Iniziativa Comunitaria Equal II Fase IT G2 CAM Futuro Remoto. Esercitazione. Creazione di Diagrammi di Gantt con Win Project

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1 ESERCITAZIONE Iniziativa Comunitaria Equal II Fase IT G2 CAM Futuro Remoto Esercitazione Creazione di Diagrammi di Gantt con Win Project ORGANISMO BILATERALE PER LA FORMAZIONE IN CAMPANIA

2 CREAZIONE DI DIAGRAMMI DI GANTT CON WIN PROJECT Di seguito, si descrive le modalità con le quali creare di diagramma di Gantt con il programma Win Project. Nel Programma Microsoft Project la visualizzazione predefinita è la visualizzazione di un diagramma di Gantt. Con il Win Project possiamo formattare in tre modi diversi il diagramma di Gantt: è possibile formattare direttamente le singole barre che compongono il diagramma facendo doppio clic su una barra di Gantt e visualizzando le opzioni di formattazione; si possono formattare intere categorie di barre grazie alla finestra di dialogo Stile Barre, che si apre facendo clic sul comando Stile Barre sul menu Formato; si può inoltre utilizzare la Creazione Guidata Diagramma di Gantt nel menu Formato per formattare intere categorie di barre. Vediamo quali sono i passi da seguire per utilizzare la Creazione Guidata del Diagramma di Gantt: dal menu Formato cliccare su Creazione guidata Diagramma di Gantt: a questo punto comparirà una finestra di dialogo nella quale si possono fare tutte le scelte di formattazione; nella sezione Informazioni da visualizzare con il diagramma di Gantt cliccare su Diagramma di Gantt personalizzato; nella successiva finestra selezionare Sì alla domanda Formattazione di attività critiche e non critiche; a questo punto si può scegliere come formattare: barre di Gantt critiche, barre di Gantt normali, barre di Gantt di riepilogo, i simboli per le attività cardine ed eventuali barre addizionali; dopo aver fatto tutte le scelte di formattazione si possono scegliere le informazioni che si vogliono visualizzare sul diagramma di Gantt. nell ultima finestra di dialogo si deve cliccare su Formatta Diagramma e successivamente su Esci. Win Project consente anche di disegnare oggetti direttamente sul Diagramma di Gantt per rendere più efficace il suo utilizzo. Inserire oggetti nel diagramma è molto semplice; è infatti sufficiente cliccare su Barre degli strumenti, dal menu Visualizza, scegliendo Disegno. A questo punto verrà aggiunta una barra di strumenti grazie alla quale si potrà facilmente aggiungere oggetti e caselle di testo. E inoltre possibile inserire, cliccando su Oggetti dal menu Inserisci, immagini bitmap o altri documenti. Vediamo ora come costruire con il Win Project diagrammi di GANTT per operare il confronto tra i dati di pianificazione corrente ed i dati di storicizzazione del progetto. I dati di pianificazione corrente, in Microsoft Project, possono essere confrontati con i dati di Previsione (Baseline) tramite l utilizzo del Diagramma di Gantt di Verifica. Normalmente all avvio del progetto il Project Manager archivia la Previsione (Baseline) in modo da poter poi confrontare i dati di Previsione con i dati di Consuntivazione e di Stima a Finire delle attività. La Previsione è unica nel progetto, però è possibile utilizzare alcuni campi personalizzati già disponibili all interno della struttura dati di Project - per archiviare le date rappresentative delle revisioni periodiche del progetto. Le date a disposizione sono 10: a partire da Inizio1/Fine1 (Start1/Finish1) sino a Inizio10/Fine10 (Start10/Finish10). Vediamo quindi come memorizzare le date all interno di questi campi ed a visualizzare tali date all interno di un Diagramma di Gantt di Verifica Storicizzazioni (Revisioni) di Progetto. Motivazioni per il salvataggio delle previsioni di progetto Il salvataggio della previsione serve per mantenere come riferimento la pianificazione iniziale del progetto, sempre confrontabile con lo stato avanzamento lavori delle attività in corso e con le pianificazioni a finire delle attività future. A seguito delle ripianificazioni periodiche, la Previsione iniziale potrebbe perdere di significato per diversi motivi, tra i quali: 1. durata del progetto 2. sopraggiungere di attività impreviste 3. intervento di elementi esterni imprevedibili A questo punto potrebbe essere necessario eliminare la previsione iniziale e prendere come riferimento una previsione effettuata in un tempo successivo. Si potrebbe, tuttavia, voler mantenere la pianificazione iniziale come Storico1 per avere sempre la possibilità di sapere cosa era stato previsto all inizio del progetto. Questo criterio vale anche per i successivi aggiornamenti delle Previsioni e per le eventuali Storicizzazioni delle previsioni precedenti. 2

3 Struttura dell esempio Nel nostro esempio procediamo come segue: 1) Salvare una previsione iniziale; 2) Simuliamo la storicizzazione di tale previsione nei campi Storico1; 3) Salviamo l aggiornamento della Previsione di progetto (tale informazione serve a Project per poter valorizzare tutti i calcoli di scostamento tra dati di Consuntivo e dati di Previsione) Come salvare la previsione iniziale del progetto Dopo aver pianificato l intero progetto, procedere come segue: Selezionare il menu Strumenti Selezionare il comando Verifica e il Sottocomando Salva Previsione, come indicato nell immagine seguente: Dalla finestra di dialogo che appare, selezionare le opzioni come dall immagine seguente e poi premere OK A questo punto tutti i campi Previsti sono stati valorizzati e di conseguenza la registrazione dei valori di Consuntivo (Effettivi) porterà al calcolo automatico degli scostamenti. Come storicizzare la previsione iniziale del progetto nei campi storico1 Dopo aver modificato le date di riferimento del progetto, procedere come segue: Selezionare il menu Strumenti Selezionare il comando Verifica e il Sottocomando Salva Previsione, come indicato nell immagine seguente: 3

4 Dalla finestra di dialogo che appare, selezionare le opzioni come dall immagine seguente e poi premere OK Come salvare la nuova previsione del progetto Dopo aver modificato le date di riferimento del progetto, procedere come segue: Selezionare il menu Strumenti Selezionare il comando Verifica e il Sottocomando Salva Previsione, come indicato nell immagine seguente: Dalla finestra di dialogo che appare, selezionare le opzioni come dall immagine seguente e poi premere OK A questo punto tutti i campi Previsti vengono valorizzati con i nuovi dati di riferimento Come visualizzare i dati storici su diagramma di gantt A questo punto sono state completate tutte le operazioni per la predisposizione sia dei dati di Previsione Aggiornata, sia dei dati di Storicizzazione Iniziale. Tali dati sono indispensabili affinché possa essere visualizzato un Diagramma di Gantt di confronto tra Storico e Corrente. I Diagrammi che possiamo utilizzare in questo momento sono due: Gantt di Verifica: confronto tra Pianificazione Corrente e Previsione di progetto Gantt di Confronto: confronto tra Pianificazione Corrente e Storicizzazione iniziale Il primo Diagramma indicato è già presente nelle Visualizzazioni Standard di Project, mentre il secondo è una personalizzazione creata a partire dal Gantt di Verifica. 4

5 Come creare il diagramma di Gantt storico Selezionare il Menu Visualizza Selezionare il comando Altre Visualizzazioni All interno dell elenco selezionare la visualizzazione Gantt di Verifica e fare clic sul pulsante Copia All interno della finestra di dialogo modificare il nome del Diagramma Fare clic su OK Una volta tornati sull elenco principale, fare clic sul nome della Visualizzazione che avete appena creato e fare clic su Applica, come appare nell immagine seguente 5

6 A questo punto avrete duplicato la visualizzazione Gantt di Verifica, sarà quindi necessario modificare anche la struttura delle barre del Diagramma di Gantt in modo tale da visualizzare non più la Previsione ma bensì i campi di Storico1. Come modificare le impostazioni del diagramma di Gantt 1. Selezionare il menu Formato 2. Selezionare il comando Stile Barre 3. Cercare nell elenco la linea che definisce la Previsione, come mostrato nell immagine seguente: 4. Selezionare la casella Da e modificarne il contenuto scegliendo dalla lista a discesa il campo Inizio1 6

7 5. Selezionare la casella A e modificarne il contenuto scegliendo dalla lista a discesa il campo Fine1 6. Modificare il colore della barra in modo tale da non creare fraintendimenti con i colori già utilizzati per la Previsione di Progetto 7

8 7. Fare clic su Ok per tornare alla visualizzazione del Diagramma sullo schermo Il risultato ottenuto sarà visualizzato come nell immagine a seguire, dove: 1. le barre con il Percorso Critico (Rosse e Blu) evidenziano le informazioni legate alla Pianificazione Corrente 2. le barre di colore Verde evidenziano le date Storicizzate e appartenenti alla Previsione iniziale del progetto 8