Lezione Fasi di Attivazione e Pianificazione di un Evento

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1 Università degli Studi di Roma Tor Vergata Facoltà di Lettere e Filosofia Lezione Fasi di Attivazione e di un Evento a.a. 2012/13 Dott. Mario Liguori

2 2. Attivazione Fase 2 Attivazione 2. Analisi di fattibilità Organizzativa Idee creative realizzabili? Risorse (quantità e skills) coerenti con le idee creative Forniture disponibili? Timing: è adeguato? Tecnico-logistica Economico-finanziaria Marketing Comunicazione Disponibilità location Set-up location Impatto ambientale Sicurezza Tecnologia Logistica evento (ricettività, trasporti, ecc.) Costi/ricavi/Break Even Analysis Struttura finanziaria Tipologia di ricavi/costi Target Prodotto/Prezzo Stakeholders Politiche/strumenti

3 2. Attivazione Fase 2 Attivazione 3. Analisi opzioni strategiche: - SWOT - Analisi delle forze in campo 4. Determinazione Location e Timing - Capienza - Permanenza dell evento - Funzionalità - Tempi di preparazione - Servizi - Concomitanza con altri eventi - Raggiungibilità Sicurezza - Economicità - Opportunità - Immagine - Cadenza/durata

4 2. Attivazione Fase 2 Attivazione 5. Determinazione Linee Guida produttive - Governance (regole/indirizzo politico-strategico; coordinamento azioni e risultati) - Network e alleanze - Partenariati interni (hard coproduzione) - Partenariati esterni (soft) - Componenti accordi (idea, piano di produzione, budget, governance, ecc.) 6. Documentazione di Progetto

5 2. Attivazione Fase 2 Attivazione 6. Documentazione di Progetto Destinatari Strumento/Documento Fase progettuale Team Stakeholder (partner, finanziatori) Team Stakeholder Bozza di progetto Documento di progetto Ideazione Attivazione Attuazione Agenzie di comunicazione Brief creativo Attuazione Team Stakeholder (media) Team Stakeholder (partner, finanziatori) Dossier stampa Scheda (rider) tecnica Attuazione Attuazione Stakeholder Web site Attuazione Team Intranet Attuazione Stakeholder Kit pubblicitario, promozionale, edizioni Attuazione Stakeholder (partner, finanziatori) Documenti consuntivi e di rendicontazione Completamento Team Stakeholder (partner, finanziatori) Report di valutazione Valutazione

6 Piano dei rischi Piano delle contingenze Documento di progetto Piano di produzione generale Master Plan Idea-progetto (concept) Palinsesto delle attività Profilo strategico dell evento Attività azioni operative Tempi - GANTT Risorse umane e tecniche RAM Milestones Piano produz. tecnica Piano delle prove Piano delle burocracies Piano della logistica Piano della comunicaz. Piano Mktg Budget Piano di tesoreria Piano Economico Finanziario Piano di fund raising Relazioni finali Indicatori di valutazione Documenti di valutazione

7 1. Costruzione dell archivio di progetto 2. Piano di produzione generale (project management).

8 2. Piano di produzione generale o Master Plan (project management). Passo 1 : WBS - Cosa si deve fare? Passo 2 : OBS - Chi sono i responsabili? Passo 4 : Network Logica di progetto Passo 3 : RAM Assegnazione responsabilità (chi fa cosa) Passo 5 : Diagr. di Gantt Master Diagr. di Gantt - Dettaglio BASELINE Passo 6 : Piano delle risorse Passo 7 : Piano dei costi Attività 1 Attività 2 Attività 3 Attività 4 Attività 5

9 2. Piano di produzione generale o Master Plan (project management). È UN INSIEME DI ATTIVITÀ E DI SISTEMI COSTITUENTI IL CICLO COMPLETO DI UN INVESTIMENTO COMPORTA COMPITI INTERRELATI ESEGUITI DA VARIE STRUTTURE O DA PIU FUNZIONI FACENTI PARTE DELLA MEDESIMA/ALTRA STRUTTURA ORGANIZZATIVA È NECESSARIO PER REALIZZARE NUOVI PRODOTTI, NUOVI IMPIANTI, EVENTI, NUOVI SISTEMI INFORMATIVI, NUOVI STUDI DI RICERCA, ECC.

10 2. Piano di produzione generale o Master Plan (project management). PROJECT TEAM IL PROJECT TEAM È UN INSEME DI DUE O TRE PERSONE QUALIFICATE CHE DEVONO COORDINARSI TRA LORO PER RAGGIUNGERE GLI OBIETTIVI DI UNO SPECIFICO PROGETTO IL SUCCESSO DI PROJECT TEAM È DIRETTAMENTE CORRELATO AL GRADO DI IDENTIFICAZIONE DI CIASCUN MEMBRO CON L OBIETTIVO ASSEGNATO LAVORARE INSIEME NON PRODUCE L AUTOMATICA CREAZIONE DI SINERGIE

11 2. Piano di produzione generale o Master Plan (project management). 2. Piano di produzione generale: Work Breakdown structure (WBS) attività organizzative e di produzione specifica attività di reperimento e gestione economico-finanziaria attività contrattuali attività amministrative attività logistiche attività tecnico-allestitive attività di comunicazione

12 2. Piano di produzione generale: Work Breakdown structure (WBS): esempio sequenza temporale

13 2. Piano di produzione generale: Work Breakdown structure (WBS): esempio sequenza per obiettivi

14 2. Piano di produzione generale: Organisation Breakdown Structure (OBS) Event Coordinator N. Cognome MANAGEMENT STRUCTURE FOR THE DG RESEARCH EUROPEAN CONFERENCE PROJECT ASSISTANTS Quality Control Manager N. Cognome Organising Secretariat N. Cognome Scientific Secretariat N. Cognome Exhibition Manager N. Cognome EXTERNAL WORKFORCE Conference Stewards/Hostess team Intepreters Catering Service Sound and IT Technician

15 2. Piano di produzione generale: Responsability Assigniment MATRIX (RAM) La RAM è l ufficializzazione delle responsabilità di progetto. Nasce dall incrocio della WBS e della OBS e obbliga ad assegnare una responsabilità univoca e nominale per ciascuno degli elementi di lavoro individuati nella WBS. WBS Matrice delle responsabilità OBS idem

16 2. Piano di produzione generale: RAM

17 2. Piano di produzione generale: GANTT Il diagramma di Gantt è lo strumento ufficiale per gestire la pianificazione temporale del progetto. Mostra la collocazione temporale delle attività pianificate Attività 1 Attività 2 Attività 3 Attività 4 GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG AGO SET OTT Attività 5

18 3. Piano economico-finanziario Piano Economico Piano Finanziario Budget Piano di tesoreria Costi Ricavi Flussi di cassa in uscita Flussi di cassa in entrata Piano di Fund Raising

19 3. Piano economico-finanziario: esempio di business model PIANO ECONOMICO Costi - idea-progetto, artistici, ideazione e contenuti - tecnico-allestitivi - logistici - organizzativi - comunicazione - funzionamento e spese generali Ricavi - Commerciali (ticket, merchandising, f&b royalty, ecc.) - finanziamenti pubblici - finanziamenti privati - finanziamenti internazionali

20 4. Piano delle burocracies (cosa/chi/quando): Location: Richiesta concessione (es. richiesta concessione e occupazione suolo pubblico) Servizi pubblici (es. servizi di smaltimento rifiuti) Utilizzo spazi vincolati (richiesta autorizzazioni e concessioni Sovrintendenza) Svolgimento evento: Permesso spettacolo pubblico Relazione tecnica e collaudi (es. impatto acustico, collaudo allestimenti,...) Dichiarazione di attività e diritto d autore (es. SIAE) Prevenzione incendi Affissioni pubbliche Ordine pubblico Somministrazione cibi e bevande...

21 4. Piano delle burocracies (cosa/chi/quando): Permessi di lavoro: Agibilità lavoratori spettacolo Lavoratori stranieri Aspetti fiscali Movimento merci: Circolazione camion (es. Prefettura) Sosta (es. polizia municipale)... Comunicazioni di rito: Ordine pubblico (es. Prefettura) Contratti

22 5. Action Plan Piano in cui vengono dettagliate le singole azioni, quando devono essere realizzate e da chi (se di dettaglio max è detto anche Day-By-Day Plan) 6. Piano della contingenza (contingency plan) Piano in cui vengono: individuati i rischi, le relative probabilità di accadimento ed impatti definite le possibili azioni di risposta