EuroSystem Tecnologie Informatiche. Il software più completo per la gestione del laboratorio odontotecnico

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1 Il software più completo per la gestione del laboratorio odontotecnico OdontoSoft è il software per la gestione dei Laboratori Odontotecnici, primo in Italia a seguire la fabbricazione di ogni tipologia di dispositivo medico utilizzando la metodologia dei cicli di produzione, con avanzamento delle azioni tramite BAR-CODE. Creato nel 1996, questo strumento ha assunto una rilevanza strategica all entrata in vigore del Decreto Legislativo 46/1997 attuativo della normativa 93/42/CEE, riguardante i dispositivi medici. Grazie alla collaborazione con alcuni tra i più importanti Laboratori italiani, abbiamo sviluppato un sistema pratico, potente e completo capace di gestire l intero laboratorio, avere reperibilità dei materiali e dei lotti utilizzati e con un click stampare tutta la documentazione riportante la progettazione, la fabbricazione, il controllo finale del prodotto e la conformità nel rispetto della Direttiva comunitaria. EuroSystem Tecnologie Informatiche

2 solidità, esperienza ed innovazione Presentazione Profilo aziendale EuroSytem2000 S.r.l. è un azienda informatica nata a Modena nel 1987 dall outsourcing dei sistemi informativi di un importante azienda manifatturiera e commerciale. Da oltre 20 anni la nostra mission è quella di progettare e sviluppare soluzioni di information & comunication technology a 360, per ottimizzare al meglio la struttura tecnologica dei nostri clienti in una realtà in continua evoluzione. All interno della società, il nostro team di professionisti è costantemente impegnato nello sviluppo di Software gestionali orientati all incremento dell efficienza e della qualità dei processi operativi, attraverso strumenti integrati che ne migliorano il coordinamento delle attività, con indiscussi benefici sull organizzazione aziendale. Per EuroSytem2000 la relazione col cliente riveste un importanza primaria ed è per questo che negli anni sono stati destinati importanti investimenti, sia alla progettazione e sviluppo di soluzioni tecnologiche, sia al supporto tecnico perché sappiamo quanto sia importante assistere i nostri clienti per assicurare loro, in ogni momento, la piena efficienza operativa e gli elevati livelli di performance dei nostri prodotti. La storia di una continua innovazione Queste le tappe fondamentali dei nostri prodotti che hanno consentito di affermarci sul mercato: 1987: EuroSystem2000 lancia sul mercato il software gestionale EUROCOGE. 1990: Inizia la commercializzazione di EUROFORM per gestire i magazzini di stagionatura formaggi. 1995: Viene introdotto sul mercato EUROASSIST, il software realizzato per gestire ed organizzare il lavoro delle aziende che forniscono servizi di assistenza tecnica. 1996: Nei laboratori odontotecnici si utilizza LABORDENT, il software a supporto della gestione del laboratorio. 1997: Entra sul mercato Area Archiving, l alternativa alla tradizionale gestione dei documenti per coordinare e condividere in modo efficiente la notevole mole di documenti cartacei presenti in azienda. 1998: Si avvia la distribuzione di Area E-Messenger, il software che gestisce il fax in rete consentendo importanti risparmi di risorse finanziarie e di tempo. 2004: EuroSystem2000 sviluppa Area Account CRM per gestire le attività di CRM & Marketing. 2005: EUROCOGE evolve in Area Administration 2006: Area Archiving, Area E-Messenger e Area Account CRM vengono integrate in Area R-Evolution, un unico strumento gestionale a supporto dell organizzazione aziendale. 2007: LABORDENT evolve in OdontoSoft 2007: EUROFORM evolve in ForMagSoft 2008: EUROASSIST evolve in Area Assist Certificazioni In fase di certificazione UNI EN ISO 9001:2000 EuroSystem Tecnologie Informatiche 2000

3 semplicità, velocità e completezza Perchè scegliere OdontoSoft La Qualità di una commessa non dipende solamente dalle prestazioni fornite e dai materiali utilizzati, ma anche dalla struttura organizzativa che supporta tutte le fasi di una lavorazione eseguita a regola d arte. Per questo OdontoSoft fa leva su alcuni importanti aspetti che incrementano l efficienza del Laboratorio con benefici diretti sulla qualità della fabbricazione, che saranno evidenti e soprattutto misurabili. A chi è rivolto? OdontoSoft è in grado di ottimizzare la gestione di qualsiasi laboratorio odontotecnico specializzato in protesi fisse, protesi mobili, protesi combinate, protesi implantari, scheletrati e ortodonzia, indipendentemente dalla dimensione del laboratorio e dal numero di operatori coinvolti nelle lavorazioni. Punti di Forza - Interamente ridisegnato all entrata in vigore della Legge, seguendo fedelmente le linee guida della Direttiva Comunitaria 93/42 CEE, consente di stampare con un click TUTTA la documentazione necessaria, per tipo di dispositivo fabbricato e cliente; - Il sistema è integrabile con i nostri software applicativi di archiviazione ottica, contabilità, magazzino, CRM, e Business Intelligence; - OdontoSoft è l unico strumento che gestisce la produzione con l avanzamento fase per fase attraverso l utilizzo del BAR-CODE e che archivia automaticamente ogni lavorazione in un fascicolo tecnico digitale, sempre disponibile anche a distanza di tempo; - Sono parte integrante della procedura i protocolli di fabbricazione sufficienti a realizzare tutte le tipologie di dispositivi protesici, ortodontici, implantari e scheletrici oggi in uso; - Assistenza post-vendita per assicurare sempre i massimi livelli di performance del prodotto.

4 Il pannello di controllo di OdontoSoft è unico nel suo genere perchè permette di gestire interamente il Laboratorio e tutte le fasi della commessa, assicurando efficienza e qualità nell organizzazione della fabbricazione. Le funzioni base che supportano una commessa effettuata a regola d arte sono: PANNELLO DI CONTROLLO - Prescrizione Medica - Stesura progetto - Preparazione commessa - Stesura preventivo - Stampa fasi di lavorazione - Avanzamento commessa - Creazione documento accompagnatorio - Allegati - Etichettatura - Creazione piani standard - Archiviazione documentale Le funzioni avanzate inoltre permettono la creazione di un fascicolo tecnico dove allegare QUALSIASI documento in QUALSIASI formato, disponibile in tempo reale direttamente dalla commessa. La gestione dei Rapporti di Non Conformità viene ottimizzata attraverso la creazione di un fascicolo contenente tutti rapporti riscontrati e le misure attuate per eliminare o ridurre le non conformità. - Gestione Rapporti Non Conformità - Fascicolo Tecnico Digitale La potenza di OdontoSoft si concretizza in una serie di strumenti che permettono al progettista, all amministratore ed agli operatori di laboratorio di gestire in modo efficiente tutte le fasi della lavorazione, dalla ricezione della prescrizione alla consegna del dispositivo fino ad eventuali consultazioni successive, anche a distanza di molti anni. Lo strumento integrato di Business Intelligence costituisce una risorsa strategica capace di incrociare ed elaborare in tempo reale qualunque tipo di statistica o report fornendo contemporaneamente i relativi grafici interattivi e navigabili. Questo strumento perciò assume una rilevante valenza strategica nei processi decisionali del Manager. - Business Intelligence - Piani di fabbricazione - Listini - Gestione del magazzino - Gestione della contabilità - Gestione documentale

5 LE FASI DELLA COMMESSA (1) INSERIMENTO NUOVA PRESCRIZIONE La commessa viene aperta con l inserimento di una nuova prescrizione medica. - Nominativo studio e medico committente - Nominativo paziente - Definizione numero archivio e fascicolo - Possibilità di inserire preventivo e progetto - Definizione data e ora apertura ed evasione della commessa - Scelta documentazione di accompagnamento (buono consegna, fattura) in relazione alla lavorazione da effettuare - Definizione medico responsabile della fabbricazione, cassetta contenente il dispositivo e tipologia di lavorazione da effettuare - Inserimento note interne, particolari, riferite alla lavorazione - Stampa etichette per cassetta - Inserimento immagine o file a supporto della lavorazione - Registrazione materiali ricevuti dal medico - Inserimento automatico della commessa nel fascicolo tecnico STESURA DEL PROGETTO Lo step riguarda la definizione del progetto tecnico (se selezionato nella prescrizione) - Scelta del modello di progetto da un elenco a disposizione del responsabile - Possibilità di associare ad ogni tipo di lavorazione uno o più modelli di progetto - Possibilità di configurare interamente un modello di progetto - Inserimento dati riferiti al dispositivo medico e ai rischi associati - Analisi dei rischi: Creazione di tabelle riportanti analisi e valutazione dei rischi prevedibili durante le lavorazioni. Tali analisi possono essere legate ad una singola azione oppure fare riferimento ad un intero progetto tecnico - Possibilità di indicare in ogni progetto diverse tipologie di rischi create a priori, e di visualizzarle in fase di avanzamento commessa PREPARAZIONE COMMESSA In questa fase viene preparata la commessa nei minimi particolari - Definizione dispositivo da fabbricare - Scelta delle fasi della lavorazione da pianificare - Definizione del protocollo di produzione da seguire, scegliendo all interno di protocolli / piani di fabbricazione già presenti all interno del programma o aggiunti/personalizzati successivamente - Possibilità di scegliere per intero o in parte uno o più piani di fabbricazione Di ogni fase della lavorazione inclusa dai protocolli di fabbricazione vengono prelevate tutte le informazioni riferite a: - Materiali e quantità da utilizzare - Possibili prestazioni da fatturare - Eventuale richiesta di invio dispositivo in prova

6 LE FASI DELLA COMMESSA (2) STESURA PREVENTIVO Se previsto, viene preparato il preventivo da inviare al medico committente - Creazione automatica del preventivo in relazione ai materiali da fatturare e alle prestazioni impiegate nella fasi di lavorazione incluse nella commessa - Possibilità di inserire, modificare, cancellare voci inserite nel preventivo STAMPA FASI DI LAVORAZIONE L amministratore del sistema può decidere se utilizzare l avanzamento step by step o a consuntivo Avanzamento dei lavori in modalità step by step - Completamento dell azione contestualmente all esecuzione di ogni singola fase - Acquisizione automatica della durata della lavorazione - Compilazione automatica/semiatumatica di tutti i documenti di carattere amministrativo - Controllo sulla gestione della commessa - Possibilità di raccogliere i dati significativi di ogni singola fase della lavorazione per elaborazione statistiche o controllo di gestione - Scarico automatico dei materiali in magazzino - Creazione automatica dei documenti contenenti materiali e prestazioni da fatturare - Tracciabilità dei materiali e dei lotti - Consultazione in tempo reale del piano utilizzato, dei materiali e delle prestazioni fornite e dell operatore che ha eseguito l attività - Creazione automatica della commessa ed inserimento automatico nel fascicolo tecnico digitale Avanzamento dei lavori a consuntivo - Compilazione manuale della scheda commessa da parte dell operatore al termine della propria fase - Scarico manuale dei materiali in magazzino - Tracciabilità dei materiali e dei lotti utilizzati

7 LE FASI DELLA COMMESSA (3) AVANZAMENTO COMMESSA OdontoSoft prevede 3 diverse modalità di esecuzione delle fasi di lavorazione: Avanzamento automatico step by step Si avvale della tecnologia BAR-CODE e di postazioni distribuite in laboratorio per compilare le varie fasi di produzione in tempo reale - Inizio fabbricazione tramite ricerca commessa e attribuzione dell operatore alla fase di lavorazione, attraverso BAR-CODE - Possibilità da parte del tecnico che esegue le lavorazioni, di accedere a tutte le informazioni della commessa e al fascicolo tecnico digitale - Chiusura commessa attraverso nuova lettura dell etichetta corrispondente alla lavorazione in oggetto - Controllo in tempo reale di informazioni relative a: > Stato di avanzamento dei lavori (commessa aperta, chiusa, sospesa) > Storico lavorazione e dettaglio attività concluse > Attività in corso di esecuzione > Operatori responsabili delle varie attività Avanzamento a consuntivo con richiesta dell operatore I dati relativi all avanzamento della produzione vengono immessi nel computer al termine della lavorazione, in un unica soluzione grazie alla possibilità di: - Indicare in modo rapido l utente che ha eseguito ogni singola fase del lavoro - Indicare la data di esecuzione delle lavorazioni - Indicare i materiali utilizzati - Indicare le prestazioni fornite Avanzamento a consuntivo con la sola conferma delle azioni I dati relativi all avanzamento della produzione vengono rilevati manualmente dalla compilazione della commessa da parte dei singoli operatori e quindi inserita nel fascicolo tecnico cartaceo senza immetterli in OdontoSoft

8 LE FASI DELLA COMMESSA (4) CREAZIONE DOCUMENTO ACCOMPAGNATORIO In base alla scelta effettuata in fase di inserimento della prescrizione, viene creato in automatico il documento accompagnatorio (buono o fattura accompagnatoria) - Elaborazione automatica documento accompagnatorio - Creazione in automatico del buono di consegna o della fattura contenente i materiali utilizzati e le prestazioni fornite - Eventuale modifica dei documenti - Stampa dei documenti elaborati ALLEGATI - Stampa di tutti gli allegati necessari, compilati automaticamente con i dati relativi alla tipologia di lavorazione effettuata e al committente (medico, laboratorio) - Possibilità di creare ex-novo documenti da allegare o personalizzare quelli forniti a corredo del programma (istruzioni per l uso, certificazioni di garanzia e qualità, specifiche di installazione, etichettatura) - Possibilità di integrare le informazioni presenti nel testo degli allegati con elementi particolari e unici per quella determinata lavorazione ETICHETTATURA - In questa fase sono stampate le etichette del dispositivo, come richiesto dalla normativa di riferimento, che devono essere apposte sul pacchetto esterno e sul dispositivo stesso CREAZIONE PIANI STANDARD Se la fabbricazione di un dispositivo ha reso necessario l esecuzione di una sequenza particolare di fasi, differente da qualunque protocollo di fabbricazione esistente, sarà possibile salvare questa commessa come nuovo protocollo di fabbricazione ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE Archiviazione automatica di tutti i documenti creati durante le fasi della lavorazione nel fascicolo tecnico digitale - Documenti di carattere gestionale - Rapporti di Non Conformità - Note del medico relative alle lavorazioni - Allegati previsti per la tipologia di lavorazione - Qualunque altro documento file riferito alla commessa: foto, fax, , ecc.

9 LE FUNZIONI AVANZATE NON CONFORMITA Dal pannello di controllo è possibile gestire i Rapporti di Non Conformità - Inserimento e consultazione in tempo reale dei Rapporti di Non Conformità > Sopraggiunte durante la fabbricazione > Sopraggiunte durante la prova del dispositivo sul paziente > Verificate al termine della lavorazione > Verificate successivamente all installazione del dispositivo nella bocca del paziente - Inserimento dati specifici di un Rapporto di Non Conformità > Dati identificativi della commessa > Dati identificativi del paziente > Operatore responsabile dell attività non conforme > Tipologia, codice e descrizione rapporto inserito > Scelta del rapporto tra quelli già inseriti nel sistema e personalizzabile Ogni RNC potrà essere chiuso inserendo l apposita azione correttiva e/o azione preventiva e consultati in qualsiasi momento, in relazione alla commessa o al paziente a cui fanno riferimento. FASCICOLO TECNICO DIGITALE ll fascicolo tecnico rappresenta l archivio virtuale contenente tutti i documenti relativi alla commessa: prescrizione medica, fotografie, documenti di carattere gestionale, etichette, dichiarazioni di conformità, certificazioni, scheda commessa, buono,... STRUMENTI A SUPPORTO DELLA GESTIONE DELLA COMMESSA BUSINESS INTELLIGENCE La Business Intelligence è lo strumento, indispensabile per ogni laboratorio, che permette di trasformare dati apparentemente semplici e di scarsa importanza in informazioni essenziali che assumono valenza strategica per il supporto ad attività di controllo e decisionali da parte del Manager. OdontoSoft trasferisce automaticamante in un DATA WAREHOUSE tutti i dati relativi alle commesse ed al loro svolgimento e, attraverso un programma di Business Intelligence, consente diversi tipi di analisi grazie alla vastità di query elaborabili, per creare statistiche e grafici sulla redditività e produttività, sui processi operativi, sul magazzino e tutto ciò che la fantasia suggerisce o che la necessità richiede. PIANI DI FABBRICAZIONE Sono già parte integrante della procedura i protocolli sufficienti a fabbricare tutte le tipologie di dispositivi protesici e ortodontici o scheletrici, oggi in uso in molti tra i migliori Laboratori italiani. Questi protocolli sono stati progettati a partire dal 1997 da diversi professionisti in materia. Nella fase di preparazione della commessa viene scelto il piano di fabbricazione da utilizzare nella lavorazione; tale piano può essere preso interamente oppure può essere frutto di una selezione di sezioni di più protocolli. Nel caso in cui un protocollo di fabbricazione costituisca una nuova procedura (es. una lavorazione particolare), questo può essere salvato e richiamato automaticamente ogni volta che la lavorazione preveda la costruzione di un dispositivo similare.

10 STRUMENTI A SUPPORTO DELLA GESTIONE DELLA COMMESSA LISTINI OdontoSoft permette la gestione di 99 listini e in aggiunta è possibile impostare un listino personalizzato per ciascun cliente. I listini possono essere importati da un foglio di lavoro di Excel ed essere aggiornati in modo automatico, semiautomatico e manuale GESTIONE DEL MAGAZZINO Il pacchetto si interfaccia in modo nativo con la gestione del magazzino di Area Administration. Le caratteristiche fondamentali riguardano: - Gestione listini fornitoti / prodotti forniti - Accertamento fatture fornitori - Gestione ordini dei fornitori - Gestione dei lotti di produzione (anche attraverso BAR-CODE) - Gestione dell inventario - Consultazione movimenti per prodotto, periodo e clienti - Movimentazione attraverso prima nota GESTIONE DELLA CONTABILITA Il pacchetto si interfaccia in modo nativo con la gestione della contabilità di Area Administration. Le caratteristiche principali riguardano: - Prima nota - IVA in sospensione - Scheda contabile - Bilanci - Gestione scadenze - Gestione pagamenti - Scadenziario - Estratto conto - Flussi di cassa - Cespiti GESTIONE DOCUMENTALE - Il pacchetto si interfaccia in modo nativo con la gestione documentale di Area Archiving - Possibilità di allegare qualsiasi documento di qualunque formato al fascicolo tecnico - Rapida e immediata gestione e consultazione di tutti i documenti relativi alla commessa - Possibilità di creare fascicoli tecnici completi (comunicazioni, prescrizioni, documenti prodotti dalla lavorazione, archiviazione automatica di etichette e dichiarazioni di conformità) - Consultazione in tempo reale di tutti fascicoli tecnici creati - Possibilità di scambiare via mail cartelle e fascicoli già presenti in formato elettronico eliminando l archiviazione cartacea.

11 Dove siamo EuroSystem 2000 Tecnologie Informatiche

12 Administration R-Evolution Administration il gestionale ERP E-Messenger Archiving AREA Administration E-Messenger R-Evolution Archiving R-Evolution CRM, Dossier & Workflow Administration R-Evolution E-Messenger il fax professionale in rete E-Messenger Archiving Suite Administration E-Messenger R-Evolution Archiving Archiving l archiviazione ottica Administration R-Evolution EuroSystem Tecnologie Informatiche 2000 E-Messenger Archiving Via del Mercato, 91 - MODENA tel fax euro@es2000.it -