Automazione e gestione dati territoriali

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1 Via Crocefisso, ORNAGO (MB) tel fax C.F P.I Registro Imprese MONZA e BRIANZA n REA n capitale sociale ,00 UNI EN ISO 3001:2008 Certificato n STRH EA33 Tecnologia dell informazione Hardware/Software Elaborazione dati EA35 - Servizi professionali d impresa

2 Front Office Con il modulo di SUAP Front Office, viene messo a disposizione del Comune un portale Internet personalizzato, che permette al cittadino di: Accedere tramite CRS/CNS o tramite login e password; Presentare, direttamente da web, le pratiche SUAP complete di allegati (moduli PDF, immagini, pratiche create con MUTA, ecc.); Consultare le pratiche SUAP presentate ed il relativo stato; Consultare i Regolamenti comunali collegati alla normativa nazionale e regionale; Consultare i procedimenti legati alle varie attività produttive in modo da sapere esattamente cosa fare. Consultare la modulistica e, se pubblicata in formato PDF, compilarla direttamente dal portale. all Ufficio SUAP di: Personalizzare alcuni elementi grafici del sito; Impostare i dati generali del SUAP e gestire gli utenti e i diritti di accesso; Monitorare l accesso al portale e quindi alle pratiche consultate; Gestire lo stato di avanzamento della pratica e renderlo pubblico sul portale (come da indicazioni del DPR 160/2010); Gestire la modulistica e i procedimenti: per ogni attività (e tipo di intervento) definire un procedimento in cui si indica dettagliatamente al cittadino quali sono i prerequisiti, le normative di riferimento, cosa occorre presentare, eventuali note e tempistiche. NOTA: La modulistica caricata in formato PDF sarà compilabile dal cittadino direttamente via web, senza quindi scaricare il file e senza dover installare software per la visualizzazione dei PDF. Inoltre il sistema permette non solo di compilare modelli con moduli compilabili, ma anche PDF piatti,derivanti magari da una scansione di un foglio cartaceo o dalla semplice conversione in PDF di un documento di testo. Il Link di collegamento è: codice catastale del comune. Informazioni Generali Per accedere al sito: posizionarsi sulla pagina iniziale del CPortal ed accedere tramite e password, a seconda delle operazioni che si devono svolgere si può accedere con la password personale o con quella di administrator. 2

3 Abilitazione istruttori pratica Suap: accedere con la password di Administrator (es. prova@prova.it; password: prova) posizionarsi su Configurazione Visualizzazione Pratiche. Nella videata che si aprirà oltre a abilitare gli istruttori alle pratiche Suap Si può inoltre Configurare : Come visualizzare le pratiche Suap ; Se per accedere al sito si deve essere registrati; Come e Cosa visualizzare delle pratiche Suap (per i cittadini); Come e Cosa visualizzare delle pratiche Suap (per i professionisti/amministratori); 3

4 Configurazione portale: posizionarsi su Configurazione Portale - Configurazione Da questa maschera è possibile inserire le configurazioni generali del portale relativi all indirizzo, contatti telefonici. Prima di apportare ogni modifica è necessario cliccare il bottone modifica in fondo alla pagina. 4

5 La maschera è divisa in tre moduli: Dati Comune: Inserire, in caso di variazioni rispetto ai dati presenti al momento dell attivazione l indirizzo e il civico del Comune (o Ufficio Suap), la Partita Iva e il Codice Fiscale dell Ente. Immagine di home page : è possibile personalizzare l immagine che viene mostrata nella prima pagina del portale. Di default propone SUAP. Immagine logo : al momento dell attivazione il logo viene personalizzato con quello fornito dall Ente. Personalizza home page - Modifica pagina : serve per caricare eventuali news nella home page. Contatti: Inserire, in caso di variazione, i recapiti telefonici dell ufficio Suap e il Sito Web. La sezione non serve ai fini del modulo SUAP, ma è un opzione relativa al modulo di Pubblicazione pratiche edilizie. Opzioni Richiedi abilitazione cittadino : se attivato al cittadino che si iscrive verrà inviata una mail di conferma, ma non sarà abilitato finché l amministratore del portale non carica le sue credenziali. In caso 5

6 contrario l iscrizione permette automaticamente di accreditarsi e accedere alle funzionalità specifiche del portale. Richiedi abilitazione professionista / ente : se attivato al professionista o all ente che si iscrive verrà inviata una mail di conferma, ma non sarà abilitato finché l amministratore del portale non carica le sue credenziali. In caso contrario l iscrizione permette automaticamente di accreditarsi e accedere alle funzionalità specifiche del portale. Opzione relativa al modulo di Pubblicazione pratiche edilizie Abilita invio mail di notifica agli amministratori durante una nuova registrazione: se attivato viene inviata una mail di notifica agli amministratori per ogni nuova iscrizione al portale. N.B. CODICI ATTIVAZIONE Professionista / Ente / Amministratore : in fase di creazione nuovo utente viene richiesta l identificazione della tipologia di utente che può essere: cittadino professionista Ente Amministratore Di default tutti gli utenti che si iscrivono sono cittadini, a meno che non venga loro fornito la stringa indicata in questa sezione, che dovranno inserire nell apposito campo. Di seguito la distinzione delle funzionalità delle figure indicate. Gestione utenti: posizionarsi su Configurazione Gestione utenti 6

7 Nella maschera di gestione utenti è possibile consultare/modificare i dati degli utenti inseriti, modificare le impostazioni di utenti, cancellarli o aggiungere nuovi utenti. Per cancellare un utente è necessario andare prima in modifica, poi cliccare sul tasto con Salva. corrispondente dell utente da cancellare, confermando Nella videata che si aprirà Cliccando su si apre un ulteriore schermata dove si andrà ad inserire tutti i dati personali dell utente specificando se si tratta di un responsabile Suap. 7

8 Per gli utenti della regione Lombardia è possibile registrarsi tramite CRS cliccando sull icona Gestione Modulistica Ogni Comune si carica la modulistica per far ciò si entra nello Sportello unico come Administrator ci si posiziona su Configurazione Gestione modulistica. La videata che appare verrà utilizzata per inserire, modificare, eliminare ecc. la modulistica. In fase di attivazione vengono proposti diversi moduli standard che possono essere adottati dall ente, ovviamente non ancora pubblicato su web. 8

9 In fase di creazione di un nuovo modulo si può indicare un file precedentemente creato, o si può indicare il collegamento ad un sito internet (esempio a MUTA per i comuni della regione Lombardia). Per caricare un modulo creato dall incaricato Suap si dovrà inserire: il Codice identificativo del modulo il Nome = il nome identificativo con cui si vuole chiamare il modulo selezionare File = se il modulo è fisico (es. file con estensione *.doc) selezionare Url se il modulo è esterno (muta) cliccare poi sull icona Visualizza File per selezionare il modulo mentre poi si cliccherà sull icona Carica File per caricarlo definitivamente, in caso di errore per eliminare il modulo cliccare su Elimina file. Un altra opzione è quella collegarsi ai comuni che utilizzano questo programma e copiare i documenti che hanno condiviso tramite. Si possono cercare per Comune o Codice modulo e, selezionato il documento con lo si riporta nel proprio portale. 9

10 Una volta caricato o importato il modulo è necessario associargli la relativa categoria/attività per facilitare al cittadino, in fase di ricerca modulistica, la reperibilità del modulo interessato. Le categorie e le attività sono impostate in modo fisso. Viene evidenziato l intervento attualmente associato al modello selezionato. 10

11 Gestione Procedimenti In questa sezione sono presenti tutti i procedimenti caricati dal portale e da qui l amministratore può personalizzare le impostazioni esistenti, aggiungendo o eliminando procedimenti. Per far ciò si entra nello Sportello unico come Administrator ci si posiziona su Configurazione Gestione procedimenti. 11

12 Come per i modelli, anche la videata dei procedimento nella parte superiore si trova l elenco di tutti i procedimenti caricati e pubblicati su web, mentre nella parte inferiore il dettaglio del procedimento su cui si è posizionati dove, è possibile specificare e personalizzare l attività e il procedimento associato, le note, la tempistica e le modalità di esercizio del procedimento. Per modificare la descrizione è necessario prima cliccare sull icona Modifica. Per accedere alle informazioni relative il procedimento si deve cliccare sul pulsante Dettaglio Procedute. Cliccando su Dettaglio procedure si apre un ulteriore finestra divisa in più sezioni: o Eventi : in questa sezione è possibile inserire o modificare il testo con la descrizione dei possibili eventi legati all attività selezionata; o Prerequisiti : in questa sezione è possibile inserire o modificare il testo dei vari requisiti necessari all attività selezionata; 12

13 o Cosa Occorre fare : in questa sezione è possibile inserire o modificare il testo informativo sulla procedura da seguire o incombenza, a seconda dell evento che si sta eseguendo, per il tipo di attività selezionata. In questa sezione è inoltre possibile automatizzare il richiamo alla modulistica SCIA a seconda della regione (valido per la LOMBARDIA). Tramite la voce Aggiungi presentazione SCIA (nella parte bassa sinistra) si aggiunge un nodo in modo da riportare come procedura da seguire quella di Presentare pratica SCIA secondo gli indirizzi Regionali ; Affianco a Aggiungi presentazione SCIA troviamo le icone Aggiungi Incombenza e Rimuovi Incombenza. Sempre nella medesima finestra troviamo l icona gestione moduli incombenza che indica anche quanti moduli sono collegati alla procedura. Cliccando su di essa si apre un ulteriore maschera che consente, partendo da moduli esistenti, di associali al procedimento selezionando l apposito tasto. 13

14 Inoltre è possibile inserire delle note: Note generali di compilazione relative al modulo e Note Specifiche per la compilazione qui è possibile inserire delle informazioni più approfondite per il dichiarante. o Normativa : in questa sezione vengono aggiunte le normative di riferimento legate al procedimento. Si consiglia, anziché caricare il testo delle norme, o di effettuare collegamenti a link di utilizzare la banca dati normative Stelnet, che viene aggiornata in tempo reale. E possibile con i tre tasti rispettivamente cancellare, cercare o visualizzare le leggi della banca dati Stelnet. 14

15 o Definizioni : in questa sezione viene data la definizione dell attività. o Collegamenti : in questa sezione viene data la possibilità di associare al procedimento che viene utilizzato altre procedure. I tipi di collegamento possono essere : Suap è il collegamento ai procedimenti caricati nel portale; Procedure Ente è il collegamento ai procedimenti di un ente esterno (es. ASL); Collegamento esterno è il collegamento ad un link. Consultazione pratiche Suap Per consultare una pratica suap da parte di un utente, un professionista o dal tecnico comunale si deve accedere allo Sportello Unico con la propria password - posizionarsi sullo Sportello Unico Attività Produttive - Consultazione pratiche Suap. Nella finestra che appare è possibile ricercare una pratica con vari criteri di ricerca. Inseriti i campi di ricerca e cliccando su Cerca appariranno nella parte inferiore tutte le pratiche trovate. 15

16 Per vedere i dati riassuntivi della pratica si clicca su Apri che troviamo sulla sinistra della riga inerente la pratica. 16

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18 Accesso allo Sportello Unico per presentazione pratica. Registrazione CPortal e accesso Per accedere al sito una volta posizionati sulla pagina iniziale del CPortal effettuare il login. In caso di primo accesso registrarsi cliccando su Registrati. compilazione dei dati personali. Cliccando su Registrati appare la schermata di N.B.: Per vedere solo i procedimenti non è necessario registrarsi. 18

19 Una volta registrati perverrà un e mail per la conferma di registrazione. L ultima voce della scheda chiede di inserire un codice di attivazione, questo verrà inserito solo dai professionisti (starchprof) che devono inserire delle pratiche mentre per i cittadini che vogliono solo consultare non serve. Se il codice non viene inserito cliccando su Registra apparirà sempre una finestra di conferma per il proseguimento della registrazione. 19

20 N.B. Una volta effettuato l accesso al portale nella videata principale è possibile avere tutte le informazioni principali inerenti il Suap. Dopo aver effettuato il login si può accedere allo Sportello unico Sportello Telematico o nel menù testuale Presenta e consulta le tue pratiche Pratiche Suap. 20

21 Nella schermata successiva cliccare su Accedi allo Sportello Accedendo allo sportello si ha la possibilità di cercare una pratica già inserita o di crearla. 21

22 Inserendo nella prima parte i criteri con cui ricercare una pratica e cliccando su Cerca pratica nella parte sottostante avremo l elenco delle pratiche trovate. 22

23 Per visualizzare una pratica trovata, dopo averla selezionata, cliccare su Apri pratica, una volta aperta, è possibile modificarla. N.B. se una pratica è registrata si può annullare la pubblicazione e modificarla mentre se è già stata pubblicata bisogna inserire una nuova pratica che modifichi quella già in essere. Procedimenti Prima di creare una nuova pratica si può accedere alla sezione procedimenti dove visualizzare tutte le informazioni necessarie per la corretta presentazione di una pratica. 23

24 Dopo aver cliccato su Consultazione Procedimenti o dal menù principale o dal menù testuale si apre una nuova videata dove si seleziona il tipo di attività di cui si vuole avere informazioni. Qualora non si riesca ad individuare il tipo di attività corretta si può selezionare Mostra tutte le attività in modo da avere un quadro generale. 24

25 Una volta individuata l attività cliccando la si apri la sezione dell attività con tutte le informazioni. Cliccando sulle singole sezioni si avranno le informazioni in modo approfondito. 25

26 Una delle più importanti è la sezione Cosa occorre fare dove si trovano tutti le informazioni inerenti i documenti e i modelli necessari per la presentazione della pratica. 26

27 Crea pratica Accedendo allo sportello si ha la possibilità di creare una pratica. 27

28 Per creare una nuova pratica si deve cliccare su Crea pratica. Sezione Dati Generali 28

29 La prima maschera che si apre è inerente i Dati Generali della pratica ed è divisa in tre parti. Nella prima parte vengono inseriti i dati informativi sul tipo di pratica si vuole creare: Pratica :viene inserito un numero identificativo provvisorio e l Anno (l anno si compila in automatico e corrisponde all anno in cui viene fatta la richiesta) Data presentazione: è la data in cui viene creata la pratica è selezionabile tramite il calendario a discesa posto a fianco della cella d inserimento del dato. Tipo provvedimento: (selezionabile tramite un menu a tendina) o o o Scia = non viene rilasciato un provvedimento finale. Procedimento Ordinario = viene rilasciato un provvedimento finale. Silenzio assenso = passati i giorni, come da legge, se non ci sono comunicazione da parte del Comune si può procedere. N.B. a fianco della cella è possibile cliccare sull icona per l help in linea. Tipo di attività (selezionabile tramite un menu a tendina) 29

30 Tipo di intervento (selezionabile tramite un menu a tendina) Descrizione del procedimento: viene inserito un semplice testo descrittivo Nella seconda parte vengono inseriti i dati territoriali in cui si vuole aprire l attività: Sez, Foglio, mappale e subalterno: vengono inseriti i dati catastali, dell immobile o altro, in cui si svolgerà l attività. Una volta inseriti nelle apposite celle si deve cliccare sull icona + in caso d inserimento errato, una volta selezionata la riga da eliminare, cliccare su - Nella terza parte vengono inserite, in formato testo, le note informative inerenti la pratica. Sotto troviamo un indirizzo che corrisponde a quello di chi ha effettuato il login ma che può essere cambiato. 30

31 Una volta compilata la prima maschera si attiveranno i vari pulsanti d inserimento dati o di gestione della pratica, il pulsante del Legale Rappresentante, invece, si attiverà nel momento in cui verranno inseriti i dati dell impresa. N.B. le definizioni generali utilizzate sono state prese da portale StarWeb. Sezione Dichiarante La seconda maschera che si dovrebbe aprire, per l inserimento corretto della pratica, è quella del Dichiarante. In questa maschera vengono riportati i dati del dichiarante. Inizialmente i campi vengono compilati in automatico con i dati di chi ha effettuato il Login. I dati possono essere modificati se il dichiarante è diverso da chi ha effettuato il Login. Una volta compilati tutti i campi, soprattutto quelli obbligatori ( con asterisco ) si può procedere al salvataggio Salva. Sezione Impresa Il successivo inserimento riguarda i dati dell impresa che si deve aprire cliccando Impresa. La schermata che si apre è suddivisa in tre parti la prima riguardante i dati relativi all Impresa che apre, la seconda la Sede Legale la terza la Sede Operativa. Se i dati della Sede Legale corrispondono ai dati della Sede Operativa è possibile copiarli in modo automatico cliccando sull icona posta al fianco della dicitura. 31

32 N.B. nel momento in cui si andrà a salvare i dati inseriti si attiverà il pulsante Legale Rappresentante. Sezione Legale Rappresentante Nella maschera del Legale Rappresentante inizialmente appaiono i dati di chi ha effettuato il login. Qual ora il legale rappresentante sia il dichiarante è possibile copiare i dati con l apposita icona mentre se il nominativo è differente i dati verranno inseriti manualmente. 32

33 Se non si conosce il codice fiscale è possibile calcolarlo tramite l apposita icona. Cliccandola si apre la finestra per il calcolo. Sezione Procura Speciale La Procura Speciale va compilata solo nel caso in cui il Legale rappresentante è diverso dal dichiarante. In questo caso basta seguire le istruzioni per la compilazione dell apposito modulo. 33

34 N.B: Il modulo una volta compilato e firmato digitalmente viene scansito e caricato nel programma. Una volta caricati tutti i dati relativi all attività per cui si richiede la Scia si può procedere alla compilazione della distinta e ad allegare tutti i documenti necessari (es. Procura Speciale, copia carta d identità ecc..). Sezione Distinta pratica e allegati Entrando sulla videata Distinta pratica e allegati trovo le informazioni sulle operazioni da svolgere. Per prima cosa visualizzo le procedure e la modulistica necessaria da associare alla pratica cliccando su in modo che si apra la videata informativa. 34

35 Scarico i moduli, a seconda di cosa debba fare, (inizio, sub entro, cessione ecc..) o li compilo direttamente online. Sia che i documenti vengono scaricati o compilati online una volta compilati devono essere scansiti o scaricati in formato *.pdf e firmati digitalmente. N.B.: è consigliabile per una miglior gestione della lavorazione entrare in procedimenti - modulistica e scaricare, compilare, firmare digitalmente e salvare i documenti, attinenti all attività, in una directory prima di iniziare la pratica in modo da aver già tutto pronto e dover solo allegare il tutto. Una volta fatta questa operazione si può cliccare su Modifica e Aggiungi distinta. Per prima cosa s inserisce una descrizione descrittiva della pratica es. Scia Acconciatore. In Distinta pratica si carica il file, creato in precedenza. Cliccando sull icona si apre la finestra per la selezione del file. 35

36 Cliccando su Sfoglia si cerca il file e una volta selezionato si clicca su Carica. In caso si sia caricato un file errato è possibile eliminare la selezione con l icona. In Tracciato XMLQ si caricheranno quei documenti che hanno tracciato xml (MUTA). Dove aver caricato il documento che avrà come estensione *.p7m (firma digitale) la finestra visualizzerà il dato appena salvato dando la possibilità di caricare altri Allegati cliccando su +Allegati (carta d identità ecc..). Dopo aver caricato tutti i documenti necessari si deve cliccare su Salva. N.B. Si può aggiungere un altra distinta cliccando su Modifica - + Aggiungi Distinta ma ogni distinta è considerata una nuova pratica. Sezione Invia Pratica Caricati tutti i documenti e una volta salvato si può inviare la pratica cliccando sul tasto Invia Pratica. 36

37 Viene eseguita in automatico una verifica dei dati obbligatori, in modo che se mancassero è possibile sistemare la pratica prima dell invio definitivo, cliccando su Crea distinta appare la finestra di conferma della creazione della distinta. Dando SI si apre una nuova maschera e il programma crea un file *.pdf con tutti i dati inseriti e i documenti allegati. Il file appena creato deve essere e firmato digitalmente e cliccando sull icona allego il file *.p7m. 37

38 in caso di errore posso scollegarlo cliccando sull icona. N.B. quando viene creato il file *.pdf la pratica si blocca ma è possibile sbloccarla cliccando su Sblocca pratica (che troviamo nella videata di caricamento della distinta). Apporto le modifiche che devo e posso ricreare la distinta per poi inviarla. Dopo aver Creato il file *.p7m e averlo caricato si clicca su Genera File Zip per la creazione di un file *.zip di tutta la pratica. 38

39 Cliccando poi su Invia a PEC verrà inviata un all indirizzo Pec del richiedente a cui si dovrà allegare il file *.Zip creato. L , una volta ricevuta, dovrà essere girata all indirizzo Pec del Suap del Comune.. 39

40 Accesso allo Sportello Unico per l istruttoria della pratica (No Archi7). Si accede alla Sportello unico come Administrator o con la propria password se si è abilitati a istruire l istruttoria ci si posiziona su Sportello telematico. Nella schermata successiva cliccare su Accedi allo Sportello. Inserendo nella prima parte i criteri con cui ricercare una pratica, in questo caso quelle pubblicate e registrate, cliccando su Cerca pratica nella parte sottostante avremo l elenco delle pratiche trovate. 40

41 Per visualizzare una pratica trovata, dopo averla selezionata, cliccare su Apri pratica, una volta aperta, è possibile iniziare l istruttoria. N.B.: Solamente l utente di tipo Responsabile SUAP può consultare e accedere a questa parte. Di seguito il dettaglio delle varie sezioni. 41

42 Sezione Dati Generali In questa fase l istruttore SUAP stabilisce se la pratica che ha ricevuto via PEC è formalmente corretta (ossia secondo il DPR se è arrivata tramite PEC, se ci sono gli allegati e se la distinta è firmata digitalmente). Indica la data di ricevimento della distinta, deducibile dalla data della pec. Se FORMALMENTE CORRETTO, potrà richiedere o integrare, anche gli estremi della protocollazione, l istruttore della pratica ed il responsabile. 42

43 Salvando i dati sarà poi possibile predisporre un modello di comunicazione da inviare al cittadino per avvisarlo della presa in carico della pratica e della correttezza dei dati. Prima di stampare è necessario aver salvato i dati. Se FORMALMENTE NON CORRETTO (ossia se non è arrivata tramite PEC, se non ci sono gli allegati e se la distinta non è firmata digitalmente), non viene protocollata e viene inserito il MOTIVO dello scarto e, anche in questo caso, è possibile inviare una comunicazione al cittadino per l integrazione della pratica. Prima di stampare è necessario aver salvato i dati. N.B. :la pratica non viene registrata essendo nella fase non corretta. 43

44 Cliccando su è possibile avere un elenco completo di tutti le variabili utilizzabile per comporre il modello e la stampa unione. Sezione Gestione Pareri Se necessario, a secondo del tipo di procedimento, è possibile registrare anche la richiesta di pareri a terzi. Una volta cliccato su Aggiungi nella sezione Richiesta/Notifica si andrà a selezionare l Ente a cui si richiede il parere, la data di richiesta (data inoltro) il suo protocollo e una volta ricevuto il parere la data di ricevimento. Qual ora sia necessario il numero del parere emesso dall Ente, la data di emissione, il sunto, la data ricevimento sunto e il testo del parere. Da normativa, è possibile inviare una sola richiesta ad ogni ente. Pertanto una volta selezionato l ente a cui viene inviata la richiesta, per questa pratica l ente non sarà più visibile. Sezione Richiesta Integrazione In caso di documentazione mancante o da integrare è possibile inviare al cittadino una richiesta di integrazione. Una volta cliccato su Aggiungi nella sezione Richiesta si andrà a indicare la data di richiesta e il protocollo. 44

45 Per selezionare i documenti richiesti si deve cliccare sul pulsante Aggiungi doc. In questo modo si apre la maschera con l elenco dei documenti oltre a selezionare quello mancante si può indicare anche il numero di copie. Dopo aver selezionato i documenti necessari è possibile inviare una richiesta integrativa al cittadino e registrare la risposta. 45

46 Una volta che il richiedente inoltra il file con i documenti integrativi è possibile caricarli direttamente cliccando Inserisci risposta. Sezione Provvedimento finale Se necessario, in questo sezione è possibile inserire il provvedimento finale. Nella sezione Provvedimento si andrà a selezionare se si tratta di un Rilascio o di una presa d atto, il numero del provvedimento, il protocollo edat adi emissione. E possibile inviare la comunicazione di rilascio Provvedimento al cittadino qual ora necessiti. Prima di stampare è necessario aver salvato i dati. Tutti gli stati registrati saranno consultabili dall utente nella sezione Consultazione pratiche. 46