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1 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE - 1 -

2 PREMESSA Il documento di partecipazione ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura. Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con alternative di risposta e istruzioni per la compilazione. Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all help desk del concorso per chiarimenti. Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le 20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva. La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente: in formato PDF entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008 con inoltro all indirizzo di posta: concorso@qualitapa.gov.it. La valutazione del documento, per l ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare

3 - 3 -

4 PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano DOTE SCUOLA Responsabile: Cognome: Fiore Nome: Ada Telefono: Ruolo: Dirigente Referente: Cognome: Carbone Nome: Maria Telefono: Ruolo: Dirigente Durata dell intervento in mesi : 12 Periodo di realizzazione: da 01/01/2009 a 31/12/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : Ammontare complessivo: di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio: a carico di altre Fonti (indicare quali) (risorse statali vincolate).. Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 4 -

5 SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) X documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali è un iniziativa autonoma del proponente altro (specificare) 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) X autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit X richiesta del vertice (politico o amministrativo) altro (specificare) 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: sì, già realizzate X sì, in corso sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi Il piano Dote Scuola è ricompresso all interno del più ampio progetto Dote, in corso di sperimentazione, che prevede la trasformazione di tutti i finanziamenti nell ambito del capitale umano in contributi assegnati direttamente alla persona per garantirne la libertà di scelta tra la pluralità dei servizi Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) X carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder esigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare) - 5 -

6 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. L introduzione della dote scuola mira a risolvere la frammentazione esistente nel sistema dei contributi alle famiglie per il sostegno delle spese scolastiche. Le diverse provvidenze - borse di studio e assegni per i libri di testo (risorse statali), buono scuola per l iscrizione alle paritarie, sostegno agli studenti disabili e valorizzazione del merito (risorse regionali), percorsi di istruzione e formazione professionale di II ciclo (risorse statali e regionali) erano differenziate e prevedevano tempi e modalità diverse di presentazione delle domande, che dovevano essere ripetute più volte nel caso di famiglie con più di un figlio. Le procedure inoltre erano frammentate su più livelli amministrativi (scuola, comune, regione): ne derivava una difficoltà all accesso per le famiglie e la moltiplicazione di oneri gestionali per l amministrazione. I contributi infine venivano assegnati a rimborso delle spese sostenute, con onere di presentazione dei giustificativi, ed erogati anche un anno dopo l effettiva spesa: per l a.s 2006/07 il buono scuola è stato assegnato a luglio 2007, le borse di studio e i libri di testo sono stati liquidati ai comuni (che li hanno poi liquidati alle famiglie) nel febbraio 2008, mentre gli assegni di merito riferiti all anno 2005/06 sono stati liquidati nel dicembre ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene personale che sarà impegnato a realizzare l intervento altro.. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: Il coinvolgimento dei diversi stakeholder e del personale impegnato a realizzare il progetto è stato garantito mediante tavoli stabili di confronto e riunioni informative con i comuni coinvolti, l ufficio scolastico regionale e le singole scuole. Inoltre, è stata attivata una task force responsabile del coordinamento del progetto 2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): dati di funzionamento (specificare quali): La task force ha evidenziato elementi di miglioramento a partire dalle banche dati già in possesso dell Amministrazione, relative ai diversi sistemi esistenti di sostegno alle spese scolastiche (buono scuola, borse di studio, assegni di studio, libri di testo)

7 Sono stati evidenziate, in particolare, criticità sui tempi di erogazione dei contributi e sulla duplicazione delle domande (35mila famiglie compilavano più di una domanda). Le elaborazioni effettuate sono state utilizzate per costruire i target dell intervento e per elaborare proiezioni finanziarie utili alla definizione dei requisiti di accesso ai benefici Altro (specificare) - 7 -

8 TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: coinvolgere il personale utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare) - 8 -

9 1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) L obiettivo generale è la messa a regime del sistema dote-scuola, a seguito della sperimentazione avvenuta nell a.s. 2007/08. Quattro i macro-obiettivi del sistema dote scuola: semplificazione, economicità, anticipazione dei tempi di erogazione, tracciabilità della spesa. La dote è un insieme di risorse e servizi assegnati direttamente alla persona a sostegno delle spese scolastiche. Ricomprende tutti gli strumenti precedentemente descritti, viene assegnata in anticipo ed è differenziata nel suo ammontare a seconda delle caratteristiche del beneficiario. Tutti i contributi per le spese scolastiche verranno ricondotti a un unico strumento, assegnato in anticipo e differenziato nel suo ammontare a seconda delle caratteristiche del richiedente. Con la dote scuola le famiglie vedranno risolte sia le difficoltà all accesso ai contributi causate dall esistenza di molteplici procedure (si accederà alla dote con un unica domanda on-line) sia le difficoltà di programmazione delle spese scolastiche dovute al sistema dei rimborsi (la dote scuola verrà erogata in anticipo, in concomitanza con l inizio dell anno scolastico). Dal punto di vista amministrativo si risolveranno i problemi legati ai diversi livelli coinvolti nella gestione dei contributi (scuola, comune, regione) e si genererà una maggior capacità di programmazione della Regione. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) - Unificazione delle diverse domande e delle tempistiche e modalità di assegnazione dei contributi (le domande saranno raccolte a gennaio in concomitanza con le prescrizioni scolastiche e il contributo arriverà alle famiglie a settembre, in concomitanza con l inizio della scuola); - semplificazione burocratica (non si chiederanno più le ricevute) e totale informatizzazione delle procedure, con introduzione della firma digitale; - attivazione partnership coi Comuni e con le scuole nel supporto e nell assistenza ai cittadini per la presentazione delle domande, in una logica di sussidiarietà; - introduzione di buoni servizi in sostituzione dei bonifici effettuati alle famiglie: tracciabilità ed economicità. 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento L esito della messa a regime del sistema dote sarà l unificazione, razionalizzazione e semplificazione del sostegno al capitale umano attuato in sede regionale. I cittadini potranno accedere ai contributi per la libertà di scelta, per il sostegno al diritto allo studio, per il riconoscimento del merito, per l integrazione degli studenti disabili e per l iscrizione ai percorsi di IFP di II ciclo attraverso un unica domanda on-line, effettuata prima della fine dell anno scolastico precedente. Il sistema informatico permetterà inoltre di segnalare le incongruenze così da consentire ai cittadini di correggere eventuali errori nelle domande in una fase successiva del procedimento. Ne conseguirà un aumento dei beneficiari (la dote interesserà 155mila persone per un investimento complessivo di 70 milioni di euro) e della capacità dell amministrazione di intercettare i bisogni dei cittadini. Diminuiranno sensibilmente i tempi di attesa per l accesso ai benefici, che verranno resi accessibili già all inizio dell anno scolastico di riferimento, quindi anche un anno prima che in passato. Si incrementerà la reale libertà di scelta delle famiglie riguardo ai servizi educativi offerti sul territorio regionale. Gli operatori dei servizi saranno liberati dalla rendicontazione amministrativa, ma dovranno invece rispondere dei propri risultati. Al contempo vi sarà una riduzione degli oneri amministrativi per la Regione e per i Comuni grazie all informatizzazione delle procedure

10 Destinatari finali: studenti 1) Unificazione delle domande per i diversi contributi e anticipazione dell erogazione 2) Diminuzione delle domande inammissibili 3) Aumento delle famiglie beneficiarie 4) Diminuzione dei tempi di erogazione dei contributi in relazione all anno scolastico di riferimento Destinatari intermedi: Comuni e Regione Lombardia: 1) riduzione del personale dedicato alla ricezione / valutazione delle domande 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. Riorganizzazione della modalità di erogazione dei contributi per il diritto allo studio: - sistema informativo e presentazione domanda con firma digitale; - unificazione dei diversi contributi in unica domanda centrata sui bisogni e sulla situazione delle famiglie; - erogazione del contributo attraverso buoni servizi spendibili presso Comuni, scuole, cartolerie, librerie

11 2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Fase 1 Definizione dei target, dei requisiti di accesso ai benefici, del valore dei diversi contributi Analisi e simulazione di impatto Aumento del numero di famiglie beneficiarie; Numero di beneficiari per domanda. Fase 2 Costruzione del sistema informativo per l accesso dell utenza ai servizi Sistema informativo con accesso diretto da parte delle famiglie Numero di accessi al sistema informativo, numero di utenti autenticati, numero di domande presentate Fase 3 Comunicazione alle famiglie dell intervento e delle modalità di accesso: distribuzione materiale informativo, call center, portale informativo dedicato. - materiali informativi - servizio di call center - numero di telefonate al call center e % di telefonate gestite - numero accessi al portale dedicato - numero di scuole e comuni raggiunti dal materiale informativo Fase 4 Informatizzazione del processo di analisi e valutazione delle domande di dote scuola Elenco di ammissibili e valore del contributo - riduzione del personale regionale dedicato alla gestione delle domande Fase 5 Fase gestionale: affidamento a soggetto terzo della realizzazione dei titoli cartacei di accesso ai benefici (buoni servizi per la scuola) con automatica tracciabilità della spesa - Erogazione buoni servizi - Creazione network per - numero esercizi del network per spendere i buoni servizi - numero buoni servizi

12 spesa dei buoni servizi distribuiti

13 2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Unificazione delle domande per i diversi contributi e anticipazione dell erogazione Diminuzione delle domande inammissibili Aumento delle famiglie beneficiarie Diminuzione dei tempi di erogazione dei contributi in relazione all anno scolastico di riferimento riduzione del personale dedicato alla ricezione / valutazione delle domande Indicatore (descrizione e unità di misura) Numero medio componenti per domanda Numero medio figli per domanda Rapporto tra domande presentate e ammissibili Numero famiglie beneficiarie rispetto agli anni precedenti Tempo di erogazione dei contributi rispetto all avvio dell anno scolastico di riferimento Personale regionale dedicato alla gestione delle domande Stima del personale comunale dedicato alla gestione delle domande Target Studenti e loro famiglie Studenti e loro famiglie Studenti e loro famiglie Studenti e loro famiglie Comuni e Regione 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 8 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti 2 Decisionali e di responsabilità anche sul sistema informativo Funzionari 6 Esecuzione, verifica d ufficio, rapporto con l utenza Altro personale 3.3. Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni)

14 4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) Partnership con i Comuni che hanno in capo l affiancamento del cittadino nella compilazione della domanda e la distribuzione dei buoni servizi ai destinatari finali. Partnership con le scuole, che collaborano alla raccolta e all invio delle domande di dote, oltre che affiancare le famiglie nella compilazione. 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione Vista l ampia portata dell intervento, è previsto un costante raccordo con i vertici dell amministrazione per garantire un attività sistematizzata 5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Il coordinamento del progetto è affidato a una task force appositamente costituita

15 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Monitoraggio costante dei dati grazie all informatizzazione delle procedure, che consentono di stilare report periodici sull andamento delle domande di dote e sulla loro ammissibilità. Confronto costante con gli utenti, gli stakeholder e gli enti territoriali mediante l uso di FAQ aggiornate. 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti La Comunicazione agli stakeholder avviene attraverso tavoli informativi e di confronto. La comunicazione ai cittadini prevede la realizzazione di una campagna di comunicazione apposita che accompagnerà le varie fasi del progetto e la successiva diffusione dei risultati tramite la stampa. 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO 6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi L inevitabile resistenza all innovazione riscontrabile in cambiamenti di così ampia portata richiederà un forte accompagnamento da parte delle istituzioni sia nei confronti dei cittadini sia nei confronti degli enti territoriali che collaborano alla gestione del processo 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO

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