COMUNE DI EMPOLI. Prot. n. Empoli, 22/10/2014 RACCOMANDATA A.R. Spett. Ditta Nexus Sistemi informativi Via Dante da Castiglione Firenze

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1 COMUNE DI EMPOLI Prot. n RACCOMANDATA A.R. Empoli, 22/10/2014 Spett. Ditta Nexus Sistemi informativi Via Dante da Castiglione Firenze OGGETTO: Definizione e dei termini d'uso, manutenzione e aggiornamento per il periodo novembre 2014-novembre 2015, della proprietà dei software e dei dati, delle modalità di fornitura dei Software gestionali Esycat, EasyWeb, Fluxus, Dialogo, Easyzeta prodotti dalla ditta Nexus Sistemi informativi di Firenze in uso presso la rete REAnet e la Biblioteca comunale di Empoli. Si comunica che con determinazione dirigenziale n del è stato approvato lo schema della presente lettera e il documento Definizione e dei termini d'uso, manutenzione e aggiornamento per il periodo novembre 2014-novembre 2015, della proprietà dei software e dei dati, delle modalità di fornitura dei Software gestionali Esycat, EasyWeb, Fluxus, Dialogo, Easyzeta prodotti dalla ditta Nexus Sistemi informativi di Firenze in uso presso la rete REAnet e la Biblioteca comunale di Empoli ad essa allegato (allegato A) quale sua parte integrate e inscindibile, nel quale si definiscono i tempi contrattuali, i termini e le condizioni relative alla proprietà dei software in oggetto e dei dati prodotti, all accesso ai server e d è stato affidato a codesta spett. ditta il servizio di manutenzione e aggiornamento di detti software per l importo di (Euro Quindicimilanovecentocinquanta), oltre I.V.A. La fornitura in oggetto è affidata alle condizioni della determinazione richiamata, della presente lettera e della Vostra offerta e secondo le condizioni di cui al richiamato Allegato B Sono allegati alla presente lettera i seguenti documenti: 1) Definizione e dei termini d'uso, manutenzione e aggiornamento per il periodo novembre 2014-novembre 2015, della proprietà dei software e dei dati, delle modalità di fornitura dei Software gestionali Esycat, EasyWeb, Fluxus, Dialogo, Easyzeta prodotti dalla ditta Nexus Sistemi informativi di Firenze in uso presso la rete REAnet e la Biblioteca comunale di Empoli. (allegato A)

2 2) Determinazione dirigenziale n 1047 del 2013 (allegato B); Si prega di restituire all ufficio scrivente unitamente a n 3 marche da bollo da, copia della presente debitamente controfirmata per accettazione dell affidamento e dei patti e le condizioni di cui trattasi e siglata su ogni pagina dei documenti allegati. La presente lettera e i relativi allegati, regolarizzati ai fini dell imposta di bollo, dovrà rimanere presso i Vostri archivi. Distinti saluti, Il direttore della Biblioteca comunale Dott. Carlo Ghilli

3 COMUNE DI EMPOLI ALL. A Definizione e dei termini d'uso, manutenzione e aggiornamento per il periodo novembre novembre 2015, della proprietà dei software e dei dati, delle modalità di fornitura dei Software gestionali Esycat, EasyWeb, Fluxus, Dialogo, Easyzeta prodotti dalla ditta Nexus Sistemi informativi di Firenze in uso presso la rete REAnet e la Biblioteca comunale di Empoli. 1. Oggetto della Fornitura Il presente contratto disciplina i rapporti tra la ditta Nexus, Sistemi informativi di Firenze e l Amministrazione comunale di Empoli in quanto ente capofila della Rete territoriale REAnet relativamente alla proprietà dei programmi Easycat, Easyweb, Fluxus, Dialogo, software e moduli annessi, alle licenze d uso, alla manutenzione del software, alla proprietà dei dati bibliografici e gestionali ed al diritto di accesso ai dati medesimi. 2. Durata contrattuale Il presente contratto ha durata di mesi 12 a decorrere dalla data XXXXXX, di firma dello stesso. 3. Importo contrattuale Il compenso pattuito per le manutenzioni e per le operazioni di cui ai seguenti punti 8-13 è di Iva esclusa per l intera durata contrattuale. Il pagamento verrà effettuato in tre momenti distinti entro i termini di legge a partire dalla data di ricevimento della fattura nei tempi necessari all espletamento delle verifiche richieste dalle vigenti normative in materia di contratti pubblici, tracciabilità dei pagamenti e regolarità contributiva, ovvero.: - una prima parte corrispondente al 50% ( 5283,33 Iva esclusa) dell importo complessivo al momento della sottoscrizione della presente lettera; - una seconda parte pari al 25% ( 5283,33 Iva esclusa) dell importo complessivo entro il mese di giugno dell anno 2014; - una terza parte pari al 25% ( 5283,33 Iva esclusa) dell importo complessivo entro il mese di settembre dell anno 2014; 4. Proprietà dei software I software in uso presso la rete REAnet e i moduli annessi sono di proprietà della ditta Nexus Sistemi informativi sono i seguenti: - Easyweb - Easycat - Fluxus - Dialogo - Easyzeta - Ai software sopra elencati sono collegati i seguenti moduli per lo svolgimento di funzioni gestionali aggiuntive: - Modulo prestito interbibliotecario - Modulo utente WEB - Modulo gestione Self-Check (solo Biblioteca di Empoli) Suddetti software sono di proprietà della Ditta Nexus Sistemi informativi che ne ha concesso l uso alla Rete REAnet dietro rilascio di apposite licenze d uso. 5. Licenze e liberatorie Le licenze d uso sono state acquisite dalla Rete REAnet con apposito atto del Comune di Empoli. La durata licenze d uso relative ai presenti contratti è illimitata. Le licenze d uso cessano con l eventuale dismissione dei programmi da parte della Rete REAnet e della Biblioteca comunale di Empoli.

4 6. Proprietà dei dati e accesso ai dati a. Dati bibliografici I dati bibliografici presenti nelle basi dati catalografiche del software EASYCAT e moduli annessi al momento della stipula del presente contratto e quelli in seguito prodotti dalle biblioteche della Rete REAnet nella loro quotidiana attività catalografica per l intera durata del contratto sono di esclusiva proprietà della Rete REAnet. b. Dati utenza I dati anagrafici e gestionali relativi all utenza delle biblioteche di REAnet, presenti nella base dati del Programma FLUXUS e moduli annessi sono di esclusiva proprietà della Rete REANET al momento della stipula del presente contratto e quelli in seguito prodotti dalle biblioteche della Rete REAnet nella loro quotidiana attività catalografica per l intera durata del contratto sono di esclusiva proprietà della Rete REAnet. c. Dati gestionali proprietà e gestione I dati gestionali relativi ai prestiti all attività locale e interbibliotecaria delle biblioteche di REAnet, presenti nella base dati del Programma FLUXUS e moduli annessi sono di esclusiva proprietà della Rete REANET al momento della stipula del presente contratto e quelli in seguito prodotti dalle biblioteche della Rete REAnet nella loro quotidiana attività catalografica per l intera durata del contratto sono di esclusiva proprietà della Rete REAnet. d. Accesso ai dati La ditta Nexus garantisce alla Rete REANET e all ente capofila della Rete REANET la totale accessibilità ai dati di cui ai punti a,b,c. e. La ditta Nexus si impegna a rilasciare su richiesta specifica alla rete REANET i dati bibliografici di cui al punto a. in formato UNIMARC ISO 2709 ad un costo forfettario di Euro 3.900,00 oltre iva. Per quanto riguarda i dati gestionali contenuti nelle basi dati relazionali Oracle e MySql, REAnet provvederà direttamente per eventuali esigenze di recupero delle informazioni in esse contenute. REAnet potrà anche richiedere a Nexus la realizzazione di export di dati provenienti dai db sulla base di indicazioni riguardo ai tipi di informazioni, ai formati, ai contenuti ed in generale alle modalità di riutilizzo dei medesimi. f. In caso di cessazione del contratto, la Ditta Nexus si impegna a garantire qualora richiesta l assistenza necessaria al trasferimento dei dati di cui ai punti b,c su altro eventuale software a seguito di una valutazione dei costi che saranno a carico della Rete REAnet, con riferimento alle esigenze specifiche espresse in merito da REAnet. 7. Manutenzione software a. La ditta Nexus garantisce la piena funzionalità nel tempo di tutti i prodotti software elencati all art.7 ed installati sui server della Rete REAnet con interventi di assistenza in loco, telefonici ed on-line. b. La ditta Nexus si impegna a curare le relazioni con il Centro elaborazione dati di Empoli, presso il quale sono installati i server, necessarie a garantire il funzionamento ottimale del software. c. La gestione e manutenzione dei sistemi di backup e di ripristino dei dati e delle applicazioni, a garanzia di continuità dei servizi in tutti i casi di fermo dei server di produzione è pertinenza del Comune di Empoli quale Ente capofila della Rete Reanet. 8. Aggiornamento software Il rilascio l installazione di tutti gli upgrade o nuove release delle applicazioni oggetto del presente contratto di cui all art. 7 saranno garantiti per l intera vigenza del presente contratto; 9. Proprietà dell Hardware L hardware su cui sono installati i programmi oggetto del presente contratto è di proprietà della Rete REANET; 10. Manutenzione Hardware La manutenzione dei prodotti hardware sui quali sono installati i programmi oggetto del presente contratto non è a carico della ditta Nexus. Le spese per la sostituzione delle parti danneggiate e di ripristino del corretto funzionamento dei server di produzione e/o di ripristino a seguito di guasti o fermi non ascrivibili ai software oggetto del contratto è a carico della Rete REANET;

5 11. Manutenzione sistemistica La ditta Nexus provvede alla risoluzione di tutte le problematiche riconducibili ad anomalie riscontrate nei software gestionali attraverso: - Interventi di re-installazione, modifica parziale del software o dei software ad esso collegati e necessari al suo funzionamento; - Ripristino degli archivi e degli accessi; Sono esclusi gli interventi di re-installazione in caso di sostituzione parziale o totale dell Hardware su cui è installato il software di cui la presente contratto; 12. Modalità e tempi di assistenza a. In caso di malfunzionamento l intervento deve essere avviato entro le 8 ore lavorative successive alla segnalazione. Il computo di tale intervallo sarà fatto valere limitatamente all arco temporale dei giorni feriali con esclusione del sabato e dei giorni festivi. b. Gli interventi di manutenzione straordinaria dovranno essere concordati in relazione alla complessità dell intervento in un arco di 30 giorni. 13. Referente unico Allo scopo di consentire la massima celerità nell esecuzione delle operazioni descritte nel presente contratto, le relazioni tra la Ditta Nexus e la Biblioteca di Empoli saranno tenute da un referente unico nominato dalla ditta stessa. 14. Tracciabilità dei flussi finanziari 1. La ditta appaltatrice Nexus Sistemi informativi con sede in Firenze è formalmente obbligata, giusta le previsioni recate dall art. 3 della legge n. 136 (nella versione ora emendata dagli artt. 6 e 7 del decreto legge , n. 187, convertito con modificazioni, in legge , n. 217), a garantire la piena tracciabilità di tutti i flussi finanziari relativi al presente appalto di forniture di software e assistenza utilizzando allo scopo un apposito conto corrente dedicato e comunque assicurando il pieno rispetto delle regole stabilite dalla fonte normativa testé richiamata. 3. A tal fine si specifica che: (a) il Codice identificativo di gara (CIG) è il seguente ZA501B706E; (b) il numero di conto corrente dedicato alla bisogna è il seguente Codice IBAN IT 73 K e risulta acceso presso UNICREDIT Agenzia Demidoff di Firenze; i soggetti deputati ad operare su tale conto corrente sono il Sig. Claudio Scheyer Tiring nato a Firenze il 28/08/1946 residente a Firenze, Via Piazzola, 49 in qualità di legale rappresentante Cod. Fisc. n SCHCLD46M28D6120, Laura Lalli, in qualità di impiegata amministrativa Cod. Fisc. n. LLLLRA61E65D612C 4. La Ditta appaltatrice si impegna a comunicare tempestivamente alla Stazione appaltante ogni modifica relativa ai dati indicati nel comma 3. che precede. 5. Il mancato utilizzo del bonifico bancario o postale ovvero degli altri strumenti idonei a consentire la piena tracciabilità delle operazioni relative al presente appalto, giusta le previsioni recate dal menzionato art. 3 comma 9 bis della legge , n. 136 (nel testo risultante dagli artt. 6 e 7 del decreto legge n. 187/2010, più sopra richiamato) costituisce causa di risoluzione del contratto. 15. Penali Per ogni giorni di ritardo nell erogazione dell assistenza la Ditta è tenuta al pagamento di una penale quantificata in 100, che sarà computata nel compenso. Per ritardi ingiustificati o per ripetute inadempienze l Amministrazione comunale di Empoli si riserva la facoltà di recedere unilateralmente dal contratto, riservandosi altresì di adire le vie legali per ogni eventuale danno causato alla dotazione software della rete. 16. Diritto di recesso L Amministrazione comunale di Empoli si riserva la facoltà di recedere unilateralmente dal presente contratto dietro preavviso di novanta giorni prima della data di scadenza, tramite lettera raccomandata. PER ACCETTAZIONE