Gestione Fidi Manuale Utente. Gestione Fidi Manuale Utente

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1 Gestione Fidi Manuale Utente Paragrafo-Pagina di Pagine 1-1 di 7 Versione 118 del 28/03/2014

2 SOMMARIO 1 A Chi è destinato Pre requisiti Obiettivi Durata della formazione Introduzione Gestione FIDI Parametri Funzionali Gestione FIDI (FU) Manutenzione Profili Utente SPI (NU) Tabelle Contabilità Dati aggiuntivi Clienti e Fornitori (G0) Stampe Grafiche Calcolo FIDI Comando EXEFID Da ricerca Clienti/Fornitori (RA) Controllo FIDI da Immissione Movimenti (Z9) Interrogazione FIDI da ricerca Clienti/Fornitori (RA) Appendice Quando l esposizione Bolle è Errato Paragrafo-Pagina di Pagine 1-2 di 7 Versione 118 del 28/03/2014

3 1 A CHI È DESTINATO A tutti coloro che devono vogliono tenere sotto controllo l esposizione finanziaria dei Clienti e Fornitori. 2 PRE REQUISITI L allievo deve essere in grado di operare con l interfaccia WEBGATE400 e conoscere Ordini e Bolle. 3 OBIETTIVI Alla fine del corso sarà in grado di : Argomento Livello Durata 1. Impostazione e Gestione FIDI Base 45 min. 2. Stampa di EXEFID Base 10 min. 3. Interrogazioni Base 5 min. 4 DURATA DELLA FORMAZIONE Per la totalità degli obiettivi indicati, compresa la fase di verifica dell apprendimento, la durata della sessione è di 1,0 Ora. 5 INTRODUZIONE Attraverso le applicazioni SPI che andremo a vedere è possibile ottenere delle situazioni dettagliate riguardo all'esposizione finanziaria del cliente ed è inoltre possibile attivare controlli e avvisi agli operatori ed ai Clienti/Fornitori stessi per i quali l'azienda ha imposto dei limiti creditizi. La procedura non prevede l analisi dei pagamenti ai Fornitori in Contabilità, per questi vengono solo rilevati i dati presenti in SPI. 6 GESTIONE FIDI 6.1 Parametri Funzionali Gestione FIDI (FU) Attraverso la Tabella dei parametri funzionali Gestione Fidi si impostano le modalità di utilizzo della gestione dei FIDI. Figura 6-I (RGBF03FM/T1) Selezione Clienti Inclusi in Stampa : Indica se durante il calcolo dell esposizione finanziaria dei clienti ed il controllo del Fido concesso, devono essere esposti nella stampa di controllo solo i clienti fuori fido o tutti. Paragrafo-Pagina di Pagine 6-3 di 7 Versione 118 del 28/03/2014

4 Giorni rischio per calcolo Fidi Clienti : Indica il numero di giorni di calendario LAVORATIVO CA oltre il quale la scopertura del FIDO è da considerarsi a RISCHIO. Se non impostato, vengono assunti 20 giorni. Significa che se il Cliente è ad oggi nella condizione di Fuori Fido da un numero di giorni lavorativi inferiore a quanto indicato nel parametro, questi non viene considerato a RISCHIO. Giorni orizzonte inclusione ordini clienti : Indica i giorni lavorativi limite (a partire da Oggi) entro i quali considerare gli impegni (relativi ad ordini aperti) nel calcolo dell'esposizione del cliente. La data di confronto dell ordine è la data Consegna Confermata (CLBAS/XDRCON). Escludi Ordini in calcolo fido : Indica se escludere dal calcolo dei fidi, gli ordini clienti anche se intercettati all interno dei giorni di orizzonte di inclusione. Il valore degli ordini viene incluso/escluso sia nel calcolo del valore da confrontare con il fido Totale che nel calcolo del valore da confrontare con il fido specifico sugli Ordini. Includi Piano Vendita Per Cliente/Mercato : Indicare se includere il valore legato al piano vendita nel calcolo del valore totale ordinato. Per il calcolo del valore dal piano vendita vengono considerate solo previsioni al Netto per Cliente OPPURE per Codice Mercato indicato nei dati anagrafici aggiuntivi cliente G0. Nel caso di piano vendite per Mercato, attivare questo parametro solo se il legame Cliente/Mercato è univoco, altrimenti, in caso contrario, il valore dal piano vendite verrà sommato al fido di tutti i clienti con lo stesso mercato. Segnalazione Scaduto come fuori fido : Indica se in fase di immissione movimenti Z9 deve essere segnalata anche la condizione di Partite contabili Scadute. Figura 6-II (RGFM01FM/T1) Escludi Sospesi x Calcolo Esposizione Bolle : Permette di escludere le Bolle con flag di Fatturazione Sospesa (CLBAS/XSOSFA) dal calcolo del valore dell esposizione Bolle. Includi Esposizione Cliente Codice Fatturazione : Attiva il calcolo dell' esposizione Clienti anche per il Codice del soggetto dichiarato come Cliente di Fatturazione in Anagrafica contabile Clienti. Per il Cliente di Fatturazione viene calcolato solo il valore di Esposizione contabile e di Fatture non contabilizzate e viene scritto sulla sua anagrafica aggiunta G0. Gestione Interattiva Aggiornamento Fido : Il parametro attiva/disattiva l aggiornamento immediato dei valori di esposizione per il controllo del Fido in fase di immissione, aggiornamento o cancellazione di movimenti di CLBAS. Questo Parametro condiziona anche la Tipologia di Controllo della Situazione Fido. Se il parametro è attivo Il controllo della Situazione Fido è eseguito dopo l aggiornamento del movimento e comprende quindi il valore dell ultima riga aggiornata. Per ogni Cliente/Fornitore e nel momento in cui si verifica almeno una situazione di Fuori Fido (superamento fido concesso, presenza scaduto e presenza insoluto), il programma emette una videata informativa. Il controllo considera anche i movimenti SPI non contabilizzati. Se il parametro è disattivo Il controllo della Situazione Fido considera l ultimo calcolo fido eseguito per il cliente/fornitore che si sta gestendo. Per ogni Cliente/Fornitore e nel momento in cui si verifica almeno una Situazione di Fuori Fido (superamento fido concesso, presenza scaduto e presenza insoluto), il programma emette una videata informativa. Il controllo NON considera i movimenti SPI non contabilizzati; Se, durante la gestione dei movimenti, per il cliente/fornitore è stato eseguito il calcolo Fido o è stato modificato il Fido concesso (nei dati aggiuntivi cliente/fornitore) è necessario riavviare l elaborato di gestione movimenti per eseguire il controllo Fido con la situazione aggiornata. Voci escluse per il Totale Fuori Fido : Attraverso questi parametri è possibile omettere i valori calcolati per Ordini, Bolle o Contabilità dal valore Totale di esposizione Cliente/Fornitore. Paragrafo-Pagina di Pagine 6-4 di 7 Versione 118 del 28/03/2014

5 6.2 Manutenzione Profili Utente SPI (NU) Trattandosi di dati riservati, attraverso la gestione delle autorizzazioni utenti sui profili SPI, è necessario attivare gli utenti che avranno accesso ai dati della Gestione Fidi. Figura 6-III 6.3 Tabelle Contabilità Definire la Tabella Causali Contabili in contabilità. Per tutte le registrazioni imputate a Clienti è indispensabile indicare la causale contabile in quanto il programma di calcolo dell'esposizione contabile riconosce la natura delle registrazioni contabili solo attraverso la causale contabile,in particolare dal Tipo Causale immesso sulla tabella relativa. Solo per la contabilità GEA è necessario anche adeguare la tabella Credito commerciale - 0C per configurare il calcolo dell esposizione effetti. 6.4 Dati aggiuntivi Clienti e Fornitori (G0) Per ogni anagrafica di cui si voglia controllare la situazione FIDI, è necessario indicare l'importo FIDO in Euro concesso Totale oppure ripartito fra esposizione Bolle, esposizione per Ordini Aperti ed esposizione Contabile (Pagamenti). Figura 6-IV (RGBM21FM/T0) Figura 6-V (RGBM21FM/T0) E possibile anche gestire (manualmente) lo Stato Fido che fissa dei vincoli operativi diversi secondo il valore impostato. B-Bloccato vincola completamente l operatività non consentendo di eseguire movimentazioni come Ordini o Bolle. Paragrafo-Pagina di Pagine 6-5 di 7 Versione 118 del 28/03/2014

6 6.5 Stampe Grafiche La fase di calcolo FIDI produce una stampa RGFS01 che è possibile personalizzare con i programmi del PSG. Tra le informazioni disponibili c'è anche il numero giorni di ritardo medio sui pagamenti. Questo dato è ripreso dalla contabilità, in particolare dalle registrazioni contabili di incasso, ed è calcolato come media dei numeri di giorni che intercorrono tra la data del documento di pagamento e la data di scadenza di riferimento immessa sulla stessa registrazione. Diventa importante quindi che l'operatore contabile, quando immette queste registrazioni senza far uso del programma specializzato pagamenti ed incassi (Salda Conto), abbia la premura di riportare la scadenza di riferimento. 6.6 Calcolo FIDI Il calcolo dei FIDI è possibile in più modalità, interattiva ad ogni inserimento di righe Ordine, Bolla o Fattura e di cui abbiamo già visto come fare attivarla attraverso i parametri funzionali FU, dal comando schedulato EXEFID e dall interrogazione FIDI dall elaborato RA. Vediamo ora di approfondire questi due ultimi Comando EXEFID Schedulare tra i lavori di avvio automatico dell AS400 WRKJOBSCDE preferibilmente in orari non lavorativi, il comando EXEFID per il calcolo FIDI. L istruzione da inserire è EXEFID NUMAZ(005) dove NUMAZ è il numero dell azienda SPI da elaborare. L elaborazione della Situazione Fidi Clienti con EXEFID, calcola, per ogni Cliente l'esposizione Ordini in corso, l'esposizione Bolle (non fatturate e fatturate ma non ancora contabilizzate), l'esposizione Contabile (Scaduta e Non scaduta), Numero ed Importo insoluti nell'ultimo anno, Numero ed Importo insoluti attivi, Data ultimo incasso ricevuto, Data ultima fattura emessa e il Numero giorni di ritardo medio di pagamento ed infine emette una stampa di controllo di tutte le situazioni di Fuori Fido Da ricerca Clienti/Fornitori (RA) Dalla ricerca clienti e fornitori è possibile interrogare col l opzione F la situazione fidi (se l utente è abilitato). Da qui è possibile lanciare un calcolo dei fidi, in interattivo attraverso il tasto F2. Questa elaborazione però, non ricalcola l esposizione contabile, si limita ad aggiornare solo Bolle e Ordini e non produce stampa. Il calcolo completo è possibile solo con EXEFID, il comando appena visto. Figura 6-VI (RGBM01FM/T1) Questa possibilità può essere utile per coloro che vorrebbero l immediatezza dell aggiornamento dei dati di Fido, ma hanno riscontrato che la soluzione di eseguire il ricalcalo Immediato-FU all immissione movimenti è gravosa per il sistema AS Controllo FIDI da Immissione Movimenti (Z9) In immissione dell'ordine di un Cliente che è in stato di fuori fido, l'utente viene interrotto da una segnalazione automatica, che lo avvisa del rischio e gli permette di prendere visione della situazione FIDI, consentendo di decidere se interrompete o proseguire comunque l inserimento. Gli utenti non abilitati ricevono la segnalazione di fuori fido, ma non possono prendere visione della situazione fido del cliente. Figura 6-VII (RGBM01FM/T1) Paragrafo-Pagina di Pagine 6-6 di 7 Versione 118 del 28/03/2014

7 6.8 Interrogazione FIDI da ricerca Clienti/Fornitori (RA) Dalla ricerca Clienti e Fornitori è possibile richiedere la situazione del fido attraverso l opzione di riga F. I dati forniti sono sempre aggiornati alla data dell'ultimo calcolo eseguito indicata sul video dell'interrogazione. Solo gli utenti abilitati possono accedere a questa funzione. Figura 6-VIII (RGBM01FM/T1) 7 APPENDICE 7.1 Quando l esposizione Bolle è errato Quando l'importo dell esposizione Bolle su più Clienti risulta errato si può procedere come segue : L'importo errato è dato da movimenti che sono stati fatturati e contabilizzati a mano, che si riferiscono ad un periodo antecedente all'avvio della gestione fidi, e visti dal programma come NON Contabilizzati in Definitivo. E necessario allineare questi movimenti con l elaborato BX Attribuzione Manuale Flag Contabilizzato e quindi procedere con un nuovo calcolo dei fidi. L'importo è inquinato da movimenti che già fatturati e contabilizzati e che si riferiscono alle ultime fatture. In questo caso SOLO PER SIRIO verificare che il programma usato per il collegamento contabile sia CLIVFATT dalla libreria CLX. Per evitare alcun dubbio, rinominare l'oggetto in SIRIO e copiare quello dalla CLX in SIRIO L'importo è dato da movimenti normalmente fatturabili, ma che in realtà non verranno mai fatturati con FV, in quanto sono resi sostituiti con altro materiale o forniture di campioni ecc... In questo caso porre questi movimenti come sospesi alla fatturazione, impostando il relativo flag a "S" Paragrafo-Pagina di Pagine 7-7 di 7 Versione 118 del 28/03/2014