12/09/14 SOMMARIO. 1. Scopo. 2. Campo di applicazione. 3. Elaborazione Paghe. 4. Modulistica REVISIONI N REV. DATA APPROV.

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1 Pag. 1 di 9 SOMMARIO 1. Scopo 2. Campo di applicazione 3. Elaborazione Paghe 4. Modulistica REVISIONI N REV. DATA APPROV. DESCRIZIONE 00 12/09/2014 Emissione Verificata il 12/09/2014 Approvata il 12/09/2014 Emessa il 12/09/2014 Responsabile Liquidatore Liquidatore

2 Pag. 2 di 9 1. Scopo La procedura descrive le modalità attuate da Messinambiente S.p.A. in liquidazione per l elaborazione delle paghe. 2. Campo di applicazione La procedura si applica all ufficio del personale per lo sviluppo delle attività di elaborazione delle paghe di tutti i dipendenti dell Organizzazione. 3. Elaborazione Paghe L elaborazione delle paghe è eseguita dall ufficio personale, per tutti i dipendenti della Messinambiente S.p.A., e prevede la seguente sequenza di fasi operative: 3.1) Rilevazione e verifica delle presenze del personale; 3.2) Variazioni dei dati del dipendente (ove necessario o richiesto); 3.3) Caricamento dei giorni malattia dal sito INPS; 3.4) Elaborazione dei cedolini; 3.5) Verifica finale e pagamenti. 3.1) Rilevazione e verifica delle presenze del personale La funzione direttiva importa nel programma Automa Atlante, integrativo di quello delle paghe TeamSystem, le risultanze delle timbrature, di entrata ed uscita, rilevate dai terminali per il personale operante nei servizi eseguiti in autocentro, nel servizio di raccolta RU e differenziata e di spazzamento; per quest ultimo servizio, quando erogato nei villaggi periferici, la rilevazione avviene esclusivamente attraverso i fogli firma che il sorvegliante provvede a far compilare e che lo stesso consegna all ufficio personale a fine mese. Tutti i dati rilevati dai terminali sono verificati dalla funzione addetta, attraverso i fogli di firma giornalieri ed integrati con la documentazione giustificativa delle assenze, registrate nell apposita modulistica (ferie, malattie, permessi, festività, ecc.). Contestualmente è compilato, per ciascun dipendente, un Calendario mensile (mese_anno.xls); inoltre nel medesimo file sono riportati, direttamente dai fogli firma, i dati inerenti i servizi che non prevedono la rilevazione elettronica. La compilazione del file consiste nel riportare i turni e la tipologia di attività eseguiti; il file restituisce, in un altra sezione, (vedi figg. A e B), i valori, in formato adeguato, da riportare nel cedolino paga.

3 Pag. 3 di 9 Il file, essenziale per il controllo simultaneo e per l elaborazione di ogni singolo cedolino, è compilato da un incaricato, per ciascun servizio, così come definito nell Allegato 1 alla presente procedura. Fig. A e B 3.2) Variazioni dei dati del dipendente (ove necessario o richiesto) La funzione direttiva esegue periodicamente gli aggiornamenti del programma Enya Software (paghe, F24, Uniemens, ecc). Quando necessario, o richiesto dal dipendente, la funzione esegue le variazioni sui dati nella schermata Gestione del dipendente, sezione voci, Fig. C, quali adesione-disdetta da sindacati e CRAL, sospensione/riattivazione prestiti (in caso di momentanea incapienza dovuta ad infortunio sul lavoro, aspettativa non retribuita, pagamento irpef da mod. 730, ecc.), inserimento di trattenute per acconti sulla retribuzione, modifica delle detrazioni per variazione situazione familiare, trattenute pensione per incumulabilità dei redditi da lavoro dipendente, anticipazioni TFR, inserimento/variazione di assegni nucleo familiare, ecc.

4 Pag. 4 di 9 Fig. C 3.3) Caricamento dei giorni malattia dal sito INPS; La funzione direttiva estrapola dal sito INPS un file telematico relativo al mese di elaborazione contenente i dati di tutte le malattie del periodo (Fig. D) di riferimento. Fig. D

5 Pag. 5 di 9 Il file estrapolato viene successivamente, con una procedura del programma paghe, importato e caricato per ciascun lavoratore, Fig. E. Fig. E Dal programma Automa Atlante, attraverso una procedura di conversione, la funzione direttiva genera i file paghe (Fig. F), e subito dopo importa le presenze, complete dei documenti giustificativi, nel software paghe (Fig. G). Fig. F

6 Pag. 6 di 9 Fig. G 3.4) Elaborazione dei cedolini; Prima dell elaborazione definitiva dei cedolini, la funzione direttiva esegue una verifica, confrontando le presenze, nell apposita schermata della Gestione cedolino paga, Fig. H, con i dati del foglio elettronico. Questo controllo è eseguito da un incaricato, per il personale di competenza, così come definito nell Allegato 1 della presente procedura. Fig. H

7 Pag. 7 di 9 Le funzioni direttive inseriscono manualmente le voci variabili quali: indennità lavaggio indumenti, buoni pasto, recuperi o trattenute relative al mese precedente; esclusivamente a seguito di richieste scritte, autorizzazioni, disposizioni (senza la propria discrezionalità) inseriscono inoltre: contravvenzioni, multe e sanzioni disciplinari, trasferte, attività fuori sede abituale, ecc. Per i dipendenti, che non hanno a disposizione i terminali badge, la funzione direttiva compila manualmente la sezione presenze sulla base del foglio elettronico ed inserisce le voci variabili quindi genera il cedolino paga verificando la rispondenza tra quanto riportato nel foglio elettronico e quanto contenuto nelle singole voci, Fig. I. Verifica inoltre che l importo netto del mese in elaborazione, sia congruo con quello del mese precedente (nel caso di non congruenza si verificano le motivazioni). Fig. I

8 Pag. 8 di 9 Infine, dopo le verifiche di trattenute, tassazione, giorni di detrazione applicati e di quant altro necessario, viene confermata l elaborazione del cedolino All. 2, nella sezione totali, Fig. L. Fig. L 3.5) Verifica finale e pagamenti La funzione direttiva stampa il L.U.L bollato ed i cedolini paga che, prima di essere consegnati, vengono imbustati, ordinati per settori e turni e corredati dai fogli firma per ricevuta. Dopo la stampa dei cedolini paga, la funzione direttiva definisce il totale generale dei netti in busta, estrapolando il cantiere di Taormina. La funzione direttiva procede quindi alla stampa del cedolino riepilogativo, All.3, e delle quadrature, All.4, che sono confrontate con i totali dei files generati per il pagamento degli stipendi (bonifici, card, assegni). La funzione direttiva genera i files che trasmette alla tesoreria, Fig. M.

9 Pag. 9 di 9 Fig. M La tesoreria sottopone al Liquidatore, per autorizzazione, i tabulati risultanti dalle elaborazioni paghe per le necessarie valutazioni. Solo dopo l autorizzazione, il Responsabile Tesoreria procede, attraverso il sito della Banca, ad elaborare i files telematici trasmessi ed esegue gli accrediti sui conti dei singoli dipendenti. 4. Modulistica Allegato 1 Responsabili incaricati Allegato 2 cedolino paga finito di un dipendente Allegato 3 stampa del riepilogativo mensile di tutta l Azienda Allegato 4 stampa quadrature Allegato 5 procedura interna sanzioni disciplinari Allegato 6 nota prot. 1403/14 fruizione ferie