eliminato. 23 Ripeti intestazione. La casella di posta conserva i messaggi in entrata fino a quando vengono eliminati dall'utente o automaticamente al termine del periodo di tempo preimpostato. Per impostazione predefinita, il messaggi vengono eliminati 720 ore dopo essere stati riprodotti. Guida per gli utenti delle caselle postali Intuity Pagina 7

8 Utente casella postale Intuity IP Office Pagina 8 Risposta o inoltro di messaggi Quando si ascolta un messaggio è possibile rispondere al messaggio o inoltrarlo premendo 1 e selezionando quindi una delle opzioni riportate di seguito. Opzio ne di menu 0 Chiama il mittente. Azione 1 Invia risposta al messaggio voic . Per rispondere senza allegare il messaggio originale, premere 6. Per allegare il messaggio originale alla risposta, premere 9. 2 Inoltra il messaggio con un commento all'inizio. 3 Inoltra il messaggio con un commento alla fine. 4 Invia un nuovo messaggio ad altri. Dopo avere inoltrato un messaggio, premere # per tornare al menu di ricezione. Viene visualizzato il messaggio appena inoltrato. Premere *3 per eliminarlo e ascoltare il messaggio successivo oppure premere # per ignorare il messaggio e ascoltare il successivo. Per informazioni dettagliate sull'invio di messaggi, vedere a pagina 6. Nota: i messaggi contrassegnati con Privato non possono essere inoltrati a un'altra casella di posta. Guida per gli utenti delle caselle postali Intuity Pagina 8

9 Utente casella postale Intuity IP Office Pagina 9 Amministra annunci personali È possibile registrare degli annunci personali per la propria casella di posta. Una volta registrati, gli annunci possono essere modificati, eliminati, attivati e assegnati a diversi tipi di chiamate. 1. Accedere alla casella postale. 2. Premere 3 per accedere ai messaggi personali. Se è stato selezionato un tipo di chiamata, un annuncio elenca i tipi di chiamate e gli annunci ad esse assegnati, ad es. "per chiamate fuori orario attiva annuncio 1" Gestisci annunci Per ascoltare gli annunci eseguire le operazioni riportate di seguito. 1. Premere 0 per ascoltare gli annunci registrati. 2. Immettere il numero dell'annuncio. L'annuncio viene riprodotto. Al termine della riproduzione è possibile eseguire una delle azioni elencate di seguito. Premere 0 per riascoltare l'annuncio. Premere 1 per registrare di nuovo l'annuncio. Premere 2 per rivedere lo stato dell'annuncio. Premere *3 per eliminare l'annuncio. Premere # per salvare l'annuncio. Modifica annunci Questa opzione consente di creare e modificare gli annunci. Per creare, modificare o eliminare gli annunci, eseguire le operazioni descritte di seguito. 1. Premere Immettere il numero dell'annuncio. Per registrare un nuovo annuncio, immettere il nuovo numero ad esso relativo e seguire le richieste visualizzate. L'annuncio viene riprodotto. Al termine della riproduzione è possibile eseguire una delle azioni elencate di seguito. Premere 0 per riascoltare l'annuncio. Premere 1 per registrare di nuovo l'annuncio. Premere *3 per eliminare la registrazione. Premere # per salvare l'annuncio. Nota: per individuare il numero dell'annuncio, ascoltare tutti gli annunci registrati tramite l'opzione Scannerizza tutti gli annunci. Scannerizza tutti gli annunci Per scannerizzare tutti gli annunci, eseguire le operazioni riportate di seguito. 1. Premere Viene dichiarato lo stato di ogni annuncio, ad es. Annuncio 1 registrato ma non attivato. A questo punto sono disponibili due opzioni. Premere 0 per ascoltare l'annuncio. Premere # per passare all'annuncio successivo. Guida per gli utenti delle caselle postali Intuity Pagina 9

10 Utente casella postale Intuity IP Office Pagina 10 Attiva un annuncio Prima di poter essere ascoltato dai chiamanti un annuncio deve essere attivato. Per attivare un annuncio, eseguire le operazioni riportate di seguito. 1. Premere Immettere il numero di annuncio da utilizzare per tutte le chiamate: Se sono stati specificati i tipi di chiamate, selezionare il tipo di chiamata da abbinare all'annuncio. Nota: per disattivare un annuncio è necessario attivare un altro annuncio per lo stesso tipo di chiamata. Amministra tipi di chiamata È possibile registrare annunci per specifici tipi di chiamate. Per selezionare i tipi di chiamate, eseguire le operazioni riportate di seguito. 1. Premere Selezionare i tipi di chiamate desiderati e premere #. Opzione di menu Azione 1 Distinguere tra chiamate interne/esterne. 2 Distinguere tra chiamate occupate/senza risposta. 3 Chiamata identificata ricevuta fuori orario. 5 Lo stesso annuncio è utilizzato per tutte le chiamate. Nota: se non sono più necessari tipi di chiamate diversi e si desidera utilizzare un unico annuncio per tutte le chiamate, selezionare l'opzione 5. Annunci personali multipli È possibile assegnare annunci personali a specifici tipi di chiamate in entrata. Gli annunci specifici possono essere impostati per i tipi di chiamate elencati di seguito. Chiamate interne Chiamate esterne Chiamate occupate Chiamate senza risposta Chiamate fuori orario Per assegnare gli annunci a chiamate specifiche, eseguire le operazioni riportate di seguito. 1. Definire il tipo di chiamata che si desidera distinguere. Vedere Amministra tipi di chiamata a pagina Assegnare un annuncio ai tipi di chiamata. Vedere Attiva un annuncio a pagina 10. Guida per gli utenti delle caselle postali Intuity Pagina 10

11 Utente casella postale Intuity IP Office Pagina 11 Amministra opzioni personali È possibile modificare le opzioni personali della propria casella di posta. 1. Accedere alla casella postale. 2. Premere 5 per accedere alle opzioni personali. Cambia password personale Per cambiare la password personale, eseguire le operazioni riportate di seguito. 1. Premere 4 per cambiare la password. 2. Immettere la nuova password e premere #. 3. Immettere di nuovo la nuova password e premere #. Ri-registra nome personale Per ri-registrare il proprio nome, eseguire le operazioni riportate di seguito. 1. Premere 5 e pronunciare il nome dopo il segnale acustico. 2. Premere 1 per interrompere la registrazione. La registrazione viene riprodotta. Premere # per accettare la registrazione. Premere 1 per ri-registrare il proprio nome. Indirizzo prima/dopo registrazione Prima di essere registrati, è possibile abbinare un indirizzo ai messaggi. Premere 6 per passare all'inserimento dell'indirizzo prima o dopo la registrazione del messaggio. Accetta risposta a chiamata È possibile specificare se consentire o impedire che i chiamanti lascino dei messaggi. Per passare da un'opzione all'altra, premere 7 e seguire le richieste. Scannerizza messaggi Per ascoltare i messaggi contenuti nella casella postale, premere 7 nel menu Attività e selezionare la modalità di ascolto dei messaggi. Opzione di menu Azione 1 Scannerizza le intestazioni e i messaggi. 2 Scannerizza soltanto le intestazioni. 3 Scannerizza soltanto i messaggi. Guida per gli utenti delle caselle postali Intuity Pagina 11

12 Azioni del chiamante dopo aver lasciato un messaggio Azioni del chiamante dopo aver lasciato un messaggio Una volta completato il messaggio, i chiamanti che lasciano messaggi nella casella di posta possono premere # invece di riagganciare. In questo caso, udiranno una serie di ulteriori opzioni. Se si desidera che i chiamanti utilizzino queste opzioni, menzionare la necessità di premere # nell'annuncio. Di seguito vengono riportate le opzioni disponibili. Accesso alla propria casella di posta (solo chiamanti interni): premere *R. Trasferimento a un altro interno: premere *T. Trasferimento a un interno di backup: premere 0. Questo si verifica se è stato specificato l'interno di backup. Il supervisore di sistema dovrà apportare le modifiche richieste in Manager. Per porre fine alla chiamata: premere **9 o riagganciare. Per accedere alla Rubrica Nome/Numero: premere **N. Pa Guida per gli utenti delle caselle postali Intuity Pagina 12

13 Indice Pagina 13 Indice A Annunci Ascolta annunci personali... 9 Attivare Crea... 9 Elimina... 9 Modifica... 9 per tipi di chiamate specifici Scannerizza tutto... 9 M Messaggi Ascolta... 7 Contrassegna i messaggi con Priorità... 6 Contrassegna i messaggi con Privato... 6 Elimina... 7 Ignora... 7 Inoltra... 7 Inoltro... 8 Invia messaggio vocale... 6 Non eliminare... 7 Pausa... 7 Preimposta tempo di eliminazione... 7 Privato... 8 Ripeti... 7 Risposta... 8 P Password Cambia R Registra nome Prima volta... 3 Ri-registra nome Ri-registra Guida per gli utenti delle caselle postali Intuity Pagina 13

14 Indice Pagina 14 Le cifre e i dati riportati nella presente documentazione sono generici e devono essere specificamente confermati per iscritto da Avaya prima di poter essere applicati a qualsiasi ordine o contratto particolare. L azienda si riserva il diritto di apportare modifiche o variazioni alle caratteristiche tecniche dettagliate a propria discrezione. La pubblicazione di informazioni nella presente documentazione non implica la libertà da brevetti o altri diritti di protezione di Avaya o altri. La proprietà intellettuale relativa a questo prodotto (inclusi marchi di fabbrica) e registrata a Lucent Technologies è stata trasferita o autorizzata da Avaya. Tutti i marchi contrassegnati dai simboli o sono rispettivamente marchi o marchi registrati di Avaya Inc. Tutti gli altri marchi sono di proprietà dei rispettivi titolari. Questo documento contiene informazioni proprietarie di Avaya e non deve essere divulgato o utilizzato se non in conformità agli accordi applicabili. Commenti o suggerimenti relativi alla presente documentazione devono essere inviati a "wgctechpubs@avaya.com" Avaya Inc. Tutti i diritti riservati. Avaya Sterling Court Mundells Welwyn Garden City Hertfordshire AL7 1LZ Inghilterra Tel.: +44 (0) Fax: +44 (0) contact@avaya.com Web: Guida per gli utenti delle caselle postali Intuity Pagina 14