ASSISTENZA. Indice degli argomenti. Gestione Contratti e Interventi

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1 2 Manuale Operativo Release 4.60 Manuale Operativo ASSISTENZA Gestione Contratti e Interventi GESTIONE ASSISTENZA è il modulo applicativo pensato e realizzato per soddisfare le esigenze delle diverse tipologie di aziende di servizi - dalle software house ai concessionari di apparecchiature di ufficio - che gestiscono Contratti (che si rinnovano annualmente) e Interventi tecnici di manutenzione GESTIONE ASSISTENZA è integrabile dalla piattaforma AZIENDA Vendite, nel quale, grazie all aggiunta di un apposito modulo nella licenza d uso del pacchetto, è possibile abilitare a Menù la specifica Voce Assistenza ; il modulo può essere gestito sia con archivi Access che SQL Server. GESTIONE ASSISTENZA è stato pensato per risolvere le problematiche di aziende che forniscono servizi di manutenzione, sia regolati da contratto sia extracontrattuali: permette la rilevazione dei dati relativi agli interventi, la elaborazione di situazioni di riepilogo delle attività effettuate per conto del cliente e la fatturazione automatica delle spese sostenute in base alle indicazione del rapporto di intervento, la verifica e la stampa dei contratti gestiti anche raggruppati per tipologia, ecc... Indice degli argomenti 1 INTRODUZIONE A GESTIONE ASSISTENZA GESTIONE DEI CONTRATTI DI ASSISTENZA Tabella Tipologia Contratto Anagrafica contratti Dettaglio Voci Contratto Movimenti Contratto Modifica dell importo dei canoni Canoni Contratto Note e Personalizzazione Durata Contratto inferiore a 12 mesi Inserimento contratto senza definizioni dei canoni Voci di contratto con articolo * Stampa Elenco Contratti Fatturazione automatica dei contratti Fatturazione dei contratti riepilogativa per cliente Definizione del mese di fatturazione nei contratti Rinnovo dei contratti Aggiornamento Canoni Contratti GESTIONE INTERVENTI Tabella Tecnici Registrazione interventi Inserimento di un nuovo intervento Fatturazione di un intervento Parti sostituite in fattura Esempio di stampa del rapportino Stampa Elenco interventi Stampa Scheda Cliente Fatturazione degli interventi insieme ai canoni contratto Consultazione Interventi GESTIONE ASSISTENZA è composto da 2 moduli: Con il modulo Contratti è possibile configurare il contratto del cliente, avendo a disposizione la possibilità di associare diverse voci, per gestirne automaticamente la fatturazione ed i rinnovi annuali. Con il modulo Interventi è possibile gestire i servizi svolti durante gli interventi, i materiali consegnati al cliente (come parti sostituite) e definire cosa fatturare da ogni intervento, quindi se generare la bolla o direttamente la fattura accompagnatoria.

2 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Manuale Operativo 1 Introduzione a GESTIONE ASSISTENZA Il presente manuale guida il lettore alla comprensione delle funzionalità del modulo aggiuntivo GESTIONE ASSISTENZA che è un modulo applicativo pensato e realizzato per soddisfare le esigenze d aziende di servizi che gestiscono Contratti (che si rinnovano annualmente) e Interventi tecnici di manutenzione (questi ultimi sia regolati da contratto sia extracontrattuali). I casi di aziende di servizi più ricorrenti sono: software house, concessionari di registratori di cassa o apparecchiature d ufficio, società di manutenzione apparecchiature di controllo elettronico, manutenzione ascensori ecc. ed in generale le realtà che forniscono servizi di manutenzione sia regolati da contratto sia extracontrattuali, fatturando direttamente le spese sostenute in base alle indicazioni del rapporto di intervento. La procedura è composta da una serie di funzioni che gestiscono l anagrafica, la fatturazione ed il rinnovo dei contratti, ed da una funzione che permette la registrazione degli interventi tecnici; gli interventi possono generare un documento contabile e scaricare il magazzino se sono indicate le parti di ricambio sostituite. Permette così la rilevazione dei dati relativi agli interventi, l elaborazione di situazioni riepilogative sulle attività effettuate per conto del cliente, la fatturazione automatica delle spese sostenute in base alle indicazioni del rapporto d intervento, la verifica e la stampa dei contratti gestiti anche raggruppati per tipologia, ecc... E composto di due procedure: Gestione Contratti e Gestione Interventi. Gestione Contratti Per configurare il contratto del cliente, avendo a disposizione la possibilità di associare diverse voci, e per gestirne automaticamente la fatturazione ed i rinnovi annuali. Abilita la gestione dell anagrafica dei contratti: da questa funzione è possibile inserire i contratti gestiti, associando ad ognuno una serie d informazioni quali il Cliente, il codice di pagamento, la data di Stipulazione, le Note interne, Ad ogni contratto può essere associato un codice alfanumerico, libero, fino a 10 caratteri: questo codice sarà poi riportato automaticamente sul documento fattura del contratto stesso (come nota di dettaglio) Grazie alla possibilità di gestire una Tabella di Tipologie di contratto, è possibile assegnare ogni contratto ad una categoria, al fine di ottenere delle stampe raggruppate per tipologia di contratto gestito. In fase di Fatturazione Automatica, lo stato del contratto stesso e delle singole righe sono considerati per selezionare gli importi realmente fatturabili; in questa funzione è possibile definire anche dei filtri per l estrazione e la fatturazione dei contratti stessi. Gestione Interventi Per gestire i servizi svolti durante gli interventi, i materiali consegnati al cliente (come parti sostituite) e definire cosa fatturare da ogni intervento, quindi se generare la bolla o direttamente la fattura accompagnatoria. Abilita una funzione di rilevazione e gestione degli interventi tecnici di manutenzione, partendo anche dalla chiamata del cliente (che può essere registrata con la data di arrivo della richiesta). L inserimento della richiesta genera una chiamata in stato Attesa, che può quindi essere processata ed evasa: è possibile quindi impostare la data prevista dell intervento, ed il tecnico che la andrà ad effettuare. Indicati questi dati, con la stampa del Rapportino d intervento, il tecnico potrà portare con sé i riferimenti del cliente e del tipo d intervento previsto: eseguito il sopralluogo, è possibile indicare le specifiche ed i rilevamenti effettuati in appositi campi note. Ri-eseguendo la stampa ad intervento effettuato, saranno ovviamente considerati anche questi ultimi dati inseriti, ottenendo così una stampa del rapportino completa. Per ogni intervento è possibile anche indicarne la sede di svolgimento. Per ogni cliente è possibile anche definire gli Oggetti di manutenzione personalizzati (con possibilità di associare ad ognuno un codice matricola) in modo da specificare sempre l esatto lavoro eseguito. Oltre all oggetto dell intervento è possibile indicare anche il Riferimento problema, impostabile liberamente di volta in volta per singolo lavoro; la consultazione della scheda del cliente fornisce così un immediata vista su quella che è la situazione attuale e storica dell utente. Dalla scheda del cliente per la Registrazione degli interventi sono visibili anche le voci di contratto, se presenti, per una consultazione più completa, oltre all elenco di tutti gli interventi effettuati. Quando l intervento è addebitale, è possibile procedere automaticamente all emissione della Fattura Accompagnatoria, la quale potrà contenere in automatico gli articoli che rappresentano i pezzi sostituiti durante l intervento. L addebito può essere avviato direttamente dalla funzione di registrazione dell intervento: nella Fattura generata dalla procedura di addebito sarà riportato il numero d intervento e l oggetto dello stesso. Caratteristiche tecniche GESTIONE ASSISTENZA può essere installato come modulo aggiuntivo del pacchetto gestionale, e può operare sia con database Access che con SQL nelle versioni SQL2000 e MSDE. Il pacchetto gestionale deve essere composto dal Modulo base Vendite e magazzino Tutte le stampe di cui è fornita la procedura sono state realizzate con Seagate Crystal Report versione 8.0. Le tabelle interessate dalla gestione sono le seguenti: TipiContr [dati inseriti nella tabella Tipi di contratti ] Contratti [dati inseriti nella Anagrafica contratti ] AnaManutenzione [dati relativi agli Oggetti di manutenzione, sia legati ai contratti che al cliente] DettMovContr [dati relativi alle Date di Fatturazione ] Attivazione del modulo aggiuntivo: Come per tutti i moduli aggiuntivi, l attivazione avviene attraverso il rilascio della licenza d uso che ne consenta l utilizzo. Una volta copiata la licenza nel percorso definito, gli utenti, in base ai livelli decisi dall utente amministratore, avranno a disposizione le varie voci che compongono il menù Assistenza : Nei capitoli seguenti viene descritto il funzionamento delle singole voci di menù, e vengono forniti alcuni esempi organizzativi rispetto ad alcune possibili realtà aziendali.

3 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Manuale Operativo 2 Gestione dei contratti di assistenza La procedura permette di gestire l anagrafica dei contratti di assistenza e di effettuare in automatico le fatturazioni periodiche in base alle scadenze definite in modo manuale, oppure calcolate in base al periodo di rinnovo. 2.1 Tabella Tipologia Contratto Si accede alla funzione dal Menù Archivi Tabelle Società Voce Tipologia Contratti: Prima di procedere all inserimento dei contratti è necessario impostare la tabella contenente le tipologie di contratti che ne definiscono i dati di default e le principali caratteristiche. In sintesi: La registrazione e la fatturazione di un contratto avviene attraverso le seguenti fasi: Codifica del Contratto Dati Generali del contratto Date di Decorrenza Stipula Inizio Validità Fine Validità Importo totale Voci del contratto con Stato della voce (se attiva o meno) eventuali Oggetti di manutenzione Date di Fatturazione (Canoni Contratto): Numero di Rate Mese di fatturazione (o scadenza di fatturazione) Periodo di fatturazione Risultato Anagrafica Contratto : Memorizzazione contratto Generazione Date di Fatturazione Rinnovo del Contratto Estrazione dei contratti da rinnovare per l anno (non obbligatoria il primo anno) Conferma Rinnovo Generazione Date di Fatturazione Risultato Rinnovo Contratto : Generazione Date di Fatturazione Fatturazione del Contratto Estrazione dei contratti da fatturare per periodo In base alle Date di fatturazione in archivio Definizione Data fattura Emissione Fattura Risultato Fatturazione Contratto : Generazione Documento Generazione Date Scadenza dei pagamenti I campi richiesti sono: Codice: Inserire il codice da assegnare al tipo di contratto; impostare fino ad un massimo di 8 caratteri alfanumerici. Descrizione: Descrizione del contratto. Codice licenza obbligatorio: Specifica se il codice della licenza (codice identificativo del servizio) deve essere specificato obbligatoriamente nel contratto. Rinnovo automatico: I contratti possono essere stipulati per un solo anno ed eventualmente rinnovati in modo manuale oppure possono coprire un periodo di anni da specificare nell anagrafica con il rinnovo automatico (vedi paragrafo funzione rinnovo contratti). Oggetti in manutenzione: Considerando che la procedura degli interventi richiede la specifica dell oggetto su cui effettuare la manutenzione nel caso di interventi collegati al contratto si deve specificare se gli oggetti di manutenzione devono essere collegati alle voci del contratto. Addebito spese trasferta: Nell anagrafica del contratto è possibile specificare gli importi delle spese fisse da addebitare per gli interventi a domicilio. Attivando il flag significa che devono essere sempre proposto l addebito delle spese durante la registrazione dell intervento.

4 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Manuale Operativo Addebito diritto fisso di chiamata: Permette di specificare se deve essere addebitato un diritto fisso di chiamata ed il codice articolo di magazzino dal quale reperire le informazioni necessarie per la fatturazione (descrizione, unità di misura, conto ricavo ecc.). Il codice articolo servirà solo come appoggio in quanto nei documenti verranno generate delle righe con codice asterisco in modo tale di evitare lo scarico a magazzino di righe tipiche di servizi. Il valore del diritto di chiamata verrà impostato nell anagrafica contratti. Addebito spese Km: Permette di specificare se devono essere addebitate le spese di trasferta relative alla distanza kilometrica tra la società ed il cliente; è possibile addebitare contemporaneamente sia il diritto fisso che le spese kilometriche. Il numero dei kilometri e l importo per kilometro sono definiti all interno del contratto. Numero interventi inclusi: Il campo ha attualmente solo un valore informativo; è stato predisposto per indicare un numero di interventi senza addebito di spese inclusi ad ogni rinnovo di contratti. Codice documento per fatturazione: Specifica il codice del documento da proporre nella funzione di fatturazione contratti; è possibile selezionare solo documenti del tipo FT (fattura immediata escludendo però le note di credito). Codice documento per interventi: Specifica il codice documento abituale da utilizzare per l addebito delle spese e dei ricambi nella funzione di registrazione interventi; è possibile impostare documenti del tipo BC (bolla) oppure BF (bolla fattura). Codice listino per contratti: E possibile impostare il codice di listino da utilizzare per le voci specificate nei contratti; se non è specificato il listino il prezzo verrà reperito con il metodo standard della procedura che si basa sul listino personalizzato cliente, sul listino cliente o sull anagrafica articoli. Determinazione del prezzo: La determinazione del prezzo può, quindi, avvenire tramite due metodi diversi: - Se il Tipo contratto ha un listino associato: sarà ripreso il prezzo presente nel listino indicato. Per gli articoli che non sono stati inclusi nel listino, non verrà ripreso alcun prezzo, e l indicazione sarà totalmente manuale - Se il Tipo contratto non ha un listino associato:le regole per la determinazione del prezzo saranno le stesse utilizzate anche su documenti, quali: prezzo personalizzato, prezzo i listino standard legato al cliente, prezzo di vendita generale dell articolo. Nella maschera sono presenti i seguenti campi: Riporta descrizione aggiuntiva voce di contratto: indica se deve essere riportata la descrizione aggiuntiva della voce che si imposta nel dettaglio dei contratti. Stampa campo personalizzato e nome campo: indica se deve essere riportato un campo personalizzato che l utente ha inserito nell anagrafica del contratto e in caso positivo si deve specificare il nome del campo. Il flag può essere attivato solo se nella tabella dei contratti (contratti) sono presenti campi personalizzati (u_). Riporta oggetti in manutenzione: indica se deve essere riportato l elenco degli oggetti in manutenzione collegati alla voce del contratto. Intestazione per oggetti in manutenzione: se si è scelto di riportare gli oggetti in manutenzione si deve indicare la descrizione della riga che deve precedere l elenco degli oggetti. Stampa descrizione oggetto e stampa matricola: se si è scelto di riportare gli oggetti in manutenzione è possibile stampare la descrizione dell oggetto ed il numero di matricola. La logica della generazione della fattura osserverà la seguente sequenza: Prima riga : campo di note con l indicazione del contratto e della durata del canone Seconda riga: descrizione della voce e relativo importo Terza riga: descrizione aggiuntiva voce di contratto (se attivo il relativo flag e se valorizzata) Quarta riga: descrizione campo personalizzato (se attivo il relativo flag e se valorizzata) Quinta riga: intestazione oggetti in manutenzione (se attivo il flag riporta oggetti in manutenzione e se valorizzato il campo) Righe successive (se è attivo il flag Riporta oggetti in manutenzione): descrizione dell oggetto e della matricola in base ai relativi flag (sia la descrizione sia la matricola vengono riportati sulla stessa riga) Esempio di stampa: In generale, da questa funzione non vengono considerati i diversi sconti per cliente (indicati in Anagrafica cliente, oppure impostati per cliente e categoria merceologica, ecc..), ma solo i prezzi netti. Parametri Fatturazione Contratti Nella cartella Descrizioni per righe di fatturazione si possono impostare i parametri per la generazione delle righe in fattura.

5 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Manuale Operativo 2.2 Anagrafica contratti La funzione permette di inserire e variare le anagrafiche contratti di assistenza; in fase di visualizzazione sono riportati i dettagli delle fatture emesse dalla data di attivazione del contratto. Si accede alla funzione dal Menù Gestione Assistenze Anagrafica contratti: Importo: Corrisponde alla visualizzazione dell importo relativo all imponibile dell intero contratto che verrà calcolato come somma degli importi delle singole voci. Codice cliente: Deve essere impostato il codice del cliente intestatario del contratto, per il quale verrà emessa la fattura. E possibile impostare manualmente il codice oppure ricercarlo dalla lista. Viene quindi visualizzato l indirizzo ed i relativi numeri di telefono e fax. Diverso destinatario: Nel caso in cui il contratto sia riferito ad una filiale del cliente deve essere specificato il codice del destinatario diverso del cliente; l informazione è utile soprattutto nel caso di interventi collegati in quanto rappresenta l indirizzo nel quale deve essere effettuato l intervento. Codice licenza: campo condizionato dalla obbligatorietà definita nella tipologia del contratto che permette di specificare il numero di licenza nel caso in cui il contratto sia relativo a software gestionale in modo tale di effettuare controlli di univocità e per riportarlo se necessario nei documenti contabili; se il codice licenza risulta presente in un altro contratto viene emessa segnalazione all utente che può decidere se forzare o meno l impostazione. Codice pagamento: è la modalità di pagamento con cui verrà fatturato il contratto; viene visualizzato il codice di pagamento di difetto memorizzato nel cliente, con la possibilità di variarlo. Nella successiva definizione delle rate è possibile variare ulteriormente il codice del pagamento. Codice Banca: Codice della banca societaria da utilizzare per il rapporto con il cliente. E possibile indicare 3 date, le quali permetteranno di memorizzare i momenti significativi del contratto, dall accordo all inizio del periodo di fatturazione: Stipulazione: è la data in cui è stato stipulato il contratto; il significato è solo informativo in quanto il campo non viene considerato nelle fasi successive. Decorrenza: è la data di inizio del periodo di fatturazione; in fase di rinnovo del contratto viene ricalcolata per il periodo successivo. Scadenza: è la data di scadenza del periodo di fatturazione; in fase di rinnovo del contratto viene ricalcolata per il periodo successivo. Viene effettuato controllo che la data scadenza sia superiore alla data di decorrenza. La maschera è strutturata da una testata principale e da una serie di cartelle aggiuntive. I campi richiesti o visualizzati nella testata sono: Tipo Contratto: Deve essere specificata la tipologia del contratto precedentemente definita nella tabella tipologia contratto; i parametri definiti nella tipologia verranno ereditati dal contratto. Se in archivio è presente un solo codice di contratto non è necessaria l impostazione in quanto viene assegnato in automatico disabilitando il campo. 1 Nr. Contratto: I contratti vengono numerati in modo manuale per cui deve necessariamente essere impostato un codice di tipo alfanumerico fino ad un massimo di 10 caratteri. Per ricercare un contratto esistente è possibile impostare il codice oppure ricercarlo dalla lista tramite il tasto F5 oppure con il doppio click del mouse. Stato: Causale che identifica lo stato attuale dell intero contratto; i valori possibili sono A= Attivo, S=Sospeso, D=Disdetto. Il contratto al momento dell inserimento viene memorizzato con lo stato Attivo; successivamente in fase di variazione è possibile modificare manualmente lo stato del contratto. In fase di rinnovo e fatturazione verranno considerati solo i contratti attivi. 2 1 Indicando la tipologia contratti, è possibile ottenere una lista filtrata in base alla tipologia indicata (se non si indica il tipo del contratto aprendo la lista verranno visualizzati tutti). Inoltre, se si conosce il numero del contratto, è possibile omettere la tipologia del contratto ed inserire direttamente il numero del contratto nell apposito campo. 2 Lo stato del contratto può essere definito a livello generale (per tutto il contratto) ed anche a livello di singolo articolo incluso nel contratto, per ogni singolo dettaglio. Le date indicate hanno un valore indicativo per l utente, in quanto i periodi di fatturazione verranno definiti successivamente nella sezione Canoni contratto, che consente di definire il numero delle fatture emesse, la data di emissione, il pagamento e successiva scadenza. Rinnovo Automatico: Il flag permette di indicare se il contratto prevede la formula del rinnovo automatico oppure se deve essere gestito manualmente per i periodi successivi. Durata rinnovo: Se è stato impostato il flag rinnovo automatico deve essere impostato il periodo di rinnovo espresso in anni per i quali si prevede il rinnovo dei contratti: raggiunto il limite, è eventualmente possibile aumentare il numero di rinnovi per il singolo contratto. Il Rinnovo automatico e la Durata permettono di definire per quanti anni il contratto è valido, e consentono quindi di eseguire di anno in anno il Rinnovo contratti e la conseguente Fatturazione automatica. In particolare, la procedura di rinnovo conteggia il numero di rinnovi eseguiti e non permette di superare il valore definito nell anagrafica, se non forzando l elaborazione per il singolo contratto. Numero kilometri: Se la tipologia del contratto prevede l addebito delle spese kilometriche di trasferta devono essere specificati il numero di kilometri che coprono la distanza tra la società ed il cliente. Costo al kilometro: Dopo aver specificato il numero di kilometri si deve impostare il costo per singolo kilometro da applicare al cliente in quanto si potrebbero concordare prezzi diversificati per cliente. Diritto chiamata: Se la tipologia del contratto prevede l addebito del diritto fisso di chiamata deve essere impostato il valore da addebitare negli interventi.

6 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Manuale Operativo Dettaglio Voci Contratto Un contratto può essere composto da più voci per cui nella griglia è necessario definire gli estremi delle singole voci ed il relativo importo da fatturare Movimenti Contratto La cartella visualizza gli estremi delle scadenze generate in fase di inserimento contratto e definizione dei Canoni contratto, oppure nelle successive fasi di rinnovo; per le scadenze fatturate vengono visualizzati gli estremi dei documenti. Per le scadenze non ancora fatturate è possibile modificare il codice del pagamento e la banca se differenti da quelli definiti nella testa del contratto (es. prima rata rimessa diretta e seconda rata ricevuta bancaria). I dati richiesti sono i seguenti: Codice articolo: La voce contratto corrisponde ad un codice articolo di magazzino dal quale eredita tutte le caratteristiche sia descrittive che contabili. Descrizione: Viene riportata la descrizione dell articolo di magazzino. Importo: Viene riportato il prezzo corrente dell articolo di magazzino al netto dell imposta in base al codice listino definito nella tipologia contratto oppure alle regole standard dei documenti di vendita; viene aggiornato in automatico il valore del contratto riportato in testata del contratto. E possibile variare manualmente l importo proposto. In fase di rinnovo se i prezzi dell articolo sono variati è necessario richiamare i contratti e gestire le variazioni in modo manuale. Descrizione Aggiuntiva: E possibile inserire una descrizione aggiuntiva che verrà riportata solo nelle stampe interne. Oggetti in manutenzione: Premendo doppio click nel flag è possibile impostare l elenco degli oggetti in manutenzione legati alla voce di contratto; in fase di variazione per indicare la presenza di oggetti impostati il check box viene attivato. La maschera di inserimento degli oggetti permette di specificare in modo manuale il nome e la descrizione dell oggetto oppure prelevare i dati dall anagrafica degli articoli qualora gli oggetti siano presenti anche nell anagrafica articoli. E possibile specificare opzionalmente il numero di matricola dell oggetto e la data di carico che rappresenta la data di acquisto da parte del cliente. I campi elencati sono i seguenti: Mese / anno Scadenza: Corrispondono al mese/anno della scadenza di fatturazione. A partire da questa scadenza verranno calcolate le reali scadenze contabili in base alla modalità di pagamento. Importo scadenza: Importo della rata esclusa Iva e spese fisse che verranno successivamente addebitate in fattura. Codice pagamento: Codice della modalità di pagamento da utilizzare in fase di emissione della fattura. Codice Banca: Codice della banca della società che verrà utilizzata per la creazione delle scadenze. Data inizio e data fine: Corrispondono agli estremi del periodo coperto dalla rata del contratto. Se la rata è stata fatturata vengono valorizzati anche i campi: Data movimento: Corrisponde alla data di emissione della fattura. Numero Fattura: Numero della fattura. Importo: Importo della fattura comprensivo di imposta ed eventuali spese di incasso aggiuntive. Flag interventi: nel caso in cui la fattura è stata generata comprendendo anche gli interventi, è attivo per avvertire l utente della variazione dell importo rispetto all importo della scadenza Modifica dell importo dei canoni La procedura consente di modificare gli importi dei canoni non ancora fatturati quando il contratto è già stato rinnovato. Una volta richiamato il contratto, ci si deve posizionare nella riga interessata: la colonna dell importo scadenza diventa modificabile; occorre fare attenzione a questa modifica in quanto è cura dell utente effettuare il controllo sul valore indicato (non viene aggiornata la situazione delle voci e delle rate nel contratto). Stato: Corrisponde allo stato della singola voce che inizialmente vengono caricati come attivi ma successivamente nel caso di contratti con più voci possono essere gestiti in modo singolo (es. cliente che decide di non rinnovare una singola voce). Gli stati di riga hanno lo stesso significato di quelli di testata. Variando lo stato di testata la modifica viene riportata nelle singole righe.

7 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Manuale Operativo Canoni Contratto Esempio 1 - Impostazione canoni per definizione di rata unica Considerando che la durata del contratto è annuale, una volta impostate le Voci Contratto è necessario definire i periodi di fatturazione con i relativi importi. In questa cartella è possibile definire quindi in quante rate dovrà essere fatturato un contratto, e in che date; è possibile inserire fino a 12 rate (l unità minima della rata è pari ad un mese). Ad ogni rata è possibile associare un periodo di fatturazione (pari ad un numero di mesi) cui corrisponderà una fattura, la quale sarà emessa in modalità anticipata (ovvero, all inizio del periodo di fatturazione) o posticipata (viceversa). La definizione è completamente dinamica in modo tale di permettere all utente di gestire qualsiasi tipo di casistica. I campi presenti in questa maschera sono: Tipo Fatturazione: per definire la data esatta di emissione della fattura, che può avvenire all inizio del periodo di fatturazione (anticipata) o alla fine del periodo fatturato (posticipata). Le specifiche sono analizzate negli esempi seguenti 8che descrivono, caso per caso, le possibili combinazioni) Elenco dei mesi: considerando che una rata deve riferirsi ad un periodo di fatturazione minimo di 1 mese, avremo per ogni mese dell anno la possibilità di : N.Mesi: determinare, in numero di mesi, il periodo di fatturazione (la somma dei mesi indicati nei diversi campi deve essere pari a 12) Importo: determinare l importo che sarà addebitato nella specifica fattura (la somma dei valori indicati nei diversi campi deve essere pari al totale del contratto) I Rata: per indicare quale mese rappresenta la fatturazione della prima rata (per contratti infrannuali); impostando il mese di partenza del contratto è possibile specificare l esatta sequenza dei canoni nel caso di contratti infrannuali. E possibile definire una sola rata, oppure specificare in modo manuale la periodicità definendo il mese di partenza, la durata espressa in mese, il valore della rata. Fatturazione parziale (solo 1 anno): nel caso in cui sia necessario fatturare solo alcuni mesi di contratto (in quanto il contratto ha, per esempio, date di inizio e fine pari all anno solare, ma deve partire subito) è possibile utilizzare i campi: Mese:per indicare il mese di partenza della fatturazione parziale N. Mesi:numero di mesi addebitati Importo:relativo importo addebitato Quindi, per il primo anno e nel caso in cui si voglia fatturare la parte necessaria per completare l anno per poi riprendere nella fatturazione successiva con il mese di gennaio, è possibile impostare in questi campi i riferimenti per la quota aggiuntiva. Dopo aver inserito i parametri si deve premere il tasto CalcolaScad per creare le scadenze che verranno poi visualizzate nella cartella Movimenti Contratto. Le scadenze devono essere create solo la prima volta, in quanto per quelle successive dovrà essere utilizzata la funzione di Rinnovo contratti. Vengono elencati una serie di esempi che permettono di comprendere la logica della procedura: Prima di impostare le rate deve essere definito il Tipo di fatturazione che permette di definire le reali scadenze dei periodi. I valori possibili sono: La data di emissione della fattura coincide con il mese di partenza della rata. In questo caso, la fattura verrà generata per il mese di gennaio ed il contratto sarà valido dal primo gennaio fino alla fine dell anno (12 mesi). La data di emissione della fattura viene fissata al mese successivo il mese di partenza della rata. In questo caso, la fattura verrà generata per il mese di febbraio ma il contratto sarà sempre valido dal primo gennaio fino alla fine dell anno (12 mesi). La data di emissione della fattura viene posticipata all ultimo mese della rata. In questo caso, la fattura verrà generata per il mese di dicembre ma il contratto sarà sempre valido dal primo gennaio fino alla fine dell anno (12 mesi). La data di emissione della fattura viene posticipata al mese successivo dell ultimo mese della rata. In questo caso, la fattura verrà generata per il mese di gennaio dell anno successivo ma il contratto sarà sempre valido dal primo gennaio fino alla fine dell anno (12 mesi). Definizione manuale. Per maggiori informazioni si rimanda al paragrafo Definizione del mese di fatturazione nei contratti Indicando quindi un'unica rata, che includerà come periodo di fatturazione l intero anno, la procedura preparerà le scadenze di contratto per l emissione di un'unica fattura. Il periodo di emissione della fattura è determinato in base al valore indicato nel campo Tipo Fatt. ed al mese indicato, mentre la data esatta di fatturazione (quale la data del documento) potrà essere indicata successivamente nella funzione Fatturazione Contratti. Nota sulla terminologia utilizzata: Mese di fatturazione (o scadenza di fatturazione): si intende il periodo nel quale si è deciso di emettere il documento fiscale (fattura) Rata:è l importo addebitato nella singola fattura Periodo di fatturazione: è il periodo (numero di mesi) cui si riferisce la rata fatturata

8 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Manuale Operativo Esempio 2 - Impostazione canoni per definizione di più rate Note e Personalizzazione Nella prima è possibile impostare delle note descrittive interne per indicare particolarità del contratto, mentre la secondo consente di aggiungere campi personalizzati a disposizione dell utente con la Personalizzazione On Fly. In fondo alla pagina sono presenti i pulsanti: Conferma Pulisci Elimina Esci Personalizza. In questo caso sono state definite 2 rate per pari importo nel mese di giugno e nel mese di luglio. Le scadenze verranno calcolate nel seguente modo in base al tipo di fatturazione: In fondo alla maschera è presenta anche il pulsante Elimina, alla pressione del quale viene inviata segnalazione per confermare la scelta, dopo di che viene eliminato fisicamente il contratto con tutte le tabelle collegate indipendentemente dallo stato. La prima rata sarà generata a gennaio e la seconda a luglio. La prima rata sarà generata a febbraio e la seconda ad agosto La prima rata sarà generata a giugno e la seconda a dicembre. La prima rata sarà generata a luglio e la seconda a gennaio dell anno successivo. Definizione manuale Indicando quindi più rate, che includeranno ognuna un diverso periodo di fatturazione (pari a parte dell anno), la procedura preparerà le scadenze di contratto per l emissione di più fatture (una per ogni mese interessato). Il periodo di emissione della fattura è determinato in base al valore indicato nel campo Tipo Fatt. ed al mese indicato, mentre la data esatta di fatturazione (quale la data del documento) potrà essere indicata successivamente nella funzione Fatturazione Contratti. Esempio 3 - Impostazione canoni per quota fino al termine dell anno Analizziamo il caso di un contratto che ha validità pari all anno solare ( ) e che viene stipulato anticipatamente, dove la scadenza deve quindi essere calcolata per il mese di novembre ma la durata del contratto avrà come decorrenza 1 novembre dell anno in corso fino al 31 dicembre dell anno successivo. In questo caso, è stato impostato il mese di partenza del contratto (novembre), la durata del rateo (2) mesi e l importo globale del rateo. L importo da fatturare per la prima scadenza sarà uguale all importo delle rate definite per i canoni + l importo del rateo. La rata effettiva verrà comunque fissata a gennaio per 12 mesi. Al successivo rinnovo (da effettuare con la funzione di Rinnovo contratti) avrà come periodo l intero anno e avrà come decorrenza il mese di gennaio.

9 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Manuale Operativo Durata Contratto inferiore a 12 mesi La procedura consente di caricare i contratti anche con una durata inferiore a 12 mesi: è possibile impostare un numero di mesi inferiore a 12 solo se è stato disabilitato il flag Rinnovo Automatico. Premendo il pulsante Calcola Scadenze, se il numero di mesi globale delle rate è inferiore a 12, viene inviato il seguente messaggio in modo tale che si possa confermare ulteriormente la volontà di procedere Voci di contratto con articolo * La procedura consente di impostare nell anagrafica dei contratti delle righe con articolo * che verranno poi considerate in tutti i processi di fatturazione. Nel caso di articolo * la descrizione della voce viene inserita nel campo descrizione aggiuntiva. Viene quindi creata una scadenza di fatturazione per i mesi impostati. In fase di fatturazione, la riga verrà generata nella seguente modalità: Descrizione: descrizione aggiuntiva della voce Codice iva: codice iva del cliente oppure quello standard della società Conto di ricavo: contropartita vendite standard della società Inserimento contratto senza definizioni dei canoni Alla conferma dell inserimento di un contratto, nel caso in cui non sia stato effettuato il calcolo delle scadenze, appare un messaggi con il quale l utente può effettuare in modo automatico il calcolo delle scadenze.

10 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Manuale Operativo Stampa Elenco Contratti Premendo il pulsante Stampa viene visualizzata la seguente videata: 2.3 Fatturazione automatica dei contratti La procedura permette di generare in modo automatico le fatture per i contratti attivi in scadenza; se vengono gestiti gli interventi è possibile includere nelle fatture anche gli interventi di un determinato periodo al fine di limitare il numero di fatture da inviare al cliente. E possibile fatturare un singolo contratto oppure ricercare i contratti in base a filtri di selezione. Si accede alla funzione dal Menù Gestione Assistenze Fatturazione automatica contratti: I parametri richiesti sono: Tipo contratto: Impostare la tipologia dei contratti da stampare; il dato è obbligatorio. Da/A Data Scadenza: Impostare l intervallo di date scadenza dei contratti; se non viene impostata nessun limite vengono presi in considerazione gli estremi dell esercizio attuale. Da/A Cliente: Impostare l intervallo dei codici clienti intestatari dei contratti; se non viene indicato nessun codice la ricerca verrà estesa a tutti i clienti. Stato: Impostare lo stato di testata del contratto; è possibile impostare i singoli valori (aperto, sospeso, disdettato) oppure selezionando la voce vengono presi in considerazione tutti gli stati inseriti. Con Conferma si visualizza l anteprima di stampa, con Esci si annulla il processo. Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa I dati richiesti sono: Tipo contratto: E possibile fatturare i contratti per singola tipologia. Se esiste una sola tipologia di contratto il codice viene assunto in automatico. Documento da generare: Rappresenta il codice del documento che verrà utilizzato per emettere le fatture di vendita per i contratti. Viene proposto di difetto il codice legato alla tipologia del contratto; è possibile variare il codice proposto selezionando dalla lista i documenti del tipo FT ad esclusione delle note di accredito (che se necessario devono essere emesse con la funzione disponibile nello standard della procedura). Viene visualizzato l ultimo codice documento utilizzato. Confermando il codice vengono visualizzati il protocollo ed il numero dell ultimo documento emesso. Data reg.: Corrisponde alla data da utilizzare per la emissione delle fatture; viene proposta la data di lavoro del sistema. Assegnazione manuale protocolli: Attivando il flag è data la possibilità di recuperare protocolli relativi a fatture cancellate oppure prenotati tramite l apposita funzione presente nel modulo contabilità. Prima di emettere le singole fatture se esistono protocolli da recuperare verrà visualizzata la maschera per selezionare il numero di protocollo da assegnare.

11 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Manuale Operativo Mese/Anno Scadenza: Deve essere impostato in modo obbligatorio il periodo per cui si richiede la fatturazione. E possibile impostare un solo mese alla volta. Da tipologia a tipologia: E possibile impostare l intervallo delle tipologie di contratto da elaborare.se non viene impostato nulla verranno considerate tutte le tipologie di contratto. Da Cliente a Cliente: E possibile impostare l intervallo dei codici cliente da elaborare. Se non viene impostato nulla verranno considerati tutti i clienti che hanno un contratto attivo. Da Nr. Contratto a Nr. Contratto: E possibile impostare l intervallo dei codici contratto a elaborare. Se non viene impostato nulla verranno considerati tutti i contratti attivi. Codice pagamento: E possibile impostare come filtro il codice di pagamento memorizzato nei contratti. Se non viene impostato nulla verranno considerati tutti i codici pagamento presenti nei contratti. Codice banca: E possibile impostare come filtro il codice banca memorizzato nei contratti. Se non viene impostato nulla verranno considerati tutti i codici banca presenti nei contratti. Raggruppa fatture per cliente: consente di raggruppare in un unica fattura i canoni dello stesso cliente. Si veda il paragrafo Fatturazione dei contratti riepilogativa per cliente Fatturazione canoni e interventi: Permette di aggiungere nelle fatture emesse per i canoni anche i documenti ddt emessi dalla procedura interventi; attivando il flag viene richiesto il range degli interventi che devono essere inclusi. La parte di fatturazione degli interventi viene poi descritta in modo dettagliato nella sezione interventi. Per procedere con la fatturazione è necessario selezionare i singoli contratti attivando il flag nella colonna Sel oppure premendo il pulsante Sel. Tutto che seleziona in automatico tutti i contratti visualizzati. A fine pagina viene visualizzato il totale imponibile dei contratti estratti (la quota relativa al numero dei mesi relativi al primo anno viene esclusa). Premendo il tasto Stampa è possibile ottenere una lista dei contratti selezionati in modo tale di effettuare gli opportuni controlli prima di procedere con la reale fatturazione. Esempio di stampa: Premendo il tasto Conferma si attiva la generazione delle fatture; viene inviato ulteriore messaggio per confermare la fatturazione dopo di che i documenti vengono effettivamente generati. Premendo il pulsante Estrai vengono visualizzati in griglia gli estremi dei contratti che rispondono ai filtri impostati. Le fatture vengono generate utilizzando il conto ricavo presente nell articolo che rappresenta la voce del contratto e se non indicato viene assunto il conto definito nella struttura della contabilità. Nella tabella movimenti contratto (consultabile nell anagrafica contratto) vengono inseriti i riferimenti della fattura emessa. A fine elaborazione vengono visualizzati in griglia in una nuova colonna i numeri delle fatture emesse ed un flag che indica se per la fattura sono stati inclusi degli interventi.

12 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Manuale Operativo Premendo il doppio click sul numero della fattura è possibile richiamare il documento con la funzione standard di emissione fatture con la possibilità di procedere alla stampa. Esempio di fattura generata: Fatturazione dei contratti riepilogativa per cliente La funzione consente di raggruppare in un unica fattura i canoni dello stesso cliente (a condizione che i contratti siano della stessa tipologia). Per emettere un unica fattura occorre abilitare il Raggruppa Fatture per Cliente (verrà poi riproposto di default ad ogni apertura della maschera). Nella prima riga viene inserita in modo automatico una nota che indica il numero del contratto e gli estremi del periodo fatturato. Se la fattura viene eliminata dal Caricamento Fatture, in automatico vengono puliti i riferimenti nella tabella movimenti contratto per cui è possibile procedere di nuovo con la fatturazione del canone. Considerando che nell anagrafica dei contratti viene indicato il valore della voce per l intero anno mentre è possibile poi fatturare canoni parziali in fattura il prezzo delle voci viene ricalcolato in base alla percentuale della singola voce rispetto alla somma delle voci. Alla conferma di questa operazione, se il codice di pagamento e la banca risultano uguali, viene generata un unica fattura per tutti i contratti del cliente. Corpo della fattura

13 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Manuale Operativo Definizione del mese di fatturazione nei contratti La procedura consente di definire esattamente il mese in cui deve essere emessa la fattura: grazie alla modalità di fatturazione (FM INDICAZIONE MANUALE DEL MESE) è possibile per ogni rata specificare il mese in cui deve essere emessa la fattura; il mese può essere relativo all anno in corso, all anno precedente o a quello successivo. Esempio 2: mese nell anno precedente (contratto dal 01/01/2005 al 31/12/2005) ma si desidera fatturarlo a dicembre Gennaio N. Mesi Importo 1 Rata Mese Fatturazione ,00 Sì 12 (dell esercizio Precedente) Nei movimenti contratto viene calcolata la seguente scadenza: Mese Scadenza Anno scadenza Esempio 3: mese nell anno successivo (contratto dal 01/11/2005 al 30/10/2005) ma si desidera fatturarlo a marzo A fianco della colonna della prima rata è presente una colonna nella quale deve essere specificato il numero del mese. Novembre N. Mesi Importo 1 Rata Mese Fatturazione ,00 Sì 3 (dell esercizio Successivo) Nei movimenti contratto viene calcolata la seguente scadenza: Mese Scadenza Anno scadenza Se il mese è relativo all anno in corso è sufficiente, indicare il numero. Se il mese è relativo all anno successivo, si deve indicare il numero del mese seguito dalla lettera S. Se il mese è relativo all anno precedente, si deve indicare il numero del mese seguito dalla lettera P. Riportiamo qui di seguito alcuni esempi: Esempio 1: mese all interno dell anno (contratto dal 01/01/2005 al 31/12/2005) Gennaio N. Mesi Importo 1 Rata Mese Fatturazione ,00 Sì 6 Nei movimenti contratto viene calcolata la seguente scadenza: Mese Scadenza Anno scadenza

14 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Manuale Operativo 2.4 Rinnovo dei contratti La funzione permette di generare le scadenze per i rinnovi dei contratti al fine di procedere con le successive fatturazioni. Si accede alla funzione dal Menù Gestione Assistenze Rinnovo contratti: Mese / Anno: Si deve impostare obbligatoriamente il mese e l anno per il quale si desidera il rinnovo. Es. per i contratti con decorrenza 1/1/2001 e scadenza 31/12/2001 si deve impostare 1/2002 in quanto la ricerca viene effettuata in base alla data di decorrenza dell anno precedente a quello richiesto. Premendo il pulsante Estrai viene attivata la ricerca dei contratti validi che vengono elencati nella griglia con le nuove date di decorrenza e scadenza. I campi richiesti sono i seguenti: Tipo contratto: E possibile rinnovare i contratti per singola tipologia. Se esiste una sola tipologia di contratto il codice viene assunto in automatico. Estrazione rinnovo manuale: Il flag permette di selezionare i contratti che non prevedono il rinnovo automatico in quanto deve essere utilizzata una procedura differente. Se il flag è abilitato vengono eliminati dal video le selezioni per range di cliente e numero di contratto e abilitato un nuovo campo nel quale si deve impostare il codice del singolo contratto da rinnovare; Per procedere con il rinnovo è necessario selezionare i contratti in modo manuale oppure in modo globale con il pulsante Sel. Tutto. Premendo il pulsante Conferma viene effettuata la procedura di rinnovo che genera le nuove scadenze ed aggiorna nella testata del contratto le date di decorrenza e scadenza. Per i contratti estratti vengono rinnovati tutti i canoni previsti per l anno. Da cliente a cliente: E possibile impostare in modo opzionale il range dei codici clienti per estrarre i contratti. Da contratto a contratto: E possibile impostare opzionalmente il range dei codici contratto da estrarre. Se è stato raggiunto il numero dei rinnovi automatici definiti nell anagrafica del contratto non è possibile procedere con l estrazione in quanto si ritiene il contratto terminato; in questi casi è quindi necessario aumentare il numero di anni di rinnovo.

15 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Manuale Operativo 2.5 Aggiornamento Canoni Contratti La funzione permette di effettuare in modo automatico l aggiornamento dei prezzi dei contratti sia in aumento sia in diminuzione in base ad una percentuale oppure in base ai prezzi in vigore. Il valore del contratto è determinato dalla somma dei valori delle singole voci che lo compongono. Le voci del contratto sono costituite da articoli di magazzino: in base alle proprie esigenze è possibile operare in due modi: Considerare i prezzi validi dell anagrafica articoli o dei listini in base alle impostazioni del cliente Svincolare i prezzi delle voci dagli articoli di magazzino ed effettuare l aggiornamento in aumento o in diminuzione utilizzando il campo percentuale Stato: è possibile scegliere se considerare tutti i contratti oppure solo quelli Attivi oppure ancora solo quelli Sospesi (se non indicato vengono considerati i contratti con lo stato Attivo e Sospeso) Si accede alla funzione dal Menù Assistenza Aggiornamento Canoni Contratti: Una volta impostati i filtri desiderati e le modalità di calcolo, premere sul pulsante Estrai per avviare l elaborazione. I contratti elaborati vengono visualizzati in griglia indicando l importo originale del contratto ed il nuovo importo aggiornato; in questo esempio è stato effettuato un aumento del 10 % (se avessimo scelto l aggiornamento in base alle voci sarebbe stato individuato il prezzo corrente in base all anagrafica articoli o alle modalità di listino del cliente (listino standard o personalizzato). In fondo alla maschera sono inoltre presenti i pulsanti: Conferma: rende definitivo l aggiornamento dei prezzi appena elaborato Stampa: consente di ottenere un anteprima di stampa della griglia Excel: consente di esportare la griglia in un foglio Excel Il nuovo prezzo del contratto viene distribuito nelle singole voci che lo compongono e nello schema delle rate. Nel caso non si riesca a dividere in parti uguali le rate per motivi di arrotondamento, le eventuali parti in eccesso o difetto verranno attribuite alla prima rata. Nella maschera sono presenti i seguenti campi: Da/A cliente: opzionale, indica l intervallo dei clienti per i quali estrarre i contratti Da/A contratto: opzionale, indica l intervallo dei contratti da elaborare Maggiorazione: flag che indica di effettuare una variazione in aumento Diminuzione: flag che indica di effettuare una variazione diminuzione Aggiornamento Listino da Articolo Voce: flag che indica di effettuare l aggiornamento in base agli articoli Percentuale: indicare l eventuale percentuale da utilizzare per la variazione del prezzo Arrotondamento: in caso di inserimento di una percentuale occorre anche indicare il tipo di arrotondamento da eseguire (se non si imposta nulla verrà utilizzato l arrotondamento matematico). I nuovi prezzi verranno considerati nel prossimo rinnovo dei contratti in quanto gli attuali canoni da fatturare non vengono modificati: è quindi importante effettuare l operazione di aggiornamento dei canoni prima di effettuare i rinnovi.

16 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Manuale Operativo 3 Gestione interventi La procedura permette di gestire interamente le fasi di un intervento tecnico partendo dalla registrazione della chiamata fino alla fatturazione dei servizi prestati e dei materiali utilizzati. 3.2 Registrazione interventi Si accede alla funzione dal Menù Gestione Assistenze Registrazione Interventi: In sintesi: La registrazione di un intervento prevede le seguenti fasi, che possono comunque essere personalizzate in base alle esigenze specifiche: Registrazione Chiamata Intervento in stato A (Attesa) Caricamento dati relativi alla richiesta del cliente, la data e l oggetto Stampa Rapportino (quale richiesta intervento) Effettuazione Intervento Intervento in stato R (modifica manuale dello stato di attesa) Caricamento dati relativi la data di intervento, orari, tempi e operazioni Elenco delle eventuali parti sostituite Stampa Rapportino finale (quale documento di addebito) Addebito Intervento Intervento in stato C (modifica automatica dello stato se viene generato l addebito) Definizione dei dati di fatturazione Generazione dell eventuale addebito La definizione della stato di un intervento può essere fatta comunque manualmente, al fine di decidere come trattare ogni singola richiesta. 3.1 Tabella Tecnici Prima di iniziare l inserimento degli interventi è necessario codificare l elenco dei tecnici che operano sia all esterno che all interno della sede dell azienda. I dati richiesti sono: Cliente: Deve essere impostato il cliente che ha richiesto l intervento; il codice deve essere presente nell archivio dei clienti standard della procedura, oppure caricato al momento selezionando l opzione di inserimento presente nella lista 3. Diverso destinatario: Se per il cliente selezionato sono state codificate diverse destinazioni viene abilitato il campo che permette di specificare la effettiva destinazione nella quale si deve effettuare l intervento. Se infine il cliente infine risulta possessore di un contratto di assistenza allora viene richiesto un ulteriore campo che permette di specificare il contratto per la combinazione di cliente / destinatario diverso. Il numero del contratto non è obbligatorio in quanto l intervento potrebbe essere effettuato su oggetti non coperti dal contratto. Si accede alla funzione dal Menù Archivi Tabelle Società Tabella Tecnici. La tabella contiene i campi base: Codice: inserire il codice da assegnare al tecnico; impostare fino ad un massimo di 4 caratteri alfanumerici. Descrizione: Nominativo del tecnico. 3 Selezionando un cliente che ha attivo un contratto di assistenza, in automatico viene caricato il numero del contratto e quindi vengono resi subito disponibili gli oggetti in manutenzione presenti nel contratto. Nel caso in cui si voglia inserire un intervento non coperto dal contratto, è necessario pulire il campo numero contratto.

17 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Manuale Operativo In fondo alla maschera sono presenti dei pulsanti che permettono di: Conferma : confermare i dati inseriti relativamente agli oggetti in manutenzione del cliente nella omonima cartella. La pressione del pulsante consente di memorizzare i dati, che vengono resui subito disponibili per l inserimento di un intervento; la pressione del pulsante non comporta la pulizia della maschera. Cartella Oggetti In Manutenzione Permette di inserire gli oggetti in manutenzione del cliente, non collegati ai contratti; nel caso di interventi collegati a contratti, gli oggetti in manutenzione assegnati in fase di codifica della voce di contratto vengono caricati in modo automatico senza la possibilità di variazione. Nuovo : Varia : Elimina : Stampa : per inserire un nuovo intervento. per variare l intervento attualmente selezionato nella griglia Elenco Interventi. per eliminare l intervento selezionato nella griglia previo ulteriore conferma. attiva una nuova maschera di stampa che permette di ottenere un elenco sintetico degli interventi (ved. Paragrafo Stampa Elenco interventi ). In fase di registrazione di un intervento, è necessario verificarne prima l oggetto, e se l intervento si riferisce ad oggetti già esistenti è possibile passare direttamente alla compilazione dell intervento, altrimenti gli stessi vanno preventivamente inseriti. Prima di passare all inserimento dell intervento vero e proprio, la maschera della funzione presenta le seguenti informazioni (suddivise in cartelle): Cartella Elenco interventi Nella cartella vengono visualizzati gli interventi in base ai flag Mostra Interventi. Mostra tutti gli interventi effettuati: Il flag permette di visualizzare tutti gli interventi definiti per la combinazione cliente / destinatario / contratto definita precedentemente. Mostra solo gli interventi da completare: Il flag permette di visualizzare i soli interventi che risultano ancora aperti (vedi definizione successiva dello stato dell intervento). Di default il flag è posizionato su Mostra interventi da completare in modo tale di evidenziare subito gli interventi in corso. Il significato dei campi visualizzati nella cartella viene descritto successivamente in quanto i dati vengono definiti nella maschera di registrazione del singolo intervento. I dati richiesti sono: Oggetto: La codifica è del tipo manuale per cui non collegata a codici articolo; deve essere indicato un codice rappresentativo dell apparecchiatura che necessita intervento fino ad un massimo di 20 caratteri. Nel caso di interventi per soli servizi (es. contratti software) si può indicare un codice generico per il pacchetto in manutenzione. Descrizione: Indicare la descrizione dell oggetto in manutenzione. Matricola: Campo opzionale per indicare il numero di matricola per l oggetto in manutenzione. Se indicato viene riportato nel modulo di intervento. Data carico: Campo opzionale per indicare la data di acquisto del prodotto da parte del cliente. Per cancellare righe di oggetti è necessario posizionarsi nella riga e premere i tasti Shift Canc. Cartella Voci Contratto Se il cliente ha un contratto precedentemente inserito, vengono visualizzate a scopo informativo le relative voci.

18 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Manuale Operativo Inserimento di un nuovo intervento Nella maschera di registrazione dell intervento viene richiesto obbligatoriamente l oggetto sul quale deve essere effettuato l intervento stesso: prima di attivare l inserimento di un nuovo intervento, è necessario che siano presenti oggetti di manutenzione collegati al contratto o al cliente. Se non sono presenti oggetti, il pulsante Nuovo non si attiva Premendo il tasto Nuovo appare la seguente maschera: La gestione di un intervento può essere suddivisa in due fasi: Inserimento chiamata: in questa fase si specificano i dati necessari per stampare il modulo di intervento in modo tale di documentare la richiesta. Completamento dell intervento: in questa fase vengono indicati i dati rilevati dal tecnico che ha effettuato l intervento procedendo alla sola registrazione in archivio oppure alla fatturazione dei servizi o dei pezzi di ricambio utilizzati. I dati richiesti sono: Oggetto: Impostare l oggetto in manutenzione del cliente in modo manuale o selezionandolo dalla lista. Data richiesta: Impostare la data in cui il cliente ha segnalato l intervento. Di difetto viene proposta la data di sistema. Ora richiesta: Impostare l ora in cui il cliente ha segnalato l intervento. Di difetto viene proposta l ora di sistema. Tipo intervento: E possibile effettuare interventi con le seguenti tipologie: T = intervento telefonico, C = Cliente, S = Sede. Per tutti i tipi di interventi è possibile procedere con la stampa del rapportino (anche se il tecnico rimane in sede) e con la fatturazione dei servizi. Di difetto viene proposto il tipo C. Stato intervento: Gli stati previsti sono: A = Attesa, R = Risolto, C = Contabilizzato e N Non Addebitabile. Di difetto all atto dell inserimento l intervento passa in stato di attesa. A termine intervento è possibile indicare manualmente lo stato risolto oppure cambiare lo stato in contabilizzato nel caso in cui viene emesso un documento contabile. Rif. Problema: E possibile indicare o selezionare dai dati precedentemente inseriti negli altri interventi una descrizione breve del problema da utilizzare a scopo statistico. Problema: Indicare il problema segnalato dal cliente. Stampa rapporto: Con i dati inseriti è possibile procedere direttamente alla stampa del rapporto di intervento. Se si conosce a priori il nome del tecnico che effettuerà l intervento è possibile inserirlo prima di effettuare la stampa. Il pulsante stampa avvia in automatico anche la registrazione dell intervento. Data intervento: Indicare la data in cui è stato completato l intervento. N. Bolletta: è possibile indicare il numero della bolletta che è prestampato nel blocco assegnato al tecnico. Ora intervento: Indicare l ora di inizio dell intervento. Durata intervento (min.): Indicare il tempo necessario per risolvere l intervento espresso in minuti. Tecnico: Indicare il codice del tecnico che ha effettuato l intervento in modo manuale oppure selezionandolo dalla lista. Risoluzione: Riportare le note descrittive che il tecnico ha indicato nel rapporto di intervento in relazione alle operazioni svolte per risolvere il problema. Note: Campo note descrittive interne relative alla risoluzione dell intervento Listino: Se l intervento viene fatturato è possibile indicare il codice listino da cui prelevare i prezzi di vendita per i ricambi. Se non indicato i prezzi vengono prelevati dall anagrafica articolo. Il campo viene riproposto al successivo inserimento. Listino personalizzato: Se indicato i prezzi vengono ricercati nel listino personalizzato collegato al cliente. Il campo viene riproposto al successivo inserimento. Usa prezzi con Iva: Se indicato vengono estratti i prezzi con Iva in base alle selezioni precedenti. L attivazione del flag Usa prezzi con Iva serve per indicare che il prezzo indicato in griglia è comprensivo di Iva. La generazione dell eventuale documento fiscale avviene comunque al netto di Iva (quindi, il codice documento utilizzato per l addebito non dovrà prevedere tale gestione). Nota: inserendo un nuovo intervento viene in automatico riportato nella maschera del dettaglio intervento il codice oggetto sul quale l utente ha posizionato il cursore in modo tale di evitare di reimpostarlo; se il cursore è posizionato in un altra parte della maschera, si dovrà impostare manualmente l oggetto. La maschera è unica per entrambi le fasi per cui è compito dell utente stabilirne la modalità di utilizzo; è possibile procedere nella stessa sessione alla registrazione e fatturazione dell intervento qualora la gestione degli interventi venga effettuata in modo manuale.

19 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Manuale Operativo In fondo alla maschera è presente il pulsante Parametri Documento che attiva la seguente maschera: LOGICA di generazione delle righe nel documento di addebito Se abilitata la stampa numero intervento nella stringa inserire Se abilitata la stampa anche numero bolletta Se abilitata la stampa solo numero bolletta Se abilitata la stampa codice oggetto Se abilitata la stampa descrizione oggetto Se abilitata la stampa sia codice oggetto che descrizione Se abilitata la stampa del numero di matricola Se abilitata la stampa del nome tecnico Se abilitata la stampa risoluzione viene stampata Se abilitata la stampa delle note Nr. Intervento NNN del dd/mm/yy Nr. Intervento NNN Numero bolletta BBBB del dd/mm/yy Numero bolletta BBBB del dd/mm/yy Viene aggiunta alla stringa la dicitura su + il codice dell oggetto Viene aggiunta alla stringa la dicitura su + la descrizione Viene aggiunta alla stringa la dicitura su + il codice dell oggetto + la descrizione. Viene aggiunta alla stringa la dicitura Matricola + la matricola. Viene stampata su nuova riga l intestazione del tecnico + il nome del tecnico Su nuova riga l intestazione della risoluzione + la risoluzione (solo se valorizzata) Viene stampata su nuova riga l intestazione della note + le note (solo se valorizzate) Nella maschera sono presenti i seguenti campi: Stampa numero intervento: indica se nel documento si devono stampare i riferimenti del numero di intervento interno. Stampa numero bolletta: indica se nel documento si devono stampare i riferimenti del numero di bolletta. Stampa codice oggetto: indica se nel documento si deve stampare il codice dell oggetto in manutenzione. Stampa descrizione oggetto: indica se nel documento si deve stampare la descrizione dell oggetto in manutenzione. Stampa numero di matricola: indica se nel documento si deve stampare il numero di matricola relativo all oggetto. Stampa nome tecnico: indica se nel documento si deve stampare il nome del tecnico che ha effettuato l intervento; nel campo successivo si deve impostare la descrizione da anteporre al nome del tecnico. Stampa risoluzione: indica se nel documento si deve stampare la risoluzione dell intervento; nel campo successivo si deve impostare la descrizione da anteporre alla risoluzione. Stampa note: indica se nel documento si devono stampare le note dell intervento; nel campo successivo si deve impostare la descrizione da anteporre alle note.

20 ASSISTENZA: Gestione Contratti e Interventi Manuale Operativo Cartella parti sostituite E possibile indicare le parti di ricambio sostituite che devono essere precedentemente codificate come articoli di magazzino. Nella griglia deve essere impostato il codice articolo oppure selezionato dalla lista; in automatico viene visualizzata la descrizione ed il prezzo unitario in base alle condizioni definite sui listini; di difetto viene proposta la quantità di 1 pezzo modificabile. Se l intervento non deve essere addebitato l elenco delle parti sostituite può servire solo a livello statistico nel caso sia stata emesso regolare documento di trasporto oppure è possibile scaricare direttamente il magazzino come descritto successivamente. E inoltre possibile modificare la descrizione degli articoli inseriti nella griglia delle Parti Sostituite in modo tale di poter utilizzare articoli generici salvati in anagrafica e indicare poi i dettagli specifici nella descrizione direttamente digitando nel relativo campo Fatturazione di un intervento I seguenti campi consentono la gestione delle informazioni finalizzate alla generazione di movimenti di magazzino e documenti di addebito. Articolo per addebito: Viene proposto il codice articolo per l addebito delle spese generiche quali le ore lavorative e le spese di trasferta nel caso di interventi non legati a contratti in quanto per i contratti sono previsti due specifici campi. Confermando il codice articolo viene visualizzata la descrizione con la possibilità di variarla in modo tale di specificare l esatta motivazione dell addebito. Il codice articolo non verrà in ogni caso scaricato dal magazzino in quanto nei documenti verrà trasformato come articolo asterisco. Spese generiche: E possibile indicare l importo globale delle spese sostenute. Se l intervento è legato al contratto vengono attivati anche i campi diritto chiamata e costo kilometri in base all abilitazione nella tipologia del contratto. Il diritto chiamata viene prelevato direttamente dal contratto mentre il costo kilometri viene calcolato moltiplicando il numero dei kilometri per il costo kilometrico definito nel contratto. Anche questi 2 campi sono legati agli articoli definiti nella tipologia contratto ma vengono poi trasformati come codice asterisco. E possibile modificare i valori proposti o azzerarli nel caso in cui non si vogliano addebitare. Fatturare S/N: Viene sempre richiesto se l intervento deve essere fatturato o meno in quanto anche se sono indicati prezzi di ricambio o spese aggiuntive è facoltà dell utente decidere come comportarsi. Di default viene proposto il valore N. Caso N Nel caso in cui sono state inserite delle parti sostituite ma non risulti necessario procedere con la fatturazione è possibile emettere un movimento di scarico del magazzino indicando la causale di magazzino ed il magazzino di scarico (di default viene proposto quello definito nei parametri della procedura). Alla conferma viene richiesto se si deve procedere o meno con la generazione del movimento. Cartella Personalizza Nella maschera è attiva la personalizzazione on fly per cui è possibile definire nella cartella campi utente. Per attivare la personalizzazione è necessario che la maschera sia vuota per cui è necessario dapprima premere il tasto Pulisci. Dopo aver premuto il tasto pulisci non è più possibile riprendere con la registrazione dell intervento in quanto non sono più visibili i codici oggetto in manutenzione legati al cliente. Premendo Si viene generato il movimento di magazzino. L intervento viene chiuso in automatico fissando lo stato al valore R (risolto). Premendo No non viene generato il movimento di magazzino. Per chiudere l intervento è necessario fissare manualmente lo stato al valore R. Caso S Se l intervento deve essere fatturato è necessario indicare il codice documento; i tipi di documento validi sono del tipo BC (bolla cliente) e BF (bolla fattura). Se l intervento è collegato ad un contratto allora viene proposto il codice del documento per interventi memorizzato nella tabella tipologia contratti. E possibile quindi emettere direttamente fattura oppure bolla di trasporto che verrà fatturata successivamente con la funzione standard oppure nella funzione fatturazione contratti se l intervento è collegato al contratto.