La Fatturazione Elettronica verso la PA

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1 N.B.: i collegamenti agli indirizzi web riportati nel testo e alla Presentazione Fatturazione Elettronica Armando Giudici Dylog - Buffetti sono richiamabili cliccandoli col pulsante sinistro del mouse. (serve un tempo d attesa variabile in funzione delle caratteristiche del pc e della connessione internet) oppure eseguendo un copia-incolla degli indirizzi sul browser. La Fatturazione Elettronica verso la PA Il 6 giugno 2014 è una data importante in quanto è entrato in vigore il D.M. 55/2013 che ha stabilito le modalità attuative per fatturazione elettronica nei confronti delle pubbliche amministrazioni. Di cosa si tratta La Fatturazione Elettronica è un processo regolamentato dalla legge italiana che permette di emettere, conservare ed esibire i documenti fiscali in modalità informatica assicurando che il contenuto sia nel tempo immutabile e non alterabile. I benefici ottenibili dalla Fatturazione Elettronica sono ingenti, dal risparmio di carta e materiali, ai notevoli risparmi sui costi di processo. La norma ha stabilito che nessun Ente pubblico potrà più ricevere e pagare fatture cartacee o inviate tramite posta elettronica. Tutte le fatture emesse nei loro confronti devono, quindi, essere generate secondo il protocollo definito dalla Pubblica Amministrazione e inviate non al destinatario, ma al sistema di acquisizione denominato Sistema di Intercambio (SDI). A quest'ultimo spetta il compito di inoltrare al destinatario la fattura generata, dando conferma al mittente dell'esito positivo del recapito a seguito della consegna. Le scadenze - Il 6 giugno 2014 elencati di seguito: la norma ha coinvolto solo le aziende che hanno rapporti di fornitura con gli Enti pubblici i Ministeri le Agenzie fiscali gli Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale gli Iistituti scolastici di ogni ordine e grado. - Il 31 marzo 2015 scatterà invece l obbligo di emissione fatture in formato elettronico (secondo il tracciato definiti dalla PA) anche nei confronti di tutti gli altri enti pubblici non espressamente citati sopra. I riferimenti qui sotto saranno utili per entrare nel merito di un panorama tecnico piuttosto articolato e trovare indicazioni utili per affrontare al meglio questa importante novità normativa I n d i c e 1. La normativa di riferimento 2. I siti web di riferimento 3. Glossario 4. FAQ

2 1 - La normativa di riferimento La fatturazione elettronica è regolata da specifiche norme di riferimento. In questa sezione è possibile reperire l'elenco delle principali norme in materia di fatturazione elettronica. Maggiori informazioni sono disponibili all indirizzo Legge 24 dicembre 2007, n. 244, recante "Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (legge finanziaria 2008)" - Articolo 1, commi dal 209 al 214. Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013, recante Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis, 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, pubblicato in G.U. n. 59 del 12 marzo 2014, S.O.; Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni, recante Codice dell amministrazione digitale (di seguito anche CAD); Decreto del Ministero dell economia e delle finanze 7 marzo 2008, recante Individuazione del gestore del sistema di interscambio della fatturazione elettronica nonché delle relative attribuzioni e competenze. pubblicato in G.U. n. 103 del 3 maggio 2008; Decreto del Ministero dell economia e delle finanze del 3 aprile 2013, n.55, emanato di concerto con il Ministro per la pubblica amministrazione e semplificazione, recante Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell'articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244 pubblicato in G.U. n. 118 del 22 maggio 2013, di seguito indicato anche con DM Fatturazione; Circolare interpretativa n.1 del 31 marzo 2014 emanata dal Dipartimento delle Finanze del MEF di concerto con il Dipartimento della Funzione pubblica della Presidenza del Consiglio dei Ministri; 04/11/13 Presentazione Fatturazione Elettronica Armando Giudici Dylog-Buffetti»» (la trovi al seguente indirizzo)

3 2 - I siti di riferimento Di seguito alcuni dei portali di riferimento per trovare documenti, riferimenti normativi e indicazioni pratiche sul processo di informatizzazione della Pubblica Amministrazione e - più specificatamente - della Fatturazione Elettronica Glossario In questa sezione vengono riportate le terminologie più utilizzate nell ambito. Fornitore PA. E il soggetto che emette fattura nei confronti dell Amministrazione. Intermediario. E il soggetto di cui si avvale il fornitore per l emissione e/o la trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio, o di cui si avvale l Amministrazione per la ricezione delle stesse dal Sistema di Interscambio. Deve essere un soggetto che si è già accreditato presso la PA. Fattura Elettronica. La fattura elettronica è una fattura ai sensi dell art. 21 co. 1 DPR 633/1972 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio. La Fattura PA è in sostanza un file XML creato secondo il formato specifico previsto dallo schema predisposto dalla Pubblica Amministrazione. Le caratteristiche della fattura elettronica sono le seguenti: deve garantire l autenticità dell origine e l integrità del contenuto; queste caratteristiche sono previste dalla firma digitale da parte di chi emette la fattura elettronica deve dichiarare anche il codice del destinatario della fattura, riportato nell Ipa deve essere trasmessa alle PA attraverso il Sistema di Interscambio ogni singola fattura elettronica deve essere firmata dal soggetto che la emette con un certificato di firma qualificata se si decide di racchiudere più file in formato zip, questo ultimo non va firmato digitalmente, ma le singole fatture al suo interno, sì. I.P.A. (Indice delle Pubbliche Amministrazioni) E l istituto preposto a censire e rendere disponibili i riferimenti di tutte le PA ( M.E.P.A. (Mercato Elettronico delle Pubbliche Amministrazioni). Firma elettronica qualificata. E la firma elettronica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione, basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma. S.D.I. (Sistema di Interscambio). E un sistema informatico in grado di: ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della Fattura PA effettuare controlli sui file ricevuti inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.

4 Gestisce anche le notifiche sul buon fine o meno del ricevimento e correttezza della fattura elettronica. Riferimento temporale. E l informazione contenente la data e l ora che viene associata ad uno o più documenti informatici. Insieme alla firma elettronica qualificata, caratterizza la fattura elettronica XML (Extensible Markup Language). E l insieme di regole per strutturare in formato testo i dati oggetto di elaborazione. PEC (Posta Elettronica Certificata). E uno dei canali/modalità consentiti ai fini dell invio della fattura elettronica verso il S.D.I. L'utilizzo del canale PEC non presuppone alcun tipo di accreditamento preventivo presso il Sistema di Interscambio. I file FatturaPA e i file archivio devono essere spediti come allegato del messaggio di PEC. Il messaggio, comprensivo dell allegato, non deve superare la dimensione di 30 megabytes. FTP (File Transfer Protocol). E una della modalità di trasmissione prevista dalla norma. E il protocollo di trasferimento dati tra sistemi remoti. UO (Unità Organizzativa). Si definiscono Unità Organizzative gli uffici in cui è organizzata una Amministrazione. 4 - FAQ Che cos'è un Fattura Elettronica? La fattura elettronica è una fattura ai sensi dell art. 21 co. 1 DPR 633/1972 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio. La FatturaPA è in sostanza un file XML creato secondo il formato specifico previsto dallo schema predisposto dalla Pubblica Amministrazione. Le caratteristiche della fattura elettronica sono le seguenti: deve garantire l autenticità dell origine e l integrità del contenuto; queste caratteristiche sono previste dalla firma digitale da parte di chi emette la fattura elettronica deve dichiarare anche il codice del destinatario della fattura, riportato nell Ipa deve essere trasmessa alle PA attraverso il Sistema di Interscambio ogni singola fattura elettronica deve essere firmata dal soggetto che la emette con un certificato di firma qualificata se si decide di racchiudere più file in formato zip, questo ultimo non va firmato digitalmente, ma le singole fatture al suo interno, sì. Quali sono i riferimenti normativi e dove posso recuperarli? Sono molti e piuttosto articolati. Tutta la documentazione di interesse è disponibile su Quali sono le PA che rientrano nella scadenza del 06 giugno 2014? Presidenza del Consiglio, Ministeri, Avvocatura dello Stato, Enti Nazionali di Previdenza e Assistenza sociale, Agenzie Fiscali, Istituti di Istruzione Statale di ogni ordine e grado. Tutte le restanti PA saranno coinvolte a partire dal 31 marzo Quali sono i fornitori della PA che rientrano nella scadenza del 06 giugno 2014? Tutti quelli che, a valle di questa data, fattureranno ai soggetti PA coinvolti nella prima scadenza. Posso mandare un PDF, come ho fatto sino a oggi? No. La norma prevede che l unico formato accettato sia l XML firmato digitalmente. Qualsiasi altra modalità di invio o formato non saranno accettati, le fatture non saranno registrate, né pagate. Il PDF può essere allegato all invio telematico, ma è facoltativo non obbligatorio. Cosa devo fare per assolvere alla norma? Dotarmi di una soluzione software che trasformi le mie fatture emesse in un formato XML, così come accettato dal SDI (Sistema di Interscambio).

5 È vero che la PA non pagherà fatture non elettroniche emesse a valle del 06/06/14? Vero. La norma prevede vengano accettate e, conseguentemente pagate, solo le fatture generate su formato XML e accettate dal SDI (Sistema Di Interscambio) Cosa è un intermediario? E un soggetto accreditato che può assolvere per conto del fornitore della PA il ruolo di invio della fattura nel formato accettato dalla PA e, se fornisce questo servizio, anche provvedere all archiviazione sostitutiva del documento Posso avvalermi di un intermediario per l invio della Fattura Elettronica? La norma offre questa possibilità. Gli accordi tra le parti devono essere regolate contrattualmente. Che cos è la Conservazione Sostitutiva? E una modalità di archiviazione dei documenti specificatamente normata, che consente di eliminare la conservazione del documento cartaceo a favore di quella esclusivamente elettronica. Può gestirmi tutto il mio commercialista? Si a condizione che sia un soggetto accreditato come intermediario. Cosa significa che devo firmare digitalmente? Ogni documento deve essere firmato digitalmente in quanto il mittente deve garantirne contenuti e integrità del dato. Posso non fare la Conservazione sostitutiva? No. La conservazione non è opzionale. E previsto obbligatoriamente dalla norma. L oggetto in conservazione è un XML firmato. Se la conservazione è relativa ai soli documenti PA, è necessario un partitario distinto. Come faccio a sapere quale è il codice IPA? Gli Uffici destinatari di fatturazione elettronica di una Amministrazione possono essere individuati sull IPA cercando l Amministrazione di interesse mediante una delle modalità di ricerca a disposizione nel sito Posso inviare lotti di fatture o devo procedere con l invio di singole fatture? È possibile procedere in entrambi i modi. Ogni singola fattura elettronica deve però essere firmata dal soggetto che la emette con firma qualificata. Se si decide di racchiudere più file in formato zip, questo ultimo non va firmato digitalmente. Posso utilizzare dei servizi messi a disposizione dell amministrazione dello stato? Si. Normativamente è previsto che sia messa a disposizione una modalità di accesso per inserimenti puntuali. In relazione ai volumi di fatture emesse può essere importante dotarsi di una soluzione informatica che ne consenta l invio in forma automatica. Che cosa è il SDI (Sistema di interscambio)? Il Sistema di Interscambio (SdI) deve essere in grado di: ricevere le fatture elettroniche; effettuare i controlli sui file ricevuti; verificare l integrità del documento informatico, ovvero che non abbia subito delle modifiche successivamente all apposizione della firma digitale; verificare l autenticità del certificato di firma digitale, questa verifica ha l obiettivo di verificare che il certificato fosse valido al momento dell apposizione della firma; verificare la correttezza dei dati inseriti nelle fatture. Nello specifico ci si riferisce ai seguenti controlli: verifica codice identificativo del destinatario e di tutte quelle informazioni indispensabili al recapito della fattura, la validità della Partita Iva, la validità del codice fiscale, verifica inoltre che la stessa fattura non sia stata già trasmessa. Lo SdI valida inoltre i flussi delle fatture, inoltra le stesse alle amministrazioni pubbliche destinatarie, notifica l esito di invio/ricezione agli utenti attraverso ricevute/notifiche, garantisce il servizio di accreditamento al sistema, invia alla Ragioneria Generale dello Stato i flussi per il monitoraggio della spesa pubblica e fornisce assistenza tecnica ai soggetti che interagiscono con il SdI. Come faccio essere certo che la fattura sia stata emessa correttamente e sia stata ricevuta? Il sistema di interscambio ha un sistema di notifiche che avvisa il mittente sia sul buon fine della consegna, sia di eventuali inesattezze o mancanze del documento elettronico.

6 Come si attiva il servizio di fatturazione elettronica su L adesione è disponibile esclusivamente per il profilo "Legale Rappresentante" dell impresa abilitata al Mercato Elettronico della PA. Per concludere positivamente la procedura di adesione, l impresa deve essere in possesso di Autocertificazione attiva e di almeno un offerta pubblicata nel Catalogo di uno dei Bandi MEPA per i quali ha conseguito l Abilitazione. Per il Legale Rappresentante dell impresa abilitata al MEPA, verrà attivata nel cruscotto una nuova sezione ("Fatturazione Elettronica") in corrispondenza della quale l utente avrà a disposizione due collegamenti: Adesione al Servizio Gestione Fatture Elettroniche (effettivamente operativo soltanto dopo aver effettuato l adesione) L accesso alla pagina di "Adesione al servizio" consente di visualizzare in un unica pagina tutti i dati richiesti per la formulazione dell operazione. L invio del file firmato contenente i dati e le dichiarazioni rilasciate nel modulo di adesione non determina un azione di valutazione da parte di Consip: l impresa che conclude con successo la procedura di Adesione è immediatamente attiva nell esecuzione del collegato servizio di "gestione delle fatture elettroniche". Ulteriori quesiti sul tema e relative riposte sono disponibili su