Allegato 2 descrizione fisica dei locali e delle loro caratteristiche di rischio per gli archivi ivi conservati

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1 Allegato 2 descrizione fisica dei locali e delle loro caratteristiche di rischio per gli archivi ivi conservati Nella scuola sono attive in totale n. 44 classi, per un totale di 1128 alunni. La scuola è articolata nelle seguenti sedi, aventi le caratteristiche sotto esposte: SEDE N. 1 - centrale sita nel comune di PADOVA in CORSO VITTORIO EMANUELE N. 50, dove frequentano N alunni (suddivisi in 44 classi in totale tra sede centrale e succursale: le 6 classi che funzionano normalmente presso la sede succursale, a turno, fanno lezione presso la sede centrale almeno un giorno la settimana),, e vi prestano servizio N.78 Docenti, N. 2 Tecnici, N. 1 Direttore Generale dei Servizi Amministrativi, N. 8 Assistenti Amministrativi, N 15 Collaboratori Scolastici (di cui 1 in servizio presso la succursale). SEDE N. 2 - SUCCURSALE S. GIUSTINA: sita nel comune di PADOVA in via FERRARI n. 2, presso il patronato della parrocchia di S. Giustina, dove funzionano n. 6 classi. Presso tale sede vi lavorano: n. 1 collaboratore scolastico, mentre i docenti si turnano fra sede centrale e succursale. allegato 2 descrizione locali pag. 1 di 7

2 ELENCO DEI LOCALI CHE CONTENGONO ARCHIVI CARTACEI E STRUMENTAZIONE ELETTRONICA UTILIZZABILE PER TRATTARE DATI PERSONALI: (N.B. la numerazione è costituita da un primo numero che identifica la sede e un secondo numero che identifica la stanza) SEDE N. 1: Il settore di questo edificio in cui risiedono tutti gli archivi e i computers: a) è protetto da sistema elettronico antifurto con sorveglianza esterna b) è protetto da sistema di rilevazione incendi collegato ad allarme in grado di allertare interventi esterni c) non ha un custode d) dispone di un sistema di infissi che assicurano un grado di resistenza all intrusione e) complessivamente la protezione antifurto è discreta Elenco delle stanze contenenti archivi, registri o computers: 1.1. Stanza portineria,, sita al piano terra, dove sono depositati per breve tempo in attesa di consegna plichi chiusi contenenti documenti con dati potenzialmente sensibili e giudiziari e talora domande presentate alla scuola senza busta e quindi consultabili (si prescrive di metterli sempre in busta chiusa). In tale stanza è custodita, in apposita bacheca, una copia di tutte le chiavi dei locali dell Istituto. In essa è presente un PC ad uso degli addetti alla portineria (da utilizzare come agenda elettronica per gestione aule, videoscrittura ecc., non contiene dati personali, sensibili o giudiziari, è privo di connessione internet). Durante l apertura della scuola è sempre presente un addetto, anche per il fatto che presso la portineria c e il centralino. Caratteristiche di sicurezza della porta e degli infissi: basse Durante i periodi di chiusura della scuola per sospensione attività didattiche è chiusa a chiave 1.2. Sala insegnanti, sita al piano terra dell edificio, con armadietti chiudibili a chiave dove i docenti tengono i registri contenenti i seguenti dati : annotazione delle assenze, voti e giudizi sul profitto degli alunni; i registri degli insegnanti di religione contengono l elenco alunni che hanno scelto di avvalersi dell insegnamento della religione cattolica; gli insegnanti di materie letterarie conservano i temi svolti, che in rari casi contengono dati personali scritti dall alunno su se stesso, la sua famiglia e altri. allegato 2 descrizione locali pag. 2 di 7

3 Dotazione di dispositivi elettronici: n. 2 computers (i quali potrebbero accidentalmente contenere, oltre a materiale didattico, altri dati riguardanti gli alunni o altro personale), n. 1 stampanti, Dotazione di contenitori per archivi cartacei: armadi per archivi cartacei e armadietti chiudibili a chiave dove i docenti tengono i registri, scaffali per archivi cartacei. Caratteristiche di sicurezza della porta e degli infissi: basse Durante i periodi di chiusura della scuola per sospensione attività didattiche è chiusa a chiave 1.3. Stanza archivio storico alunni, compiti in classe ultimo biennio, protocollo storico, archivio generale Sita al piano terra dell edificio non È abitualmente chiusa a chiave elevato 1.4. stanza Dirigente scolastico, sita al 1 piano dell edificio, con archivio parziale corrente e storico di documenti con dati comuni e con possibile presenza di dati sensibili e giudiziari relativi a taluni studenti, taluni dipendenti, taluni professionisti collaboratori esterni, talune ditte fornitrici di materiali e servizi; inoltre il registro di protocollo riservato con relativo archivio, con dati comuni e la possibilità di contenere anche dati sensibili e giudiziari. Nella stanza è contenuta una copia delle chiavi di alcuni locali dell istituto. Dotazione di dispositivi elettronici: n. 1 computer, n. 1 stampante Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 5 armadi per archivi cartacei. E presente una piccola cassaforte a muro per custodire valori e documenti riservatissimi. E protetta da un allarme anti-intrusione allegato 2 descrizione locali pag. 3 di 7

4 1.5. stanza del DGSA, sita al 1 piano dell edificio,con archivio parziale corrente e storico di documenti con dati comuni e con possibile presenza di dati sensibili e giudiziari relativi a taluni studenti, a taluni dipendenti, a taluni professionisti collaboratori esterni, a talune ditte fornitrici di materiali e servizi, con archivio corrente e storico di documenti con dati comuni e con possibile presenza di dati sensibili e giudiziari relativi ai professionisti e collaboratori esterni e a tutte le ditte fornitrici di materiali e servizi, con la relativa contabilità a fini fiscali e di tenuta del Bilancio. Nella stanza è contenuta una copia delle chiavi di alcuni locali dell istituto. Dotazione di dispositivi elettronici: n. 2 computer (pc n. segr01, PC SERVER DSGA server programmi Axios- ARGO) n. 1 stampanti. Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 4 armadi per archivi cartacei e elettronici, n. 1 contenitori per archivi cartacei stanza della Segreteria Didattica, sita al 1 piano dell edificio, con archivio corrente e storico di documenti con dati comuni e con possibile presenza di dati sensibili e giudiziari relativi a tutti gli studenti e a a talune ditte fornitrici di materiali e servizi. Sono inoltre depositati i registri di classe durante le ore di chiusura della scuola. Dotazione di dispositivi elettronici: n. 6 computers (PC n. DID01-DID02,DID03, DID04, DID06), n. 5 stampanti, n. 1 telefax Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 3 armadi per archivi cartacei, n.10 contenitori per archivi cartacei. 2) Giudizio sul grado di protezione da incendi, che potrebbero danneggiare dati: 3) Giudizio sul grado di rischio di eventi naturali (allagamenti, terremoti o altro) che potrebbero danneggiare dati: allegato 2 descrizione locali pag. 4 di 7

5 1.7. Stanza Vicepresidenza con dotazione di dispositivi elettronici: N. 1 computer, n. 1 stampante) Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n.1 armadi per archivi cartacei. In tale ufficio avviene la gestione delle sostituzioni per assenza dei docenti. In genere non transita materiale cartaceo o elettronico contenente dati personali, sensibili o giudiziari. E protetta da un allarme anti-intrusione elevato 1.8. Atrio sito al 1 piano dell edificio dove sono depositati, in appositi armadietti chiusi a chiave, i compiti in classe, tra cui i temi di italiano che potrebbero contenere dati personali. non si tratta di una stanza, pertanto vi si accede direttamente salendo le scale dal piano terra stanza Laboratorio Informatica alunni, sita lungo il corridoio al 1 piano dell edificio, ove transitano temporaneamente i dati riguardanti i giudizi degli alunni, su appositi floppy o USB, durante le operazioni di scrutinio, sotto diretta sorveglianza dei docenti scrutinatori e di un incaricato assistente amministraticvo o tecnico. Dotazione di dispositivi elettronici: computers e stampanti non contenenti dati identificativi, personali, sensibili o giudiziari. Caratteristiche di sicurezza della porta e degli infissi: elevate Durante i periodi di chiusura della scuola è/non è chiusa a chiave 3) Giudizio sul grado di rischio di eventi naturali (allagamenti, terremoti o altro) che potrebbero danneggiare dati: stanza della Segreteria Personale (suddiviso a sua volta in due stanze comunicanti tra loro), con archivio corrente e storico di documenti con dati comuni e con possibile presenza di dati sensibili e giudiziari relativi a tutti docenti in servizio a tempo indeterminato e a tempo determinato, a tutti i dipendenti non-docenti in servizio a tempo indeterminato e a tempo determinato, a taluni professionisti collaboratori esterni, a talune ditte fornitrici di materiali e servizi; tutti i documenti relativi al rapporto di lavoro, compresi in taluni casi documenti con dati allegato 2 descrizione locali pag. 5 di 7

6 particolari (informazioni reddituali a fini fiscali, quali mod. 101, certificazioni di sostituto d imposta, ecc.) nonché eventuali cartelle sanitarie personali sigillate. Transitano documenti in busta chiusa da inoltrare senza aprirli al Caf, contenenti dati sensibili o particolari: informazioni reddituali, patrimoniali, indirette sullo stato di salute perché ci sono ricevute di acquisti di medicinali e per visite sanitarie e altre informazioni particolari relative a oneri deducibili. Tale Ufficio è anche addetto alla gestione protocollo, pertanto transitano dati per la protocollazione e per l archiviazione: si tratta di dati comuni ma è e possibile la presenza di dati sensibili e giudiziari. Dotazione di dispositivi elettronici: n. 5 computers (PC n. per01, per02, per03,per04, per05 n. 4 stampanti, n. 1 software marcatempo rilevapresenze elettronico collegato tramite antenna al marcatempo rilevapresenze sito nell atrio al 1 piano dell edificio). Dotazione di contenitori per archivi cartacei: n. 3 armadi per archivi cartacei, n. 5 schedari per archivi cartacei (ciascuno dotato di 4 cassetti). Caratteristiche di sicurezza della porta e degli infissi: basse 1.11 Spazi comuni sottotetto sito al II piano di corso Vittorio Emanuele II, di fronte all Ufficio Personale: in esso vi sono custoditi n. 14 classificatori contenenti l archivio storico dei docenti/personale ATA non più in servizio nella scuola o comunque non più di competenza. Tali classificatori sono debitamente chiusi a chiave, e, durante l orario scolastico, in presenza di alunni ed insegnanti che transitano per gli spazi in questione,sono sempre sotto la sorveglianza dei collaboratori scolastici addetti al piano, al fine di garantire che non vengano manomessi. SEDE N.2: In questo edificio non risiedono particolari archivi. Dotazione di dispositivi elettronici: n. 1 computer ad uso didattico, in esso non sono contenuti dati sensibili-giudiziari-particolari-personali. 1. è protetto dal sistema di rilevazione incendi collegato ad un allarme in grado di allertare interventi esterni, non collegato all esterno 2. Non è sottoposto a periodica ispezione antifurto durante le ore notturne 3. Dispone di un sistema di infissi che assicurano un grado di resistenza all intrusione 4. Complessivamente la protezione antifurto e DISCRETA allegato 2 descrizione locali pag. 6 di 7

7 2.1 SALA DOCENTI: con armadietti chiudibili a chiave dove i docenti tengono i registri contenenti i seguenti dati : annotazione delle assenze alunni, voti e giudizi sul profitto degli alunni; i registri degli insegnanti di religione contengono l elenco alunni che hanno scelto di avvalersi dell insegnamento della religione cattolica; gli insegnanti di materie letterarie conservano i temi svolti, che in rari casi contengono dati personali scritti dall alunno su se stesso, la sua famiglia e altri. In sala docenti sono depositati anche i registri di classe, che potrebbero contenere dati sensibili. Al termine delle lezioni la sala docente viene chiusa a chiave. allegato 2 descrizione locali pag. 7 di 7