PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE
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- Leona Rubino
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1 PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE (amministrazione/ufficio) COMUNE DI BRUGNERA... Firma del responsabile della candidatura dr. Leonardo Mascarin - 1 -
2 PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano INFORMATIZZAZIONE GESTIONE DOCUMENTALE Responsabile: Cognome: Mascarin Nome: Leonardo Telefono: 0434/ Ruolo: Responsabile Finanziario/Tributi/Personale Referente: Cognome:Idem c. s. Nome: Telefono: Ruolo: Durata dell intervento in mesi : 12 Periodo di realizzazione: da 02/01/2009 a 31/12/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : Ammontare complessivo: per formazione, hardware e software, di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio: a carico di altre Fonti (indicare quali).. Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 2 -
3 SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali è un iniziativa autonoma del proponente altro (specificare) 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit richiesta del vertice (politico o amministrativo) altro (specificare) esigenza interna di miglioramento gestionale 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: sì, già realizzate sì, in corso sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi: Invio cedolini paga, avvisi di pagamento e cud via . Invio a mezzo PEC e firma digitale documentazione ad altre PA. Archiviazione digitale documentazione contabile con eliminazione del cartaceo. Informatizzazione presenze, quest ultima solo programmata Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder esigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare) migliorare la gestione dei flussi documentali, dei processi operativi, liberando risorse per altre attività a più elevato valore aggiunto e abbattendo i costi
4 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. Riduzione dei costi e dei tempi connessi alla gestione delle pratiche. Miglioramento della fruibilità delle informazioni e della conoscenza dello stato delle pratiche. Automatizzazione e snellimento delle attività gestionali. 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene personale che sarà impegnato a realizzare l intervento altro.. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: conferenza dei servizi 2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): dati di funzionamento (specificare quali): Altro (specificare) Sono stati rilevati: mancanza di un software che consenta l archiviazione digitale delle delibere e delle determinazioni e la loro visualizzazione/stampa in rete. Mancanza di un vero protocollo informatico (allo stato attuale non sono presenti nel database gli atti inviati e ricevuti ma solo le informazioni di protocollazione). Mancata attuazione (a livello generale) della normativa sul protocollo informatico che prevederebbe, almeno tra le PA, la protocollazione automatica della corrispondenza. Inoltre si è riscontrata la possibilità di migliorare l attività di scambio di documentazione col Tesoriere (mediante il mandato informatico, ma non solo) e l attività di gestione dei provvisori d entrata e delle fatture in arrivo
5 TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: coinvolgere il personale utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare) - 5 -
6 1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Migliorare la gestione dei flussi documentali. Abbattere i costi. Migliorare la fruibilità delle informazioni e la conoscenza dello stato delle pratiche. Automatizzare e snellire le attività gestionali. Liberare risorse umane per attività a più alto valore aggiunto. Liberare spazi fisici (archivi). Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) Invio esclusivamente telematico mandati e reversali al tesoriere. Possibilità di visualizzare/stampare gli atti amministrativi (delibere/determinazioni) da qualsiasi client collegato alla rete. Riduzione dei tempi di liquidazione delle fatture. Riduzione dei tempi di caricamento delle fatture. Abbattimento della stampa di atti/documenti (con minor spreco di toner e di carta). Riduzione dei tempi inoltro/ricezione della corrispondenza. Miglioramento della fruibilità/reperibilità delle informazioni. Abbattimento dei costi di gestione del protocollo. Automatizzazione operazioni di copertura dei sospesi d entrata. 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento Miglioramento delle attività gestionali, ottenuto attraverso la razionalizzazione delle attività. Razionalizzazione del work-flow interno/esterno. Abbattimento dei costi gestionali (carta/toner/spese postali). Riduzione dell impatto ambientale delle attività svolte. Razionalizzazione delle attività di archiviazione/conservazione dei documenti (in digitale e non in analogico) con conseguente migliore fruibilità delle informazioni. Liberazione di risorse (umane e finanziarie) da destinare ad altri usi. 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. Implementare un sistema di gestione del flusso documentale, a livello più ampio possibile, capace di garantire quanto sopra
7 Fase 1 2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Mandato Informatico Output attesi Indicatori di realizzazione Soluzione problemi flusso mandati/reversali Rispetto termini gantt Gestione solo telematica mandati su più fornitori Soluzione problemi flusso copertura sospesi Gestione solo telematica reversali a copertura e da c/c/p Entrata a regime invio mandati/reversali solo telematico Eliminazione cartaceo Riduzione tempi pagamento Riduzione tempi di lavoro ragioneria e messo Riduzione bisogno spazi fisici archivio GG incasso 2 gg. medi Minuti lavorati per mandato/reversale compreso inoltro al tesoriere 1 min Riduzione costi stampa Riduzione impatto ambientale Costo carta e toner - 25% Fase 1 Fase 6 Fase 7 Fasi Attività Iter Delibere e Determinazioni Output attesi Indicatori di realizzazione Coinvolgimento del personale Rispetto termini gantt Formazione del personale su utilizzo sw Progettazione iter Gestione sicurezze a livello di ufficio/responsabili/firmatari atti Prove iter con impegno di spesa Soluzione problematiche riscontrate Implemenatzione sw a regime Eliminazione cartaceo Reperibilità degli atti Riduzione costi stampa Riduzione impatto ambientale Riduzione bisogno spazi fisici archivio Riduzione tempi reperimento e ricerca (- 65% in minuti) Costo toner e carta 35%
8 Fase 1 Fase 6 Fase 7 Fase 8 Fase 1 Fase 6 Fase 7 Riduzione costi Costo archiviazione azzerato archiviazione Riduzione ore lavorate Ore lavorate 90% segreteria per trasmissione/numerazio ne/archiviazione Fasi Attività Protocollo Informatico Output attesi Indicatori di realizzazione Coinvolgimento del personale Rispetto termini gantt Formazione su utilizzo sw Definizione iter procedurale Prove protocollazione in uscita x singolo ufficio Scannerizzazione posta analogica in entrata Smistamento posta in entrata Archiviazione e conservazione posta entrata/uscita Prove inoltro/ricezione posta esclusivamente in via telematica Riduzione cartaceo con terzi e PA Reperibilità documentazione Riduzione costi stampa Riduzione ambientale Tracciabilità pratiche/responsabili impatto Riduzione bisogno spazi fisici archivio Riduzione tempi reperimento e ricerca (- 30% in minuti) Costo toner e carta 15% Miglioramento controllo gestione e rapporto con il cittadino (non misurabile) Riduzione spese postali Costi postali 10% Riduzione tempi Da 1 gg. a mezza giornata consegna posta in arrivo Riduzione tempi di Ore lavorate 7% lavoro protocollista Fasi Attività Fatturazione elettronica Output attesi Indicatori di realizzazione Rispetto termini gantt Coinvolgimento fornitori Formazione su sw gestionale Prove di contabilizzazione e archiviazione fatture inviate solo telematicamente Riduzione ore lavorate per registrazione fatture e loro contabilizzazione Riduzione tempi di Minuti lavorati per fattura 2 Vedi sopra
9 Fase 8 pagamento Reperibilità documentazione (fatture) Riduzione bisogno spazi fisici archivio e riduzione tempi reperimento e ricerca (- 20% in minuti) - 9 -
10 2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi Indicatore (descrizione e unità di Target (vedi domanda 1.4) misura) Consumo carta Numero risme consumate Riduzione sul 2008 del 20% Consumo toner stampanti Numero toner consumati Riduzione 10% sul 2008 Riduzione spese postali Costo (euro) Riduzione 5% sul 2008 Riduzione tempi gestione iter Tempo medio x atto (minuti) Riduzione del 20% sul determinazioni 2008 Riduzione costi archiviazione Costo (euro) Azzeramento rispetto al delibere e determinazioni 2008 Liberazione risorse umane Tempo (ore lavorate) Riduzione rispetto al (protocollista, messo comunale, 2008 del 10%, amm.vo ragioneria, amm.vo rapportato alle segreteria) medesime attività Riduzione dei tempi di ricerca dei Tempo (ore lavorate) Riduzione del 25% documenti/atti rispetto al 2008 Riduzione del tempo di smistamento Tempo (ore lavorate) Riduzione del 15% posta in arrivo rispetto al LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per l elaborazione e realizzazione del piano Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro Quattro Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti Direttore Generale (1) 7 Funzionari Responsabili d Area (3) 65 Altro personale // // 3.3. Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) Otto amministrativi - categoria C - dei vari uffici per complessivi 150 gg. di lavoro stimati. Avranno il compito di implementare i progetti nel proprio ufficio secondo le direttive del gruppo di lavoro
11 4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) Si chiederà il coinvolgimento di altre PA in particolare per quanto attiene l invio/ricezione della corrispondenza e l attuazione quindi di un vero protocollo informatizzato. Si cercherà di coinvolgere almeno i maggiori fornitori nell ambito del progetto per la fatturazione elettronica e l invio telematico della documentazione in generale. 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza Verrà chiesta la consulenza della software-house fornitrice dei programmi gestionali per la necessaria implementazione degli stessi e per la formazione. 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione Il progetto sarà seguito dal referente e dai responsabili d area per quanto di rispettiva competenza ed il raccordo con i vertici dell amministrazione avverrà mediante conferenza col direttore generale ed eventualmente il Sindaco o l Assessore delegato Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Vi sarà senz altro un continuo feed-back con la struttura che sarà pressoché interamente interessata, in modo diretto od indiretto, dal progetto. Il coordinamento sarà necessario principalmente in fase d avvio e avverrà principalmente mediante affiancamento del gruppo di lavoro o dei consulenti incaricati, con recepimento delle criticità/problemi emersi, loro catalogazione e soluzione. 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Verranno stilati report almeno trimestrali sull andamento delle attività previste con analisi degli eventuali scostamenti e proposte correttive. Si prevedono conferenze del gruppo di lavoro per monitorare l andamento del progetto e superare le inevitabili criticità. 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti Solo una volta raggiunti effettivamente gli obiettivi previsti, sarà data opportuna comunicazione attraverso il sito internet del Comune e/o attraverso il Bollettino Comunale o comunicati stampa, a seconda della tipologia/importanza dell obiettivo e dei desiderata dell Amministrazione. La comunicazione interna vi sarà già di per sé in quanto praticamente l intera struttura sarà interessata, in tutto o in parte, dal progetto. 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO 6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi Mandato informatico: gestione mandati plurimi (ad es. stipendi)/indicazione del versante su reversali/gestione sospesi entrata/archiviazione documenti contabili. Informatizzazione iter delibere e determinazioni: personalizzazione sw ad esigenze ente/gestione sicurezze/risoluzione deficienze sw/archiviazione atti/coinvolgimento del personale
12 Protocollo informatico: implementazione nuovo sw/personalizzazione ad esigenze dell ente/archiviazione atti protocollo/invio allegati analogici/coinvolgimento del personale. Coinvolgimento altre PA, ditte e privati per fare sistema. Fatturazione elettronica: coinvolgimento fornitori/standardizzazione flusso (compatibilità con sw contabilità dell Ente)/operatività
13 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO 7.1 Inserire il Gannt relativo alla tempistica del piano Fase 1 Fase 1 Fase 6 Fase 7 Fase 1 Fase 6 Fase 7 Fase 8 Fase 1 Fasi Attività Mandato Informatico Tempi previsti di realizzazione Soluzione problemi flusso mandati/reversali Nov/dicembre 2008 Gestione solo telematica mandati su più fornitori Novembre 2008 Soluzione problemi flusso copertura sospesi Dicembre 2008 Gestione solo telematica reversali a copertura e da c/c/p Dic 2008/gennaio 2009 Entrata a regime invio mandati/reversali solo telematica Gennaio 2009 Fasi Attività Iter Delibere e Determinazioni Tempi previsti di realizzazione Coinvolgimento del personale Dicembre 2008 Formazione del personale su utilizzo sw Gennaio/marzo 2009 Progettazione iter Gennaio/marzo 2009 Gestione sicurezze a livello di ufficio/responsabili/firmatari atti Febbraio 2009 Prove iter con impegno di spesa Marzo 2009 Soluzione problematiche riscontrate Marzo/aprile 2009 Implementazione sw a regime Giugno 2009 Fasi Attività Protocollo Informatico Tempi previsti di Coinvolgimento del personale Formazione su utilizzo sw Definizione iter procedurale Prove protocollazione in uscita x singolo ufficio Scannerizzazione posta analogica in entrata Smistamento posta in entrata Archiviazione e conservazione posta entrata/uscita Prove inoltro/ricezione posta esclusivamente in via telematica con terzi e PA realizzazione Dic 2008/gen 2009 Febbraio 2009 Febbraio 2009 Marzo/Aprile 2009 Febbraio/marzo 2009 Febbraio 2009 Gennaio/dic 2009 Gennaio/dic 2009 Fasi Attività Fatturazione elettronica Tempi previsti di realizzazione Coinvolgimento fornitori Febbraio/aprile 2009 Formazione su sw gestionale Aprile/maggio 2009 Prove di contabilizzazione e archiviazione fatture inviate solo Maggio/dic 2009 telematicamente
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