Gruppo Engineering Portale PAGE. 1.Manuale per la qualificazione all albo fornitori. 2.Manuale per la fatturazione
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- Faustino Romagnoli
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1 [Digitare il testo] [Digitare il testo] Gruppo Engineering [Digitare il testo] Portale PAGE Gruppo Engineering Portale PAGE Il presente documento è suddiviso in due parti: 1.Manuale per la qualificazione all albo fornitori 2.Manuale per la fatturazione
2 Registrazione e qualificazione in Albo Manuale Fornitori Pagina: 1 di 17
3 INDICE INDICE INTRODUZIONE Scopo del documento Definizioni ACCREDITAMENTO ALL ALBO FORNITORI Autenticazione per l accesso Processo di accreditamento Prima fase del processo di accreditamento: registrazione Accettazione del regolamento e delle clausole legali Inserimento / aggiornamento dei dati relativi all utente master Inserimento / aggiornamento dei dati relativi alla sede legale Selezione delle categorie merceologiche Inserimento della documentazione Conferma delle categorie merceologiche e dei dati inseriti Seconda fase del processo di accreditamento: qualificazione Compilazione del questionario Caricamento dei documenti richiesti Conferma dei dati inseriti Pagina: 2 di 17
4 1 INTRODUZIONE 1.1 SCOPO DEL DOCUMENTO Scopo del presente documento è fornire una guida all uso della piattaforma di e-procurement. Questo documento è focalizzato sull uso delle funzionalità necessarie per il processo di accreditamento all Albo Fornitori attraverso le procedure di registrazione e qualificazione. 1.2 DEFINIZIONI Nel presente manuale verranno adottate le seguenti definizioni: - Qualificazione : condizione acquisita dal fornitore a seguito della compilazione dei questionari a lui riferiti, della produzione della documentazione richiesta e della successiva valutazione dei dati inseriti con esito positivo; - Gruppo merce o Categoria merceologica : le categorie di forniture e servizi di interesse; - Fornitore : l operatore economico del mercato, fornitore di beni o prestatore di servizi, organizzato in forma individuale o di impresa individuale, anche artigiana, di società commerciale, società cooperativa o associazione di imprenditori; - Username : l identificativo tramite il quale l utente deve presentarsi alla piattaforma; - Password : l informazione segreta che, abbinata al nome utente, consente l autenticazione dell utente da parte della piattaforma; - Processo di registrazione : iter mediante il quale il fornitore si registra nell Albo per intraprendere il percorso di qualificazione; - Processo di qualificazione : iter selettivo mediante il quale il fornitore può ottenere la qualificazione nell Albo Fornitori; - Questionario : insieme di settori di indagine che il fornitore deve compilare per la qualificazione; - Settore di indagine : insieme di domande su argomenti della stessa tipologia (es. dati informativi, dati economici, ecc.) organizzati in maschere che il fornitore potrà compilare. Pagina: 3 di 17
5 2 ACCREDITAMENTO ALL ALBO FORNITORI 2.1 AUTENTICAZIONE PER L ACCESSO Figura 1 - Maschera di Login La maschera con la quale l applicazione per la Gestione Fornitori si presenta, è chiamata maschera di Login e permette l accesso al sistema. I fornitori devono accedere utilizzando la Username e la Password ricevute. L introduzione delle credenziali e la pressione del pulsante Login, danno luogo all accesso all applicazione oppure visualizzano una maschera di errore nel caso in cui l utenza o la password non sia corretta. Figura 2 - Errore di Login Pagina: 4 di 17
6 2.2 PROCESSO DI ACCREDITAMENTO Quando il fornitore accede al sito per la prima volta, può prendere visione dei documenti presenti nell Area Download e quindi iniziare il processo di qualificazione inserendo le credenziali di accesso. Il processo di si sviluppa in due fasi: registrazione; qualificazione PRIMA FASE DEL PROCESSO DI ACCREDITAMENTO: REGISTRAZIONE La prima fase è articolata come segue: accettazione del Regolamento e delle clausole legali; inserimento/aggiornamento dei dati relativi all Utente Master; inserimento/aggiornamento dei dati relativi all Anagrafica Aziendale; selezione delle categorie merceologiche; inserimento di eventuale documentazione richiesta; conferma delle categorie merceologiche e dei dati/documenti inseriti. Pagina: 5 di 17
7 ACCETTAZIONE DEL REGOLAMENTO E DELLE CLAUSOLE LEGALI L ingresso nell applicazione presenta automaticamente le condizioni che il fornitore deve preventivamente accettare per proseguire nella sua registrazione. Per ogni voce occorre selezionare Accetto per proseguire nel processo di accreditamento. Figura 3 - Clausole legali E necessario infine premere il pulsante. Se non si accettano tutte le clausole il sistema impedisce la prosecuzione e reagisce con il seguente messaggio: Figura 4 - Messaggio di richiesta accettazione delle clausole Pagina: 6 di 17
8 INSERIMENTO / AGGIORNAMENTO DEI DATI RELATIVI ALL UTENTE MASTER Figura 5 Dati Utente - Informazioni di contatto In questa sezione il fornitore deve indicare, completare, confermare o correggere il suo Utente Master, che verrà considerato come un soggetto referente per tutte le operazioni effettuate e come contatto primario per lo scambio di comunicazioni. Per avere un suggerimento nella compilazione dei campi si deve avvicinare il mouse al simbolo come mostrato in figura: Figura 6 Dati Utente - Suggerimenti Nell inserimento dei dati occorre fare attenzione a: fornire tutti i dati contrassegnati da un asterisco, poiché sono dati obbligatori; inserire correttamente il campo (si può inserire più di un indirizzo purché tali indirizzi siano separati da un punto e virgola ; ); inserire correttamente il campo Telefono (il numero telefonico deve essere costituito da soli numeri senza spazi, trattini o barre). Pagina: 7 di 17
9 Completato il modulo si può proseguire premendo il pulsante. Se si omettono alcuni campi obbligatori o se si inseriscono dati formalmente scorretti il sistema mostrerà una opportuna segnalazione di errore INSERIMENTO / AGGIORNAMENTO DEI DATI RELATIVI ALLA SEDE LEGALE Figura 7 - Anagrafica Aziendale In questa sezione il fornitore deve completare, confermare o correggere i dati relativi alla sua azienda. A seconda della tipologia della natura giuridica, i campi richiesti possono variare e il fornitore si trova a compilare campi di Anagrafica Aziendale personalizzati al suo stato. Pagina: 8 di 17
10 SELEZIONE DELLE CATEGORIE MERCEOLOGICHE Figura 8 - Consultazione dell'albero Merceologico In questa sezione il fornitore sceglie le categorie merceologiche di sua competenza. Per la selezione delle categorie merceologiche sono disponibili due metodi di ricerca: ricerca per parole chiave: permette di inserire una parola da ricercare all interno dell albero merceologico. Vengono visualizzate tutte le categorie merceologiche corrispondenti alla chiave di ricerca. Per accedere alla schermata di ricerca è necessario cliccare sul tasto Ricerca. ricerca gerarchica: permette di navigare dentro l albero merceologico attraverso la selezione progressiva di segmento, famiglia, classe, prodotto e merceologia. Nel caso di ricerca per parola chiave, si potranno selezionare le categorie merceologiche di propria competenza inserendo un flag in corrispondenza di ciascuna di esse. Figura 9 - Selezione delle Categorie merceologiche Pagina: 9 di 17
11 Dopo aver selezionato le sotto categorie premere Associa, per confermare l associazione delle sottocategorie alla propria registrazione, oppure il pulsante Indietro per tornare alla maschera precedente e proseguire nella procedura di registrazione. Dalla maschera delle categorie merceologiche associate è possibile rimuovere le associazioni effettuate cliccando sul pulsante. Le categorie merceologiche per le quali è stato già compilato un questionario, non possono essere eliminate INSERIMENTO DELLA DOCUMENTAZIONE Dalla sezione dedicata alla documentazione è possibile accedere all area Lista Documenti, contenente l elenco dei documenti da allegare in fase di registrazione, cliccando sul pulsante. Figura 10 - Maschera con l'elenco dei documenti richiesti Per allegare il documento la procedura da seguire è la seguente: avere a disposizione il documento sulla memoria della propria stazione di lavoro o di altri sistemi accessibili; in corrispondenza del documento richiesto, premere il pulsante, per aprire la maschera di ricerca del documento, successivamente premere Sfoglia per ricercare il documento da allegare: Pagina: 10 di 17
12 Figura 11- Maschera per l'inserimento di documenti completato l inserimento del file, il fornitore deve inserire la validità di rilascio del documento (rilevabile dal documento stesso). Per inserire la data premere il pulsante e selezionare il giorno dal pop up: Figura 12 - Maschera per l'inserimento delle date Infine, premere il pulsante sistema. per completare la memorizzazione del documento nel I documenti che sono stati allegati possono anche essere aggiornati tramite il pulsante Le operazioni sui documenti possono essere effettuate in ogni momento. Per ogni tipologia di documento viene evidenziato solo quello più aggiornato, che può essere visualizzato e scaricato dal fornitore. La lista dei documenti scaduti è visualizzabile dall archivio storico dei suoi documenti che può essere filtrato per tipologia o in forma globale. Dopo aver allegato i documenti obbligatori premere il pulsante proseguire. per Pagina: 11 di 17
13 CONFERMA DELLE CATEGORIE MERCEOLOGICHE E DEI DATI INSERITI Dopo aver premuto Conferma Registrazione viene riproposta la maschera di conferma: Figura 13 - Conferma della registrazione In caso di conferma, l applicazione avvisa il fornitore che per continuare nel processo di qualificazione è necessario attendere la comunicazione che invita a proseguire nella fase di compilazione del questionario: Figura 14 - Registrazione Completata Il fornitore, a questo punto, ha concluso la prima fase del processo di accreditamento. I dati confermati, i documenti inseriti e le categorie merceologiche selezionate saranno verificati dai soggetti aziendali delegati allo scopo; se l esito di queste verifiche è positivo e i documenti risultano essere regolari, il fornitore riceve una mail in cui viene comunicato che ha ottenuto l abilitazione a proseguire alla fase successiva del processo di accreditamento per le categorie merceologiche ritenute idonee. Solo al momento della ricezione della mail di abilitazione può accedere alla seconda fase del processo di accreditamento; fino alla ricezione di tale mail, può comunque accedere al portale e: Pagina: 12 di 17
14 aggiornare i dati dell Utente Master e della Sede Legale; aggiornare i documenti; modificare la selezione delle categorie merceologiche SECONDA FASE DEL PROCESSO DI ACCREDITAMENTO: QUALIFICAZIONE La seconda fase è articolata come segue: compilazione del questionario; caricamento dei documenti richiesti; conferma dei dati inseriti COMPILAZIONE DEL QUESTIONARIO Dopo aver effettuato il Login, il sistema presenta una maschera di benvenuto al fornitore: Figura 15 - Maschera con il dettaglio delle attività e delle comunicazioni In tale maschera vengono riportate le attività che il fornitore deve effettuare o le comunicazioni che sono state pubblicate e il fornitore deve accettare o visualizzare. Per procedere con la compilazione del questionario premere il pulsante. Il sistema permette di accedere all elenco dei questionari da compilare in relazione alle categorie merceologiche selezionate. Figura 16 - Elenco dei questionari da compilare Pagina: 13 di 17
15 Da questa visualizzazione si possono effettuare le seguenti operazioni: - cliccando sul pulsante si accede alle sezioni da compilare; - cliccando sul pulsante si accede all elenco delle sezioni da compilare; - cliccando sul pulsante si accede all elenco delle merceologie relative al questionario che si sta compilando. Nella compilazione del questionario è necessario inserire i dati in tutti i campi con l asterisco *, perché tali dati vengono richiesti in forma obbligatoria. Per una più semplice e veloce compilazione è possibile: - "navigare" tra le varie sezioni del questionario, sia compilandole in successione per mezzo del pulsante presente in ogni sezione, sia selezionandole senza un ordine prefissato dal menu di sinistra; - non completare il questionario in un unica sessione: i dati inseriti in una sessione sono disponibili nella sessione successiva; i dati possono essere modificati in qualunque momento. Figura 17 - Compilazione del questionario di qualificazione Le sezioni già compilate sono contrassegnate dal simbolo contrassegnate dal simbolo. ; le sezioni da completare sono Per il salvataggio di una sezione occorre compilare tutti i campi obbligatori. La mancata compilazione di qualche campo genera un messaggio di alert con l indicazione del campo che non è stato compilato: Pagina: 14 di 17
16 Figura 18 - Es. di alert Qualora vi siano dati non disponibili o non applicabili alla propria natura giuridica, è possibile: - non indicare nessuna risposta se la domanda non è obbligatoria; - indicare un valore N.A o Non disponibile, oppure Zero (in caso di importi) se la domanda è richiesta in forma obbligatoria. In fase di compilazione del questionario tutti gli importi richiesti sono da intendersi in Euro. 2.3 CARICAMENTO DEI DOCUMENTI RICHIESTI Per accedere alla maschera di caricamento dei documenti è possibile, dal menù di sinistra, cliccare sulla voce Documenti. Figura 19 - Elenco completo dei documenti Pagina: 15 di 17
17 In questa maschera è riportato l elenco completo di tutti i documenti richiesti in relazione alla propria natura giuridica e alla tipologia di qualifica che si sta effettuando. I documenti richiesti in forma obbligatoria sono quelli contrassegnati da un asterisco *. A tale riepilogo è possibile accedere direttamente in fase di compilazione del questionario, utilizzando il link Riepilogo Documenti. Figura 20 - Riepilogo documenti per uno specifico questionario Il riepilogo documentale a cui si accede da questa voce è relativo solo all elenco di documenti che sono richiesti per lo specifico questionario che si sta compilando. La procedura di caricamento dei documenti è uguale a quella precedentemente illustrata al paragrafo relativo all inserimento della documentazione in fase di registrazione CONFERMA DEI DATI INSERITI Dopo aver compilato almeno tutti i campi obbligatori del questionario e avere allegato almeno i documenti obbligatori richiesti è possibile procedere con il completamento del Questionario premendo il tasto: Prosegui. Verrà visualizzato un riepilogo delle informazioni inserite nel questionario: Pagina: 16 di 17
18 Figura 21 - Riepilogo delle informazioni inserite nel questionario Premendo il pulsante Invia Questionario, si conclude la fase di inserimento dei dati e i dati inseriti verranno successivamente valutati dai soggetti delegati. Il fornitore riceve una copia del questionario compilato in formato.pdf all indirizzo dell Utente Master. Tale copia è anche scaricabile direttamente dal portale alla sezione Questionari compilati. Figura 22 - Riepilogo dei questionari completati Successivamente sarà inviata una comunicazione all indirizzo dell Utente Master per comunicare l esito del processo di accreditamento. I dati inseriti possono essere sempre aggiornati attraverso la funzione di Riepilogo dei questionari da compilare disponibile nel menu laterale. Pagina: 17 di 17
19 Gruppo Engineering PAGE: Manuale [Digitare il testo] [Digitare il testo] del fornitore [Digitare per la fatturazione il testo] Gruppo Engineering Portale PAGE Manuale per la fatturazione Versione 2.0 Pagina 1
20 Gruppo Engineering PAGE: Manuale [Digitare il testo] [Digitare il testo] del fornitore [Digitare per la fatturazione il testo] Sommario Manuale per la fatturazione... 1 GESTIONE DELLA FATTURAZIONE... 3 EMISSIONE DELLE FATTURE... 4 Scelta degli elementi da fatturare... 4 Composizione della fattura... 4 Riepilogo della fattura... 5 GESTIONE DELLE FATTURE EMESSE... 9 Operazioni sul tipo documento FATTURA... 9 Operazioni sul tipo documento NOTA DI CREDITO Operazioni sul tipo documento FATTURA PROFORMA SITUAZIONE ORDINI Operazioni sull ORDINE Pagina 2
21 Gruppo Engineering PAGE: Manuale [Digitare il testo] [Digitare il testo] del fornitore [Digitare per la fatturazione il testo] GESTIONE DELLA FATTURAZIONE Tramite il menu a tendina ORDINI è possibile accedere a tre funzioni specifiche: l emissione fattura la gestione delle fatture emesse la situazione ordini N.B. se l anagrafica non è completa o il fornitore non è stato ancora abilitato alla fatturazione, il punto di menu NON sarà visibile. Pagina 3
22 Gruppo Engineering PAGE: Manuale [Digitare il testo] [Digitare il testo] del fornitore [Digitare per la fatturazione il testo] EMISSIONE DELLE FATTURE Scelta degli elementi da fatturare Attivando la funzione, viene mostrato l elenco degli elementi fatturabili. Ogni riga rappresenta un BAF (benestare alla fatturazione) che è stato inserito (e approvato) dalla produzione del Gruppo Engineering e diventerà una riga di fattura. E possibile cliccare sulle intestazioni delle colonne per ordinare l elenco nel modo desiderato (un clic ordinerà la colonna per valore ascendente e il successivo clic per valore discendente). Sono inoltre disponibili delle caselle a discesa per filtrare particolari valori. Da questo elenco è possibile selezionare uno o più elementi per comporre una fattura e quindi premere il tasto Composizione per procedere al passo successivo. La selezione dei BAF per una stessa fattura è soggetto ad alcune limitazioni: Non è possibile selezionare baf emessi da aziende diverse (del Gruppo Engineering) Non è possibile selezionare baf con condizioni di pagamento diverse Qualora la fatturazione sia subordinata alla legge 136/10, non è possibile selezionare baf con CIG/CUP diversi. Composizione della fattura La videata successiva consente di completare la composizione della fattura. Essa mostra: La ragione sociale dell emittente I dati dell azienda del Gruppo Engineering destinataria della fattura Pagina 4
23 Gruppo Engineering PAGE: Manuale [Digitare il testo] [Digitare il testo] del fornitore [Digitare per la fatturazione il testo] La valuta della fattura I termini di pagamento concordati L iban e la banca presenti in anagrafica e coincidenti con quanto riportato in page L elenco delle righe (baf) selezionati precedentemente per la composizione Il fornitore dovrà completare la composizione della fattura immettendo: Numero e data fattura Il codice cliente (azienda del Gruppo Engineering) N.B. questo codice rappresenta l eventuale codice cliente che il FORNITORE utilizza per anagrafare l azienda Engineering nel PROPRIO sistema informativo. Può essere tranquillamente lasciato vuoto. Potrà inoltre: Modificare/integrare la descrizione delle righe fattura Modificare la tipologia IVA assegnata ad ogni riga Applicare un arrotondamento di un centesimo in più o in meno Inserire una dicitura aggiuntiva generica per tutta la fattura (Ad es. Ai sensi della legge ) Alla pressione del tasto Riepilogo Fattura verrà visualizzata una videata statica con il riepilogo di tutti i dati inseriti e/o modificati. Riepilogo della fattura Pagina 5
24 Gruppo Engineering PAGE: Manuale [Digitare il testo] [Digitare il testo] del fornitore [Digitare per la fatturazione il testo] Verificati tutti i dati si può procedere all emissione della fattura cliccando sul tasto Emetti la fattura. Un pop-up chiederà la conferma definitiva dell emissione della fattura. Confermando l invio della fattura, una videata di completamento segnala l avvenuta operazione e consente di eseguire il download della fattura prodotta, in formato PDF, dal sistema centrale del Gruppo Engineering. Pagina 6
25 Gruppo Engineering PAGE: Manuale [Digitare il testo] [Digitare il testo] del fornitore [Digitare per la fatturazione il testo] Pagina 7
26 Gruppo Engineering PAGE: Manuale [Digitare il testo] [Digitare il testo] del fornitore [Digitare per la fatturazione il testo] Esempio di PDF prodotto: Pagina 8
27 Gruppo Engineering PAGE: Manuale [Digitare il testo] [Digitare il testo] del fornitore [Digitare per la fatturazione il testo] GESTIONE DELLE FATTURE EMESSE Attivando la funzione, viene mostrato l elenco dei documenti fiscali emessi tramite il portale PAGE. Ogni riga rappresenta un documento che può essere fattura, fattura proforma o nota di credito. E possibile cliccare sulle intestazioni delle colonne per ordinare l elenco nel modo desiderato (un clic ordinerà la colonna per valore ascendente e il successivo clic per valore discendente). Sono inoltre disponibili delle caselle a discesa per filtrare particolari valori. Tramite le icone presenti nella colonna più a destra è possibile operare sui singoli documenti. Operazioni sul tipo documento FATTURA Icona CANCELLAZIONE, consente di eliminare totalmente la fattura a condizione che la stessa NON sia ancora stata elaborata dal sistema centrale engineering Icona MODIFICA, consente di modificare la fattura a condizione che la stessa NON sia ancora stata elaborata dal sistema centrale. Le uniche modifiche consentite sono per il numero e la data fattura. Icona FATTURA, consente di prelevare il PDF della fattura. Pagina 9
28 Gruppo Engineering PAGE: Manuale [Digitare il testo] [Digitare il testo] del fornitore [Digitare per la fatturazione il testo] Icona NOTA DI CREDITO. Questa icona sarà visibile solamente quando il sistema centrale del Gruppo Engineering avrà elaborato con esito positivo la fattura. Consente di emettere una nota di credito speculare alla fattura emessa e sarà necessario indicare numero e data documento. Non sono previste note di credito parziali. Operazioni sul tipo documento NOTA DI CREDITO Icona CANCELLAZIONE, consente di eliminare totalmente la nota di credito a condizione che la stessa NON sia ancora stata elaborata dal sistema centrale. Icona MODIFICA, consente di modificare la nota di credito a condizione che la stessa NON sia ancora stata elaborata dal sistema centrale. Le uniche modifiche consentite sono per il numero e la data documento. Icona NOTA DI CREDITO, consente di prelevare il PDF della nota di credito. Operazioni sul tipo documento FATTURA PROFORMA Icona CANCELLAZIONE, consente di eliminare totalmente la fattura proforma a condizione che la stessa NON sia ancora stata elaborata dal sistema centrale. Icona MODIFICA, consente di modificare la fattura proforma a condizione che la stessa NON sia ancora stata elaborata dal sistema centrale. Le uniche modifiche consentite sono per il numero e la data fattura. Icona FATTURA. Questa icona sarà visibile solamente quando il sistema centrale avrà elaborato con esito positivo la fattura proforma che si concretizza con il relativo pagamento. Consente di emettere la fattura definitiva che sarà speculare alla proforma e sarà necessario indicare numero e data documento. Icona PROFORMA, consente di prelevare il PDF della fattura proforma. Pagina 10
29 Gruppo Engineering PAGE: Manuale [Digitare il testo] [Digitare il testo] del fornitore [Digitare per la fatturazione il testo] SITUAZIONE ORDINI. Attivando la funzione, viene mostrato l elenco degli ordini. Ogni riga rappresenta un ordine attivo e non esaurito in essere con il Gruppo Engineering. E possibile cliccare sulle intestazioni delle colonne per ordinare l elenco nel modo desiderato (un clic ordinerà la colonna per valore ascendente e il successivo clic per valore discendente). Sono inoltre disponibili delle caselle a discesa per filtrare particolari valori. Le icone presenti a destra di ogni ordine consentono di eseguire alcune operazioni sugli ordini. Operazioni sugli ORDINI. Icona CONTRATTO, consente di comunicare con l ufficio contratti o il responsabile dell ordine per segnalazioni riguardanti la gestione del contratto. L icona è presente SOLO quando la colonna Contratto controfirmato ricevuto mostra il valore NO. Si ricorda che la mancanza della ricezione del contratto controfirmato in originale non consente la fatturazione sull ordine. Icona BAF, consente di comunicare con il responsabile di produzione per sollecitare l emissione del baf o altre segnalazioni che riguardano l ordine. L icona è visibile SOLO quando la colonna Contratto controfirmato ricevuto mostra il valore SI. Pagina 11
30 Gruppo Engineering PAGE: Manuale [Digitare il testo] [Digitare il testo] del fornitore [Digitare per la fatturazione il testo] Icona SEGNALAZIONE, consente di comunicare con l ufficio fornitori per qualunque segnalazione riguardante l ordine e non riferita a BAF e/o contratto. Invio delle comunicazioni: La mappa di segnalazione consente di inserire un messaggio del fornitore e contiene i dati identificativi dell ordine. Pagina 12
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