Manuale operativo per i dipendenti

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1 Manuale operativo per i dipendenti Assistenza sanitaria dipendenti Versione Data:

2 Indice Generale Indice Generale...2 Descrizione del processo...3 Modalità di accesso Accesso dalla Intranet aziendale Accesso da Internet... 4 Funzionalità Accesso personalizzato Gestione sicurezza Menù principale Dati Dipendente Sinistri Nuovo Sinistro Cambio password Contattaci Comunicazioni Requisiti tecnici...25 Versione del

3 Descrizione del processo Attraverso il collegamento alla Intranet aziendale ed utilizzando un browser (Microsoft Internet Explorer) ogni dipendente precedentemente abilitato potrà collegarsi ed accedere al nuovo sito web fornito e gestito dai sistemi informativi di Cattolica Services IT e d ora in poi chiamato Applicativo. Attraverso questo applicativo viene gestita la modalità di richiesta di rimborso delle spese sanitarie sostenute che verranno gestite direttamente dall Ufficio Malattie del nostro di Gruppo. Ogni dipendente diventa ora parte integrante del processo e diventa sia il garante per quanto riguarda la correttezza dei propri dati anagrafici sia colui che denuncia il sinistro utilizzato per la richiesta di rimborso. Il processo si può schematizzare con i seguenti punti: a) il dipendente si collega all applicativo ed effettua la denuncia/apertura del sinistro (per ogni fattura seleziona la persona del proprio nucleo al quale è intestata, la garanzia di polizza colpita, la data ed inserisce il relativo importo) b) il dipendente stampa il riepilogo della sua denuncia e ne inserisce una copia dentro l apposita busta prestampata assieme agli originali delle fatture e ad una fotocopia per ciascuna fattura presentata c) il dipendente, tramite la modalità definita da ciascuna società, trasmette la busta all Ufficio Malattie di dica (indirizzo già stampato sulla busta) d) l Ufficio Malattie riceve la documentazione, controlla la correttezza dei dati denunciati, inserisce la richiesta di rimborso e) l Ufficio Malattie digitalizza tutta la documentazione allegandola al sinistro, timbra e restituisce via posta interna gli originali al dipendente utilizzando la stessa busta presentata per la denuncia f) il dipendente riceve la busta con gli originali presso la propria sede di lavoro Anche se cambia il processo restano valide alcune regole fondamentali previste dal contratto, quali: - ogni dipendente può effettuare al massimo un unica denuncia al mese (questo per mantenere un buon servizio in velocità di liquidazione; si consiglia ad esempio, se si prevede una serie di spese frequenti, di attendere un accumulo degli scontrini medicinali e/o fatture, in modo da ottenere un unico sinistro con più fatture invece di molti sinistri a fattura singola; vedi anche punto successivo) - la denuncia dei medicinali, ove prevista, viene dichiarata sull applicativo come fosse un unica fattura di importo pari alla somma di tutti gli scontrini e con data pari alla maggiore delle date degli scontrini. - le richiesta di rimborso dovranno essere inoltrate entro e non oltre il 31 gennaio dell anno successivo a quello di sostenimento della spesa, pena il mancato rimborso. Versione del

4 Modalità di accesso Per rispondere alle diverse modalità di collegamento del personale del gruppo è possibile accedere all applicativo in modi differenti che vengono di seguito descritte. 1.1 Accesso dalla Intranet aziendale Il collegamento per tutti coloro che possono accedere alla Intranet della capogruppo avviene all interno del menù dei Servizi web in accordo allo standard aziendale. Pagina di accessi ai Servizi Web della Capogruppo Nel dettaglio: ci si collega alla Intranet ( di gruppo, si seleziona Aree Riservate nel pannello Area Servizi e quindi la voce Sevizi Web. Se qualcuno non avesse già un utenza per accedere ai Servizi Web può farne richiesta utilizzando la voce Contatti sulla stessa pagina. Ogni dipendente correttamente abilitato troverà il link Assistenza Sanitaria Dipendenti. Premendo tale link si accederà direttamente alla pagine del menù principale dell applicativo senza necessità di effettuare un ulteriore login. Se invece si presentasse la pagine del login riportata in Figura 1 si è pregati di effettuare una segnalazione attraverso lo strumento Contatti. 1.2 Accesso da Internet Per tutti coloro che non potessero accedere alla Intranet della capogruppo c è la possibilità di collegarsi sul canale Internet utilizzando il protocollo SSL che garantisce la riservatezza dei dati sensibili. Nel dettaglio: ci si collega alla pagina principale del Call Center ( e si seleziona la voce Servizio Dipendenti. Quindi la voce Assistenza sanitaria (Canale Internet). Versione del

5 Home page di dica Viene successivamente richiesto di accettare il certificato di protezione dei dati: per poter procedere è necessario premere sul pulsante Sì. A seconda della versione del browser la videata di accettazione del certificato può essere diversa; procedere anche nel caso il browser non lo consiglia (es. Continuare con il sito Web (scelta sconsigliata) vedi figura sotto riportata). Avviso di protezione per l utilizzo del certificato. Versione del

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7 Le principali funzionalità dell applicativo sono: Funzionalità 2.1 Accesso personalizzato Ogni utente si collega all applicativo digitando nel campo Matricola il codice individuale di matricola (è il campo identificato come IDENT sull intestazione della propria busta paga), e nel campo Password una password da inserire secondo le regole descritte nei paragrafi successivi. La matricola non deve contenere eventuali zeri di prefisso (es ). Per il primo collegamento il campo Password sarà per tutti: Per garantire la necessaria riservatezza, tale password di accesso risulterà già scaduta al momento del collegamento e dovrà quindi essere variata immediatamente. Nel caso non si rammenti la password si può effettuare la richiesta inserendo la matricola e con un click sullo specifico link. In questo modo l applicativo genererà automaticamente una nuova password che vi sarà inviata tramite (all indirizzo associato ai dati del dipendente). Ogni accesso all applicativo viene tracciato così come ogni modifica che viene portata ai dati. Figura 1: Schermata per il login IMPORTANTE: Se l accesso avviene dalla pagina dei Servizi Web della Intranet di Gruppo il login viene effettuato automaticamente saltando direttamente questa pagina di autenticazione. Ogni dipendente ricordi comunque che se non dovesse funzionare correttamente il login automatico oppure accedesse dal canale Internet può procedere inserendo la propria matricola e la password come appena descritto. Versione del

8 2.2 Gestione sicurezza La gestione delle password di tutti gli utenti è conforme alle normative aziendali (Documento Programmatico sulla Sicurezza - DPS) ed alle normative vigenti in materia di sicurezza e privacy. Vengono infatti salvate in forma criptata ed è richiesto all utente di cambiarla ogni novanta giorni con una diversa dalle ultime cinque. Dopo un certo periodo di inutilizzo la password scade automaticamente. In caso l utente non ricordi più la password ha la possibilità di richiederne una nuova inviando, attraverso la funzionalità di Richiesta password dell applicativo, una comunicazione dove può inserire la propria richiesta: la risposta verrà data al dipendente tramite l registrata nella sua anagrafica e visibile sul sito. Se durante la fase di login un utente inserisce un nominativo errato comparirà il seguente messaggio di errore: Utente non definito nel sistema Se invece l utente inserito è corretto ma la password errata comparirà il seguente messaggio: Password non valida Se l utente ha inserito la password corretta ma questa è scaduta viene obbligato a cambiarla prima di poter proseguire seguendo le solite regole aziendali: - deve inserire sia l attuale password scaduta che per due volte la nuova password - la password riconosce la diversità tra i caratteri minuscoli e maiuscoli - la password deve avere una lunghezza minima di 8 (otto) caratteri - la password deve essere diversa dalle ultime 5 (cinque) precedentemente inserite. In ogni caso per qualunque necessità il dipendente può richiedere un aiuto inviando una attraverso la funziona Invia Mail disponibile sul sito come mostrato in Figura 2 e che verrà dettagliata di seguito. Versione del

9 Figura 2: Schermata del cambio password Versione del

10 2.3 Menù principale Una volta che si è effettuato il login ci si trova nella pagina principale. In alto vengono riportati il nome utente e l ora del login mentre sulla colonna di sinistra si trova il menù principale come evidenziato nella Figura 3. Si precisa che dopo circa 20 minuti di inattività (si resta collegati sulla stessa schermata senza richiedere alcuna funzionalità) la sessione di lavoro termina automaticamente e all utente viene richiesto di effettuare nuovamente il login per poter proseguire. Figura 3: Menù principale Le funzionalità principali che possono essere richiamate tramite i pulsanti presenti sul menù sono suddivise nel modo seguente: o o o o o o Dati dipendente: Nuovo Sinistro Contattaci Comunicazioni Cambio password Esci Di seguito viene presentata una descrizione dettagliata di tutte le funzionalità elencate. Versione del

11 2.4 Dati Dipendente Utilizzando questo menù ogni dipendente può verificare le informazioni che sono registrate per la propria utenza (dati dipendente, dati anagrafica, dati del nucleo e dati di polizza). Dato che sono presenti elementi come l indirizzo e le coordinate bancarie, oltre che ai dati del proprio nucleo familiare, ogni dipendente si fa anche garante della correttezza di questi dati che sono utilizzati sia durante la denuncia che nel pagamento. È fondamentale quindi che, prima della denuncia di ogni sinistro (richiesta di rimborso), ogni dipendente provveda ad effettuare tutti gli opportuni aggiornamenti. L anagrafica può essere modificata mediante l apposito pulsante Modifica anagrafica. Per la denuncia è obbligatorio il codice fiscale, l indirizzo di residenza, l e l IBAN. Nella dati di polizza sono riportati tutti i dati principali della polizza relativa all anno corrente; se si desidera visualizzare la situazione di anni precedenti e sufficiente utilizzare il pulsante Espandi garanzie per avere l elenco di tutti i dati di polizza nei vari anni. Sono riportati come dati di polizza i massimali e il residuo per ogni garanzia. Mediante il pulsante Elenco sinistri si visualizzano i sinistri relativi all anno di esercizio corrente; anche qui con il pulsante Espandi sinistri si possono visualizzare tutti i sinistri a sistema. Per il sinistro sono riportati vari dati, tra cui lo stato, importo richiesto, importo pagato e totali. Sono inoltre riportati i totali per anno di esercizio. Gli stati possibili del sinistro sono: AP: aperto CH: chiuso SS: senza seguito la gestione del sinistro è ancora in corso la gestione del sinistro è terminata compreso il ritorno dell esito del pagamento da parte della banca la gestione del sinistro è terminata e non è stato emesso alcun pagamento. NOTA BENE: dall elenco sinistri si può accedere al singolo sinistro, mediante click sul link associato al numero di sinistro. Dal dettaglio del singolo sinistro è possibile effettuare in qualunque momento la stampa del riepilogo. Versione del

12 Figura 4: Schermata dei dati di polizza associati al dipendente Figura 5: Schermata dei dati sinistro con evidenza del link di accesso alla stampa Versione del

13 Figura 6: Schermata dettaglio singolo sinistro e pulsante di stampa I dati di polizza sono importanti soprattutto per controllare le garanzie per le quali si può chiedere il rimborso ed i massimali ancora disponibili. Per il calcolo del massimale residuo si evidenzia che questo non viene aggiornato immediatamente dopo la denuncia del dipendente ma solamente dopo che il liquidatore ne ha confermato l importo ed ha dato l autorizzazione al pagamento. L avvenuta autorizzazione viene segnalata dal sistema mediante (riporta sui dati del dipendente). Le informazioni riportate a video che riguardano la Validità dal al sono indicative del periodo in cui il dipendente può usufruire dell assistenza: tutte le date delle fatture dovranno essere comprese in questo periodo. Modifica del nucleo: La modifica del nucleo avviene mediante l accesso ad apposita schermata mediante il pulsante Modifica nucleo Quando viene effettuato un nuovo inserimento nel nucleo familiare ogni dipendente dovrà anche stampare, compilare e recapitare all ufficio Amministrazione Risorse Umane della Capogruppo il consueto modulo cartaceo che si trova sulla Intranet relativo alla raccolta del consenso ai fini della privacy. L ufficio Amministrazione Risorse Umane deve quindi essere sempre informato delle modifiche che vengono apportate sul proprio nucleo familiare e sarà lui che convaliderà l inserimento dell anagrafica. Versione del

14 2.5 Sinistri All interno di questo menù ogni dipendente può procedere sia alla richiesta di indennizzo effettuando la denuncia di un nuovo sinistro; per controllare lo storico dei sinistri denunciati in precedenza e verificarne l andamento attraverso lo stato è necessario accedere all elenco sinistri dalla funzione Dati dipendente Nuovo Sinistro Dato che la fase della denuncia è quella principale verranno ora presentate tutte le schermate spiegando il significato di tutti i campi. Passo 1) Figura 7: Inizio denuncia con presentazione dei dati anagrafici e di nucleo La denuncia inizia con la presentazione dei dati anagrafici e del nucleo. Per la denuncia sono obbligatori i seguenti dati anagrafici: o Cognome e nome o Indirizzo di residenza (nazione, provincia, cap, indirizzo) o Codice fiscale o IBAN (Fondamentale per il pagamento indennizzo) o (Per la segnalazione di autorizzazione pagamento) Per completare o correggere i dati è sufficiente accedere alle apposite funzioni presenti su Dati Dipendente. Versione del

15 Non è possibile proseguire con la richiesta del rimborso se mancano dei campi obbligatori quali ad esempio le coordinate bancarie e l indirizzo compilato in tutte le sue parti. Il programma viene comunque in aiuto al dipendente avvisandolo dei dati obbligatori mancanti. Il bonifico verrà emesso utilizzando le coordinate bancarie visualizzate e riportando come intestatario il nominativo del dipendente: si prega quindi di segnalare eventuali cambiamenti di intestatario del conto utilizzando l inserimento di una Nota tramite l apposito pulsante al termine della denuncia e di aggiornare le coordinate bancarie di caso di variazione prima di completare la denuncia. È importante anche verificare che siano dichiarate tutte le persone del proprio nucleo familiare per le quali si vuole chiedere il rimborso altrimenti, come si vedrà successivamente, non sarà possibile presentare le loro fatture. In ogni caso il dipendente può ritornare in qualunque momento nella funzione di Dati Dipendente > Modifica nucleo e completare le voci mancanti. Passo 2) Il secondo passo consiste nella selezione dell anno di esercizio e dell inserimento di una eventuale descrizione per il sinistro. Come descrizione può essere inserito un testo di al massimo 200 caratteri: è necessario quindi inserire una breve descrizione per indicare il motivo principale che ha portato alla richiesta del rimborso (ad es. ricovero in seguito a, visita medica per ). La compilazione di questo campo non è obbligatoria ma sicuramente può aiutare il liquidatore ad evadere prima la richiesta di rimborso. Figura 8: Anno di esercizio e descrizione sinistro Versione del

16 Come anno di esercizio viene sempre presentato l anno in corso. Solamente nel mese di gennaio sarà possibile cambiare l anno con quello precedente per richiedere il rimborso delle fatture relative all esercizio appena concluso. In tutti gli altri mesi sarà accettato solo l anno in corso. Per anno di esercizio si intende l anno in cui sì è verificato il sinistro (ad esempio anno della fattura). Passo 3) Premendo il pulsante Prosegui si passa nella terza schermata dove viene richiesta un informazione fondamentale per la denuncia di ogni sinistro: deve essere infatti indicata la causa principale che ha portato alla richiesta di rimborso scegliendo tra le voci Infortuni o Malattie (vedi Figura). Tale selezione serve per imputare il corretto ramo di bilancio. Si seleziona Infortuni quando le fatture per le quali si richiede il rimborso sono a seguito di un evento dovuto a causa fortuita, violenta ed esterna, che produce lesioni fisiche constatabili; mentre si seleziona Malattia in tutti gli altri casi, parto compreso, non dipendenti da Infortunio. Nel caso in cui siano entrambe le cause si raccomanda di effettuare 2 denunce separate aprendo quindi 2 sinistri. In ogni caso è sempre obbligatorio selezionare una delle due voci. Figura 9: Scelta della causa principale del sinistro Versione del

17 Passo 4) Premendo il pulsante Prosegui si passa nella quarta schermata che serve per la dichiarazione delle fatture presentate (Figura 50). Figura 50: Schermata per l inserimento delle fatture Nella parte alta sono riportate come promemoria tutte la garanzie con i propri massimali e relativi residui. Le date di validità presentate sulle garanzie sono i limiti dentro ai quali dovranno stare le date delle fatture: tipicamente avremo dal 1 gennaio al 31 dicembre. Nel caso in cui per una garanzia il massimale residuo fosse già stato terminato (evidenziato con un importo pari a 0 scritto in rosso) non sarà possibile effettuare un ulteriore richiesta di rimborso su quella garanzia e sulle altre collegate come massimale. Nella parte inferiore c è lo spazio per compilare la lista delle fatture: ogni riga rappresenta una fattura allegata e corrisponde all elenco che prima veniva riportato manualmente sul retro della busta bianca utilizzata per il rimborso spese (MOD. MAL DIP). Nelle Figura 61 e Figura2 sono rappresentate le combo box per selezionare il nominativo della persona alla quale è intestata la fattura e la garanzia colpita. Come già evidenziato in precedenza, risulta evidente che se una persona non è stata precedentemente inserita nel proprio nucleo familiare non risulta possibile in questa fase dichiarare le sue fatture. Versione del

18 Figura 61: Selezione della persona a cui è intestata la fattura Figura 12: Selezione della garanzia relativa alla fattura Viene poi selezionata la data della fattura utilizzando l apposito calendario (Figura 73) e si inserisce il valore dell importo. L importo da inserire è quello specificato in fattura indipendentemente dal valore del residuo: questo permette il associare le informazioni inserite con le fatture durante la fase della liquidazione. Quindi di seguito si preme il pulsante +. Versione del

19 Figura 73: utilizzo del calendario per inserire la data della fattura Sulla data della fattura è stato inserito anche un controllo in funzione della testa selezionata: infatti se viene indicata una persona del nucleo e questa ha valorizzate la data di inizio carico e/o quella di fine, si effettua un controllo per verificare che la data fattura sia compresa tra queste. Tipicamente abbiamo la situazione del figlio che esce dal nucleo familiare e viene valorizzata la data di fine carico: non è più possibile inserire fatture per lui con data successiva al fine carico. Al termine dell inserimento delle fatture abbiamo una situazione come quella presentata in Figura 84 dove a titolo di esempio sono state inserite tre fatture. Di fianco ad ogni riga è presente il pulsante Mod. con il quale si può modifica l intera riga in caso di errori di inserimento. Versione del

20 Figura 84: Riepilogo delle fatture inserite OSSERVAZIONE: per i dipendenti che possono richiedere il rimborso anche dei medicinali si precisa di non inserire una riga per ogni scontrino ma un unica riga che ha come importo la somma di tutti gli scontrini e come data la più recente di tutti. Prima di proseguire con il pulsante Prosegui c è la possibilità di inserire una nota che può essere di aiuto al liquidatore: compare una finestra dentro la quale è possibile scrivere un breve testo come rappresentato in Figura 95. Al termine si prosegue con il pulsante OK per salvare il testo della nota. Un caso importante è quello, segnalato in precedenza, in cui l intestatario del conto corrente dichiarato non sia il dipendente. Versione del

21 Figura 95: Inserimento di una nota (facoltativa) Premendo il tasto Avanti e compare una message box con la domanda Sicuri di voler aprire il sinistro? : rispondendo OK si conclude la denuncia e viene visualizzata la schermata presentata in Figura 106 altrimenti con Indietro si ritorna alla schermata precedente. Figura 106: Schermata riassuntiva dei dati denunciati Versione del

22 Qui sono evidenziati tutti i dati dichiarati delle fatture, viene calcolato l importo totale della richiesta e viene anche riportato il numero di sinistro appena aperto che può essere utilizzato come riferimento per seguirne lo stato. Premendo il pulsante Stampa sinistro si apre una nuova finestra con riportato un documento PDF (è necessario il programma Acrobat Reader) che contiene tutti i dati riepilogativi del sinistro (Figura 117): una copia deve essere stampata ed inserita nella busta insieme a tutta la documentazione. Figura 117: Stampa del riepilogo della denuncia Versione del

23 2.6 Cambio password Come nello standard aziendale viene richiesto l inserimento della vecchia password e l inserimento della nuova ripetuta due volte. A modifica effettuata il programma fornisce l esito dell operazione. Per ulteriori dettagli si rimanda al paragrafo 2.2. Figura 18: Schermata per il cambio password 2.7 Contattaci Questa funzionalità è lo strumento essenziale per consentire al dipendente di inviare qualunque tipo di richiesta sia di intervento che di spiegazione oppure una segnalazione. Per meglio suddividere le richieste è stata inserita anche una tipologia delle comunicazioni e attualmente quelle presenti sono: VARIE RICHIESTA DI INFORMAZIONI SULLA LIQUIDAZIONE SEGNALAZIONE ERRORI / PROBLEMI INFORMATICI Premendo sul tasto invio mail dopo aver inserito il testo compare la segnalazione Mail inviata correttamente che conferma l esito positivo dell operazione. Versione del

24 Figura 1912: Schermata per l invio della mail Nella necessità di dover ricontattare il dipendente verranno utilizzati i dati di telefono oppure di registrati come anagrafica del dipendente: nel caso non andassero bene questi dati è opportuno indicare nel testo della mail i riferimenti dove essere ricontattati. 2.8 Comunicazioni In questa sezione verranno inserite tutte le comunicazioni verso il dipendente che riguardano l utilizzo di questo applicativo, le sue migliorie nel corso del tempo ed eventuali documenti utili come, ad esempio, i moduli per la Privacy. Versione del

25 Figura 13: Schermata per la consultazione dei documenti Requisiti tecnici Come requisiti per il dipendente viene richiesto l accesso alla Intranet aziendale, il browser Microsoft Internet Explorer versione 5.5 (o superiore) ed il programma Adobe Acrobat Reader 5.0 (o superiore). NOTA BENE: il funzionamento non è garantito per browser diversi da Microsoft Internet Explorer Il sito è ottimizzato per una risoluzione di 1024 x 768 pixel o maggiore. Versione del