Sistema di Booking online Manuale utente

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1 Sistema di Booking online Manuale utente

2 1. Una visione di insieme Dal sito della Convention CGM ( in qualsiasi momento è possibile premere il pulsante per accedere al portale di Booking. 2. Iscrizione al portale La prima schermata del portale si presenta come l immagine riportata di seguito. 2

3 L unico campo compilabile è quello indicato con INSERISCI LA TUA MAIL dove occorre indicare un indirizzo valido. A seguire premere il tasto ACCEDI L indirizzo NON è riconosciuto Se l indirizzo non è tra quelli già presenti a sistema, si sarà invitati a ultimare la registrazione indicando una password a proprio piacimento e selezionare un profilo utente. I profili, come indicato nella legenda, sono: - Privato: profilo per registrazioni individuali - Riservato: profilo riservato allo staff CGM Milano e sotto controllo dello stesso - Gruppo (partecipanti <10): profilo per iscrizione di gruppi fino a 9 partecipanti - Gruppo (partecipanti >=10): profilo per iscrizione di gruppi con più di 10 partecipanti. Da diritto ad uno sconto di 20 a persona sulla quota di partecipazione Premendo ISCRIVI si riceverà una mail con le istruzioni per ultimare la registrazione. 3

4 2.2. L indirizzo è riconosciuto Se l indirizzo è tra quelli già presenti a sistema, viene chiesto di inserire la propria password (quella inserita in fase di registrazione come spiegato al punto 2.1). Nel caso in cui non ci si ricordi la password è possibile premere il pulsante RECUPERA PASSWORD per ricevere una mail con le informazioni richieste (è obbligatorio indicare l indirizzo e il profilo di appartenenza) Attivazione account Per ultimare la registrazione occorre attendere di ricevere la mail di conferma nella quale è inserito un link che va premuto per attivare l account e verificare che l indirizzo è valido e presidiato. Arrivati sul portale si sarà informati che l è stata verificate e che occorre procedere con il completamento dell anagrafica Completamento anagrafica In base al profilo selezionato verranno richiesti dei dati da inserire quali ragione sociale, indirizzo, codice fiscale, p.iva, telefono, 4

5 3. Iscrizione partecipanti Dopo avere effettuato l accesso al portale di Booking oppure in ogni momento premendo il pulsante nella barra dei menu in alto è possibile visualizzare l evento al quale iscriversi. Premendo sul titolo dell evento THE SOCIAL WAY, appena sotto l immagine quadrata che lo rappresenta, si accederà alla schermata con i dettagli della Convention. 5

6 Il pulsante verde a destra con scritto ISCRIVI permette di indicare i riferimenti delle persone che si vogliono iscrivere. Ogni tipo di profilo (Privato, Gruppo <10, Gruppo >=10) ha la possibilità di iscrivere più persone e non c è alcun limite a questo. Il profilo Gruppo >=10 ha un controllo che impedisce di procedere con il pagamento se non sono iscritte almeno 10 persone. Nella schermata Iscrizione in corso è necessario fornire i dati del partecipante e nello specifico è obbligatorio indicare nome, cognome, data di nascita, cooperativa/ente/associazione e ruolo. Nella parte di destra è possibile scegliere le eventuali camere d albergo. Nei menù a tendina sono riportate, per ciascun albergo, le tipologie delle camere disponibili e il relativo prezzo. IMPORTANTE: La camera è associata alla persona che si sta iscrivendo in quel momento e non è detto che tutte le iscrizioni debbano avere una camera associata. In una fase successiva, nel carrello, sarà possibile tramite una funzione denominata Rooming, effettuare gli abbinamenti tra iscritti e camere opzionate. Le scelte sono confermate premendo ISCRIVI. L operazione è iterabile finché non si sono iscritti tutti i partecipanti. Ogni nuova iscrizione farà aumentare il contatore vicino al pulsante CARRELLO nella barra dei menu. 6

7 4. Carrello Nel carrello è possibile verificare le iscrizioni effettuate. Per ogni partecipante sono indicati i riferimenti inseriti e se è intestatario di una camera. Ogni singola iscrizione può essere eliminate premendo il bidone. IMPORTANTE: Se viene eliminata una iscrizione alla quale era associata anche una camera, verrà automaticamente cancellata anche la prenotazione della camera Abbinamento camere Con il pulsante rooming di fianco a ciascuna camera prenotata, è possibile procede con gli abbinamenti delle persone alla camera. Il primo campo è un testo libero è possibile specificare delle note relative alla camera (nell esempio Marito e Moglie). A seguire sono riportati tanti campi quante sono le persone che al massimo possono occupare la stanza (nell esempio due). Un menu a tendina visualizzerà i nominativi delle persone iscritte. Premendo SALVA si confermerà la scelta. 7

8 4.2. Pagamento Verificato che il carrello è corretto e che le camere sono state abbinate è possibile procedere con il pagamento. Selezionare l opzione bonifico sulla destra e premere il pulsante PAGA ORA. Verrà presentata una schermata di riepilogo che volendo è possibile stampare (anche se è una scelta poco ecologica) e verrà inviata una mail di conferma che ricorda di procedere, secondo i canali a propria disposizione, con il pagamento del bonifico. A questo punto il carrello si svuota ed è possibile seguire l avanzamento delle iscrizioni nella sezione Le mie iscrizioni. 5. Verifiche In qualsiasi momento è possibile accedere al portale Booking per seguire l avanzamento delle proprio iscrizioni accedendo alla sezione Le mie iscrizioni: Gli stati delle iscrizioni possono essere: - nel carrello, non inviata e non ancora validata: l iscrizione è nel carrello - in attesa di pagamento: è stato premuto il pulsante PAGA ed è stata inviata la mail per procedere con il pagamento - attiva e accettata: il pagamento è andato a buon fine e l amministrazione ne ha evidenza - fatturata: è stata emessa la fattura IMPORTANTE: È sempre possibile effettuare nuove iscrizioni anche se alcune sono già stata fatte e pagate. 8

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