PROGRAMMA DI APPRENDIMENTO PERMANENTE (LLP) GUIDA DEL CANDIDATO: DISPOSIZIONI AMMINISTRATIVE E FINANZIARIE

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1 PROGRAMMA DI APPRENDIMENTO PERMANENTE (LLP) GUIDA DEL CANDIDATO: DISPOSIZIONI AMMINISTRATIVE E FINANZIARIE 1

2 Indice 2

3 1. DISPOSIZIONI GENERALI Il presente documento contiene informazioni che integrano il testo dell Invito. I candidati sono altresì invitati a consultare il sito Web dell'agenzia esecutiva o dell'agenzia nazionale. Le disposizioni illustrate nel presente documento si applicano a tutte le azioni per cui è richiesto un finanziamento comunitario nel quadro del Programma di apprendimento permanente (LLP). Il presente documento deve essere letto congiuntamente all Invito a presentare proposte per il periodo e, in particolare, alla Parte II: Disposizioni amministrative e finanziarie, che avrà la precedenza rispetto alla presente sezione. Il documento è disponibile sul sito Web del Programma di apprendimento permanente: Sono applicabili le regole di precedenza dei documenti illustrate nell Invito generale a presentare proposte , Parte II: Disposizioni amministrative e finanziarie. Ciò implica che le presenti disposizioni amministrative e finanziarie hanno la precedenza sulle informazioni riportate sui moduli di candidatura e sulle relative note. La presente sezione del documento ha lo scopo di: aiutare i candidati a compilare il modulo di candidatura; aiutare i candidati a preparare un preventivo di spesa adeguato per la loro proposta; chiarire questioni derivanti dall Invito a presentare proposte e dai relativi allegati; fornire informazioni pratiche a cui i candidati possano fare riferimento nelle varie fasi della proposta. Il presente documento si applica specificamente alle fasi 1 e 2 del ciclo finanziario di una proposta o di un progetto, come illustrato di seguito. Si noti tuttavia che le altre fasi di tale ciclo sono del tutto coerenti con le fasi di presentazione e valutazione della proposta. Un documento separato, messo a disposizione in una fase successiva, affronterà tutti gli aspetti relativi alla gestione delle convenzioni di sovvenzione. 2. CICLO FINANZIARIO DI UNA PROPOSTA O DI UN PROGETTO Il ciclo finanziario definito di seguito si applica a ogni azione/progetto nel quadro del Programma di apprendimento permanente, benché alcuni requisiti siano applicabili solo ad azioni particolari. (1) Presentazione di un preventivo di spesa (sono disponibili tutti i documenti, le definizioni e le tabelle di supporto per la predisposizione del preventivo). (2) Valutazione del preventivo di spesa sulla base di criteri prestabiliti e trasparenti (i criteri sono individuati e spiegati), che potranno implicare la revisione (riduzione) del preventivo di spesa (le norme applicabili in fase di revisione del preventivo di spesa vengono spiegate). (3) Emissione di una convenzione di sovvenzione (struttura della convenzione di sovvenzione, elementi rilevanti della convenzione, documenti da fornire in questa fase, procedure di firma, ecc.). (4) Procedure di pagamento (garanzia finanziaria, se necessaria, modalità di prefinanziamento, procedure di recupero, ecc.). (5) Emendamenti alla convenzione durante l attuazione del progetto, qualora applicabili (norme, individuazione del soggetto richiedente, individuazione del soggetto competente ad autorizzare le modifiche, ecc.). (6) Requisiti in materia di reporting per il rapporto sullo stato di avanzamento (qualora applicabile) e per il rapporto finale (individuazione delle informazioni, e di eventuale documentazione, da fornire, analisi da svolgere, ecc.). (7) Requisiti in materia di audit (fino a 5 anni dal termine del progetto). 3

4 Ciclo di vita finanziario di una proposta/ progetto PRESENTAZIONE DELLE PROPOSTE VALUTAZIONE DEL BILANCIO FASE DI CONTRATTUALIZZAZIONE FIRMA DELLA CONVENZIONE DI SOVVENZIONE In questa fase deve essere presentato un preventivo di spesa. Durante la fase di selezione, si procede a una valutazione del preventivo di spesa. La valutazione finanziaria può dare luogo ad un eventuale revisione (riduzione) del preventivo di spesa. I candidati prescelti durante il processo di selezione riceveranno la Convenzione di sovvenzione (il contratto) dalla Commissione o dall Agenzia nazionale competente, a seconda dell azione in questione. Il contratto indica la sovvenzione massima concessa e definisce le disposizioni finanziarie applicabili. PRIMO PAGAMENTO RAPPORTI ATTUAZIONE DEL PROGETTO EMENDAMENTI AUDIT PRESENTAZIONE DEL RAPPORTO FINALE PRESENTAZIONE DEL RAPPORTO INTERMEDIO (qualora applicabile) A metà del periodo di svolgimento del progetto, i candidati sono tenuti a presentare un rapporto intermedio, contenente informazioni relative tanto all attuazione del progetto, quanto alle spese sostenute sino a quel momento. Il rapporto viene valutato e solo in seguito a un analisi positiva può essere effettuato un ulteriore pagamento se richiesto. 1 PAGAMENTI SUCCESSIVI AL PRIMO ANTICIPO Potranno essere eseguite verifiche contabili fino a cinque anni dal termine del progetto. L iniziativa di svolgere un audit potrà essere intrapresa dalla Commissione europea, dalle Agenzie nazionali, dalla Corte dei conti e dall OLAF (Ufficio europeo per la lotta antifrode). Al termine del periodo contrattuale, i candidati sono tenuti a presentare un rapporto finale contenente informazioni sull attuazione del progetto, sui risultati conseguiti e sulle spese sostenute. Il pagamento del saldo potrà essere effettuato solo in seguito a una valutazione positiva del rapporto. PAGAMENTO DEL SALDO 1 Nel caso dei progetti multilaterali di trasferimento dell innovazione nell ambito del programma Leonardo da Vinci, in osservanza agli articoli I.4.2 e I.5 della convenzione di sovvenzione, si precisa che ulteriori pagamenti di quote di pre-finanziamento possono essere richiesti in qualsiasi momento del ciclo di vita del progetto. 4

5 3. PREVENTIVO DI SPESA DI UN AZIONE (PROGETTO) Si noti che nel contesto del finanziamento comunitario, e all interno del presente documento, il termine "Azione" verrà inteso come "Progetto". Il finanziamento comunitario potrà assumere la forma di un finanziamento forfetario, concesso sotto forma di sovvenzione forfetaria o di scale di costi unitari, o di un rimborso di una percentuale dei costi ammissibili. Il preventivo di spesa relativo a un azione dovrà essere steso tenendo conto di ciò ed in funzione del tipo di azione Azioni di mobilità Il preventivo di spesa per le azioni di mobilità si basa su (una combinazione di) costi di soggiorno, costi di viaggio e altri costi (vedi Capitolo 7.2 dell Invito generale a presentare proposte , Parte II: Disposizioni amministrative e finanziarie). Laddove i costi si basino su scale di costi unitari o su costi reali, si applicheranno i criteri di ammissibilità generali (vedi sotto). Laddove i costi di viaggio si basino su costi reali, si applicheranno le disposizioni di cui al Capitolo 5.2.1, punti (3) fino a (6), del presente documento Partenariati Il preventivo di spesa per i partenariati (Comenius, Grundtvig e Leonardo da Vinci) si basa su sovvenzioni forfetarie (vedi Capitolo 7.3 dell Invito generale a presentare proposte , Parte II: Disposizioni amministrative e finanziarie). Non esistono criteri specifici per i costi ammissibili Progetti multilaterali, reti, misure di accompagnamento, studi e ricerche comparative (Comenius, Erasmus, Leonardo da Vinci, Grundtvig e Programma trasversale) e progetti Jean Monnet Il preventivo di spesa per progetti multilaterali, reti, misure di accompagnamento, studi e ricerche comparative e progetti Jean Monnet si basa su costi reali, tenendo conto delle tariffe massime per i costi del personale e per i costi di soggiorno (vedi Capitolo 7.4 dell Invito generale a presentare proposte , Parte II: Disposizioni amministrative e finanziarie). Si applicheranno i criteri di ammissibilità generali (vedi sotto). 4. AMMISSIBILITÀ DEI COSTI 4.1. Definizioni Costi ammissibili: tipo di costi considerati ammissibili all interno del preventivo di spesa di un azione cofinanziata mediante fondi comunitari. Le disposizioni illustrate nell Invito e nel presente documento saranno utilizzate quale base per procedere alla revisione del preventivo di spesa presentato con la candidatura. Qualora i costi non osservino le suddette disposizioni, tutti o parte di essi saranno ritenuti "non ammissibili" (ossia non soggetti al cofinanziamento comunitario). Al termine dell analisi, il preventivo di spesa del progetto approvato includerà solo voci di spesa ammissibili. Finanziamento forfetario: importi fissi (sovvenzioni forfetarie) o scale fisse di costi unitari stabiliti a titolo di contributo per un determinato tipo di azione ammissibile. Nella definizione degli importi (per le sovvenzioni forfetarie) o delle tariffe (per le scale di contributi unitari) viene tenuto conto del cofinanziamento fornito dal candidato. Il finanziamento forfetario può coprire: tutti i costi associati all attuazione di un operazione; una o più categorie specifiche di costi ammissibili incluse nel preventivo di spesa di un operazione. Contributi forfetari: costi complessivi di un azione (ad esempio, partenariati Comenius e Grundtvig) o di una o più categorie specifiche di costi di un azione finanziati mediante un importo forfetario. L ammissibilità fa riferimento al tipo di azione: se l azione è programmata, sarà possibile contemplare nel preventivo di spesa il relativo importo forfetario. I costi sono ritenuti ammissibili se vengono svolte le attività in questione. Al 5

6 momento della valutazione del rapporto finale, qualora un attività non sia stata completata o sia stata completata solo in parte, il contributo sarà ridotto. Un azione può essere considerata realizzata solo in parte nel caso in cui non rispetti pienamente le condizioni in base alle quali era stata assegnata la sovvenzione (condizioni riguardanti, ad esempio, la durata del periodo, i risultati proposti, ecc.). Scale di contributi unitari: categorie di costi di un azione finanziate secondo una formula in base alla quale il "numero di unità" viene moltiplicato per un costo o una tariffa unitari. Ad esempio: "Tariffe massime per paese ospitante e categoria di durata del soggiorno" per Mobilità individuale (vedi Tabella 5a dell Invito generale a presentare proposte , Parte II: disposizioni amministrative e finanziarie). L ammissibilità fa riferimento al tipo di azione e al numero di unità: se l azione è programmata, si applicherà la relativa formula; il "numero di unità" sarà valutato in base ai criteri di ammissibilità (vedi sotto). Al momento della valutazione del rapporto finale, qualora un attività non sia stata completata o sia stata completata solo in parte, oppure il "numero di unità" sia inferiore a quello contemplato nel preventivo di spesa, il contributo verrà ridotto di conseguenza. Rimborso di una percentuale dei costi ammissibili: il candidato definirà la propria spesa in termini di costi effettivi (a cui possono essere applicate tariffe massime ammissibili come, ad esempio, le tariffe giornaliere massime ammissibili per i costi del personale vedi Tabella 5e dell Invito generale a presentare proposte , Parte II: disposizioni amministrative e finanziarie). Il finanziamento comunitario sarà calcolato applicando una percentuale sulle spese ammissibili effettivamente sostenute. Al momento della valutazione del rapporto finale, qualora un attività non sia stata completata o sia stata completata solo in parte, il contributo verrà ridotto proporzionalmente. Qualora i costi rendicontati siano inferiori a quelli previsti, il contributo verrà ridotto di conseguenza. Ulteriori dettagli saranno inclusi nella documentazione fornita per la gestione delle convenzioni di sovvenzione Criteri generali Costi ammissibili Nella valutazione dell ammissibilità, si considereranno il contesto generale, la natura e l ammontare della spesa. I seguenti criteri saranno applicati alla categoria di costo per la quale viene stimato il costo stesso ed al numero di unità a essa associato (che applicando la formula appropriata condurrà al costo stimato) o al costo stimato in quanto tale. Tali criteri non si applicano ai contributi forfetari. Per essere considerati ammissibili, i costi devono soddisfare i seguenti criteri generali: devono riguardare attività che coinvolgono i paesi partecipanti previsti dal Programma (vedi Capitolo 3.1 dell Invito generale a presentare proposte , Parte II: Disposizioni amministrative e finanziarie). Qualsiasi costo relativo ad attività svolte al di fuori di tali paesi o intraprese da organizzazioni non registrate in tali paesi sarà considerato non ammissibile, a meno che non si tratti di costo necessario ai fini del completamento dell azione e debitamente giustificato nel modulo di candidatura e nel rapporto; devono essere stati sostenuti da persone giuridiche/istituti o da persone fisiche a seconda dell azione in questione (vedi Capitolo 3.2 dell Invito generale a presentare proposte , Parte II: Disposizioni amministrative e finanziarie) (e nel caso dei consorzi 2 da partner ufficiali del consorzio); devono essere collegati all azione (ossia pertinenti rispetto all azione e direttamente connessi all esecuzione del progetto in conformità al piano di lavoro); devono essere necessari ai fini dell esecuzione dell azione; 2 La decisione che istituisce il programma di apprendimento permanente definisce il termine raggruppamento multilaterale, equivalente al termine consorzio, per progetti con un coordinatore del progetto e partner del progetto. 6

7 devono essere ragionevoli e giustificati e in accordo con i principi di sana gestione finanziaria 3, in particolare in termini di rapporto costi-benefici e di efficacia dei costi; devono essere generati nel corso del periodo di svolgimento dell azione 4 (vedi Capitolo 1 dell Invito generale a presentare proposte , Parte II: Disposizioni amministrative e finanziarie); devono essere effettivamente sostenuti dal beneficiario, essere registrati nei suoi libri contabili in conformità con i principi di contabilità applicabili ed essere dichiarati in conformità con i requisiti sanciti dalla legislazione fiscale e sociale applicabile; devono essere identificabili e verificabili. Le procedure di contabilità e di controllo interno del candidato devono permettere una riconciliazione diretta delle spese e delle entrate dichiarate rispetto all azione con le corrispondenti dichiarazioni contabili e i relativi documenti giustificativi. Per le scale di costi unitari, ciò implica che il numero di unità deve essere registrato su opportuni documenti (vale a dire fogli o liste di presenza, ecc.). Qualora le normative fiscali e contabili nazionali non richiedano l emissione di una fattura, avrà valore qualsiasi documento contabile equipollente atto a dimostrare l esattezza della scrittura contabile in questione e la sua conformità con la normativa applicabile in materia di contabilità Imposta sul valore aggiunto L IVA è considerata un costo ammissibile solo se il candidato può provare di non essere in grado di recuperarla Costi non ammissibili Non potranno essere considerati in alcun modo ammissibili i seguenti costi: reddito da capitale; debiti ed oneri ad essi relativi; accantonamenti per perdite o potenziali passività future (accantonamenti per obblighi contrattuali e morali, multe, ammende e spese legali); interessi passivi; crediti inesigibili; perdite di cambio; IVA, a meno che il candidato possa provare di non essere in grado di recuperarla; costi dichiarati dal candidato e presi in carico nell ambito di un altra azione o di un programma di lavoro che riceva una sovvenzione comunitaria; spese eccessive o imprudenti; acquisto di beni patrimoniali; in caso di noleggio o leasing di attrezzature, il costo di qualsiasi opzione di riscatto al termine del periodo di noleggio o di leasing; costi associati alla preparazione della candidatura per il Programma di apprendimento permanente (LLP); costi di apertura e di gestione di conti bancari; costi sostenuti per l acquisizione di qualsiasi documento da presentare unitamente alla candidatura (relazioni di revisione contabile, ecc.) Partner silenti Le organizzazioni possono partecipare a progetti in qualità di "partner silenti, nel qual caso le loro attività sono considerate non ammissibili ai fini della presentazione del preventivo e della spesa del progetto. Tali organizzazioni devono pertanto farsi carico di qualsiasi costo relativo al progetto o sostenuto durante la sua realizzazione. Esse non sono ammissibili a beneficiare di 3 I costi saranno definiti secondo il principio di sana gestione finanziaria, vale a dire secondo i principi di economia, efficienza ed efficacia. Secondo il principio dell economia, i costi devono essere definiti in tempo utile, nella quantità e qualità appropriate e al prezzo migliore. Secondo il principio dell efficienza, deve essere ricercato il miglior rapporto tra le risorse impiegate e i risultati conseguiti. Secondo il principio dell efficacia, gli obiettivi specifici fissati devono essere raggiunti e devono essere conseguiti i risultati attesi. 4 Vale a dire generati da un attività che ha luogo nel corso del periodo di svolgimento (durata) del progetto o azione. Le attività svolte precedentemente o posteriormente al periodo specificato nella convenzione di sovvenzione non sono ammissibili ai fini della richiesta di finanziamento. 7

8 finanziamenti comunitari. Le organizzazioni provenienti da paesi diversi da quelli ammissibili al programma (vedi Capitolo 3.1 dell Invito generale a presentare proposte , Parte II: Disposizioni amministrative e finanziarie) partecipanti a un progetto verranno sempre considerate partner silenti. Nel contesto di alcuni sottoprogrammi, tali organizzazioni potranno essere denominate anche "partner non ammissibili" Criteri supplementari per progetti multilaterali, reti, misure di accompagnamento, studi e ricerche comparative e progetti Jean Monnet Costi diretti ammissibili I costi diretti ammissibili dell azione sono quelli che, nel rispetto delle condizioni di ammissibilità di cui sopra, possono essere identificati come costi specifici direttamente connessi alla realizzazione dell azione e che sono pertanto direttamente imputabili ad essa. Il Capitolo 5 del presente documento contiene le definizioni di una serie di categorie di costi ammissibili, purché conformi ai criteri di ammissibilità generali di cui sopra Costi indiretti ammissibili I costi indiretti ammissibili dell azione sono quelli che, nel rispetto delle condizioni di ammissibilità di cui sopra, non possono essere identificati come costi specifici direttamente connessi alla realizzazione dell azione e quindi direttamente imputabili a essa, ma che sono comunque derivanti dai costi diretti ammissibili dell'azione. Essi non possono comprendere alcun costo diretto ammissibile. I costi indiretti dell azione ammissibili al finanziamento comunitario sono costituiti da un importo forfetario fisso non superiore al 7% dell importo totale dei costi diretti ammissibili. Tali costi non hanno bisogno di essere giustificati mediante documenti contabili. I costi indiretti non sono invece ammissibili per sovvenzioni a progetti assegnate a un beneficiario che già riceve una sovvenzione di funzionamento dalla Commissione durante il periodo in questione. Esempi di costi indiretti: qualsiasi costo per attrezzature relative all amministrazione del progetto (quali computer, telefoni cellulari, ecc.); costi di comunicazione (posta, fax, telefono, mailing ecc.); costi per infrastrutture (canoni d affitto, elettricità, ecc.) dei locali nei quali si svolge il progetto; forniture d ufficio; fotocopie. 5. CATEGORIE DI COSTO PER PROGETTI MULTILATERALI, RETI, MISURE DI ACCOMPAGNAMENTO, STUDI E RICERCHE COMPARATIVE E PROGETTI JEAN MONNET Quanto segue si applica a tutti i partner di un consorzio: a titolo d esempio, le norme relative ai costi del personale si applicheranno a tutti i partner (ivi incluso il candidato) del consorzio Costi del personale 1) Saranno considerati i costi relativi alle seguenti categorie di personale: personale dipendente assunto dal partner con contratto di lavoro a tempo indeterminato o determinato; personale temporaneo assunto attraverso un agenzia esterna specializzata. I costi di personale che lavori in subappalto saranno inclusi nella relativa categoria (vedi Capitolo 5.4). I membri del personale dei partner coinvolti nel progetto non potranno operare in veste di subappaltatori del progetto. 8

9 2) I candidati dovrebbero basare il preventivo di spesa del progetto sugli effettivi costi giornalieri del personale, i quali non potranno superare la tariffa massima indicata nei Capitoli e riportati di seguito. Eventuali importi eccedenti saranno considerati non ammissibili. L attendibilità di tali costi potrà essere oggetto di verifica. 3) Verrà applicata la tariffa del paese in cui è registrata l organizzazione partner, indipendentemente dal paese di esecuzione delle attività (ossia i costi di un membro del personale di un organizzazione del Paese A che lavora, parzialmente, nel Paese B saranno computati nel preventivo di spesa sulla base delle tariffe del Paese A). 4) Gli effettivi costi giornalieri del personale si basano su tariffe medie corrispondenti all abituale politica retributiva del candidato, ivi inclusi gli effettivi stipendi più gli oneri sociali e altri costi contrattualmente compresi nella retribuzione. Sono esclusi costi non contrattuali quali bonus, noleggio di automobili, conti spese, incentivi retributivi o programmi per la ripartizione degli utili. 5) Il candidato definirà la categoria del personale e il numero di giornate lavorative del progetto relativi all'azione e al piano di lavoro. 6) La stima dei costi del personale si ricava moltiplicando il numero di giornate per l'effettivo costo giornaliero del personale Criteri supplementari per il costo del personale per progetti multilaterali, reti, misure di accompagnamento, studi e ricerche comparative I candidati dovranno basare il preventivo di spesa del progetto sugli effettivi costi giornalieri del personale, che non potranno superare la tariffa massima indicata nella Tabella 5e dell'invito generale a presentare proposte , Parte II: Disposizioni amministrative e finanziarie Criteri supplementari per il costo del personale per progetti Jean Monnet I candidati dovranno basare il preventivo di spesa del progetto sugli effettivi costi giornalieri del personale, indicati sulle pagine dedicate ai progetti Jean Monnet del sito Web dell Agenzia esecutiva. I costi del personale non possono superare i normali costi per ciascuna categoria di personale del paese in questione. I costi del personale devono essere suddivisi nelle categorie da 1 a 4 dell International Standard Classification of Occupations (ISCO). In ogni caso, si applicheranno i seguenti massimali: Categoria di personale 1 (importo massimo 450 euro/giorno); Categoria di personale 2 (importo massimo 300 euro/giorno) Docenti universitari; Categoria di personale 3 (importo massimo 250 euro/giorno); Categoria di personale 4 (importo massimo 125 euro/giorno) Costi di insegnamento per progetti Jean Monnet Questa categoria di costi si applica di norma solo alle cattedre Jean Monnet, alle cattedre ad personam Jean Monnet e ai moduli Jean Monnet. In casi debitamente giustificati, tuttavia, anche le candidature provenienti dai Centri di Eccellenza potranno includere tali costi. Il numero di ore di insegnamento varia a seconda del tipo di azione. Per le cattedre Jean Monnet è richiesto un numero minimo di 120 ore di insegnamento per anno accademico. Per i moduli è richiesto un numero minimo di 30 ore di insegnamento per anno accademico. Il tetto massimo del costo di un ora di insegnamento è fissato a 200 euro. Se i costi di insegnamento superano le tariffe massime indicate, l importo eccedente sarà considerato non ammissibile. L attendibilità di tali costi potrà essere oggetto di verifica Costi di viaggio e di soggiorno Quanto segue si applica SOLO ai progetti multilaterali Comenius comprendenti attività di mobilità durante la formazione iniziale di insegnanti: i costi di viaggio (basati sui costi effettivi) 9

10 e i costi di soggiorno (basati sulle tariffe contenute nella Tabella 5f - vedi Allegato V, Capitolo 5.2 dell Invito generale a presentare proposte , Parte II: Disposizioni amministrative e finanziarie) saranno registrati separatamente alla voce Altri costi. Si applicheranno le norme relative ai costi di viaggio e di soggiorno riportate di seguito Costi di viaggio (1) Verranno considerati i costi di viaggio del personale (vedi Capitolo 5.1, punto (1) del presente documento) partecipante all azione, purché in linea con le prassi abituali del partner in materia di costi di viaggio. (2) Sarà possibile chiedere il rimborso di costi sostenuti solo per viaggi direttamente collegati ad attività relative al progetto specifiche e chiaramente identificabili. Per informazioni sull addebito dei costi di viaggio non sostenuti da membri del personale, si rimanda alla sezione "Altri costi" e "Costi di subappalto. (3) Il rimborso si basa sui costi effettivamente sostenuti, indipendentemente dal mezzo di trasporto scelto (treno, autobus, taxi, aereo, automobile a noleggio). I partner sono tenuti a usare il mezzo di trasporto più economico (ad esempio, in caso di viaggi in aereo, dovranno utilizzare biglietti Apex e optare per tariffe ridotte; qualora ciò non avvenga, si dovrà fornire una giustificazione dettagliata). (4) I costi di viaggio dovranno includere tutti i costi sostenuti sui mezzi di trasporto impiegati dalla località di origine a quella di destinazione (e viceversa) e potranno includere visti, assicurazione di viaggio e costi di cancellazione. (5) In caso di spostamento in automobili private (autovetture personali o aziendali), laddove tale spostamento possa essere dimostrato e l importo non sia eccessivo, il rimborso spese avverrà come segue (si opterà per l opzione più conveniente): o applicando una tariffa chilometrica conformemente alle norme interne dell organizzazione in questione fino a un massimo di 0,22 euro; o addebitando il prezzo del biglietto ferroviario, aereo o dell autobus (vedi punto (3) sopra). Verrà rimborsato soltanto un biglietto, indipendentemente dal numero di persone in viaggio sullo stesso veicolo. (6) Per le automobili noleggiate (categoria massima B o equivalente) o i taxi: il costo effettivamente sostenuto laddove esso non sia eccessivo rispetto a quello di altri mezzi di trasporto (tenendo altresì conto dell'incidenza di fattori quali tempo, bagagli eccessivi, ecc.). Il rimborso avverrà indipendentemente dal numero di persone in viaggio sullo stesso veicolo Costi di soggiorno (1) Sono ammissibili i costi di soggiorno del personale (vedi Capitolo 5.1, punto (1) del presente documento) partecipante all azione. Il preventivo di spesa dovrà basarsi sulla tariffa massima indicata nei Capitoli e riportati di seguito. Eventuali importi eccedenti saranno considerati non ammissibili. La tariffa applicabile è quella del paese di destinazione, vale a dire il paese in cui vengono sostenute le spese di alloggio. (2) Sarà possibile chiedere il rimborso di costi sostenuti solo per viaggi direttamente collegati ad attività relative al progetto specifiche e chiaramente identificabili. Per informazioni sull addebito dei costi di soggiorno non sostenuti da membri del personale, si rimanda alle sezioni "Altri costi" e "Costi di subappalto. (3) Il rimborso avviene conformemente alle norme interne vigenti presso le organizzazioni partner sulla base delle spese effettivamente sostenute (rimborso di ricevute) o sotto forma di diaria. In entrambi i casi, alla presentazione del rapporto si dovranno esibire documenti che attestino la presenza e il pernottamento, a giustificazione dei costi dichiarati. Nel caso in cui il vitto, l alloggio e i costi di trasporto locale vengano forniti da una terza parte, si dovrà applicare una riduzione proporzionale. (4) I costi di soggiorno coprono il vitto, l alloggio, le spese di trasporto locale (ma non le spese di trasporto locale sostenute per lo spostamento dalla località di origine a quella di destinazione, vedi Capitolo 5.2, punto (4) riportato di seguito). Ai fini del calcolo del 10

11 numero di giorni a cui applicare la tariffa giornaliera per i costi di soggiorno, si noti che un giorno INTERO comprende di norma un pernottamento. In casi debitamente giustificati, potrebbe essere concessa una diaria per un giorno intero per soggiorni senza pernottamento, con una riduzione proporzionale per l'alloggio. (5) Nel caso in cui il vitto, l alloggio e i costi di trasporto locale vengano forniti da una terza parte, si dovrà applicare una riduzione proporzionale Criteri supplementari per il costo di soggiorno per progetti multilaterali, reti, misure di accompagnamento, studi e ricerche comparative Il preventivo di spesa dovrà basarsi sulla tariffa massima indicata nella Tabella 5f dell Invito generale a presentare proposte , Parte II: Disposizioni amministrative e finanziarie Criteri supplementari per il costo di soggiorno per progetti Jean Monnet Il preventivo di spesa dovrà basarsi sulla tariffa massima indicata sulle pagine dedicate ai progetti Jean Monnet del sito Web dell Agenzia esecutiva Costi per le attrezzature (1) Verranno considerati ammissibili l acquisto, il noleggio o il leasing di attrezzature (nuove o di seconda mano), ivi inclusi i costi di installazione, di manutenzione e di assicurazione: solo se specifici e necessari ai fini del raggiungimento degli obiettivi del progetto o dell azione. I costi proposti per le attrezzature dovranno essere sempre debitamente giustificati. Si applicheranno le norme in materia di appalti di cui al Capitolo 5.4; purché il valore dei beni acquistati sia ammortizzato conformemente alla normativa fiscale e contabile applicabile al beneficiario e sia generalmente accettabile in quanto corrispondente a quello di beni analoghi. Possono essere prese in considerazione soltanto la quota di ammortamento del bene relativa alla durata dell azione e l effettiva percentuale d uso per gli scopi dell'azione. Il candidato illustrerà le norme da lui applicate. Ogni trattamento diverso dovuto alla natura e/o al contesto d uso del bene dovrà essere debitamente giustificato. (2) Tutte le attrezzature collegate all amministrazione del progetto (quali computer, telefoni cellulari, ecc.) e acquistate prima dell inizio del progetto rientrano nei costi indiretti del progetto stesso (vedi Capitolo del presente documento). (3) Il costo totale delle attrezzature non può essere superiore al 10% dei costi diretti totali del progetto Costi di subappalto (1) Saranno considerati i costi derivanti da contratti di subappalto conclusi ai fini dell esecuzione di parte delle attività di un azione concessi da un partner a un ente, a un organizzazione o a individui 5,6 esterni (solo se non dipendenti da nessuna delle organizzazioni partner del consorzio). (2) Al fine di preservare il concetto di partenariato del progetto, la gestione e l amministrazione generale del progetto non potranno essere subappaltate. (3) I costi vengono calcolati in base a una stima verificabile o, qualora venga identificato il subappaltatore, in base a un offerta. La stima/offerta coprirà tutti i costi (costi del personale più costi di viaggio, ecc.). (4) Il candidato aggiudicherà il contratto all'offerta che presenta il miglior rapporto qualitàprezzo, conformemente ai principi della trasparenza e della parità di trattamento dei contraenti potenziali, avendo cura di evitare conflitti d'interesse. (5) Si applicheranno le seguenti norme comunitarie specifiche relative agli appalti: 5 Il termine fa riferimento a potenziali lavoratori autonomi, ossia lavoratori responsabili della propria sicurezza sociale o dei propri contributi sociali, pensionistici e fiscali. La legislazione nazionale sulla definizione di tali individui può variare e dovrebbe essere sempre presa in considerazione. 6 Il termine include anche consulenti che forniscono servizi retribuiti una tantum. 11

12 i contratti aventi un valore inferiore a 500 euro potranno essere pagati dietro presentazione di una semplice fattura; i contratti aventi un valore compreso tra 500 e euro saranno oggetto di una procedura ristretta che implicherà un solo offerente (sarà sufficiente aver richiesto un unica offerta); i contratti aventi un valore compreso tra e euro saranno oggetto di una procedura che implicherà almeno tre offerte; i contratti aventi un valore compreso tra e euro saranno oggetto di una procedura che comprenderà almeno cinque offerte; per contratti di valore superiore a euro, si applicheranno le normative nazionali relative agli appalti. (6) Il costo totale di subappalto non può essere superiore al 30% dei costi diretti totali del progetto Altri costi (1) Saranno considerati ammissibili costi derivanti direttamente da: requisiti imposti dalla convenzione di sovvenzione (diffusione delle informazioni, valutazione specifica dell azione, revisioni contabili, traduzioni, riproduzioni ecc.), ivi inclusi i costi di qualsiasi servizio finanziario (soprattutto i costi di garanzie finanziarie); la realizzazione di azioni specifiche o di prodotti e risultati del progetto/azione (quali l organizzazione di seminari, qualora il seminario sia previsto come prodotto/risultato e i costi correlati a tale attività siano facilmente identificabili, la stesura degli atti di un seminario, la produzione di un video, l acquisto di materiali di consumo collegati a un dato prodotto, come risme di carta per la stampa di pubblicazioni, DVD scrivibili ecc.). (2) Verranno considerate solo attività specifiche e necessarie ai fini del raggiungimento degli obiettivi del progetto/azione. I costi proposti dovranno essere sempre debitamente giustificati. (3) In caso di rimborso di costi di viaggio e/o di soggiorno a terzi, si applicheranno le norme relative ai costi del personale dei partner (vedi Capitoli e del presente documento). (4) Tutti i costi sostenuti mediante ricorso al subappalto sono menzionati nel Capitolo 5.4 del presente documento. Saranno ammissibili nella presente categoria di costi solo i costi sostenuti dai partner stessi. (5) Sarà inoltre considerato ammissibile qualsiasi costo non coperto da altre categorie di costo. Alcuni esempi: costi una tantum per comunicati stampa e pubblicità, acquisto di diritti di autore e di altri diritti di proprietà intellettuale, acquisto di materiali informativi (libri, studi e dati elettronici), quote di partecipazione a conferenze, costi di registrazione a riunioni, noleggio di spazi espositivi, ecc. Tale voce copre anche i costi di viaggio e di soggiorno sostenuti nell ambito di progetti multilaterali Comenius comprendenti attività di mobilità durante la formazione iniziale di insegnanti (vedi Capitolo 5.2 del presente documento). (6) Tutti i costi relativi all amministrazione del progetto (materiali di consumo, materiali sussidiari, costi per fotocopie, costi telefonici, carta, ecc.) sono coperti dai costi indiretti del progetto (vedi Capitolo del presente documento). 12

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