Privacy S 31/06 Agli Associati Comufficio Agli Operatori ICT Loro sedi

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1 Privacy S 31/06 Agli Associati Comufficio Agli Operatori ICT Loro sedi Milano, 21 marzo 2006 Associazione Nazionale Aziende distributrici Prodotti e servizi per l ufficio, l informatica e la telematica Fondata nel 1945 Promuove e collabora all organizzazione di SMAU Organizzazione Certificata da: Oggetto: Adempimenti Privacy Le ripetute richieste di informazione che continuano a pervenirci ci inducono ad organizzare un servizio di supporto per mettere in regola con le disposizioni della privacy le aziende che non lo avessero ancora fatto. Considerazioni generali L entrata in vigore del Codice sulla Privacy (D.lgs. 196/2003) comporta l obbligo di porre in essere specifici adempimenti per quasi tutte le imprese. Tra questi, entro il 31 marzo prossimo, c è l obbligo di predisporre il documento programmatico di sicurezza (per le attività che trattano dati sensibili). Certif. N Norma UNI EN ISO 9001:2000 Progettazione ed erogazione servizi e seminari di formazione E soggetto alla norme sulla privacy chiunque effettua il trattamento di dati personali, ossia raccoglie, conserva, utilizza tali dati anche se non si avvale di strumenti elettronici. A ben vedere sono davvero poche le attività escluse dall ambito di applicazione della legge. Basta ad esempio detenere uno schedario contenente i dati identificativi di clienti e fornitori. Aderente a Confederazione Generale Italiana del Commercio, del Turismo, dei Servizi e delle PMI Via Merano, Milano telefono telefax segreteria@comufficio.it Codice Fiscale Partita IVA Come potersi mettere in regola A. Richiedere il Vademecum Privacy che contiene tutti gli adempimenti operativi, giuridici e tecnici quali: informativa ai dipendenti; informativa a clienti e fornitori; informativa e consenso a clienti e fornitori; nomina degli incaricati e dei responsabili; richiesta del consenso al trattamento dei dati; richiesta del consenso per soggetti che gestiscono la manutenzione o la riparazione di hardware; società di trasporto, ecc. ecc. Ogni scheda contiene una guida di commento che fornisce le necessarie indicazioni operative. Il Vademecum contiene altresì una guida commerciale che può guidarvi nei rapporti con i vostri clienti ed è fornito in versione elettronica al costo di 50,00 + IVA. B. Beneficiare del nostro servizio di assistenza, pensato per fare in modo che le piccole e medie imprese possano predisporre il DPS in modo semplice, conforme alla legge e in tempi brevi. A tal fine gli interessati possono comunicarci il loro interesse; saranno successivamente contattati dagli incaricati per la prosecuzione delle attività.

2 Costo del servizio: Associati Comufficio: fino a 15 addetti 200,00 + IVA (non soci 250,00 + IVA) Associati Comufficio: fino a 40 addetti 300,00 + IVA (non soci 375+IVA) Associati Comufficio: oltre 40 addetti 400,00 + IVA (non soci 500,00 + IVA). Le aziende interessate possono compilare la scheda allegata ed inviarla a Comufficio (fax ). Per agevolarvi e velocizzare le procedure per la compilazione del DPS, vi alleghiamo copia della scheda guida che potrete già inoltrare all atto della richiesta di adesione. Cordiali saluti. Il Segretario Generale Dr. Fabrizio Venturini

3 A COMUFFICIO SERVIZIO FORMAZIONE FAX: 02/ Adempimenti Privacy DLGS 196/03 AZIENDA Denominazione o ragione sociale Codice fiscale Partita I.V.A. Via/Piazza CAP Città Provincia Legale rappresentante Persona da contattare Telefono Fax Richiedo n copia/e del Vademecum Privacy al costo di 50,00 + IVA/cad Sono interessato al servizio di assistenza su redazione adempimenti vari e DPS: 200,00 + IVA (Azienda Associata con organico fino a 15 addetti) 300,00 + IVA (Azienda Associata con organico fino a 40 addetti) 400,00 + IVA (Azienda Associata con organico oltre 40 addetti) 250,00 + IVA (Azienda NON Associata con organico fino a 15 addetti) 375,00 + IVA (Azienda NON Associata con organico fino a 40 addetti) 500,00 + IVA (Azienda NON Associata con organico oltre 40 addetti) Allego alla presente scheda il modulo Check list per la compilazione del D.P.S. ) PAGAMENTO A MEZZO BONIFICO BANCARIO: Cassa di Risparmio Parma e Piacenza Ag. 5 Milano C/C ABI CAB CIN: V Firma del legale rappresentante.. Da restituire compilata al fax n

4 Check list per la compilazione del D.P.S. Rif. Decreto legislativo n 196 del Nome titolare del trattamento (Ragione sociale) Nome responsabile del trattamento (direzione aziendale o altro dirigente) Indirizzo Sede operativa Indirizzo Sede legale In quali uffici sono conservati i dati dei clienti: In quali uffici sono conservati i dati dei fornitori: In quali uffici sono conservati i dati del personale:

5 Sistemi di protezione La sede ha un sistema di allarme anti intrusione o di vigilanza? Che tipo: Nella sede avete un estintore o sistema di antincendio? La vs organizzazione possiede dei PC dove sono registrati i dati personali (offerte a clienti- fornitori, ordini a clienti-fornitori, elenco dipendenti, ecc..)? I Pc sono collegati ad una rete interna? Avete un server? Se SI, Il server è in un ambiente protetto e separato dagli uffici? Eseguite il salvataggio dei dati? Con che frequenza: Su che supporti: Sui PC avete installato un Antivirus? I PC sono collegati alla rete INTERNET? Sui PC avete installato degli anti spam o anti intrusione? Per l accesso alla rete o ai PC utilizzate delle password? Avete individuato un responsabile per la gestione del sistema informatico? Se SI indicare il nome (o società esterna): Nella sede o all esterno avete un sistema di video sorveglianza? le immagini vengono registrate? Se SI per quanto tempo le tenere a disposizione: Note