Accettazione e Richiesta dell Aiuto Finanziario MANUALE PER L USO DELLA PROCEDURA ON LINE

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1 PROGRAMMA ATTUATIVO REGIONALE (PAR) DEL FONDO AREE SOTTOUTILIZZATE (FAS) D.G.R. VIII/10879 DEL 23 DICEMBRE 2009 AVVISO PER LA PRESENTAZIONE DI DOMANDE DI ACCESSO A CONTRIBUTI PER L AMMODERNAMENTO DELLE DOTAZIONI LABORATORIALI DELLE ISTITUZIONI FORMATIVE ACCREDITATE E ISCRITTE ALLA SEZIONE A DELL ALBO REGIONALE DEGLI OPERATORI ACCREDITATI PER I SERVIZI DI ISTRUZIONE E FORMAZIONE PROFESSIONALE E DEGLI ISTITUTI TECNICI E PROFESSIONALI STATALI CHE EROGANO PERCORSI DI ISTRUZIONE E FORMAZIONE PROFESSIONALE DI SECONDO CICLO Accettazione e Richiesta dell Aiuto Finanziario MANUALE PER L USO DELLA PROCEDURA ON LINE AGOSTO 2010

2 PREMESSA Il presente Manuale è finalizzato all accompagnamento passo-passo dei Soggetti Beneficiari, titolari di domande finanziate a valere sull Avviso per la presentazione di domande di accesso a contributi per l ammodernamento delle dotazioni laboratoriali delle istituzioni formative accreditate e iscritte alla sezione A dell Albo regionale degli operatori accreditati per i servizi di istruzione e formazione professionale e degli istituti tecnici e professionali statali che erogano percorsi di istruzione e formazione professionale di secondo ciclo, al fine di presentare la Dichiarazione di Accettazione del contributo concesso e per le successive fasi di Richiesta di Erogazione dello stesso e di Rendicontazione. Si ricorda che tutte le informazioni relative all uso della procedura on-line possono essere richieste a assistenzaweb@regione.lombardia.it oppure telefonando al numero verde: Per informazioni tecniche relative all Avviso, alle Linee Guida di Rendicontazione ed ai relativi allegati è attivo invece il seguente indirizzo laboratorifasifl@regione.lombardia.it Redatto da Staff U.O. Sistema Educativo ed Università 2

3 LOGIN AL SISTEMA E SCELTA DEL PROFILO LOGIN Aprire l indirizzo web: L utente registrato accede al sistema inserendo la propria User ID e Password e cliccando sul tasto ENTRA. Utilizzando l area MENU, presente in alto a sinistra nella pagina, dovrà selezionare il link Scegli soggetto richiedente utile per visualizzare e selezionare i profili del Soggetto Richiedente già inseriti nel Sistema. Fra i diversi profili eventualmente disponibili scegliere quello relativo al Soggetto Beneficiario. ATTENZIONE: E possibile che utenti con diverse tipologie di abilitazione abbiano numerosi profili disponibili nel menù; prestare pertanto attenzione ad effettuare la scelta corretta. Redatto da Staff U.O. Sistema Educativo ed Università 3

4 COMPILARE ED INVIARE LA DICHIARAZIONE DI ACCETTAZIONE DEL CONTRIBUTO Utilizzando il Profilo prescelto cliccare sulla voce Dossier Progetti che sarà comparsa nell area MENU. Nella pagina DOSSIER PROGETTI individuare la riga relativa alla voce FAS - Laboratori, ed individuare la colonna FINANZIATI. Cliccando sulla cifra sarà possibile entrare nel proprio fascicolo ed individuare i progetto finanziati. Si apre a questo punto la schermata ELENCO PROGETTI DEL BANDO FAS-LABORATORI, che permette di vedere il/i progetto/i provvisoriamente finanziato/i e di presentare la Dichiarazione di Accettazione del contributo. Cliccare quindi sull icona per accedere alle opzioni Avanzamento Progetto. Apparirà a video la pagina MODULO DI GESTIONE WORKFLOW DEL PROGETTO LABORATORI che mostra gli step disponibili per il progetto selezionato; per aiutare l utente la grafica mostra in colore verde lo step effettuabile (numero 4 Accettazione del Contributo). Cliccare pertanto sul palloncino numero 4, che sarà di colore verde. Redatto da Staff U.O. Sistema Educativo ed Università 4

5 Il Sistema a questo punto genererà il Modulo Elettronico per la verifica dei dati di progetto e la generazione delle dichiarazioni di accettazione. Il Modulo contiene le seguenti Sezioni: A) Dati Generali B) Spese Ammissibili C) Firmatario D) Responsabile del Procedimento E) Sede della Documentazione F) Dichiarazioni G) Documenti H) Invio elettronico Le Sezioni A) Dati Generali e B) Spese Ammissibili riepilogano esclusivamente i dati di progetto e non prevedono imputazioni; verificare attentamente i dati proposti e - se tutto è a posto - cliccare su CONTINUA per passare alla sezione successiva. La Sezione C) Firmatario consente di indicare la persona che firmerà la dichiarazione di accettazione del contributo; cliccare sulla lente di ingrandimento per effettuare la ricerca del firmatario ed inserirlo nella procedura compilando i campi eventualmente mancanti. Cliccare su CONTINUA per passare alla sezione successiva. La Sezione D) Responsabile del Procedimento consente di verificare l esattezza dei dati del Responsabile del Procedimento; qualora i dati siano corretti cliccare su CONTINUA per passare alla sezione successiva. ATTENZIONE: Se i dati visualizzati risultano errati, abbandonare la procedura ed effettuare preliminarmente tutte le necessarie correzioni nel Modulo di Profilazione del Soggetto Beneficiario. Il confermare dati errati o incongruenti potrebbe rendere invalida la dichiarazione. La Sezione E) Sede della Documentazione permette di inserire la sede dove saranno conservati tutti i documenti cartacei ed elettronici relativi al progetto, ai fini dei controlli regionali e nazionali. E pertanto molto importante compilare correttamente i campi proposti. Cliccare su CONTINUA per passare alla sezione successiva. La Sezione F) Dichiarazioni consente di effettuare le dichiarazioni ai sensi del D.P.R. 445/2000, previste per l accettazione del contributo pubblico. Compilare con attenzione tutte le dichiarazioni previste e quindi cliccare su CONTINUA per passare alla sezione successiva. La Sezione G) Documenti consente di caricare a bordo del sistema il documento attestante la formale delega di firma; la presenza della delega è obbligatoria qualora la firma non sia effettuata dal legale rappresentante dell Ente. La Sezione H) Invio elettronico consente di terminare la procedura on-line e passare alla produzione della modulistica elettronica. Prima di effettuare l invio elettronico (salvataggio definitivo di tutti i dati caricati) verificare con attenzione di aver compilato correttamente tutte le sezioni; in caso di dubbi o dati incompleti spuntare Continuo senza inviare elettronicamente, cliccare su CONTINUA e quindi procedere al reperimento e caricamento dei dati mancanti. Qualora l esito della verifica delle sezioni dia invece esito positivo ed i dati siano stati tutti correttamente caricati nel sistema, spuntare la voce Invio elettronicamente i dati e cliccare su CONTINUA; il corretto salvataggio dei dati nel Sistema sarà confermato con un messaggio di pop-up. Redatto da Staff U.O. Sistema Educativo ed Università 5

6 E possibile a questo punto procedere alla generazione della Dichiarazione elettronica. Il Sistema tornerà automaticamente alla pagina MODULO DI GESTIONE WORKFLOW DEL PROGETTO LABORATORI che mostra gli step disponibili per il progetto selezionato; il palloncino numero 4 sarà adesso colorato di blu (o di giallo se non si è effettuato l invio elettronico). Cliccare pertanto sul palloncino numero 5, che sarà di colore verde. Si aprirà a questo punto la pagina utile per lo scaricamento del Documento di Accettazione e per la sua successiva trasmissione formale (upload). Cliccare su DOWNLOAD per scaricare sul proprio computer il documento. Redatto da Staff U.O. Sistema Educativo ed Università 6

7 Una maschera di pop-up apparirà sullo schermo; selezionare SALVA e salvare sul disco fisso del proprio computer il file Acrobat.pdf contenente la dichiarazione precompilata (sarà possibile attribuire un nome di nostro gradimento al file in fase di scaricamento). Una volta scaricato il file prendere nota della posizione sul disco fisso e del nome attribuito, in maniera da ritrovarlo con facilità. Procedere quindi alle firme digitali del documento appena scaricato Firma Digitale di un Documento La nuova procedura informatizzata prevede che i documenti generati dal Sistema Informativo Regionale siano trasmessi alla Regione esclusivamente con modalità elettronica e firma digitale. Tale disposizione implica che i file precompilati dalla procedura on-line debbano essere necessariamente sottoscritti digitalmente dal legale rappresentante dell Ente o dal suo delegato dopo il loro scaricamento sulla memoria locale del computer e quindi una volta firmati caricati nuovamente nel Sistema Informativo. La firma digitale può essere apposta utilizzando la Carta Regionale dei Servizi (CRS) o qualunque altro sistema di firma digitale forte presente sul mercato, ivi compresa la Carta SISS di Lombardia Integrata o le Smart-Card di Infocamere, delle Poste, della Banca di Roma, ecc.. Per un elenco delle Autorità di Certificazione abilitate in Italia al rilascio della firma digitale è possibile fare riferimento al seguente link: certificatori accreditati. Come firmare un documento con la CRS Per la firma digitale con CRS, sul computer del Legale Rappresentate (o del suo delegato) dovrà essere stato preventivamente installato il software CRS Manager, reperibile all interno del CRS-kit (lettore di smart card Bit4id + CD-Rom) o sul sito che riporta anche tutte le indicazioni per l installazione ed il test del programma. Si dovrà inoltre disporre di un lettore di Smart-Card per la lettura fisica della CRS e del PIN Code della carta, ricevuto via posta all atto dell emissione della carta o richiesto successivamente all ASL di appartenenza (presso lo sportello scelta e revoca del medico) o al Comune di residenza (verificare sul sito i Comuni che hanno già attivato il servizio). Dopo aver preparato la CRS ed aver collegato al PC il lettore di Smart-Card, aprire il software CRS Manager e cliccare sulla voce Firma un documento. Cercare sul proprio computer il documento.pdf precedentemente salvato e da firmare con il tasto sfoglia ed aprirlo a video. Inserire la CRS del Legale Rappresentante o del suo delegato nel lettore e firmare il documento cliccando sul tasto Firma (sarà chiesto di inserire il PIN Code). Chiudere e salvare il documento firmato senza cambiare il nome del file proposto e dell eventuale estensione.p7m. Chiudere il CRS Manager. Redatto da Staff U.O. Sistema Educativo ed Università 7

8 Una volta firmato digitalmente il file del Documento di Accettazione del Contributo è necessario caricare lo stesso (upload) nel Sistema informativo. Utilizzare il tasto SFOGLIA per reperire il file firmato digitalmente sulla memoria del proprio PC. ATTENZIONE: Il file firmato ha mantenuto lo stesso nome del file originario, ma dovrebbe aver cambiato l icona di riferimento e riporta l estensione.p7m. Cercare con attenzione il file corretto poiché quello e solo quello sarà poi accettato dal Sistema Informativo in fase di caricamento on-line. Procedere all upload del file firmato cliccando sul tasto CARICA, il Sistema procederà automaticamente alla protocollazione del documento. Dopo la protocollazione il file sarà reperibile anche all interno del fascicolo elettronico di progetto (cartellina documenti ). Redatto da Staff U.O. Sistema Educativo ed Università 8

9 COMPILARE ED INVIARE LA RICHIESTA DI ANTICIPAZIONE DEL CONTRIBUTO Utilizzando il Profilo prescelto cliccare sulla voce Dossier Progetti che sarà comparsa nell area MENU. Nella pagina DOSSIER PROGETTI individuare la riga relativa alla voce FAS - Laboratori, ed individuare la colonna FINANZIATI. Cliccando sulla cifra sarà possibile entrare nel proprio fascicolo ed individuare i progetto finanziati. Si apre a questo punto la schermata ELENCO PROGETTI DEL BANDO FAS-LABORATORI, che permette di vedere il/i progetto/i provvisoriamente finanziato/i e di presentare la Dichiarazione di Accettazione del contributo. Cliccare quindi sull icona per accedere alle opzioni Avanzamento Progetto. Apparirà a video la pagina MODULO DI GESTIONE WORKFLOW DEL PROGETTO LABORATORI che mostra gli step disponibili per il progetto selezionato; per aiutare l utente la grafica mostra in colore verde lo step effettuabile (numero 6 Richiesta di erogazione della quota di anticipo). Cliccare pertanto sul palloncino numero 6, che sarà di colore verde. Redatto da Staff U.O. Sistema Educativo ed Università 9

10 Il Sistema a questo punto genererà il Modulo Elettronico per la verifica dei dati di progetto e la generazione delle dichiarazioni di accettazione. Il Modulo contiene le seguenti Sezioni: A) Dati Generali B) Firmatario C) Erogazione D) Dichiarazioni E) Documenti F) Invio elettronico La Sezione A) Dati Generali riepiloga esclusivamente i dati di progetto e non prevede imputazioni; verificare attentamente i dati proposti e - se tutto è a posto - cliccare su CONTINUA per passare alla sezione successiva. La Sezione B) Firmatario consente di indicare la persona che firmerà la dichiarazione di accettazione del contributo; cliccare sulla lente di ingrandimento per effettuare la ricerca del firmatario ed inserirlo nella procedura compilando i campi eventualmente mancanti. Cliccare su CONTINUA per passare alla sezione successiva. La Sezione C) Erogazione riepiloga i dati finanziari del progetto ed la quota in anticipazione assegnata; non prevede imputazioni. Verificare attentamente i dati proposti e - se tutto è a posto - cliccare su CONTINUA per passare alla sezione successiva. La Sezione D) Dichiarazioni consente di effettuare le dichiarazioni ai sensi del D.P.R. 445/2000, previste per l accettazione del contributo pubblico. Compilare con attenzione tutte le dichiarazioni previste e quindi cliccare su CONTINUA per passare alla sezione successiva. La Sezione E) Documenti consente di caricare a bordo del sistema il documento attestante la formale delega di firma; la presenza della delega è obbligatoria qualora la firma non sia effettuata dal legale rappresentante dell Ente. La Sezione F) Invio elettronico consente di terminare la procedura on-line e passare alla produzione della modulistica elettronica. Prima di effettuare l invio elettronico (salvataggio definitivo di tutti i dati caricati) verificare con attenzione di aver compilato correttamente tutte le sezioni; in caso di dubbi o dati incompleti spuntare Continuo senza inviare elettronicamente, cliccare su CONTINUA e quindi procedere al reperimento e caricamento dei dati mancanti. Qualora l esito della verifica delle sezioni dia invece esito positivo ed i dati siano stati tutti correttamente caricati nel sistema, spuntare la voce Invio elettronicamente i dati e cliccare su CONTINUA; il corretto salvataggio dei dati nel Sistema sarà confermato con un messaggio di pop-up. E possibile a questo punto procedere alla generazione della Richiesta elettronica. Il Sistema tornerà automaticamente alla pagina MODULO DI GESTIONE WORKFLOW DEL PROGETTO LABORATORI che mostra gli step disponibili per il progetto selezionato; il palloncino numero 6 sarà adesso colorato di blu (o di giallo se non si è effettuato l invio elettronico). Cliccare pertanto sul palloncino numero 7, che sarà di colore verde. Redatto da Staff U.O. Sistema Educativo ed Università 10

11 Si aprirà a questo punto la pagina utile per lo scaricamento del Documento di Richiesta della Quota in Anticipazione e per la sua successiva trasmissione formale (upload). Cliccare su DOWNLOAD per scaricare sul proprio computer il documento. Una maschera di pop-up apparirà sullo schermo; selezionare SALVA e salvare sul disco fisso del proprio computer il file Acrobat.pdf contenente la dichiarazione precompilata (sarà possibile attribuire un nome di nostro gradimento al file in fase di scaricamento). Una volta scaricato il file prendere nota della posizione sul disco fisso e del nome attribuito, in maniera da ritrovarlo con facilità. Procedere quindi alla firma elettronica come precedentemente indicato. Redatto da Staff U.O. Sistema Educativo ed Università 11

12 Una volta firmato digitalmente il file del Documento di Richiesta della Quota in Anticipazione è necessario caricare lo stesso (upload) nel Sistema informativo. Utilizzare il tasto SFOGLIA per reperire il file firmato digitalmente sulla memoria del proprio PC. ATTENZIONE: Il file firmato ha mantenuto lo stesso nome del file originario, ma dovrebbe aver cambiato l icona di riferimento e riporta l estensione.p7m. Cercare con attenzione il file corretto poiché quello e solo quello sarà poi accettato dal Sistema Informativo in fase di caricamento on-line. Procedere all upload del file firmato cliccando sul tasto CARICA, il Sistema procederà automaticamente alla protocollazione del documento. Dopo la protocollazione il file sarà reperibile anche all interno del fascicolo elettronico di progetto (cartellina documenti ). Redatto da Staff U.O. Sistema Educativo ed Università 12