La gestione del progetto: aspetti generali

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1 Seminario di assistenza tecnica alla gestione dei Progetti Multilaterali di Trasferimento dell Innovazione (TOI 2013) Roma, 08 novembre 2013 ISFOL Sala Auditorium La gestione del progetto: aspetti generali Relatore: Natalia Guido

2 I punti trattati CONTRATTUALIZZAZIONE VARIAZIONI CONVENZIONE RAPPORTI INTERMEDI E FINALI SISTEMA AN CONTROLLO PROGETTI PUBBLICITA RISULTATI SUGGERIMENTI 2

3 Contrattualizzazione

4 Contrattualizzazione: le le fasi fasi Comunicazione approvazione Ricezione documenti richiesti dall AN Verifica documentazione (eventuale richiesta integrazioni) Direttore ISFOL firma. AN invia 1 originale al Beneficiario Beneficiario stampa e firma 2 copie e invia all AN AN prepara Convezione e invia per con allegati 4

5 La struttura della Convenzione 1. Condizioni particolari Personalizzate per singolo Beneficiario 2. Condizioni generali Applicabili a tutti i Beneficiari 3. Allegati: Allegato I Descrizione del progetto Allegato II Bilancio consolidato del progetto Allegato III Linee guida per la gestione amministrativa e finanziaria e la presentazione dei rapporti Allegato IV Lista dei partner Allegato V Nota tecnica relativa alla stipula della polizza fideiussoria e Modello di garanzia fideiussoria (solo per Enti privati) Gli allegati sono parte integrante della Convenzione e possono essere suscettibili di revisione da parte dell AN senza ulteriori processi di formalizzazione 5

6 Variazioni alla Convenzione

7 Variazioni in itinere (1) Non possoro essere ammesse variazioni che: modifichino il costo complessivo del progetto alterino il rapporto fra fondi propri e contributo LdV mettano in discussione la decisione di aggiudicazione della sovvenzione violino il principio di parità di trattamento dei partner 7

8 Variazioni in itinere (2) La richiesta deve essere presentata: utilizzando l apposito MODULO DI RICHIESTA DI MODIFICA ALLA CONVENZIONE - Progetti multilaterali di trasferimento dell innovazione disponibile sul sito AN alla sezione TOI: accludendo la documentazione di supporto indicata nel Modulo stesso prima dell inizio dell effetto desiderato (per gli emendamenti no retroattività) entro e non oltre 1 mese prima della conclusione del periodo contrattuale (cfr. Convenione art. 13.3)

9 Variazioni in itinere (3) Le variazioni in itinere possono determinare due effetti: EMENDAMENTO ALLA CONVENZIONE MODIFICA DELLA CONVENZIONE 9

10 Emendamento: ambiti di riferimento È un EMENDAMENTO alla Convenzione quando c è: La sostituzione dell organismo beneficiario; Il ritiro di uno o più partner; L ingresso di partner sostitutivi/aggiuntivi; La modifica al programma di lavoro; La variazione del conto corrente bancario; La modifica del periodo contrattuale del progetto; La Modifica al bilancio consolidato del progetto (variazione superiore al 10% della voce di destinazione) La variazione della ragione/denominazione sociale del Beneficiario La fusione di due (o più) partner in un nuovo organismo 10

11 Contrattualizzazione: le fasi Emendamento: la procedura di approvazione (1) Beneficiario presenta la richiesta su apposito modulo AN analizza la richiesta e la documentazione allegata AN invia eventuale richiesta integrazioni. Riceve le integrazioni e le analizza DG ISFOL firma. AN invia 1 originale al Beneficiario AN riceve le 2 copie firmate e le inoltra alla firma del DG ISFOL AN invia al Beneficiario 2 copie emendamento da firmare 11

12 Emendamento: la procedura di approvazione (2) L emendamento entrerà in vigore a conclusione dell iter e a seguito dell apposizione della firma da parte del Direttore Generale ISFOL Fa fede la data riportata sull emendamento Per essere valido dovrà comunque essere approvato prima della data di conclusione del periodo contrattuale 12

13 Modifica: ambiti di riferimento È una MODIFICA alla Convenzione quando c è: La modifica delle scadenze di presentazione dei Rapporti Intermedio e Finale; La modifica al bilancio consolidato del progetto (variazione inferiore o uguale al 10% della voce di costo di destinazione); La modifica delle quote di budget dei partner; L avvicendamento del Firmatario autorizzato; L ingresso di partner silenti; La variazione dell organismo coordinatore; La variazione della ragione/denominazione sociale di un organismo partner; L avvicendamento del Responsabile legale; Altri casi eventuali. 13

14 Contrattualizzazione: le fasi Modifica: la procedura di approvazione (1) Beneficiario presenta la richiesta su apposito modulo AN analizza la richiesta e la documentazione allegata AN invia al beneficiario comunicazione con accettazione della modifica AN invia eventuale richiesta integrazioni. Riceve le integrazioni e le analizza 14

15 Modifica: la procedura di approvazione (2) La modifica entrerà in vigore a conclusione dell iter e a seguito della formale accettazione da parte dell Agenzia nazionale che dovrà avvenire prima della data di conclusione del periodo contrattuale 15

16 Presentazione Rapporti intermedi e finali

17 Rapporti: la modalità di presentazione Durata progetto 24 mesi Rapporto Intermedio Entro il 14 mese dalla data di avvio del progetto (riguarda i primi 13 mesi di lavoro) Rapporto finale Entro 2 mesi dalla data di chiusura del progetto (riguarda tutto il periodo di vita del progetto) 17

18 Rapporto intermedio: obiettivi Gli obiettivi principali del Rapporto intermedio sono riassumibili in cinque punti: monitorare lo stato di avanzamento del progetto verificare le eventuali criticità definire le azioni correttive controllare l utilizzo dei fondi comunitari svincolare le ulteriori quote di pre-finanziamento 18

19 Rapporto intermedio: esito e ricadute La valutazione del Rapporto intermedio, secondo la procedura definita dalla Commissione europea, può prevedere tre diversi esiti: GREEN, laddove vi sia evidenza di un avanzamento nelle attività progettuali, in linea con il livello atteso a conclusione del primo periodo contrattuale e si renda eventualmente necessario contattare l organismo beneficiario soltanto per il chiarimento di problematiche di lieve entità; ORANGE, laddove vi siano alcuni segnali di avanzamento ma risultino anche elementi di preoccupazione che richiedono un immediato chiarimento con l organismo beneficiario e/o un ulteriore azione di monitoraggio sul progetto; RED, laddove si riscontrino notevoli ritardi realizzativi e/o un basso livello di implementazione delle attività nel primo periodo contrattuale e ne conseguano serie preoccupazioni rispetto al futuro del progetto. 19

20 Rapporto finale: obiettivi Gli obiettivi principali del Rapporto finale sono riassumibili in quattro punti: verificare le azioni di trasferimento attuate e i risultati conseguiti definire le buone pratiche nazionali ed europee controllare l utilizzo dei fondi comunitari stabilire l importo definitivo della sovvenzione comunitaria ai fini del pagamento corrispondente o del recupero dei fondi 20

21 Rapporto finale: esito e ricadute Punteggio finale Molto buono Buono Accettabile Debole Molto Debole Scala decurtazione costi del personale (eleggibili) 0% 4 25% 3 50% 2 75% % 21

22 Rapporto intermedio e finale: le fasi della valutazione Le fasi della valutazione per il RAPPORTO INTERMEDIO e FINALE sono: Controllo dei requisiti formali del Rapporto e della documentazione allegata Valutazione del Rapporto rispetto alle attività/risultati nonchè ai costi sostenuti nel periodo considerato, in termini di qualità e quantità, inclusa la verifica della veridicità e ammissibilità dell azione svolta Per il solo RAPPORTO FINALE è prevista: Valutazione del rendiconto finanziario e del materiale di supporto richiesto, al fine di verificare la veridicità e ammissibilità delle spese nonché la legalità e regolarità gestionale 22

23 Rapporto intermedio e Rapporto finale: tempi della valutazione (1) 1. L Agenzia approva o respinge il Rapporto e versa la seconda quota di pre-finanziamento o il saldo entro 90 gg. di calendario dalla sua ricezione 2. Nel corso della valutazione l Agenzia può richiedere un nuovo Rapporto o documenti giustificativi o informazioni supplementari (sia di natura amministrativo-finanziaria che processuali) e/o risultati/prodotti intermedi o finali 3. Il Beneficiario dispone di 30 gg. di calendario per la trasmissione di un nuovo Rapporto o delle informazioni e/o dei documenti supplementari o dei risultati/prodotti 23

24 Rapporto intermedio e Rapporto finale: tempi della valutazione (2) 4. L Agenzia può fare al massimo 2 richieste di integrazioni (ivi comprese richiesta per aggiornamento o aggiustamento dei dati del progetto nel portale ADAM) 5. In caso di mancata ricezione della documentazione richiesta l Agenzia valuta il Rapporto sulla base della documentazione già trasmessa con dovute conseguenze 6. Il pagamento è subordinato al ricevimento, da parte dell Agenzia, di una nota di addebito o documento equivalente. Il termine di erogazione (30 gg.) decorre dal giorno di acquisizione dell ultimo documento utile per il pagamento 24

25 Controllo: la tipologia e gli obiettivi Due tipologie di controlli: Controlli primari: previsti dall AN sulla base dell analisi del rischio connesso alla realizzazione del singolo progetto Controlli di secondo livello: svolti dalla Commissione europea o Corte dei Conti o OLAF, ecc. Gli obiettivi dei controlli: Verifica della veridicità ed ammissibilità delle attività sostenute con i fondi comunitari Verifica della legalità e regolarità delle operazioni sottostanti 26

26 Controllo: il livello primario 5 tipologie di controlli primari: Routine check Desk Check Analisi dei Rapporti intermedi e finali Analisi documentale su materiali di supporto ai Rapporti finali On the Spot Check Audit finanziario Audit di sistema Verifica finanziaria a progetto in corso Audit a progetto concluso Audit ai beneficiari ricorrenti V E R I F I C H E S U L P O S T O

27 Controlli primari: i primi due casi 1) Routine check Analisi dei Rapporti intermedi e finali: Finalizzata a valutare i progressi nello sviluppo delle attività, i risultati ottenuti e le spese dichiarate al fine di definire l importo di contributo comunitario (2 tranche e finale ) Viene realizzato sull universo dei Beneficiari 2) Desk Check Analisi documentale dei Rapporti finali: Finalizzata alla verifica della documentazione e dei giustificativi di spesa (controllo sul 100% delle spese) presentati dai Beneficiari a supporto della rendicontazione finale (su richiesta dell AN) Viene realizzato su un campione di Beneficiari 28

28 Controlli primari: i successivi tre casi 3) On the Spot Check Verifica finanziaria a progetto in corso: Finalizzata a verificare l efficacia delle strategie messe in atto e il rispetto delle norme amministrativo-contabili e degli adempimenti contrattuali 4) Audit finanziario Audit a progetto concluso: Finalizzato a controllare le spese sostenute, al fine di verificare la corretta imputazione alle voci di budget, la corrispondenza con la contabilità di base, la correttezza e conformità dei documenti giustificativi e della tenuta dei libri contabili (cfr. Convenzione art. 19). Si attua dopo l arrivo del R.F. 5) Audit di sistema Audit ai beneficiari ricorrenti: Finalizzato ad analizzare le modalità generali di gestione dei progetti finanziati ai Beneficiari ricorrenti Vengono realizzati su un campione di Beneficiari 29

29 Obblighi del Beneficiario in relazione alla pubblicità

30 Obblighi per la Pubblicità (1) Coerentemente con quanto definito dalla Convenzione (Condizioni generali Art. 5) è obbligatorio su ogni comunicazione o pubblicazione o risultato finale: apporre il logo ufficiale del Programma LLP Leonardo da Vinci Fare menzione del sostengo finanziario della Comunità europea ity_en.htm 31

31 Obblighi per la Pubblicità (2) LOGO DA UTILIZZARE 32

32 Obblighi per la Pubblicità (3) DICITURA DA UTILIZZARE Il presente progetto è finanziato con il sostegno della Commissione europea. L autore è il solo responsabile di questa pubblicazione (comunicazione) e la Commissione declina ogni responsabilità sull uso che potrà essere fatto delle informazioni in essa contenute 33

33 In conclusione qualche suggerimento

34 per una buona gestione Individuate un responsabile di progetto ed un referente amministrativo per ciascun organismo partner Predisponete un sistema di monitoraggio, di valutazione delle attività e di contabilità analitica Raccogliete, sistematicamente, la documentazione del progetto, con particolare riferimento ai giustificativi di spesa e archiviartela in modo strutturato Fate riferimento costantemente alla documentazione ufficiale del Programma (in vigore per la vostra annualità) e confrontatevi con l Agenzia Nazionale 35

35 PER OGNI DUBBIO. CONTATTATE SEMPRE IL VOSTRO TUTOR

36 GRAZIE!