3.1 MAGAZZINO BIGLIETTI

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1 3. BACK OFFICE In questa sezione si effettuano le operazioni relative alla gestione del magazzino e della distribuzione di biglietti alle agenzie. Selezionare Back office dal menu in alto della pagina principale. 3.1 MAGAZZINO BIGLIETTI Carichi 1) Nuovo carico: Per accedere a questa funzione, scegliere Carichi dalla sezione Magazzino Biglietti del menu principale. Poi cliccare su Nuovo carico in alto a destra. - Inserire la data del carico, il riferimento ed eventuali note sul carico. - Scegliere il tipo di biglietti da scaricare dalla tendina di Descrizione ed inserire il numero iniziale e finale della quantità di biglietti da scaricare. - Per effettuare il carico, fare clic su salva documento. - Se il documento di carico è registrato con successo, sarà possibile emettere il documento di carico stampabile selezionando emetti documento. - Si aprirà la pagina di riepilogo. Per iniziare a stampare cliccare su Stampa oppure uscire cliccando su Chiudi. 2) Elenco carichi: Per accedere a questa funzione, scegliere Carichi dalla sezione Magazzino Biglietti del menu principale poi inserire le date(gg mm aa)di inizio e di fine del periodo per il quale effettuare la ricerca dei documenti di carico di magazzino. - Cliccare su Continua per accedere all elenco dei documenti di carico di magazzino per il periodo selezionato. - Fare clic su dettagli per visualizzare i dettagli del carico: selezionare tornare indietro per tornare all elenco dei documenti di carico di magazzino Assegnazioni 1) Nuova assegnazione: Per accedere a questa funzione, scegliere Assegnazioni dalla sezione Magazzino Biglietti del menu principale. Poi cliccare su Nuova assegnazione biglietti in alto a destra. - Scegliere l agenzia a cui assegnare il carico e poi selezionare l operatore dalla tendina. - Inserire la data dell assegnazione, il riferimento ed eventuali note sull assegnazione; - Scegliere il tipo di biglietti da scaricare dalla tendina di Descrizione ed inserire il numero iniziale e finale della quantità di biglietti da scaricare. - Per effettuare l assegnazione, fare clic su salva documento. - Se il documento d assegnazione è registrato con successo, sarà possibile emettere il documento d assegnazione stampabile selezionando emetti documento. - Si aprirà la pagina di riepilogo. Per iniziare a stampare cliccare su Stampa oppure uscire cliccando su Chiudi. 2) Elenco assegnazioni: Per accedere a questa funzione, scegliere Assegnazioni dalla sezione Magazzino Biglietti del menu principale. - Inserire le date(gg mm aa)di inizio e di fine del periodo per il quale effettuare la ricerca dei documenti di assegnazione alle agenzie; - Selezionare l agenzia (o tutte le agenzie),dalla tendina; - Scegliere dalla tendina lo stato delle assegnazioni da cercare: aperte, chiuse, annullate, tutte; - Scegliere se ordinare i risultati per progressivi biglietti assegnati o per data di emissione del documento;

2 - Cliccare su Ok per proseguire. Se non è inserito nessun dato sarà visualizzato un elenco di tutti le assegnazioni di biglietti effettuate per l agenzia selezionata; - Ora si visualizza l elenco dei documenti d assegnazione alle agenzie. Cliccare su dett per visualizzare i dettagli dell assegnazione selezionata. Selezionare visualizza il dettaglio dello stato di tutti i biglietti dell assegnazione per accedere alla funzione relativa: fare clic sul pulsante dettaglio accanto a assegnazioni per aprire il finestrino con i dettagli di un certo numero di biglietti. Inserire il numero iniziale e finale dei biglietti da modificare e/o il codice di un biglietto specifico. Selezionare lo stato nel quale i(l) biglietto(i) devono essere messi: sospesi, annullati, venduti, vendibili. Per effettuare l operazione, selezionare applica ai biglietti. Per uscire della funzione, selezionare continua; Per tornare al finestrino con i dettagli biglietti, selezionare torna indietro. Selezionare visualizza un elenco di tutti i documenti di rientro registrati per accedere alla funzione relativa: tornare al finestrino con i dettagli biglietti, selezionare torna indietro. Per chiudere il documento d assegnazione, fare clic su chiudi: per confermare la chiusura, selezionare chiudi assegnazione, per tornare al finestrino con i dettagli biglietti, selezionare torna indietro. Selezionare rist per ristampare il documento d assegnazione. Si aprirà la pagina di riepilogo dell assegnazione. Per stampare cliccare su Stampa. Per uscire dalla finestra cliccare su Chiudi. Selezionare Annulla per annullare un assegnazione,poi cliccare su Continua per tornare alla ricerca dei documenti d assegnazione Resi Agenzie: 1) Nuovo reso biglietto: Per accedere a questa funzione, scegliere Resi Agenzie dalla sezione Magazzino Biglietti del menu principale. Poi cliccare su Nuovo reso biglietto in alto a destra. - Inserire la data del rientro, il riferimento ed eventuali note sul rientro. - Inserire il tipo di biglietti del rientro da effettuare, e il numero iniziale e finale dei biglietti da far rientrare nel magazzino. - Scegliere il tipo di biglietti da rientrare dalla tendina di Descrizione ed inserire il numero iniziale e finale della quantità di biglietti da rientrare. - Per effettuare il reso, fare clic su inserisci reso agenzie. 2) Elenco resi: Per accedere a questa funzione, scegliere Resi Agenzie dalla sezione Magazzino Biglietti del menu principale. Selezionare una linea (o tutte le linee) dalla tendina e proseguire cliccando su cerca. - Si aprirà la pagina con l elenco dei resi effettuati, cliccare su Dettagli per riepilogare le caratteristiche del carico di biglietti; - Per stampare il documento di documento di rientro matrici cliccare su Ristampa. Nella nuova finestra per iniziare a stampare cliccare su Stampa oppure uscire cliccando su Chiudi Archiviazione Il sistema consente di rientrare le matrici e indicare il contenitore dove verranno archiviati Saldi biglietti vettore 1) Per accedere a questa funzione, scegliere Saldi biglietti vettore dalla sezione Magazzino Biglietti del menu principale. 1) Selezionare il tipo di biglietti per cui mostrare il saldo del vettore e fare clic su continua.

3 2) Ora si visualizza il finestrino con il saldo di biglietti del tipo selezionato. Per tornare alla selezione del tipo di biglietto, cliccare su torna indietro. 3) Per uscire dalla funzione, selezionare un altra funzione nel menu Saldi biglietti agenzie Per accedere a questa funzione, scegliere Saldi biglietti agenzie dalla sezione Magazzino Biglietti del menu principale. 1) Selezionare dalla tendina l agenzia (o tutte le agenzie) per cui mostrare il saldo dei biglietti; 1) Scegliere il tipo (Manuali, manuali autisti o standard) e lo stato (sospesi, annullati, venduti, da vendere o tutti i biglietti) del saldo biglietti da mostrare. 2) Per escludere dalla ricerca le agenzie con caratteristiche diverse da quelle scelte selezionare la casella escludi agenzie che non utilizzano il tipo di biglietti selezionato; 3) Si aprirà una finestra con il saldo di biglietti del tipo selezionato. Per tornare alla selezione dell agenzia/tutte le agenzie, il tipo e lo stato dei biglietti, cliccare su torna indietro. 5) Per uscire dalla funzione, selezionare un altra funzione nel menu Cerca biglietti Per accedere a questa funzione, scegliere Cerca biglietti dalla sezione Magazzino Biglietti del menu principale. 1) Ricerca per numero di matrice: Scegliere dalla tendina la tipologia di biglietto(manuali, manuali autisti o standard) e numero del biglietto; Cliccare su Ok per proseguire; 2) Ricerca per codice Busweb: inserire il codice Busweb del biglietto da cercare; Cliccare su Ok per proseguire; 3) Nella pagina del risultato ricerca fare clic su dettaglio accanto al codice Busweb per aprire la finestra di dettaglio; 4) Cliccare su modifica prenotazione per cambiare le modalità del biglietto. Con questa opzione sarà possibile: - cambiare la sub agenzia alla quale è stata assegnata la prenotazione; - cambiare l operatore che ha effettuato la prenotazione; - cambiare la matrice del biglietto. Segnare la casella modifica magazzino per inserire il cambiamento nel magazzino biglietti. - cambiare il nome del passeggero; - aggiungere/cambiare note. - Fare clic su continua per effettuare l operazionepoi cliccare su continua per confermare. - Cliccare su tornare alla ricerca per tornare indietro. 5) Fare clic sul pulsante dettaglio accanto a carichi per aprire il finestrino con il riepilogo del documento di carico biglietti. Selezionare torna indietro per chiudere il finestrino. 6) Fare clic sul pulsante dettaglio accanto a assegnazioni per aprire il finestrino con i dettagli di un certo numero di biglietti. - Inserire il numero iniziale e finale dei biglietti da modificare e/o il codice di un biglietto specifico; - Selezionare lo stato nel quale i(l) biglietto(i) devono essere messi: sospesi, annullati, venduti, vendibili. - Per effettuare l operazione, selezionare applica ai biglietti. Per uscire della funzione, selezionare continua; per tornare allo schermo con i dettagli biglietti, selezionare torna indietro. 7) Per chiudere il finestrino e tornare al risultato della ricerca biglietti, fare clic su torna indietro. 8) Fare clic ancora su torna indietro per tornare alla ricerca biglietti.

4 Per uscire dalla funzione, selezionare un'altra funzione nel menu Abitalizioni Magazzino Per accedere a questa funzione, scegliere Abitalizioni Magazzino dalla sezione Magazzino Biglietti del menu principale. 1) Fare clic su attiva per abilitare il controllo del magazzino per la linea selezionata; 2) Fare clic su disattiva per togliere la gestione del magazzino. Lo stato del controllo del magazzino è visualizzata da S per attivo, N per disattivo. 3) Per uscire dalla funzione, selezionare un altra funzione nel menu Tipologie biglietti 1) Inserimento tipologie biglietti: Per accedere a questa funzione, scegliere Tipologie biglietti dalla sezione Magazzino Biglietti del menu principale. Poi cliccare su Nuova tipologia. - Inserire la descrizione del biglietto e cliccare su ok. - Selezionare la linea per la quale inserire la descrizione e cliccare ancora su ok. - Fare clic su Aggiungi altra Linea per fare valere la descrizione inserita per una seconda linea. Selezionare la linea alla quale aggiungere la descrizione e cliccare su ok. - Per ripetere l operazione, selezionare ancora aggiungere altra linea. - Per uscire della funzione, selezionare un altra funzione nel menu. 2) Elenco tipologie biglietti: Per accedere a questa funzione, scegliere Tipologie biglietti dalla sezione Magazzino Biglietti del menu principale. - Si aprirà l elenco delle descrizioni delle linee configurate per il vettore. Per assegnare la descrizione ad una linea o visualizzare l assegnazioni di una descrizione ad una linea/delle linee, selezionare Assegna linea accanto alla descrizione relativa. - Selezionare la casella/le caselle accanto alla linea alla quale aggiungere la descrizione, o cancellare la casella/le caselle per disattivare. Fare clic su aggiorna per effettuare l operazione. Cliccare su torna indietro per tornare all elenco delle descrizioni. - Fare clic su torna indietro per inserire una nuova descrizione linea. - Per uscire della funzione, selezionare un altra funzione nel menu Progressivo documenti magazzino - Per accedere a questa funzione, scegliere Progressivo documenti magazzino dalla sezione Magazzino Biglietti del menu principale. - Inserire il numero del nuovo carico biglietti e/o numero dell assegnazione biglietti da effettuare e cliccare su ok. Quando sarà inserito il prossimo carico o la prossima assegnazione, sarà automaticamente usato il numero impostato. - Per uscire della funzione, selezionare un altra funzione nel menu. 3.2 RETE COMMERCIALE La funzione Rete commerciale comprende tutte le operazioni per gestire le abilitazioni delle agenzie della rete commerciale del vettore Abilita agenzie/linee: Per accedere alla funzione, scegliere Abilita agenzie/linee dalla sezione Rete commerciale del menu principale. Scegliere dall indice se abilitare una nuova agenzia al bus operator, abilitare una nuova linea a tutte le agenzie di viaggio; abilitare le linee a una nuova agenzia di viaggio o se Modificare i parametri ad agenzie/linee. Cliccare sull opzione che si vuole effettuare. 1) Abilitare una nuova agenzia: Scegliere dalla tendina la nuova agenzia da abilitare alla vendita e segnare le caselle per definire le modalità dell abilitazione. Inserire negli appositi campi l importo del fido, la quantità minima di giacenza biglietti e la quantità minima di biglietti da raggiungere per il riordino automatico; - Fare clic su Linee per vedere l elenco delle linee abilitate per l agenzia di viaggio selezionata. Per disabilitare una linea ad un agenzia, cliccare su Disabilita accanto alla

5 descrizione della linea per la quale effettuare l operazione e poi cliccare su Si, continua. - Per tornare alla selezione dell agenzia, cliccare su No, torna indietro. - Per modificare le abilitazioni di un agenzia, cliccare su modifica accanto alla descrizione dell agenzia per la quale modificare le abilitazioni. Segnare o cancellare le caselle per cambiare i parametri relativi. Fare clic su aggiorna per effettuare l operazione; fare clic ancora su continua per tornare alla selezione dell agenzia. ** cliccare su gestione operatori per abilitare o disabilitare un operatore ad effettuare prenotazioni con ignora magazzino. Fare clic su aggiorna per confermare e tornare alla selezione dell agenzia. 2) Abilita una nuova linea a tutte le agenzie di viaggio: - Scrollare la lista linee e selezionare la linea da abilitare ad un agenzia/tutte le agenzie. - Selezionare le modalità di vendita da applicare alla agenzie/le agenzie da abilitare: Abilitare ad effettuare delle prenotazioni telefoniche (Sì o No) Abilitare ad emettere dei biglietti a prezzo zero (Sì o No) Abilitare al controllo del magazzino: Questo parametro gestisce il controllo del magazzino biglietti durante la prenotazione. (S) il numero biglietto é obbligatorio e deve corrispondere al numero assegnato dal bus operator, il controllo è sequenziale rispetto all assegnazione di biglietti (N) nessun numero di biglietto è richiesto durante la prenotazione (C) il campo numero biglietto è obbligatorio ma non è effettuato nessun controllo con il magazzino biglietti dell agenzia. - Scegliere se abilitare direttamente tutte le agenzie del gruppo commerciale oppure se scegliere una delle agenzie dall elenco. - Verrà visualizzato l elenco di tutte le agenzie, tra le quali selezionare quelle che si desidera abilitare alla vendita della linea; - Cliccare nuovamente su Continua per proseguire; Poi cliccare su Clicca qui per tornare alla pagina di abilitazione della nuova linea. 3) Abilita linea ad una nuova agenzia di viaggio - Scrollare la lista linee e selezionare la linea da abilitare ad un agenzia/tutte le agenzie. - Selezionare le modalità di vendita da applicare alla agenzie/le agenzie da abilitare: Abilitare ad effettuare delle prenotazioni telefoniche (Sì o No) Abilitare ad emettere dei biglietti a prezzo zero (Sì o No) Abilitare al controllo del magazzino: Questo parametro gestisce il controllo del magazzino biglietti durante la prenotazione. - Per abilitare direttamente tutte le linee che l'agenzia non ha abilitato alla vendita selezionare Abilitazione diretta di tutte le linee vendibili; Si aprirà la pagina di visualizzazione dell elenco delle linee non ancora abilitate dall agenzia per la vendita (le linee che non sono presenti in questo elenco sono già state abilitate all'agenzia da questo o da un altro bus operator); Poi cliccare su Continua; - Per abilitare solo le linee scelte dall'elenco di quelle che l'agenzia non ha abilitato alla vendita, selezionare dall elenco le linee da abilitare; Si aprirà la pagina di riepilogo delle linee abilitate alla vendita della linea e l eventuale elenco delle agenzie che è impossibile abilitare in quanto già abilitate; 4) Modifica paramentri ad agenzia/linee: - Selezionare dalla tendina il tipo di parametro Magazzino e scegliere: (S) per il numero biglietto obbligatorio che dovrà corrispondere al numero assegnato dal bus operator, il controllo è sequenziale rispetto all assegnazione di biglietti;

6 (N) nessun numero di biglietto è richiesto durante la prenotazione; (C) il campo numero biglietto è obbligatorio ma non è effettuato nessun controllo con il magazzino biglietti dell agenzia: - scegliere se modificare i parametri per tutte le linee o se modificarli per una sola linea da scegliere nell elenco della tendina; - Cliccare su Continua per tornare alla pagina di Back Office. - Per i parametri Scelta posto e Telefoniche selezionare come valore S per impostarli ed N per escluderli Nuova agenzia Per accedere alla funzione, scegliere Nuova agenzia nella sezione Rete commerciale dal menu principale del Back office. 1) Inserire i dati della nuova agenzia da aggiungere alla rete commerciale e fare clic su continua. 3) Per uscire dalla funzione, fare clic ancora su continua Operatori con Ignora magazzino Per accedere alla funzione, scegliere Operatori con Imag nella sezione Rete commerciale dal menu principale del Back office. - Si visualizza l elenco degli operatori che sono autorizzati ad effettuare delle prenotazione con il comando Ignora Magazzino ovvero ignorando il controllo sequenziale del numero di biglietto disponibile alla vendita nel magazzino biglietti dell'agenzia. - Per uscire dalla funzione, selezionare un altra voce nel menu Report rete commerciale 1) Per accedere alla funzione, scegliere Report rete commerciale nella sezione Rete commerciale dal menu principale del Back office. 1) Si aprirà il glossario di tutte le agenzie dal vettore con le linee per le quali sono abilitate alla vendita, e le seguenti informazioni di dettaglio: - abilitazione al controllo del magazzino durante la prenotazione: (S) il numero biglietto è obbligatorio e deve corrispondere al numero assegnato dal bus operator, il controllo è sequenziale rispetto all assegnazione di biglietti (N) nessun numero di biglietto è richiesto durante la prenotazione (C) il campo numero biglietto è obbligatorio ma non è effettuato nessun controllo con il magazzino biglietti dell agenzia. - autorizzazione (Sì o No) di effettuare delle prenotazione telefoniche. - autorizzazione (Sì o No) di effettuare delle prenotazione a prezzo zero. - tipo di provvigione calcolata sui biglietti venduti (Percentuale o Importo fisso) - valore della provvigione 2) Per stampare il report, esportarlo ad un file/disco, o aggiornarlo, selezionare i pulsanti relativi in alto della pagina. 3) Chiudere la finestra per uscire della funzione Abilitazione distributori 1) Per accedere alla funzione, scegliere Abilitazione distributori nella sezione Rete commerciale dal menu principale del Back office. 2) Per inserire un nuovo distributore, scrollare l elenco dei vettori, selezionare il nuovo distributore da abilitare e fare clic su ok. - Selezionare clicca qui per definire le singole linee che il vettore inserito può vendere - Cliccare sul pulsante dettaglio per abilitare una linea al distributore. - Scrollare la lista linea e selezionare la linea desiderata, selezionare Sì o No - autorizzare il distributore ad effettuare delle prenotazioni telefoniche e cliccare su ok.

7 - Selezionare cambia sotto telefoniche per modificare l autorizzazione alle telefoniche (Sì o No) - Selezionare cambia sotto magazzino per modificare il parametro del controllo del magazzino: (S) il numero biglietto e obbligatorio e deve corrispondere al numero assegnato dal bus operator, il controllo è sequenziale rispetto all assegnazione di biglietti; (N) nessun numero di biglietto è richiesto durante la prenotazione. - Selezionare disabilita per annullare l abilitazione alla vendita del distributore 3) Per aggiungere una nuova linea ad un abilitazione esistente, cliccare sul pulsante dettaglio accanto al nome del vettore per il quale effettuare l operazione. 4) Scrollare la lista linea e selezionare la linea desiderata, scegliere se autorizzare(sì) oppure No il distributore ad effettuare delle prenotazioni telefoniche e cliccare su ok. - Selezionare cambia sotto telefoniche per modificare l autorizzazione alle telefoniche (Sì o No) - Selezionare cambia sotto magazzino per modificare il parametro del controllo del magazzino: (S) il numero biglietto e obbligatorio e deve corrispondere al numero assegnato dal bus operator, il controllo è sequenziale rispetto all assegnazione di biglietti; (N) nessun numero di biglietto è richiesto durante la prenotazione. - Selezionare disabilita per annullare l abilitazione alla vendita del distributore. 5) Per disabilitare un vettore dalla vendita, selezionare disabilita accanto al nome del vettore nella lista dei vettori abilitati. 3.3 UTENTI E PERMESSI La funzione Utenti e permessi comprende tutte le operazioni per inserire e cancellare gli operatori delle agenzie abilitate alla vendita e di gestire le loro modalità d autorizzazione??? Gestione operatori: Per accedere alla funzione, scegliere Gestione operatori nella sezione Utenti e permessi dal menu principale del Back office. 1) Nuovo operatore: Per accedere alla funzione cliccare su Nuovo operatore in alto a destra. - Inserire i dati anagrafici del nuovo operatore da abilitare alla vendita, la lingua nella quale l operatore vuole usare il sistema, il nome utente e password collegato dal nuovo operatore, e fare clic su salva operatore. - Per confermare, cliccare su continua. - Ora si visualizza l elenco dei operatori abilitati alla vendita dal vettore. - Per modificare i dati dell operatore, fare clic su modifica nella riga descrittiva del operatore relativo. cambiare i dati anagrafici desiderati del operatore e/o la lingua nella quale l operatore vuole usare il sistema e/o il nome utente e password collegato dall operatore, e fare clic su aggiorna. per confermare, cliccare su continua. per uscire dalla funzione, scegliere un altra funzione nel menu. - Per disabilitare o abilitare l operatore dalla vendita, fare clic su disabilita/abilita nella riga descrittiva del operatore relativo. - Per uscire dalla funzione, selezionare un'altra funzione nel menu. 2) Elenco / modifica: Per accedere alla funzione, scegliere Gestione operatori nella sezione Utenti e permessi dal menu principale del Back office. Si visualizzerà l elenco degli operatori abilitati alla vendita dal vettore. 1)Per modificare i dati dell operatore, fare clic su modifica nella riga descrittiva del operatore relativo. - cambiare i dati anagrafici desiderati del operatore e/o la lingua nella quale l operatore vuole usare il sistema e/o il nome utente e password collegato dall operatore, e fare clic su aggiorna. - per confermare, cliccare su continua.

8 - per uscire dalla funzione, scegliere un altra funzione nel menu. 2) Per disabilitare o abilitare l operatore dalla vendita, fare clic su disabilita/abilita nella riga descrittiva del operatore relativo. 1) Per uscire dalla funzione, selezionare un'altra funzione nel menu. 3) Abilitazioni moduli: Per accedere alla funzione, scegliere Gestione operatori nella sezione Utenti e permessi dal menu principale del Back office. Poi cliccare su Abilitazioni moduli in alto a destra. 1) Si visualizzerà l elenco degli operatori abilitati alla vendita con la lista delle operazioni a cui possono essere abilitati: - Linee: conf(igurare) le linee del vettore inserire/modificare i par(ametri) delle linee configurate - Movimento: modifica esercizio: cambiare le modalità di una corsa specifica monitoring l affluenza di corse per giorno o per alta affluenza - Back office: cassa: abilitazione ad effettuare degli operazioni di cassa maga(zzino): abilitazione a gestire il magazzino biglietti - Liste:config(urare) liste passeggeri per le linee del vettore liste: autorizzazione ad avere accesso alla visualizzazione delle liste passeggeri configurate - Traff(ico): Autorizza l accesso a vedere i dati di traffico delle linee del vettore Scegliere S per abilitare; N per non abilitare oppure V per autorizzarne solamente la visualizzazione; 1) Fare clic su aggiorna per effettuare le modifiche dei moduli autorizzati all operatore Parametri aziendali: Per accedere alla funzione, scegliere Parametri aziendali nella sezione Utenti e permessi dal menu principale del Back office. 4. CONTABILITA Il menu CONTABILITA comprende tutte le operazioni di gestione amministrativa delle biglietterie. 4.1 CASSA La funzione Cassa permette di visualizzare e gestire l incassato Per periodo agenzia/operatore: Per accedere alla funzione scegliere Cassa agenzie dalla sezione Cassa del menu principale della Contabilità. 1) Selezionare dalla tendina l agenzia per la quale visualizzare l incassato periodico 2) Selezionare la linea/le linee, l operatore/gli operatori e il periodo per cui visualizzare l incassato. 3) Scegliere se visualizzare l incassato per numero biglietto o per data prenotazione Per visualizzare l incassato periodico per linea, fare clic sul pulsante dettaglio linee. Per visualizzare l incassato periodico per agenzia operatore, fare clic sul pulsante dettaglio biglietti. Fare clic su ricalcola per inserire le modifiche nel rendiconto Generale agenzie: Per accedere alla funzione scegliere Generale agenzie dalla sezione Cassa del menu principale della Contabilità. 1) Selezionare il periodo per il report dell incassato delle agenzie da visualizzare - Selezionare il modo di visualizzazione Crystal Report o Html - Fare clic sul pulsante agenzia linea per visualizzare il report dell incassato per agenzia con tutte le linee configurate per l agenzia, e con i totali incassati da tutte le agenzie per mese. - Fare clic sul pulsante periodo agenzia linea per visualizzare il totale incassato nel periodo selezionato da tutte le agenzie e per agenzia/linea. 2) Per stampare il report, esportarlo ad un file/disco, o aggiornarlo, selezionare i pulsanti relativi in alto della pagina. - chiudere il finestrino e selezionare un'altra funzione nel menu per uscire dalla funzione.

9 Varie cassa: 1) Correggi biglietto: Per correggere un biglietto scegliere Varie cassa dalla sezione Cassa del menu principale della Contabilità. - Inserire il codice Busweb del biglietto e cliccare su Ok; - Ora è possibile cambiare l agenzia alla quale è stato assegnato il biglietto: selezionare l agenzia e fare clic su OK; - Ora è possibile cambiare l operatore al quale è stato assegnato il biglietto: selezionare l operatore e fare clic su OK; - Per confermare la correzione, fare clic su continua 2) Correzioni cassa: Per accedere a questa funzione cliccare su Correzioni cassa in alto a destra. - Inserire il codice biglietto e selezionare il periodo da visualizzare per ricercare le correzioni cassa e fare clic su OK. Se non è inserito nessun dato, sono visualizzate tutte le correzioni. - Fare clic su torna indietro per tornare allo schermo precedente; 3) Elenco prenotazioni con Ignora magazzino biglietti: Per accedere a questa funzione cliccare su Ignora magazzino in alto a destra; - Scegliere una linea dalla tendina e proseguire cliccando su Ok; - Per uscire dall elenco selezionare un altra funzione dal menu; 4.2 RIMBORSI La funzione Rimborsi comprende tutte le operazioni necessarie per effettuare rimborsi e visualizzare ed eventualmente modificare i rimborsi già effettuati Rimborsi: 1) Nuovo rimborso: Per accedere alla funzione, scegliere Rimborsi dalla sezione Rimborsi del menu principale della Contabilità poi cliccare su Nuovo rimborso in alto a destra. Inserire il codice Busweb relativo alla prenotazione sulla quale si vuole effettuare l operazione rimborso prenotazione, e l agenzia che effettuerà il rimborso. - Per visualizzare la lista passeggeri della corsa per la quale è stata prenotato il biglietto da rimborsare, fare clic sul pulsante accanto a l ora della corsa. - Selezionare l operatore che effettua il rimborso - Inserire la data del rimborso - Nel caso che l agenzia non abbia effettuato l esborso in denaro, è possibile imputare il rimborso al bus operatore invece che all agenzia di viaggi, segnando la casella relativa. - Inserire l importo del rimborso - Per rimborsare la corsa, segnare la casella rimborsa corsa - Cliccare su rimborsa prenotazione per effettuare l operazione - Cliccare su continua per confermare Per uscire dalla funzione, selezionare un'altra funzione nel menu. 2) Elenco rimborsi: Per accedere alla funzione, scegliere Rimborsi dalla sezione Rimborsi del menu principale della Contabilità. - Ricerca rimborsi: Selezionare l agenzia e il periodo per cui effettuare la ricerca dei rimborsi. - Segnando la casella relativa, scegliere se cercare solo rimborsi effettuati da bus operator. - Ora si visualizza il finestrino con l elenco rimborsi: fare clic sul codice Busweb per vedere i dettagli del biglietto rimborsato: cliccare su torna indietro per tornare all elenco rimborsi. fare clic su modifica per modificare i dati del rimborso: cambiare la data e/o l importo del rimborso e per confermare cliccare su modifica e poi su continua per iniziare una nuova ricerca rimborsi. Per tornare all elenco rimborsi, selezionare torna indietro. fare clic su annulla per annullare il rimborso del biglietto: per confermare l annullamento,

10 selezionare si, continua, e poi ancora continua per iniziare una nuova ricerca rimborsi. Cliccare su torna indietro per tornare all elenco rimborsi. - Ricerca richiesta rimborsi con lettera: Scegliere lo stato del rimborso( aperto, chiuso,tutti); - Inserire le date del periodo in cui cercare, poi cliccare su Cerca; - Per uscire dall elenco cliccare su Torna indietro; 4.3 RENDICONTI La funzione Rendiconti comprende tutte le operazioni per emettere e modificare i rendiconti dei biglietti venduti Rendiconti 1) Nuovo rendiconto: Per accedere alla funzione scegliere Rendiconto dalla sezione Rendiconti del menu principale della Contabilità. Poi cliccare su Emetti nuovo rendiconto in alto a destra. - Selezionare l agenzia per la quale emettere un nuovo rendiconto e cliccare su Continua; - Selezionare la linea/linee, l operatore/gli operatori e il periodo per cui creare un nuovo rendiconto; - Scegliere se visualizzare l incassato per numero biglietto o per data prenotazione Per visualizzare l incassato periodico per linea, fare clic sul pulsante dettaglio linee. Per visualizzare l incassato periodico per agenzia operatore, fare clic sul pulsante dettaglio biglietti. Fare clic su ricalcola per inserire le modifiche nel rendiconto. - Si visualizzerà l incassato periodico per l agenzia operatore: a. Segnare la casella rimborsati, altri, penali o annullati per vedere i dettagli dei biglietti delle rispettive categorie. b. Segnare la casella accanto dei biglietti venduti per includerli nel rendiconto; c. Cliccare su Codice biglietto per visualizzare i dettagli della prenotazione: per chiudere lo schermo fare clic su torna indietro; d. Segnare la casella Correggi per effettuare una correzione manuale del biglietto selezionato: sarà possibile cambiare il numero del biglietto, l importo, il tipo di prenotazione (standard, annullato, penale, rimborsato), e aggiungere note sul biglietto. Fare clic su continua per effettuare il cambiamento, e cliccare ancora su continua per confermare. e. Cliccare su aggiungi biglietti sospesi per aprire l elenco dei biglietti sospesi e segnare la casella accanto ad un biglietto sospeso per includerlo nel rendiconto. Scegliere il pulsante aggiungi biglietti sospesi per effettuare l operazione e cliccare su continua(??) per confermare Scegliere il pulsante tornare indietro per chiudere lo schermo f. Cliccare su aggiungi biglietto per aggiungere manualmente un biglietto al rendiconto da emettere: inserire il codice Busweb del biglietto da inserire. Cliccare su continuare per effettuare l operazione, e cliccare di nuovo su continuare per confermare.(??) Scegliere il pulsante chiudi per chiudere lo schermo g. Fare clic su ricalcola per inserire i biglietti (sospesi) aggiunti nel rendiconto da emettere. h. Cliccare sull importo della correzione per poter cancellare la correzione: per effettuare l operazione, selezionare elimina correzione e poi selezionare chiudi per confermare; selezionare chiudi per tornare indietro. i. Selezionare genera rendiconto per emettere il nuovo rendiconto. Per vedere i dettagli dei biglietti rimborsati, altri biglietti e correzioni, fare clic sulla freccia accanto alla categoria relativa.

11 Selezionare il pulsante allega pagamento per registrare un nuovo pagamento di un agenzia: riempire la scheda e cliccare su inserisci pagamento per effettuare l operazione: fare clic su vai al rendiconto per tornare al rendiconto, o su chiudi per uscire dalla funzione. Per aprire il finestrino con i dati del pagamento effettuato, cliccare su dettagli pagamento nel rendiconto. Se il pagamento da inserire non è ancora stato effettuato, togliere la freccia della casella considera pagato. Selezionare il pulsante allega rientro biglietti per inserire un rientro di biglietti dalle agenzie al vettore nel rendiconto, registrare la quantità e il tipo di biglietti da rientrare e fare clic su OK per confermare: inserire i dati di dettaglio del rientro e cliccare su inserisci rientro per effettuare. Ora è possibile inserire un nuovo rientro. Selezionare il pulsante inserire contestazioni per registrare una differenza tra l importo ricevuto da un agenzia e il rapporto risultato dal conteggio dei biglietti rilevanti venduti. Inserire gli importi e fare clic su inserisci contestazione per effettuare l operazione. Per scannerare i matrici dei biglietti contestati, selezionare sfoglia per vedere i biglietti scannerati selezionare torna indietro per tornare al rendiconto e chiudi per passare ad un altra funzione. Per vedere i dettagli della/le contestazione/i, selezionare dettaglio contestazione nel finestrino del rendiconto. Selezionare il pulsante dettagli rendiconto per aprire il finestrino con i dettagli dei biglietti venduti; fare clic sul codice Busweb di un biglietto per vedere i dettagli del biglietto selezionato. Selezionare il pulsante genera fattura pro forma per elaborare una fattura. 2) Elenco rendiconti: Per cercare l elenco dei rendiconti scegliere Rendiconto dalla sezione Rendiconti del menu principale della Contabilità. - Inserire il numero del rendiconto; - Scegliere dalla tendina l agenzia (o tutte) dalla quale è stato emesso il rendiconto; - Inserire le date del periodo in cui cercare; - Scegliere lo Stato del rendiconto: Aperto, Chiuso, Sospeso, Tutti; - Scegliere se visualizzare i rendiconti emessi da: Tutti, Bus operator e Agenzie di viaggio; - Scegliere se i rendiconti saranno: Validati, da validare, Tutti. - Scegliere se ordinare i dati in ordine Crescente o Decrescente, poi cliccare su Ok per proseguire. - Si visualizzerà l elenco dei rendiconti effettuati secondo le modalità richieste. Cliccare su Dettagli per avere le informazioni generali sul rendiconto. - si visualizzeranno le informazioni generali e sarà possibile applicare delle modifiche come: Allegare scadenza/pagamento; Allegare rientro biglietti; Validare rendiconto; Generare fattura proforma; Visualizzare Dettaglio del rendiconto; Generare contestazioni; Generare una lettera di contestazione. A cui si accederà selezionando le voci relative, in alto a destra. In ogni pagina per ritornare al rendiconto cliccare su Rendiconto in alto a destra. - Per cancellare un rendiconto generato, selezionare annulla. Per confermare l annullamento, fare clic su annulla di nuovo; per uscire della funzione, fare clic su torna indietro Cerca biglietto:per accedere alla funzione scegliere Cerca biglietto dalla sezione Rendiconti del menu principale della Contabilità. - E possibile: cercare il biglietto per numero matrice: scegliere la tipologia di biglietti (manuali,manuali

12 autisti, standard); cercare più biglietti per numero matrice (max 100 biglietti): scegliere la tipologia di biglietti (manuali,manuali autisti, standard) e inserire da che numero a che numero cercare i biglietti; oppure per codice busweb: inserire il codice Busweb o il numero del del biglietto da cercare. - Cliccare su dettagli accanto ad un biglietto dell elenco Busweb per aprire la finestra. - Cliccare su modifica prenotazione per cambiare le modalità del biglietto. Sarà possibile: * cambiare la sub agenzia alla quale è stata assegnata la prenotazione; * cambiare l operatore che ha effettuato la prenotazione; * cambiare la matrice del biglietto. Segnare la casella modifica magazzino per inserire il cambiamento nel magazzino biglietti. * cambiare il nome del passeggero; * aggiungere/cambiare note. Fare clic su continua per effettuare l operazione: fare clic su continua per confermare. - Cliccare su tornare alla ricerca per tornare indietro. - Fare clic sul pulsante dettaglio accanto a carichi per aprire la finestra con il riepilogo del documento di carico biglietti. Selezionare torna indietro per chiudere il finestrino. - Per uscire dalla funzione, selezionare un'altra funzione nel menu Elenco biglietti sospesi: Per accedere alla funzione, scegliere Bgt sospesi dalla sezione Rendiconti del meni principale della Contabilità. - Selezionare l agenzia/tutte le agenzie per cui visualizzare l elenco di biglietti sospesi - Per uscire dalla funzione, selezionare un altra funzione Pagamenti: 1) Nuovo pagamento: Per accedere alla funzione, scegliere Pagamenti dalla sezione Rendiconti del menu principale della Contabilità.Cliccare su Nuovo pagamento in alto a destra; - Selezionare l agenzia (o tutte le agenzie ) per la quale/le quale effettuare il nuovo pagamento, e/o il numero o l anno del rendiconto in cui inserire il nuovo pagamento. Se non è inserito nessun dato saranno visualizzati tutti i rendiconti generati dell agenzia selezionata. - Scegliere se consiserare la partita manuale e poi cliccare su Ok per continuare; - Si aprirà il finestrino di registrazione pagamento: riempire la scheda e cliccare su inserisci pagamento per effettuare l operazione; Se il pagamento da inserire non è ancora stato effettuato, togliere la freccia della casella considera pagato. - Per tornare alla pagina dei pagamenti cliccare su Vai alla ricerca scadenze/pagamenti. 2) Scadenze per mese: Cliccare su Scadenze per mese in alto a destra; - Selezionare il mese e l anno delle scadenze da cercare e cliccare su Ok. - Un pallino rosso indicherà il mancato pagamento, quello verde il pagamento effettuato; - Per applicare delle modifiche cliccare su dett. Pag dall elenco delle scadenze; oppure creare un nuovo pagamento cliccando su nuovo pag. 3) Scadenze per anno: Cliccare su Scadenze per mese in alto a destra; - Selezionare l anno per cui cercare le scadenze; - Un pallino rosso indicherà il mancato pagamento, quello verde il pagamento effettuato; - Per uscire dalla pagina dell elenco cliccare Torna indietro. 4) Elenco pagamenti: Per accedere alla funzione, scegliere Pagamenti dalla sezione Rendiconti del menu principale della Contabilità. - Selezionare l agenzia (o tutte le agenzie ) per la quale visualizzare l elenco dei pagamenti, e/o il numero o l anno del rendiconto in cui inserire il nuovo pagamento. Se non è inserito

13 nessun dato saranno visualizzati tutti i rendiconti generati dell agenzia selezionata. - Cliccare su dettagli per visualizzare le informazioni relative al pagamento ed eventualmente modificarlo; - Cliccare su Modifica per apportare delle modifiche al pagamento/scadenza. Inserire i nuovi dati e poi cliccare Inserisci pagamento per proseguire. - Per tornare alla pagina principale cliccare su Vai alla ricerca scadenze/pagamenti oppure Abbina a più mesi, per estendere la modifica ad altri mesi; In questo caso selezionare i mesi che si vogliono abbinare e cliccare su Abbina ai mesi selezionati. - Per tornare alla pagina principale cliccare su Vai alla ricerca scadenze/pagamenti. - Per uscire selezionare un altra opzione dal menu Contestazioni: 1) Nuova contestazione: Per accedere alla funzione, scegliere Contestazioni dalla sezione Rendiconti del menu principale della Contabilità.Cliccare su Nuova contestazione in alto a destra; - Selezionare l agenzia (o tutte le agenzie ) per la quale inserire un nuovo contestazione, e/o il numero o l anno del rendiconto in cui inserire il nuovo contestazione. Se non è inserito nessun dato saranno visualizzati tutti i rendiconti generati dell agenzia selezionata. - Si visualizzerà l elenco dei rendiconti dell agenzia selezionata/tutte le agenzie. - Selezionare contesta per registrare una differenza tra l importo ricevuto da un agenzia e il rapporto risultato dal conteggio dei biglietti rilevanti venduti. - Inserire gli importi e fare clic su inserisci contestazione per effettuare l operazione. - Scegliere Clicca qui per scansionare le matrici dei biglietti contestati. Inserire il numero di matrice oppure selezionare sfoglia per vedere i biglietti già scansionati. Cliccare su Ok per proseguire oppure Torna al rendiconto. 2) Gestione solleciti contestazioni: per cercare un sollecito già esistente selezionare l agenzia e inserire il numero del sollecito poi cliccare Ok; - Per creare un nuovo sollecito cliccare su Nuovo sollecito in alto a destra e scegliere l agenzia. 3) Elenco contestazioni: Per accedere alla funzione, scegliere Contestazioni dalla sezione Rendiconti del menu principale della Contabilità. - Selezionare l agenzia (o tutte le agenzie ) per la quale visualizzare l elenco delle contestazioni, e/o il numero o l anno del rendiconto con contestazioni da visualizzare. Se non è inserito nessun dato sarà visualizzato un elenco di tutte le contestazioni generate dall agenzia selezionata. - Selezionare dettagli per aprire il finestrino con i dettagli del contestazione selezionata - Per tornare a l elenco contestazioni fare clic su torna indietro, fare clic su chiudi per passare ad un altra funzione Progressivi: Per accedere alla funzione, scegliere Progressivi dalla sezione Rendiconti del menu principale della Contabilità. - Inserire il numero per il prossimo rendiconto e/o la prossima fattura da elaborare e cliccare su ok. Quando si passerà alla funzione nuovo rendiconto e sarà emesso un nuovo rendiconto/una nuova fattura, verranno usati numeri inseriti. 4.4 CONTABILITA Estratto conto agenzie: Per accedere a questa funzione selezionare Estratto conto agenzie dalla sezione Contabilità del menu principale di Contabilità. - Selezionare un agenzia dalla tendina poi proseguire cliccando su Ok; - Scegliere un operatore dalla tendina ed inserire le date del periodo per cui visionare l estratto conto, poi cliccare su Continua; - L estratto conto sarà visualizzato in modalità Crystal Repots. Per tornare alla pagina di ricerca chiudere la finestra dell estratto conto.

14 Estratto contabile: Per accedere a questa funzione selezionare Estratto contabile dalla sezione Contabilità del menu principale di Contabilità. - Selezionare il periodo per cui visualizzare l estratto contabile; - Scegliere se raggruppare le linee o le agenzie per codice contabile e se esportare i dati in Excel, poi cliccare su Estratto contabile per proseguire. - Quando si aprirà la pagina cliccare su Stampa per stampare il documento o Chiudi per tornare alla modifica dell estratto contabile Codici/provvigioni: Per accedere a questa funzione selezionare Codici/provvigioni dalla sezione Contabilità del menu principale di Contabilità. 1) Configura termini contrattuali per le linee: Cliccare su link relativo in alto a destra, si aprirà l elenco delle linee abilitate al vettore. - Cliccare su Rapporti per configurare i termini contrattuali da applicare a tutte le agenzie che vendono la linea. - Scegliere se l importo sarà fisso o percentuale, se l imponibile sarà lordo o netto ed inserire il valore dell importo; Cliccare su Applica a tutte le agenzie per tornare all elenco delle linee. - Per tornare alla pagina princiapale cliccare su Elenco Agenzie in alto a destra. 2) Test Ok contabilità: Per verificare i codici contabili e le provvigioni cliccare su Test Ok contabilità in alto a destra della pagina Codici/provvigioni. - Scegliere se verificare sia i codici che le provvigioni e poi cliccare su Cerca; - Si visualizzerà l elenco delle agenzie con dati non completi. Da qui è possibile applicarvi delle modifiche selezionando Codici e/o Provvigioni a seconda della necessità. - Per tornare all elenco delle Agenzie cliccare su Torna indietro. 3) Per modificare le caratteristiche delle agenzie tornare a Codici/provvigioni. - Cliccare su Codici per inserire o modificare il codice di contabilità dell agenzia. Inserire il codice e confermare cliccando su Continua; - Cliccare su Provvigioni per modificare la configurazione dei rapporti con le agenzie. - Per ogni linea scegliere se il tipo di commissione sarà Fisso o percentuale e se l importo sarà lordo o netto. Inserire da quale a quale valore saranno compresi i due scaglioni di provvigione. Completata la compilazione cliccare su Salva rapporto per proseguire. - Per tornare alla pagina principale cliccare su Elenco agenzie; - Per uscire selezionare un altra funzione dal menu. 4.5 WEB BOOKING In questa sezione è possibile generare il rendiconto delle prenotazioni e delle vendite effettuate via Internet per un determinato periodo Rendiconto: Per accedere a questa funzione selezionare Rendiconto dalla sezione Web Booking del menu principale della Contabilità. 1) Inserire le date del periodo per cui visualizzare l incassato. Scegliere se ordinare i dati dell incassato per data prenotazione o per numero del biglietto 3) Nella finestra che si apre verrà visualizzato l incassato totale relativo ai biglietti venduti tramite Busweb. Verrà visualizzato anche l elenco dei biglietti con le loro caratteristiche. 4) Cliccando sul Codice busweb si aprirà l anteprima di prenotazione. Per tornare alla pagina dell incassato cliccare su Torna Indietro. 5) Per uscire dalla funzione selezionare un altra opzione del menu. 4.6 CONTROLLI GESTIONE Configurazione agenzie: Per accedere a questa funzione selezionare Configurazione agenzie dalla sezione Controlli gestione del menu principale della Contabilità. 1) Si aprirà l elenco delle agenzie abilitate alla vendita. E possibile modificare le operazioni di vendita e di gestione dei rendiconti delle agenzie selezionando: - Sped: Se sarà necessario che l agenzia spedisca l estratto conto;

15 - Ricev: Se il vettore dovrà controllare di avere ricevuto le matrici dei biglietti dall agenzia; - Controllo: Se sarà necessario verificare la coincidenza dell estratto conto con le matrici; - Archivio: Se si provvederà all archiviazione delle matrici e dell estratto conto; - Registrazione: Se effettuare la registrazione del sistema contabile; Selezionare o deselezionare le caselle relative alle funzioni che si vogliono aggiungere o eliminare. 2) Scegliere per ogni ragione sociale se si tratterà di una Agenzia o di un Operatore. Le caratteristiche selezionate saranno visualizzate poi nella pagina di Gestione. 3) Per proseguire e salvare cliccare in fondo alla pagina su Configura. 4) Per uscire selezionare una funzione dal menu Genera mese: Per accedere a questa funzione selezionare Genera mese dalla sezione Controlli gestione del menu principale della Contabilità. 1) Scegliere dalla tendina il mese e l anno che si vuole gestire e per cui si vuole visualizzare l elenco delle agenzie abilitate e poi cliccare su Continua. 2) Si aprirà l elenco delle agenzie già configurate per il mese scelto. Per eliminare la configurazione alle agenzie che non hanno venduto per il mese selezionato e per configurare gli operatori dove previsto cliccare su clicca qui. 3) Dopo che le agenzie saranno state filtrate, cliccare su Clicca qui per configurare gli operatori del mese selezionato. Si aprirà l elenco degli operatori, con indicata l agenzia e il giorno dell abilitazione al servizio. 4) Per andare alla gestione del mese selezionato cliccare su Clicca qui. Nella pagina di Gestione verranno indicati con il pallino verde affiancato dalla data vengono indicate le operazioni compiute dall agenzia, mentre con il pallino rosso vengono indicate le operazioni non effettuate per quel mese dall agenzia. Cliccando sul pallino l operazione viene automaticamente annullata o riattivata. 5) Cliccare su annulla per annullare la gestione di quel mese dell agenzia. Per confermare cliccare su Si,continua, per tornare indietro cliccare su no,torna indietro. 6) Per uscire dalla funzione, selezionare un opzione dal menu principale Gestione: Per accedere a questa funzione selezionare Gestione dalla sezione Controlli gestione del menu principale della Contabilità. 1) Scegliere dalla tendina il mese e l anno per cui effettuare la gestione; 2) Nella pagina di Gestione verranno indicati con il pallino verde affiancato dalla data vengono indicate le operazioni compiute dall agenzia, mentre con il pallino rosso vengono indicate le operazioni non effettuate per quel mese dall agenzia. Cliccando sul pallino l operazione viene automaticamente annullata o riattivata. 3) Cliccare su annulla per annullare la gestione di quel mese dell agenzia. Per confermare cliccare su Si,continua, per tornare indietro cliccare su no,torna indietro. 5) Per uscire dalla funzione, selezionare un opzione dal menu principale.