Aggiornamento del Database Distrettuale: guida per i segretari dei club

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1 Aggiornamento del Database Distrettuale: guida per i segretari dei club 1 settembre 2014 Gentilissimi segretari dei Rotary Club del Distretto 2050, dopo aver a lungo lavorato per realizzare l interfaccia web per la gestione del database distrettuale, vi contatto finalmente con delle novità e per chiedervi di agire tempestivamente. Qual è l obiettivo? Dobbiamo controllare i dati sui soci contenuti nel database, che verranno usati per realizzare l annuario. Non si possono usare i dati del Rotary International o i dati dell anno scorso? È proprio questo il problema: non si può. Occorre per forza sistemare il nostro database distrettuale. Infatti il database internazionale prevede solo l estrazione di alcune tabelle che non possono essere riutilizzate direttamente. Quanto al vecchio database distrettuale, questo ci è pervenuto in condizioni che eufemisticamente definirei non ottimali, con molti dati sbagliati o mancanti. Quindi il nostro database distrettuale va veramente ricostruito Inoltre ci sono delle novità (dati che prima non erano richiesti) Da quest anno c è la possibilità, da parte dei soci, di tutelare meglio la propria privacy specificando quali recapiti (indirizzo abitazione, indirizzo ufficio, telefono abitazione, telefono ufficio, telefono cellulare, ) si vuole che appaiano sull annuario. Inoltre c è la possibilità di inserire sull annuario l indirizzo del proprio sito web. Cosa propongo ai segretari di fare prima possibile, supplicandoli umilmente (nell interesse dei soci del proprio club) Qui lo anticipo per punti; segue una spiegazione dettagliata 1) Collegarsi all interfaccia di gestione dei club ed entrare nella gestione soci 2) Aggiornare l elenco dei soci (uscite, ingressi, passaggi a socio onorario, ecc..) 3) Per ogni socio (tranne che per quei soci onorari che sono anche soci attivi in altri club) tramite l interfaccia, stampare il riassunto dei dati del socio (tre pagine per socio!) 4) Sempre dall interfaccia di gestione, provare ad aggiornare i propri dati 5) Alla prima riunione (caminetto.. conviviale..) con i soci, distribuire a ciascuno di essi i relativi fogli stampati che li riguardano

2 6) Sempre alla stessa riunione, spiegare ai soci come funziona la procedura per aggiornare i propri dati (infatti ogni socio che possa leggere su uno schermo, scrivere con una tastiera e usare un mouse è invitato ad aggiornare i propri dati) 7) Sempre alla stessa riunione, spiegare ai soci che hanno un paio di settimane per svolgere una procedura che richiede 10 minuti: dopo di che non dovranno lamentarsi se sull annuario ci saranno dati incompleti o sbagliati! 8) Svolgere la procedura di controllo dei dati per i soci onorari 9) Per scrupolo, svolgere poi la procedura di controllo dei dati per conto dei soci che ritenete non in grado o comunque poco inclini a collaborare. Grazie! Mauro Mosconi

3 1. Come si accede all interfaccia di gestione dei club e alla gestione dei soci Collegarsi a e usare la password del club. Notare che se non vi ricordate la password potete farvela rispedire in automatico o semplicemente recuperarla da una delle mie ultime mail Una volta entrati, basta cliccare il bottone in basso Gestione dei soci

4 2. Come si aggiorna l elenco dei soci La lista dei soci si presenta come nella figura seguente Notare che l elenco è diviso in due liste: soci attivi e soci onorari. Notare anche che ci sono due tipi di soci onorari: quelli che sono già attivi in un altro club del Distretto (in figura: Lecci e Massoni) e quelli che non sono soci attivi in un altro club del Distretto (in figura: Parmigiani). Solo per questi ultimi i segretari possono, anzi devono modificare i dati. Come aggiungere un socio Avrete notato sicuramente il pulsante da cliccare

5 Compilare poi il relativo form Notare che serve l ID rotariano!!! Attenzione: è possibile che il socio sia già presente nel database (magari è o era già stato socio di un altro club): in tal caso il sistema chiederà quale azione intraprendere..

6 Come eliminare un socio dall elenco La prima cosa da fare e premere il relativo tasto Cambia stato Dopo di che si sceglie in una nuova finestra il caso in questione E si completa il tutto introducendo eventualmente una data Cosa fare quando un socio attivo diventa onorario o viceversa? Anche in questo caso bisogna premere il tasto Cambia stato.. e seguire le successive indicazioni

7 3. Come si stampano i dati di un socio (attenzione!!) Premere il tasto Dati relativo al socio Attenzione: a questo punto si aprirà una nuova scheda del browser (e rimarrà aperta la precedente) In questa nuova scheda si opererà NEI PANNI DEL SOCIO (in altre parole se il socio accedesse da solo ai propri dati vedrebbe esattamente quella pagina) Nota bene: non è possibile aprire contemporaneamente due schede di soci diversi! Nella pagina di benvenuto, premere il tasto blu Guarda il riassunto La pagina che si apre è proprio quella da stampare, cosa che può essere fatta facilmente con il tasto stampa questa pagina o nel solito modo in cui normalmente stampate le pagine web. Importante: dopo aver effettuato la stampa, chiudere la scheda del browser (con il tasto verde Esci ) per tornare all elenco dei soci!

8 Perché è utile stampare questa pagina (3 fogli) e consegnarla al socio? A. Perché con questa pagina potrà controllare come risulterebbero i suoi dati sull annuario (è possibile infatti che manchino dei dati che l anno prima erano presenti) B. Perché nella pagina c è un elenco dei dati presenti nel database: il socio può inserire in biro le correzioni prima di accingersi a inserirle nel computer oppure può consegnare il foglio al segretario C. Perché in fondo ci sono delle istruzioni per il socio, che gli consentiranno di provvedere direttamente alle modifiche!

9 4. Come aggiornare i propri dati attraverso l interfaccia Il segretario e il presidente, dato che possono entrare nell area di gestione dei club, possono farlo proprio dalla schermata dell elenco soci premendo il tasto azzurro Dati Altrimenti, in generale, ogni socio può farlo collegandosi all indirizzo (usando i dati che trova in fondo al foglio che gli avete dato vedi ultima figura pagina precedente) E se un socio non trova più la sua password? Gliela potete passare voi segretari leggendola nell ultima colonna a destra nella pagina dell elenco dei soci Una volta entrati, premere il tasto verde Controlla i tuoi dati uno ad uno A questo punto inizia una procedura non brevissima ma molto semplice. La procedura è volutamente un po verbosa: è importante leggere bene le varie note sui formati e sulle convenzioni. Da parte mia ho già lavorato tantissimo per pulire i dati, ma i soci devono collaborare se non vogliono che il database diventi nuovamente un pasticcio.

10 Ad ogni schermata si controlla il dato corrispondente. Se va bene, basta premere il tasto verde per passare alla domanda successiva (vedi freccia verde in figura). Se il dato va corretto, si preme il tasto arancione per passare ad una nuova schermata dove si edita il dato e lo si salva. A questo punto verrà chiesto di confermare il dato appena immesso. Da notare che ogni volta che si edita un dato esistono delle note sulle convenzioni da adottare e sono forniti degli esempi