WAM E-Invoice Fatturazione Elettronica a standard PA con integrazione ad Archiviazione e Conservazione Sostitutiva. Faber System è certificata

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1 WAM E-Invoice Fatturazione Elettronica a standard PA con integrazione ad Archiviazione e Conservazione Sostitutiva Faber System è certificata

2 La Fatturazione Elettronica Pubblicato in Gazzetta Ufficiale il Decreto Attuativo sull obbligo di Fatturazione Elettronica alla Pubblica Amministrazione: obbligo alla dematerializzazione entro mesi. Tutte le amministrazioni non potranno né accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né procedere al pagamento, neppure parziale, sino all'invio del documento in forma elettronica. La Fattura Elettronica ha stesso valore legale della versione cartacea e si caratterizza per il suo invio tramite modalità elettronica, nel rispetto delle seguenti caratteristiche: Formato: la fattura deve rispettare un formato elettronico quale XML, PDF, EDIFACT... Integrità e autenticità: la trasmissione della fattura deve garantire l autenticità dell origine e l integrità del contenuto, ottenibile attraverso lo scambio su standard EDI, l utilizzo della Firma Elettronica Avanzata, la tracciabilità delle fatture. In Italia, i mittenti ed i destinatari di fatture elettroniche sono tenuti a procedere alla conservazione sostitutiva delle fatture stesse, al fine di garantirne la tenuta secondo le normative vigenti. La piattaforma WAM integra tutte le fasi di Fatturazione Elettronica, dalla creazione del documento alla sua conservazione sostitutiva a norma.

3 La normativa di riferimento Decreto attuativo relativo al Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell'articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n (13G00097) (GU n.118 del ) Per le pubbliche amministrazioni destinatarie vige il divieto di accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea e di procedere al pagamento, anche parziale, sino all'invio del documento elettronico. Le aziende private dovranno attivarsi entro 24 mesi dal 6 giugno La P.A. dovrà essere attiva entro 6/12 mesi, con possibile partenza da dicembre I fornitori delle amministrazioni pubbliche dovranno, invece, gestire il proprio ciclo di fatturazione esclusivamente in modalità elettronica, non solo nelle fasi di emissione e trasmissione ma anche in quella di conservazione (conservazione sostitutiva).

4 Le fasi del progetto di Fatturazione Elettronica 1/9 Faber System, nell ambito dei servizi proposti di Fatturazione Elettronica, ha sviluppato per propri clienti il processo di adeguamento alle recenti normative che richiedono la modalità elettronica per la fatturazione verso la Pubblica Amministrazione. Faber System si occuperà di: 1. ACCREDITARE IL CANALE DI INVIO DELLE FATTURE Il Sistema di Interscambio La Finanziaria 2008 ha stabilito che la trasmissione delle fatture elettroniche destinate all amministrazione dello stato debba avvenire attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Il Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, numero 55, stabilisce le regole in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica e definisce le modalità di funzionamento del Sistema di Interscambio. Legge Finanziaria 2008, sul sito di ufficiale di Normattiva Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, numero 55, sul sito di ufficiale di Normattiva Cos'è il Sistema di Interscambio (SdI) Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico in grado di: ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA, effettuare controlli sui file ricevuti, inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie. Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi ad archiviazione e conservazione delle fatture.

5 I possibili canali di invio di fatture e documenti 2/9 Flusso di Fatturazione Elettronica attraverso il Sistema di Interscambio Cos'è il Sistema di Interscambio (SdI)

6 Le fasi del progetto di Fatturazione Elettronica 3/9 2. TRASFORMARE LE FATTURE NEL FORMATO ADEGUATO AI REQUISITI RICHIESTI DALLA PA Faber System è in grado di gestire formati di ingresso diversificati: PDF (previa verifica): l invio da parte del cliente a Faber System del semplice PDF consente importanti risparmi per il cliente, tra cui il vantaggio di non dover creare output complessi. Data Entry dati fattura direttamente dalla piattaforma WAM XML IDOC per SAP Tabelle File di spool Interfacciamento con ERP (SAP, JD Edwards, Oracle...) EDI Il formato della FatturaPA Il contenuto informativo della FatturaPA prevede le informazioni da riportare obbligatoriamente in fattura in quanto rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente; in aggiunta a queste il formato prevede l indicazione obbligatoria delle informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio. Per favorire l automazione informatica del processo di fatturazione, a integrazione delle informazioni obbligatorie, il formato prevede anche la possibilità di inserire nella fattura ulteriori dati: informazioni utili per la completa dematerializzazione del processo di ciclo passivo attraverso l integrazione del documento fattura con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento; informazioni che possono risultare di interesse per esigenze informative concordate tra Operatori e Amministrazioni pubbliche oppure specifiche dell emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni e servizi, o di utilità per il colloquio tra le parti.

7 Le fasi del progetto di Fatturazione Elettronica 4/9 3. CONSEGNARE LE FATTURE ALLA PA E GESTIRE I CONTROLLI/ERRORI DEL SISTEMA DI INTERSCAMBIO (SDI) Il Sistema di Interscambio effettua su ogni file FatturaPA o file archivio dei controlli formali necessari per garantire il corretto inoltro al destinatario. Per anticipare sul proprio file i controlli effettuati dal Sistema è consigliabile sottoporre il file FatturaPA a un verifica preventiva tramite l applicazione Controlla la FatturaPA. Ogni errore riscontrato in seguito ai controlli è identificato da un codice e da una descrizione. Il codice dell errore viene fornito nella notifica di scarto inviata al trasmittente per ogni file inviato. Per qualsiasi approfondimento sul tema, segnaliamo il link al portale FatturaPA:

8 Le fasi del progetto di Fatturazione Elettronica 5/9 Pubblicazione fatture sul portale della Pubblica Amministrazione Il formato della FatturaPA

9 Le fasi del progetto di Fatturazione Elettronica 6/9 Pubblicazione fatture sul portale della Pubblica Amministrazione Logo PA Logo PA Il formato della FatturaPA Intestazione mittente Intestazione destinatario

10 Le fasi del progetto di Fatturazione Elettronica 7/9 Il documento è archiviato e conservato a norma di legge sulla piattaforma WAM 3.0 e consultabile in pochi istanti attraverso un interfaccia user-friendly e numerose chiavi di ricerca. Login e Main Menu WAM 3.0 numerose chiavi

11 Le fasi del progetto di Fatturazione Elettronica 8/9 Dashboard esiti di invio fatture

12 Le fasi del progetto di Fatturazione Elettronica 9/9 Il documento è archiviato e conservato a norma di legge, consultabile in pochi istanti attraverso numerose chiavi di ricerca. Per qualsiasi approfondimento sul tema, segnaliamo il link al portale FatturaPA:

13 Descrizione del progetto sviluppato da Faber System 1/3 La nostra intenzione è quella di fornire al cliente una soluzione che si distingua da quanto già utilizzato in funzione delle seguenti caratteristiche: Gestione completa del processo di Fatturazione Elettronica a regime. Il Cliente non sarà coinvolto nel rapporto quotidiano con la Pubblica Amministrazione se non nel caso in cui la soluzione delle problematiche dipenda da un Vostro intervento diretto. Questo servizio consente di svincolare le risorse attualmente dedicate alla gestione delle attività di Fatturazione Elettronica e di dedicarle ad altre problemetiche. Gestione completa del processo. L unica attività in carico al cliente sarà quella di comunicarci il nominativo delle nuove Pubbliche Amministrazioni ed il riferimento di contatto. Faber System si preoccuperà di eseguire tutte le attività necessarie all attivazione conivolgendovi solo all atto della messa in produzione. Costo di fornitura del servizio predefinito. La presente proposta consente di stimare esattamente i costi che si dovranno sostenere per la gestione completa del processo di Fatturazione Elettronica.

14 Descrizione del progetto sviluppato da Faber System 2/3 FABER SYSTEM propone un servizio di outsourcing che comprende le seguenti funzionalità: Contatto diretto con le nuove Pubbliche Amministrazioni per la definizione degli standard e dei subset di messaggio da utilizzare, la definizione delle procedure di comunicazione, la definizione della tempistica di trasmissione, la definizione dei test e la messa in produzione dei messaggi concordati. Servizio di assistenza alle Pubbliche Amministrazioni interlocutrici del Cliente. Quando si renderà necessario interloquire con le Pubbliche Amministrazioni per qualsiasi esigenza emersa, FABER SYSTEM fornirà un servizio di assistenza in lingua italiana ed inglese in grado di rispondere nel più breve tempo possibile alle richieste delle suddette Pubbliche Amministrazioni. Il Cliente fornirà i files dei documenti da tradurre, se non già inviati a Faber System. Faber System implementerà le mappe necessarie alla conversione da e per i documenti standard da utilizzare in questo progetto. Servizio di assistenza al cliente. Nel caso in cui si renda necessario interloquire con il Vostro personale, Faber System fornirà un servizio di assistenza in grado di rispondere nel più breve tempo possibile a tutte le richieste pervenute.

15 Descrizione del progetto sviluppato da Faber System 3/3 Servizio conversione dati. Sulla base delle tempistiche definite di comune accordo, Faber System si collegherà al sistema informativo del cliente attraverso una modalità sicura da concordare al fine di prelevare le informazioni da convertire nei formati richiesti ed al fine di depositare le informazioni provenienti dalle Pubbliche Amministrazion già convertite nel formato richiesto dalle applicazioni del cliente. Servizio di trasmissione dati. Sarà compito di Faber System di spedire nel più breve tempo possibile le informazioni tradotte alle Pubbliche Amministrazioni interlocutrici di CLIENTE utilizzando la metodologia di comunicazione richiesta dalla Pubblica Amministrazione stessa e, allo stesso tempo, di ricevere i documenti inviati dalle Pubbliche Amministrazioni.

16 Il Centro Servizi di Faber System Utilizzato da oltre 600 clienti attivi Faber System propone servizi integrati di Document & Process Management per la dematerializzazione e l ottimizzazione dei processi documentali. WAM 3.0 è la piattaforma disponibile in modalità Full Outsourcing o In-House che digitalizza i documenti, automatizza i processi e promuove un impatto zero sull ambiente. Tutti i moduli sono integrabili per fornire un servizio completo ed avanzato nelle modalità più adegate a rispondere alle esigenze di ogni cliente.

17 Faber System è certificata Sede Via Ettore Bugatti, Milano Tel. (+39) Fax. (+39) Website Social