Indice. 1.)Amministrazione. 2)Booking. Manuale d uso del back office amministratore Webol 301.b

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1 Indice 1.)Amministrazione 1.1)Gestione struttura 1.2)Gestione utenti 1.2.1)Creazione nuovo account utente 2)Booking 2.1)Tableau 2.2)Prenotazioni 2.2.1)Dettaglio prenotazione 2.2.2)Creazione nuova prenotazione 2.3)Gestione camere 2.3.1)Creazione camere aggregate 2.4)Gestione della disponibilità 2.4.1)Stagioni 2.4.2)Disponibilità 2.4.3)Chiusura date 2.4.4)Calendario 2.5)Gestione Tariffe 2.5.1)Tariffe 2.5.2)Calendario 2.6)Setting 2.6.1)Base 2.6.2)Pagamenti 2.6.3)Policies 2.6.4)Messaggi 2.7)Traduzioni 1

2 Benvenuti nel back office di Webol Il back office di Webol è l interfaccia del sistema attraverso la quale puoi gestire le prenotazioni della tua struttura, in completa autonomia e senza intermediari. L accesso all back office è riservato e non dev e avvenire necessariamente dal sito internet della struttura ed è protetto da username e password. I codici di accesso vengono generati in automatico dal sistema e possono essere modificati dall amministratore. Dopo aver effettuato l accesso, l amministra tore, viene indirizzato al back office del proprio Webol in cui vengono mostrate le prenotazioni per il giorno corrente e per il giorno successivo, mentre le prenotazioni ricevute ancora non lette sono contrassegnate in rosso. Il back office si compone di due aree principali: l area Amministrativae l area operativa del Booking. L area amministrativa è riservata al gestore e consente di gestire le informazioni principali sulla struttura e di abilitare altri utenti all accesso del back office diwebol. L area operativa del Booking consente, invece, di gestire le tipologie di camera, le tariffe, la disponibilità e le traduzioni e di essere sempre aggiornati sulle prenotazioni ricevute. Tutte le aree descrittive del back office sono dotate di appositi editor di testo che consentono di personalizzare i testi e i messaggi mostrati al cliente durante il processo di prenotazione (con grassetti, corsivo, allineamenti del testo, elenchi puntati e numerati, rientro del testo, collegamenti ipertestuali, ecc) Il sistema vi informa sempre sul numero di utenti connessi al back office della vostra struttura e sull ultimo login effettuato. In caso di licenza Webol Group, dopo aver effettuato il log-in, selezionare la struttura che si intende gestire. In caso di licenza webol One, dopo aver effettuato il log-in, sarete automaticamente indirizzati al remainder generale delle prenotazioni della vostra struttura. Terminate le operazioni di gestione per uscire dal Back office ricordarsi di effettuare il Logout. Fig ura 1 Welcome area 2

3 1)Amministrazione Cliccando sull etichetta amministratore si entra nell area riservataal gestore della/e struttura/e. Solo l amministratore del back office può accedere a quest area,inserendo i codici di accesso. Al centro della schermata viene visualizzato un riepilogo con le strutture inserite. Ogni barra riporta il codice struttura, il nome della struttura e la località. La barra contiene alcuni pulsanti di accesso rapido alle varie aree del booking (vedi immagine). In alto a destra il pulsante nuovo permette di aggiungere una nuova struttura (in caso di licenza webol group). Figura 2 Amministrazione 3

4 1.1)Dettaglio struttura Da quest area puoidi inserire o modificare tutti i dati relativi alla tua struttura. I primi due campi descrittivi della scheda sono contrassegnati da asterisco (*) in quanto obbligatori, poiché definiscono la tipologia di struttura e i dettagli sulla sua posizione, mentre gli altri hanno puro valore informativo sulle caratteristiche generali della struttura. Dopo aver riempito tutti i campi della scheda struttura si può procedere ad inserire le immagini nella galleria fotografica. Le immagini si possono sfogliare direttamente dal proprio hard disk e ne possono essere caricate fino a sei. Figura 3 Scheda struttura 4

5 Figura 4 Comandi per la formattazione del testo 5

6 1.2)Gestione utenti Da quest area, l amministratore puòcreare nuovi account, in modo da autorizzare anche altri utenti all accessodel back office. La schermata iniziale visualizza un riepilogo con l elenco di tutti gli account creati e lerispettive informazioni. Ogni barra del riepilogo mostra cinque icone indicative. (vedi immagine) Figura 5 Gestione utenti 6

7 1.2.1)Creazione nuovo account utente Per creare un nuovo utente cliccare la voce nuovo in altro a destra e compilare i campi richiesti. L amministratore può creare due tipologie di nuovi utenti: - Operatore: utente autorizzato alla sola gestione dell area operativa del booking - Traduttore: utente autorizzato alla sola gestione delle traduzione del booking Per ogni utente creato, l amministratore può diversificare l accesso per singola struttura e concedere li permesso alla sola lettura o alla scrittura. I nuovi utenti possono essere cancellati e/o modificati in qualsiasi momento, mentre il profilo dell amministratore può essere solo modificato. Figura 6 Creazione nuovo account 7

8 2)Booking Il menu di navigazione in alto mostra sette voci cliccabili per accedere a tutte le aree operative del back office. Ogni voce riporta ad una specifica funzionalità: Home: riporta al remainder generale delle prenotazioni. Tableau: planning grafico mensile degli arrivi e delle partenze. Prenotazioni: area gestione e archivio prenotazioni. Camere: area creazione e gestione delle tipologie di sistemazione. Disponibilità: gestione dei periodi di disponibilità per ogni tipologia di sistemazione. Tariffe: area gestione e assegnazione delle tariffe per ogni tipologia di sistemazione. Setting: area gestione parametri per ogni struttura. Traduzioni: area gestione delle traduzioni. Al centro dell interfaccia viene visualizzata la vostra struttura con un remainder sulle prenotazioni in arrivo per il giorno corrente ed il giorno successivo e l elencodelle richieste di prenotazioni non impegnative. Il remainder riporta, inoltre, tutte le prenotazioni che ancora non sono state lette, indipendentemente dallo stato. In caso di licenza Webol group si può cambiare struttura dal menu in alto a destra. Figura 7 Area booking 8

9 2.1) Tableau Cliccando sull etichetta tableauviene mostrato il planning grafico di tutte le prenotazioni mensili ricevute per ogni tipologie di camera. La tabella indica la disponibilità residua per le tutte le camere, gli arrivi e le partenze. Il tableau è consultabile per mese ed anno. Figura 8 Tableau grafico mensile 9

10 2.2)Prenotazioni Quest area viene mostrata automaticamente cliccando sull etichettaprenotazioni dal menu di navigazione principale e permette di consultare l archivio storico delle prenotazioni e richieste ricevute e creare nuove prenotazioni. L interfacciaprincipale mostra un riepilogo con l elenco delle prenotazioni in arrivo. Ogni barra dell elencocontiene: Il codice della prenotazione Il nome e cognome del cliente le date di arrivo e partenza Il numero di persone, di camere e notti L importo Lo stato di conferma pagamento L archiviodelle prenotazioni è filtrabile per codice prenotazione, cliente, data di arrivo e partenza e stato. In basso si possono gestire gli stati delle prenotazioni, selezionando una delle seguenti opzioni: Confermata: quando il pagamento della prenotazione è stato completato con successo. In attesa: quando il pagamento è in attesa di essere confermato. Annullata: quando si annulla una prenotazione e la si desidera rendere nuovamente disponibile nel front office. Nuova: quando la prenotazione non è stata ancora letta. 10

11 Figura 9 Area principale prenotazioni 2.2.1) dettaglio prenotazione La scheda dettaglio mostra l anagrafica del cliente, i dati completi del soggiorno, lo stato e i dettagli sul tipo di pagamento. In basso viene riportato l eventuale messaggio lasciato dal cliente al momento della prenotazione ed un campo di testo dove inserire una nota specifica per la prenotazione che si sta consultando. E possibile modificare i dettagli della scheda in qualsiasi momento e cliccare il tasto modifica prenotazione per salvare gli aggiornamenti. L archivio è consultabile attraverso il motoredi ricerca laterale, interrogabile per arrivo, partenza, codice della prenotazione e nominativi del cliente. 11

12 Figura 10 dettaglio prenotazione ricevuta 2.2.2) Nuova prenotazione Cliccando sulla voce Nuova nel menu di navigazione interno, si può aggiungere una nuova prenotazione al proprio archivio, aggiornandolo anche con le prenotazioni esterne, non pervenute lato sito. La procedura consiste in due step: 1)Inserire le date del soggiorno e indicare se si tratta di una prenotazione o di una richiesta non impegnativa. 12

13 Figura 11 Primo step nuova prenotazione 2)Il sistema in automatico mostra la disponibilità delle sistemazioni per le date selezionate. Cliccando sulla tipologia di camera desiderata viene mostrato il campo delle tariffe in cui annotare l importo eil numero di persone. Proseguire compilando tutti i campi richiesti e cliccare il pulsante salva prenotazione in basso. La prenotazione/richiesta viene automaticamente integrata nell archivio esistentee la disponibilità per quella tipologia viene aggiornata. 13

14 Figura 12 Secondo step nuova prenotazione 2.3)Camere Quest area viene mostrata automaticamente cliccando sull etichettacamere dal menu di navigazione principale e permette di gestire e creare tutte le tipologie di camera di cui dispone la propria struttura. Il sistema consente la configurazione di illimitate tipologie di alloggi/camere. Dall interfacciaprincipale si può inserire immediatamente una nuova tipologia di camera. Dopo aver 14

15 compilato tutti i campi della scheda cliccare il tasto inserisci per salvare la tipologia. La nuova tipologia, viene aggiornata automaticamente nel elenco a destra della scheda. Figura 13 Area gestione sistemazioni 2.3.1)Creazione camera aggregata. Una camera può essere aggregata ad un altra camera solo nel casoin cui non sia già stata aggregata. Questa funzionalità consente di vendere la stessa camera con una combinazione di capienza, condizioni e tariffe differente, visibile in base alle richieste dell utente che prenota. 15

16 Compilare i campi del box disponibilità aggregata in basso nella scheda della camera già creata. Dopo aver riportato il codice e il nome della camera aggregata cliccare sul pulsante inserisci per salvare la combinazione. Figura 14 Primo step disponibilità aggregata Il sistema in automatico aggiorna la camera aggregata nella scheda della camera madre. A questo punto è possibile impostare i nuovi parametri per la configurazione della camera aggregata. Salvare la nuova combinazione cliccando il pulsante modifica. Figura 15 Secondo step disponibilità aggregata 2.4)Gestione Disponibilità Quest area viene mostrata automaticamente cliccando sull etichettadisponibilità dal menu di navigazione principale e permette di gestire e aggiornare immediatamente la disponibilità delle tipologie di camere create. 16

17 Tutte le funzionalità di quest area sono accessibili, cliccando sulle voci del sottomenuinterno alla pagina. Nell elenco delle camere inserite sono presenti anche le camere aggregate la cui disponibilità è direttamente legata alla camera madre. Un icona mostra l appartenenza di ogni camera aggregata. La prima parte dell interfaccia permette dicreare una nuova disponibilità, indicando un periodo o una stagionalità, il minimum stay ed i giorni di check-in e check-out per ogni tipologia di camera. (vedi immagine) Nel caso di tipologie di camera settimanali selezionare i giorni di check-in e check-out dalla barra in basso per camere settimanali. Figura 16 Gestione disponibilità La disponibilità viene automaticamente aggiornata dal sistema e nella tabella sottostante viene mostrato un riepilogo della disponibilità inserita per ogni camera. Ogni barra del riepilogo è dotata di una serie di comandi utili all aggiornamento delle informazioni inserite.(vedi immagine) 17

18 Figura 17 Riepilogo disponibilità inserita 2.4.1)Stagioni Questa funzionalità consente di creare blocchi di periodi dell anno e di assegnare un colore ed una definizione (tipo alta, bassa ecc..) per ognuno di essi, permettendo la gestione della disponibilità e delle tariffe in base alle stagioni. 18

19 Per creare una stagionalità selezionare un periodo, un colore ed un nome identificativo e confermare cliccando il tasto inserisci. Il sistema in automatico genera un nuovo periodo e lo aggiunge al menu destro della pagina. In fase di assegnazione della disponibilità, selezionando una delle stagionalità create, il sistema riconosce in automatico i periodi associati e li attribuisce alle tipologie selezionate. Figura 18 Creazione della stagionalità 2.4.2) Disponibilità Il pulsante del menu di navigazione interno riporta alla gestione della disponibilità che viene mostrata in automatico quando si accede all area.(vedi paragrafo 2.4) 19

20 2.4.3)Chiudi date Questa funzionalità permette di chiudere le date per un determinato periodo. Per chiudere una data indicare la tipologia di camera ed il periodo di tempo e confermare cliccando il tasto inserisci. Il sistema aggiorna in automatico la disponibilità ed evidenzia le date chiuse per ogni tipologia con una barra riepilogativa nella tabella sottostante. Figura 19 Chiusura date 2.4.4) Calendario Questa funzionalità consente di visualizzare graficamente la disponibilità mensile per ogni tipologia di camera. Selezionando il mese e la tipologia, l interfacciamostra il calendario. 20

21 Dal calendario si possono modificare giorno per giorno: la disponibilità, il minimum stay ed aggiornare il check-in e check-out. Per confermare gli aggiornamenti cliccare il tasto modifica. Figura 20 Calendario mensile disponibilità 2.5)Tariffe Quest areaviene mostrata automaticamente cliccando sull etichettatariffe dal menu di navigazione principale e permette di inserire ed aggiornare direttamente le tariffe per ogni tipologia di camera creata. Nell elenco delle camere sono presenti anche le camere aggregate. 21

22 La prima parte dell interfaccia permette diinserire le tariffe ex novo. Per creare una nuova tariffa selezionare la tipologia di camera, indicare il periodo dell anno desiderato o la stagionalità e digitare la tariffa. Il sistema permette di inserire anche una tariffa promozionale, che verrà identificata come tariffa effettiva in fase di prenotazione. Per confermare cliccare il tasto inserisci. (vedi immagine) Figura 21 Gestione tariffe Le tariffe vengono automaticamente aggiornate dal sistema e nella tabella sottostante viene mostrato un riepilogo di tutte le tariffe inserite per ogni camera. Ogni barra del riepilogo è dotata di una serie di comandi utili all aggiornamento delle informazioni inserite.(vedi immagine) 22

23 Figura 22 Riepilogo tariffe inserite 2.5.1) Calendario Questa funzionalità consente di visualizzare graficamente le tariffe mensili inserite per ogni tipologia di camera. Selezionando il mese e la tipologia, l interfaccia mostra il calendario. 23

24 Dal calendario si possono modificare giorno per giorno la tariffe standard e la tariffa promo. Il calendario non consente di modificare le tariffe delle camere aggregate. Figura 23 Calendario tariffe mensili per tipologia di sistemazione 2.6)Setting Quest area viene mostrata automaticamente cliccando sull etichettasetting dal menu di navigazione principale e permette di inserire ed aggiornare direttamente i parametri generali di tutto il back end. L interfaccia principale permette di configurare direttamente i parametri relativi a tariffe, arrangiamenti e 24

25 alla personalizzazione delle . Le voci del sottomenu interno consentono l accesso alle altre aree del setting. Figura 24 Area principale setting 2.6.1)Pagamenti Questa funzionalità permette di scegliere il metodo di pagamento proposto in fase di prenotazione 25

26 Figura 25 Parametri metodi si pagamento 2.6.2)Policies Questa funzionalità permette di inserire il testo delle cancellation policies. Il box in cui inserire il messaggio 26

27 è dotato di un apposito editor di testo che consente di personalizzare il testo mostrato al cliente durante il processo di prenotazione. Figura 26 Parametri cancellation 27

28 2.6.3)Messaggi Questa funzionalità permette di inserire i messaggi di avviso e conferma per i pagamenti scelti e le richieste di prenotazione non impegnative. Tutti i campi contengono dei messaggi standard di default che possono essere modificati o sostituiti in base alle esigenze del cliente. Qualora si desidera reimpostare il messaggio standard basta cancellare il testo inserito e cliccare il pulsante salva. Il sistema in automatico ripristina il messaggio di default. Gli appositi editor di testo consentono di personalizzare il testo mostrato al cliente durante il processo di prenotazione. Figura 27 Parametri messaggi 28

29 2.7)Traduzioni Quest area viene mostrata automaticamente cliccando sull etichettatraduzioni dal menu di navigazione principale e permette di inserire ed aggiornare direttamente le traduzioni in inglese, francese, spagnolo e tedesco di tutti i testi inseriti nel back end. In caso di Webol group selezionare una struttura. Il sistema mostra in automatico la schermata con i testi descrittivi della struttura da tradurre. Figura 28 Area Welcome traduzioni 29

30 Il menu di navigazione interno permette di accedere alle altre aree in cui ci sono messaggi da tradurre. Ogni area è dotata di appositi editor di testo, che consentono di mantenere la stessa formattazione del testo adoperate in lingua italiana. Per confermare la traduzione cliccare il tasto salva alla fine della pagina. Figura 29 Traduzioni testi struttura 30