Manuale per la compilazione del modello mediante la PROCEDURA ONLINE

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1 Programma Statistico Nazionale Rilevazione IST Le tecnologie dell informazione e della comunicazione nelle Pubbliche amministrazioni locali Manuale per la compilazione del modello mediante la PROCEDURA ONLINE

2 Indice Premessa... 3 Struttura delle pagine... 3 Primo accesso - Registrazione... 5 Accessi successivi al primo e compilazione del modello online... 7 Pulsante Invio provvisorio Pulsante Controlla Pulsante Invia definitivo Pulsante Annulla Pulsante Stampa Pulsante Salva con nome e compilazione del modello offline Messaggi di notifica iniziali di Adobe Reader: Impossibile salvare Gestione password Cambia password Password smarrita Contatti Chiusura della sessione di lavoro Requisiti tecnologici

3 Premessa L'Istituto nazionale di statistica nel 2012 svolge la terza edizione della Rilevazione sulle tecnologie dell'informazione e della comunicazione nelle Pubbliche amministrazioni a livello locale. Il campo di osservazione della rilevazione include le Regioni e Province autonome, le Province, i Comuni e le Comunità montane. La rilevazione, secondo quanto indicato nel Programma Statistico Nazionale (codice indagine IST ), prevede la partecipazione delle Regioni e Province autonome in qualità di organi intermedi di rilevazione, ovvero quali soggetti incaricati della gestione della rilevazione presso le unità localizzate nel proprio territorio di competenza. Per questa rilevazione viene data la possibilità di compilare on line attraverso il sito il proprio modello personalizzato in formato PDF (visualizzabile mediante il software Adobe Reader). Si raccomanda, per quanto possibile, di utilizzare la modalità telematica online descritta in questo manuale; nel caso si volesse usufruire della modalità di compilazione offline si faccia riferimento alle istruzioni riportate nel sito Attenzione: Per una corretta compilazione del questionario, si suggerisce vivamente di individuare all interno dell Amministrazione un referente che segua la rilevazione in tutte le sue fasi e che coordini le informazioni pervenute dai diversi settori che, per le specifiche competenze, sono in grado di rispondere ai diversi quesiti del questionario. Struttura delle pagine La pagine del sito dedicato alla rilevazione (da ora in poi IndataICTPA), sono caratterizzate da una barra orizzontale (Fig. 1-sez.A) contenente i principali comandi necessari all utilizzo dell applicativo online (da ora in poi barra di controllo ). Fig. 1 La homepage del sito Indata dedicato alla rilevazione ICTPA A B C 3

4 Ogni singolo comando permette di visualizzare determinati contenuti nella sezione centrale della pagina (Fig. 1-sez.B); in particolare: - il comando Indagine permette di visualizzare la home page in cui viene fornita una descrizione delle principali caratteristiche della rilevazione. - il passaggio del mouse sul comando Istruzioni fa comparire un menù a tendina (Fig. 2 qui di seguito) Fig. 2 Istruzioni o Istruzioni procedura telematica : vengono visualizzate le principali istruzioni per l utilizzo della procedura telematica; o Guida alla compilazione modello : vengono visualizzate le note relative alle diverse sezioni del questionario; o Segreto statistico vengono visualizzati i principali riferimenti normativi in materia di segreto statistico e tutela della privacy; o Lettera informativa viene visualizzato il testo della lettera che viene spedito agli enti locali coinvolti nella rilevazione; o Settaggi Adobe Reader : questo link prevede l apertura di un documento in cui viene descritta passo per passo la configurazione del software Adobe Reader solo nel caso in cui il questionario non venga visualizzato in maniera corretta; o un icona Get Adobe Reader che permette di scaricare la versione di Adobe Reader utile alla compilazione del modello informatizzato (vedi capitolo Requisiti tecnologici del presente manuale). - il comando Registrazione permette di aver accesso alla procedura di registrazione che è necessario effettuare la prima volta che ci si collega al sito IndataICTPA (vedi capitolo Primo accesso - Registrazione del presente manuale); - il comando Questionario va utilizzato per accedere al modello elettronico ogni volta (successiva alla prima) che ci si collega al sito IndataICTPA (vedi capitolo Accessi successivi al primo e compilazione del modello del presente manuale); 4

5 - il passaggio del mouse sul comando Password fa comparire un menù a tendina, caratterizzato dalle seguenti voci: o Cambio password : permette di modificare la password che si utilizza per accedere alla compilazione del modello (vedi capitolo Gestione password del presente manuale); o Password smarrita : permette di ripristinare la password iniziale nel caso in cui venga smarrita la password scelta in fase di registrazione (vedi capitolo Gestione password del presente manuale); - il comando Contatti : permette di accedere alla sezione in cui sono riportati gli estremi dei referenti regionali da contattare in caso si incontrassero problemi durante la rilevazione (vedi capitolo Contatti del presente manuale); - il comando Chiusura permette di terminare correttamente la sessione di lavoro (vedi capitolo Chiusura della sessione di lavoro del presente manuale). La sezione C della pagina (Fig. 1-sez.C) contiene alcuni link tra cui: il link alla homepage della rilevazione, il link alla homepage di Indata (in cui sono raccolte tutte le indagini che l Istat effettua mediante procedura telematica), il link alla homepage dell Istat. Primo accesso - Registrazione Il rispondente, al primo accesso e solo per il primo accesso, dovrà eseguire la procedura di registrazione cliccando sul pulsante Registrazione della barra di controllo. Fig. 3 Registrazione del rispondente Nella sezione dedicata alla registrazione, il rispondente dovrà inserire: - il Codice ente, contenuto nella documentazione inviata all Amministrazione dalla Regione (o dall Istat), nello spazio Codice ; - la Password iniziale, contenuta nella documentazione inviata all Amministrazione dalla Regione (o dall Istat), nello spazio Password iniziale ; 5

6 - una propria password personale, nello spazio Nuova Password, che sostituirà quella assegnata d ufficio e che dovrà essere utilizzata per tutti gli accessi successivi al primo: la nuova password dovrà avere lunghezza minima di 8 caratteri alfanumerici; non sarà comunque possibile inserire un numero di caratteri superiore a 20; - la password scelta al punto precedente andrà confermata digitandola nuovamente nello spazio Conferma Password ; - l indirizzo a cui si potrà far riferimento per qualsiasi comunicazione durante la rilevazione, nello spazio . Inseriti tutti i dati sarà sufficiente cliccare sul pulsante CONFERMA per concludere la procedura di registrazione. Nel caso in cui qualche informazione non sia stata inserita correttamente, verranno mostrati messaggi di errore come quelli riportati a scopo esemplificativo nella Fig. 4. Fig. 4 Messaggi di errore nella fase di registrazione Se la procedura di registrazione viene effettuata in maniera corretta verrà mostrata la schermata riportata in Fig. 5. Fig. 5 Schermata di accesso al questionario A B C D 6

7 Le informazioni visualizzate in questa schermata sono: - il codice e la denominazione dell Amministrazione rispondente (Fig. 5-sez.A); - il link al questionario elettronico (Fig. 5-sez.B), sia la compilazione online che offline richiedono l apertura del questionario; - lo stato di compilazione del modello (Fig. 5-sez.C): al primo accesso il modello risulterà, ovviamente, da inviare ; - le istruzioni per la compilazione off-line vengono indicate in un box apposito (Fig. 5-sez.D); si vedano più avanti le indicazioni relative al pulsante Salva con nome posto all interno del questionario pdf. Una volta avuto accesso a questa schermata sarà possibile: 1. procedere alla compilazione del modello online (vedi capitolo Accessi successivi al primo e compilazione del modello online del presente manuale); 2. procedere alla compilazione del modello offline (vedi capitolo Compilazione del modello offline ); 3. terminare la sessione di lavoro (vedi capitolo Chiusura della sessione di lavoro del presente manuale). Accessi successivi al primo e compilazione del modello online Una volta effettuata la registrazione, per i successivi accessi al sito IndataICTPA sarà sufficiente cliccare sul pulsante Questionario della barra di controllo per essere reindirizzati alla schermata d accesso riportata in Fig. 6. Fig. 6 Schermata di login Inserendo correttamente il codice utente assegnato e la password scelta in fase di registrazione, verrà mostrata la videata riprodotta in Fig. 7 in cui sono riportati: 7

8 Fig. 7 Schermata di accesso al questionario A B C D Le informazioni visualizzate in questa schermata sono: - il codice e la denominazione dell Amministrazione rispondente (Fig. 7-sez.A); - il link al questionario elettronico (Fig. 7-sez.B), sia la compilazione online che offline richiedono l apertura del questionario; - lo stato di compilazione del modello (Fig. 7-sez.C): al primo accesso il modello risulterà, ovviamente, da inviare ; - le istruzioni per la compilazione off-line vengono indicate in un box apposito (Fig. 5-sez.D); si vedano più avanti le indicazioni relative al pulsante Salva con nome posto all interno del questionario pdf. Cliccando sul link Apertura del questionario evidenziato in Fig. 7-sez.B, all interno del browser, verrà aperto il questionario elettronico che consiste in un file PDF con i campi compilabili, come mostrato in Fig. 8. Per ridurre i tempi di visualizzazione del questionario è consigliabile, prima di accedere al sito Web, far partire Adobe Reader e lasciarlo aperto. 8

9 Fig. 8 Questionario elettronico C A D B Il rispondente potrà pertanto compilare le sezioni del questionario tenendo presente alcune caratteristiche: - il link Torna alla pagina principale (Fig. 8-sez.A), presente nella prima pagina del questionario, permette di tornare alla schermata riprodotta nella Fig. 7; - il passaggio del mouse sui fumetti evidenziati in Fig. 8-sez.B permettono la visualizzazione di note utili alla compilazione delle singole domande o dei singoli campi (come mostrato nella figura qui a fianco); può capitare che l apertura della nota non permetta di cliccare sulle risposte previste per i quesiti a causa della sovrapposizione del testo della nota stessa, in tali casi è possibile ovviare a questo inconveniente scegliendo un ingrandimento diverso della visualizzazione del questionario con il tasto indicato in Fig. 8-sez.C; - in fondo ad ogni pagina è presente il pulsante rappresentato nella figura qui sotto che permette di spostarsi direttamente all ultima pagina del questionario in cui è presente una serie di pulsanti utilizzabili per il controllo, il salvataggio e l invio del questionario; - in alto a destra all interno del riquadro dedicato alle informazioni anagrafiche è presente il pulsante Modifica (Fig. 8-sez. D) che permette, cliccandoci sopra, di modificare e/o integrare le informazioni di questa sezione con eccezione della denominazione dell Amministrazione; - in fondo all ultima pagina del questionario è presente una serie di pulsanti (riportati nella figura qui sotto) le cui singole funzionalità vengono descritte nelle pagine seguenti. 9

10 Pulsante Invio provvisorio Il pulsante Invio provvisorio permette di salvare in qualsiasi momento le informazioni inserite nel questionario. Ciò permette al rispondente di completare la compilazione del modello in momenti diversi senza il timore di perdere i dati già inseriti. Terminata l operazione di salvataggio si verrà reindirizzati alla schermata rappresentata nella Fig. 9 Fig. 9 Avvenuto salvataggio parziale Cliccando sul link Menu questionario della precedente schermata, si verrà reindirizzati alla schermata di accesso al questionario in cui lo stato del modello sarà caratterizzato dal valore inviato provvisorio, come mostra la Fig. 10. Fig. 10 Schermata di accesso al questionario: salvataggio parziale Ogni salvataggio parziale sovrascrive e aggiorna tutti i dati inseriti nel modello: va ribadita pertanto l importanza di un coordinamento nelle compilazioni parziali e successive del questionario onde evitare che uno stesso dato venga rimaneggiato e corretto da più persone senza più poter individuare quale sia il dato reale e definitivo. Pulsante Controlla Il pulsante Controlla permette di verificare la completezza del modello e/o la presenza di eventuali incongruenze nelle risposte del questionario. Tale funzione è fondamentale al fine di poter effettuare l invio definitivo del modello, nel senso che lo stesso non sarà possibile sino a quando non sarà terminata la procedura di controllo. Per ogni lacuna o incongruenza individuata nel questionario, la procedura di controllo visualizzerà una finestra di avvertimento con una breve spiegazione del problema riscontrato, come quella mostrata a scopo esemplificativo nella Fig

11 Fig. 11 Esempio di notifica di incongruenza riscontrata durante la procedura di controllo Cliccando sul pulsante OK si viene automaticamente riportati al quesito imputato in modo da poter apportare le opportune correzioni. Il pulsante Controlla andrà pertanto premuto sino a quando tutte le eventuali lacune e/o incongruenze non saranno corrette. Una volta terminate le eventuali correzioni, cliccando sul pulsante Controlla apparirà il messaggio riportato nella Fig. 12, che conferma la corretta compilazione del modello, la conclusione della procedura di controllo e la possibilità di inviare in maniera definitiva il questionario. Fig. 12 Notifica di corretta compilazione del questionario Pulsante Invia definitivo Va anzitutto premesso che, come evidenziato nel messaggio riportato in Fig. 12, una volta effettuato l invio definitivo, l Amministrazione non avrà più accesso al questionario per ulteriori modifiche se non contattando i referenti regionali per la rilevazione. Si consiglia pertanto di effettuare l invio definitivo soltanto quando si è sicuri che le informazioni inserite nel modello siano corrette. Si consiglia, inoltre, di stampare una copia cartacea del questionario compilato prima dell invio definitivo tramite il pulsante Stampa. Il pulsante Invia definitivo permette l invio del questionario una volta che lo stesso è stato compilato nella sua interezza e successivamente alla procedura di controllo. Il tentativo di inviare definitivamente il questionario prima di aver effettuato la procedura di controllo, infatti, non ha alcun effetto se non quello di mostrare il messaggio di avviso riportato nella Fig. 13. Fig. 13 Notifica di tentativo di invio definitivo prima di aver concluso la procedura di controllo 11

12 Una volta effettuata e terminata con successo la procedura di controllo, invece, sarà possibile procedere all invio definitivo del questionario. Terminata l operazione di invio si verrà reindirizzati alla schermata rappresentata nella Fig. 14 Fig. 14 Avvenuto invio definitivo Cliccando sul link Menu questionario della precedente schermata, si verrà reindirizzati alla schermata di accesso al questionario in cui lo stato del modello sarà caratterizzato dal valore inviato definitivo, e in cui viene ribadito che, nel caso si volessero apportare modifiche al questionario appena inviato sarà necessario contattare i referenti regionali (Fig. 15). Fig. 15 Schermata di accesso al questionario: invio definitivo A L amministrazione potrà comunque prendere visione ed eventualmente stampare il questionario inviato accedendo ad una versione stampabile dello stesso mediante il link evidenziato in Fig. 15-sez.A. Pulsante Annulla Il pulsante Annulla permette di cancellare tutti i valori inseriti nel questionario; l operazione non è reversibile e per la sua esecuzione ne viene richiesta la conferma mediante il messaggio riportato in Fig

13 Fig. 16 Richiesta di conferma per la cancellazione dei dati inseriti Pulsante Stampa Il pulsante Stampa consente di stampare il questionario Pulsante Salva con nome e compilazione del modello offline Il pulsante Salva con nome permette il salvataggio del questionario con estensione Pdf sul proprio computer. Dopo aver effettuato la registrazione (Fig. 3), si deve aprire il questionario dalla schermata di accesso al modello (Fig. 7). Alla fine del questionario c è il pulsante Salva con nome cliccandolo si può salvare il file pdf del questionario sul proprio computer. PER LA COMPILAZIONE OFFLINE Il questionario salvato sul proprio PC può essere compilato e salvato in locale come un qualsiasi altro file. Per l invio telematico è però necessario aprire il questionario all interno di un browser per la navigazione internet. Aprire il questionario all interno di un browser (Explorer versione 7 e oltre, Mozilla Firefox, ecc.): 1) avviare una sessione internet, 2) selezionare dal menù File del browser il comando Apri, 3) inserire nello spazio il percorso del file o, in alternativa, premere Sfoglia per cercare manualmente il file e aprire il file, 4) una volta aperto il file e dopo aver cliccato sul pulsante Controlla per effettuare i controlli di coerenza, il questionario potrà essere inviato in modalità provvisoria o definitiva cliccando sui pulsanti corrispondenti posti alla fine del modello. (In alternativa ai passi 2) e 3) per aprire il file è possibile trascinare direttamente l icona del file pdf all interno del browser). Messaggi di notifica iniziali di Adobe Reader: Impossibile salvare Contestualmente all apertura del questionario è possibile che vengano visualizzati alcuni messaggi (diversi a seconda della versione di Adobe Reader installata sul proprio PC) che avvertono sulla impossibilità di salvare i dati inseriti nel questionario (Fig. 17). 13

14 Fig. 17 Impossibile salvare una copia Il messaggio, apparentemente fuorviante, sta in realtà a significare che non è possibile salvare una copia locale (ossia sul proprio PC) del questionario compilato. I dati potranno invece essere salvati, e visualizzati ad ogni accesso, mediante i pulsanti specifici le cui funzioni sono state descritte nelle pagine precedenti. Si proceda quindi cliccando su OK spuntando, eventualmente, l opzione Non mostrare in futuro o Non visualizzare più questo messaggio. Un ulteriore notifica che potrebbe apparire in fase di apertura del modello, è quella riportata in Fig. 18, relativa alla possibilità di Adobe di completare in maniera automatica la compilazione di alcuni campi del questionario Fig. 18 Completamento automatico 14

15 in questo caso è consigliabile non attivare la funzione di completamento automatico cliccando sul pulsante No. Gestione password Passando col mouse sopra il pulsante Password della barra di controllo, è possibile accedere a due diverse funzioni. Cambia password Cliccando su Cambia password si accederà ad una schermata (Fig. 19) simile a quella compilata in fase di registrazione (vedi capitolo Primo accesso - Registrazione del presente manuale) che permetterà di cambiare la password personale in uso. Fig. 19 Gestione password: cambio password Password smarrita Cliccando su Password smarrita si accede alla funzione che permette di ripristinare l accesso ad IndataICTPA nel caso in cui si sia dimenticata la password scelta in fase di registrazione o modificata successivamente. Fig. 20 Gestione password: password smarrita 15

16 Questa funzione è utile qualora venga smarrita la nuova password che era stata inserita nella fase di registrazione ma è comunque indispensabile conoscere la password iniziale (quella che è stata inviata per posta). Come indicato nella pagina (Fig. 20), sarà necessario inserire negli appositi campi: 1) il proprio codice ente; 2) la password iniziale; 3) la nuova password che si desidera venga memorizzata d ora in poi. Il sistema automaticamente assegnerà all utente la nuova password che egli desidera venga memorizzata. Questa procedura non comporta la perdita di nessuno dei dati precedentemente salvati nel questionario. Contatti Cliccando sul pulsante Contatti della barra di controllo, si accede alla schermata rappresentata in Fig. 21. Fig. 21 Pagina principale contatti A Cliccando sul link Contatti referenti per regioni evidenziato in Fig. 21-sez.A si giunge alla schermata della Fig. 22 Fig. 22 Pagina contatti regionali 16

17 Cliccando sulla cartina in corrispondenza della regione Emilia-Romagna, si avrà accesso alla schermata riportata in Fig. 23. Fig. 23 Contatti per la Regione Emilia-Romagna Chiusura della sessione di lavoro Ogni volta che termina una sessione di lavoro, è opportuno chiudere in maniera corretta IndataICTPA cliccando sul pulsante Chiusura della barra di controllo. L avvenuta corretta chiusura della sessione di lavoro verrà visualizzata attraverso la schermata riportata in Fig. 24. Fig. 24 Avvenuta chiusura della sessione di lavoro 17

18 Requisiti tecnologici Per poter accedere correttamente alla compilazione del questionario elettronico, l Amministrazione dovrà essere dotata di un computer connesso alla rete Internet nel quale risultino installati: - il software Adobe Reader possibilmente nella versione 7.0 o superiore; il software è gratuito e può essere scaricato cliccando sull icona seguente posta nella pagina del comando Istruzioni descritta in Figura 2 del manuale; si verrà reindirizzati alla pagina che permette di scaricare la versione più recente di Adobe in funzione del sistema operativo presente sul proprio PC. - un browser (Internet Explorer 7 o superiore, Netscape versione 7.x, Mozilla suite 1.7.x o superiore, Mozilla Firefox 1.0 o superiore) dotato del plug-in per Adobe Reader per la visualizzazione del questionario all interno del browser (solitamente il plug-in viene installato contestualmente all installazione di Adobe Reader); il browser deve infine essere abilitato per la ricezione dei cookies (verificare nelle impostazioni di sicurezza del browser). 18