Ecosistema, obblighi e principali soluzioni per i fornitori della P.A.

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1 Sezione dei Servizi Innovativi e Tecnologici Ecosistema, obblighi e principali soluzioni per i fornitori della P.A. Gianpaolo Malizia Rappresentante Piccola Industria Sezione dei Servizi Innovativi e Tecnologici di Confindustria Umbria Principale normativa di riferimento Decreto Legge 357/1994: i documenti e le scritture contabili possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini Raccomandazione della Commissione 94/820/CE: aspetti giuridici della trasmissione elettronica (EDI) Legge 59/1997: rilevanza giuridica al documento formato con strumenti informatici DPR 445/2000: testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Direttiva CEE 115/2001: al fine di semplificare, modernizzare e armonizzare le modalità di fatturazione previste in materia IVA DPCM 13/1/2004: regole tecniche per la formazione, trasmissione e conservazione dei documenti informatici

2 Principale normativa di riferimento Decreto Ministeriale del 23/1/2004: modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici Decreto Legge 52/2004: fatturazione elettronica in Italia Decreto Legge 82/2005: codice dell amministrazione digitale Circolari n. 45/E del 2005 e n. 36/E del 2006: chiarimenti in tema di fatturazione elettronica e conservazione elettronica dei documenti Legge n. 244 del 24/12/2007: legge finanziaria 2008 Decreto Legge del 7/3/2008: individuazione del gestore del Sistema di Interscambio della fatturazione elettronica DPCM 30/3/2009: nuove regole per le firme digitali (la firma non scade più) Principale normativa di riferimento Risoluzione dell Agenzia delle Entrate n. 158/E del 15/6/2009: risposta a quesiti per consulenza giuridica associazioni e ordini professionali Direttiva Comunitaria n. 45 del 2010: sistema comune d'imposta sul valore aggiunto per quanto riguarda le norme in materia di fatturazione elettronica Decreto MEF n. 55 del 3/4/2013: regole emissione, trasmissione, ricezione FE Circolare della Ragioneria Generale dello Stato n. 37 del 4/11/2013: attuazione del regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche Circolare MEF n. 1 del 31/3/2014: chiarimenti su termine di caricamento anagrafiche PA, emissione FE e divieto di pagamento in assenza di FE

3 Principale normativa di riferimento Decreto Legge «Irpef» n. 66 del 24/4/2014: con l articolo 25 viene accelerato e completato il percorso di digitalizzazione della P.A. e viene assicurata l effettiva tracciabilità dei pagamenti anticipato dal 6/6/2015 al 31/3/2015 l avvio a regime della F.E. estesa l obbligatorietà a tutte le pubbliche amministrazioni, comprese quelle locali (es. comuni, province, regioni, ASL, ecc.) obbligatorietà nella F.E., oltre al Codice Univoco Ufficio, anche del CIG*(codice informativo di gara) e del CUP^(codice unico di progetto) comprese le F.E. trasmesse dal 6/6/2014 verso le agenzie fiscali, i ministeri e gli enti previdenziali * Salvo i casi di esclusione dall obbligo di tracciabilità dei flussi finanziari previsti dalla Legge n. 136 del 13/8/2010. ^ In tutti i casi previsti dall Articolo 11 della Legge n. 3 del 16/1/2003. Principale normativa di riferimento Decreto MEF del 17/6/2014: modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto(abrogato il precedente decreto del MEF del 23/1/2004, le cui disposizioni continuano ad applicarsi ai documenti già conservati al momento dell'entrata in vigore del 27/6/2014): abrogazione del termine di 15 giorni per la conservazione delle fatture(per tutti i documenti informatici il termine è di fatto allineato a quello di libri e registri contabili) soppresso l'obbligo di comunicazione dell'impronta degli archivi digitali alle agenzie fiscali semplificato il processo di assolvimento dell'imposta di bollo sui documenti informatici, attraverso il pagamento in un'unica soluzione, entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio, con il modello F24, esclusivamente con modalità telematica

4 Principale normativa di riferimento Decreto Presidente Consiglio dei Ministri del 13/11/2014(regole operative dal prossimo 11 febbraio entro agosto 2016 per le P.A.) regole tecniche per individuare e disciplinare le caratteristiche e le procedure di formazione e chiusura del documento informatico, compreso quello amministrativo, ai fini del successivo trasferimento nel sistema di conservazione elettronica (queste nuove regole tecniche assumono un importanza fondamentale nella prospettiva di dematerializzazione e semplificazione dei documenti) regole per la generazione delle copie per immagine di un documento analogico, per i documenti informatici e per le copie ed estratti informatici di documenti informatici chiusura del file per renderlo immodificabile durante le fasi di tenuta, accesso e conservazione(tramite sottoscrizione con firma digitale o con firma elettronica qualificata, apposizione di validazione temporale, trasferimento a soggetti terzi con P.E.C., ecc.) Nuova versione 1.1 del file.ml La versione 1.1 del formato FatturaPAsarà supportata dal Sistema di Interscambio a partire dal 2 Febbraio 2015(dalle del 31 gennaio alle del 1 febbraio, SDI sospenderà la ricezione dei file FatturaPA per favorire i sistemi riceventi al passaggio di gestione della nuova versione e riprenderà le attività di ricezione alle del 2 febbraio esclusivamente per le fatture conformi con la versione 1.1 del tracciato)

5 Tappe e date (fonte «osservatori.net») Ecosistema (fonte «osservatori.net»)

6 I fornitori della P.A. (fonte «osservatori.net») I numeri di SDI (fonte «fatturapa.gov.it» e «osservatori.net»)

7 I numeri di SDI (fonte «fatturapa.gov.it») L Agenzia delle Entrate ha reso disponibili i dati di scambio delle fatture elettroniche inviate dai fornitori alle P.A. attraverso il Sistema di Interscambio riferiti al mese di dicembre 2014* 87% circa delle fatture elettroniche ricevute da SDI è stato inoltrato correttamente alle P.A. destinatarie (il trend delle fatture scartate per errori formali è sceso dal 14% circa del mese di novembre al 13% circa del mese di dicembre) cause più frequenti degli scarti sono «errori commessi dai fornitori nel nominare i file fattura» e «mancato/errato inserimento identificativi fiscali della P.A. (es. inserimento del Codice Fiscale della PA cessionaria nel campo <IdFiscaleIVA> della fattura) * Dal 6/6 al 30/11 SDI ha ricevuto files(20% circa scartati per errori formali). Le obbligazioni dei fornitori della P.A. Generazione e firma della fattura elettronica Invio della fattura elettronica (Fornitore P.A.) (*) (P.A. destinataria) (Direttamente o tramite Intermediari) (*)SdIinvia un flusso informativo per il monitoraggio della finanza pubblica alla RAGIONERIA GENERALE DELLO STATO (Direttamente o tramite Intermediari)

8 Le obbligazioni dei fornitori della P.A. Gestione delle ricevute, delle notifiche e degli esiti inviati da SdI ricevuta di consegna notifica di scarto notifica di mancata consegna notifica di esito Conservazione sostitutiva obbligatoria (sia per i fornitori che per la P.A.) Principali soluzioni per i fornitori della P.A. Descrizione Funzionalità MePA Union camere Generazione file.ml (manuale) (manuale) Inter mediari (manuale o upload file) Mod. SW Gest. (1) Firma del file.ml (manuale) Mod. SW Gest. (2) Mod. SW Gest. (3) Invio del file.ml Gestione delle ricevute, delle notifiche e degli esiti inviati da SdI Conservazione sostitutiva obbligatoria Integrazione completa F.E.P.A. / Moduli applicativi SW gest. in dotaz. (a progetto) Prezzo medio indicativo x F.E. 400 * 800 * * * Prezzo medio indicativo per 1 utente in licenza d uso (escluso canone annuale di assistenza software pari al 25% circa del prezzo della licenza) solitamente dipendente dal n di utenti ma indipendente dal n di documenti da gestire.

9 Info aggiuntive sulle soluzioni in «outsourcing» per i fornitori della P.A. MePA: servizio gratuito per PMI* abilitate al MePA con almeno un catalogo attivo, autocertificazione attiva e un offerta pubblicata nel catalogo di uno dei bandi MePA per i quali ha conseguito l abilitazione (possono essere trasmesse fatture elettroniche relative a ordini/contratti anche non conclusi sul MePA) compilazione dati fattura tramite template MS Excel non è previsto l upload di file.ml prodotti da altri sistemi gestionali conservazione documenti informatici (fatture, notifiche e ricevute) dal momento in cui il file FatturaPA viene correttamente indirizzato allo SDI UnionCamere: servizio gratuito per PMI* per massimo di 24 documenti contabili (fatture, note di credito, ecc.) dal 1 gennaio al 31 dicembre di ogni anno compilazione dati fattura via web non è previsto l upload di file.ml prodotti da altri sistemi gestionali conservazione documenti informatici (fatture, notifiche e ricevute) dal momento in cui il file FatturaPA viene correttamente indirizzato allo SDI * PMI con numero di dipendenti NON superiore a 250, fatturato dell ultimo bilancio chiuso NON superiore a 50 M oppure totale di bilancio (attivo patrimoniale) NON superiore a 43 M. Info aggiuntive sulle soluzioni in «outsourcing» per i fornitori della P.A. Intermediari (differenze rispetto a MePA e UnionCamere): costo del servizio variabile in funzione del numero di documenti informatici da gestire (non ci sono limitazioni legate alle dimensioni aziendali) è possibile effettuare l upload di file.ml prodotti da altri sistemi gestionali è possibile firmare digitalmente i file.ml con i certificati dell intermediario è possibile integrare (ad esempio tramite web services) il proprio sistema gestionale con il servizio di outsourcing dell intermediario gestione degli stati delle fatture e notifiche via in tempo reale sullo stato delle fatture inviate conservazione sostitutiva anche di altre tipologie di documento l'intermediario (per tutti i documenti digitali) assume il ruolo di Responsabile della Conservazione e redige il Manuale della Conservazione Sostitutiva Modulo SW Gestionale (differenze rispetto a Intermediari): costo fisso del servizio (licenza d uso e/o canone annuo di assistenza sw) generazione automatica del file.ml dagli altri moduli del ciclo attivo firma digitale del file.ml da smart card personale il fornitore della P.A. deve identificare il proprio Responsabile della Conservazione (che redige il Manuale della Conservazione Sostitutiva)

10 Possibili risparmi (fonte «osservatori.net») Principali vantaggi della F.E.P.A. per i fornitori della P.A. Maggiore certezza nei pagamenti: la gran parte delle fatture emesse viene pagata entro i 60 giorni Maggiore valore per il sistema bancario: è più semplice avere dalla propria banca anticipazioni del credito vantato nei confronti della P.A. Minori costi di gestione: emettere, inviare, ricercare e conservare le fatture elettroniche comporta sicuri risparmi nella gestione documentale digitale rispetto a quella analogica Semplicità degli strumenti applicativi e dei servizi disponibili: solitamente è facile utilizzare i moduli applicativi integrati con il proprio gestionale o i servizi web messi a disposizione degli intermediari per l outsourcing dell intero processo di fatturazione elettronica

11 Ombre e luci della FatturaPA (fonte «osservatori.net») Grazie per l attenzione. Gianpaolo Malizia (gianpaolo.malizia@ntsproject.it)