Domanda: In caso di ricorso alle unità di costo standard, sono necessarie le lettere d incarico?

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1 Faq - relative all'applicazione delle Unità di costo standard nella gestione e rendicontazione dei progetti inerenti la formazione e le politiche attive del lavoro di cui alla DGR 2110/2009 (4^ Parte) 1. Variazioni preventivo di spesa A pag. 81 del Manuale si dice che, in caso di ricorso alle unità di costo standard, il paragrafo Variazione del preventivo di spesa non si applica. Che cosa significa? Significa che, in caso di ricorso alle unità di costo standard, possono essere fatti spostamenti senza le limitazioni prescritte. Tuttavia poiché talune variazioni di importi potrebbero avere effetti sulla qualità dei processi formativi ed incidere su elementi che sono stati oggetto di valutazione è opportuno che le variazioni non incidano sulla qualità complessiva dell intervento. In caso di progetti presentati a costi reali successivamente gestiti a UCS è possibile retribuire le ore di docenza meno di quanto previsto nel progetto ed utilizzare le relativa economie per una nuova voce di costo (ad es.: rimborso spese per docenti)? Se sì, questa operazione richiederebbe una preventiva autorizzazione? In caso di ricorso alle unità di costo standard, non è necessario comunicare gli storni di spesa e le compensazioni all interno della stessa macrocategoria, così come non è necessario chiedere la preventiva autorizzazione per lo storno finanziario tra macrocategorie di spesa. Vanno, comunque, rispettati i requisiti generali di ammissibilità della spesa e non può essere superato l ammontare complessivo del finanziamento concesso. 2. Lettere d'incarico In caso di ricorso alle unità di costo standard, sono necessarie le lettere d incarico? Sebbene dette lettere d incarico non siano, di norma, oggetto di controllo da parte della P.A. concedente, le stesse sono necessarie al fine di assicurare la corretta instaurazione/esecuzione/cessazione dei contratti d opera e di prestazione professionale nei confronti del personale a vario titolo impegnato nel progetto (vedi paragrafo del Manuale ). 3. Fasce professionali In caso di ricorso alle unità di costo standard, sono ancora applicabili i massimali di costo connessi alle fasce professionali? Nei progetti avviati in conformità con le disposizioni di cui alla DGR 1450/2009 a titolo sperimentale, i massimali si applicano. Per gli atti di adesione stipulati a partire dal 18/10/2010 i massimali non si applicano (Allegato B, DGR 1496/2010) 4. Computo ore stage In caso di ricorso alle unità di costo standard, ai fini dell erogazione del secondo anticipo (che prevede la realizzazione di almeno il 45% dell attività formativa) come devono essere computate le ore di stage o FAD qualora i periodi di svolgimento dello stage degli allievi non siano contemporanei?

2 Un ora di stage o di FAD è computabile come stato di avanzamento dell attività formativa nel momento in cui sia stata svolta da almeno il 30% degli allievi. Si ritiene, altresì, che, per analogia, lo stesso ragionamento debba applicarsi anche in relazione al calcolo delle ore di stage da inserire nelle domande di rimborso di cui al paragrafo 1.10 del Manuale. Il metodo da seguire per il computo delle ore di stage è quello di seguito riportato. Esempio: Per effettuare il calcolo delle ore di stage computabili, si mettono in ordine cronologico tutte le ore di stage calendarizzate per ciascun allievo. Con riferimento alla tabella: - L ora di stage n. 1 può essere computata come ora corso in quanto effettuata da almeno il 30% degli allievi; in corrispondenza vanno computate anche le ore allievo degli allievi presenti. - L ora di stage n. 2 non può essere computata come ora corso ; conseguentemente neanche le ore allievo possono essere computate (neanche quelle relative ai due allievi presenti). - L ora di stage n. 3 può essere computata come ora corso in quanto effettuata da tutti gli allievi; conseguentemente vanno computate anche tutte le ore allievo. In caso di ricorso alle unità di costo standard, per il computo delle ore di stage ai fini della determinazione della sovvenzione finale si segue lo stesso ragionamento descritto alla precedente risposta? No. Ai fini della determinazione della sovvenzione finale si applica anche per le ore di stage quanto previsto nella quarta parte del Manuale (paragrafo 4.3, riferimento 2.2.2, pag. 83). Come si computano le ore stage che non sono svolte contemporaneamente oppure situazioni assimilabili?

3 Si fa il seguente calcolo: - si calcola quante ore di stage ha svolto ciascun allievo (sommando i casi di presenza e assenza giustificata; sono assenze giustificate solo quelle derivanti da documentati abbandoni causati dall'inserimento nel mondo del lavoro, da trasferimenti di residenza o di domicilio. Le assenze per malattia non si considerano assenze giustificate e pertanto non debbono essere inserite né nella dichiarazione né a fine corso. Le ore degli uditori non sono da conteggiare). - l'ucs ore-corso viene riconosciuta per il numero di ore che sono state svolte da almeno il 30% degli allievi (Riferimento: quarta parte del "Manuale", paragrafo 4.3, riferimento 2.2.2, pag. 83); in corrispondenza di tali ore vengono anche riconosciute le relative UCS ora-allievo; l'ucs ora-corso non viene riconosciuta per il numero di ore che non sono state svolte da almeno il 30% degli allievi; in corrispondenza di tali ore non viene riconosciuta nessuna UCS ora-allievo. Esempio: 5. Computo ore allievo in relazione alle ore corso In caso di ricorso alle unità di costo standard, possono essere riconosciute le ore allievo in corrispondenza di ore corso non riconosciute? No, le ore allievo possono essere riconosciute solo in corrispondenza di ore corso riconosciute. 6. Computo ora allievo in caso di presenza pari a frazione di ora In caso di ricorso alle unità di costo standard, possono essere riconosciute ore allievo in corrispondenza di presenze degli allievi registrate come pari a frazioni di ora?

4 Un ora allievo possa essere riconosciuta solo in caso di presenza dell allievo pari ad almeno Ritiro di partecipanti per reingresso sul mercato del lavoro In caso di ricorso alle unità di costo standard, qualora non sia stato superato il 25% del monte-ore corso, è obbligatorio sostituire gli allievi che hanno abbandonato il corso a seguito di ingresso/reingresso nel mondo del lavoro, reinserimento nei percorsi di istruzione, trasferimento di residenza o domicilio? No. Tuttavia gli abbandoni saranno considerati per la valutazione del requisito R27 ( Tasso di successo formativo ) previsto dal sistema di accreditamento regionale. 8. Contestualità delle spese di tutoraggio e codocenza In caso di ricorso alle unità di costo standard, possono essere riconosciute nella stessa ora le spese di codocenza e tutoraggio? Sì. Si ritiene, infatti, che nel caso di ricorso alle unità di costo standard non debba trovare applicazione l ultimo periodo del paragrafo 1.7, lett. D del Manuale. 9. Azioni di accompagnamento non realizzate Che cosa succede nel caso di mancata realizzazione (o di parziale realizzazione) di azioni di accompagnamento previste nell ambito dei progetti approvati? Il formulario per la presentazione dei progetti dovrà prevedere a partire dalla data del 1 gennaio 2011 il costo indicativo di ciascuna azione di accompagnamento: sulla base di tale costo verrà effettuata la decurtazione nel caso di mancata realizzazione di azioni previste. 10. Computo delle ore/corso personale docente e non docente Nell eventualità di assenze di docenti, di co-docenti o di figure adibite a funzioni di tutoraggio, in quali casi le ore di corso non possono essere computate ai fini della determinazione finale della sovvenzione? In aggiunta a quanto previsto al paragrafo 4.3 (sezione 2.2) del Manuale, si precisa che nel caso di assenze relative a figure adibite a funzioni di tutoraggio superiori al 25% delle ore previste complessivamente a progetto, si applica una decurtazione pari al 7% della spesa prevista nella voce personale di cui alla Macrocategoria B2 del conto economico (all. 2 BIS del Manuale ). Nota: tale percentuale di riferimento è stata calcolata sulla base del costo storico delle attività di formazione continua. Esempio: Un progetto prevede un Tutor A a cui vengono attribuite 100 ore ed un Tutor B a cui vengono attribuite 80 ore: - la decurtazione del 7% viene applicata se i due Tutor accumulano insieme più di 45 ore di assenza (ovvero più del 25% delle ore complessivamente previste a progetto per figure adibite a funzioni di tutoraggio); - se il Tutor A risulta assente per 40 ore ed il Tutor B non risulta mai assente, la decurtazione non si applica.

5 Nell eventualità di assenze di co-docenti (ovvero nel caso di un impiego di co-docenti minore rispetto a quanto previsto a progetto), come devono essere computate le ore di corso ai fini della determinazione finale della sovvenzione? E per quanto riguarda le domande di rimborso trimestrali? Le assenze degli eventuali co-docenti, laddove previsti, concorrono al calcolo del 25% di ore di assenza ai fini della decurtazione del 7% della spesa prevista nella voce personale. 11. Imputazione dei costi indiretti Nell ambito dello schema di conto economico di cui all allegato 2. Bis del Manuale non viene riportato il paragrafo C, quello che nello schema di conto economico di cui all allegato 2 corrisponde ai costi indiretti. In caso di ricorso alle unità di costo standard, come devono essere imputati i costi indiretti? Possono essere distribuiti fra le varie macrocategorie del paragrafo B secondo la ripartizione che il Soggetto attuatore ritiene più opportuna? Sì. Infatti, nel caso di ricorso alle unità di costo standard non ha più senso una logica di separazione fra costi diretti ed indiretti. A titolo esemplificativo, si propone la seguente tabella di corrispondenza circa l imputazione dei costi indiretti nel conto economico a costi reali (all. 2 al Manuale ) e nel conto economico a costi standard (all. 2. Bis al Manuale ): Esempio: 12. Variazioni del preventivo di spesa inserita alla faq. n. 1 inserita alla faq. n Prove di spesa In caso di ricorso alle unità di costo standard, debbono comunque essere conservati i documenti contabili? Eventualmente fino a che periodo?

6 In caso di ricorso alle unità di costo standard, continua ad applicarsi il punto e) degli obblighi del soggetto attuatore (paragrafo 1.1 del Manuale) ed il punto e) dello schema tipo di atto di adesione (allegato 1 bis, art. 3). L atto di adesione prevede al riguardo che l organismo attuatore dovrà eseguire un archiviazione ordinata della documentazione contabile, con modalità finalizzate ad agevolare il controllo e a conservare la documentazione amministrativa e contabile riferita al progetto base fino al terzo anno di chiusura del POR FSE nonché metterla a disposizione degli uffici competenti ad esercitare il controllo. In caso di ricorso alle unità di costo standard, come vanno lette le disposizioni dei paragrafi e del Manuale? In caso di ricorso alle unità di costo standard, le spese effettivamente sostenute dal beneficiario sono dimostrate dalla realizzazione dell attività finanziata. Pertanto, la realizzazione di un attività è da considerarsi prova di spesa valida (alla stregua delle fatture in regime di costi reali). Il termine comprova della spesa di cui al punto deve intendersi come sinonimo al concetto di giustificazione della spesa. Resta fermo, invece, il principio affermato al punto del Manuale, secondo il quale le spese devono essere comprovate, nel senso di fondate, sulla base di documenti contabili fiscalmente validi (fatture, cedolini paga notule, ricevute, ecc.). Tali documenti contabili dovranno essere messi a disposizione di organismi di controllo, se richiesti. 14. Stato di avanzamento fisico/procedurale In caso di ricorso alle unità di costo standard, con riferimento al paragrafo del Manuale, che cosa si intende per avanzamento fisico/procedurale del progetto? Quale documentazione deve essere inserita nel SIFORM ai fini dell invio delle Domande di rimborso trimestrali? Per avanzamento fisico/procedurale del progetto si intendono, nell ambito delle Unità di costo standard, fondamentalmente, il numero di ore di corso realizzate ed il numero di ore di presenza degli allievi. Ai fini dell invio delle Domande di rimborso trimestrali, nel SIFORM deve essere inserita comunque tutta la documentazione di supporto specificata nella quarta parte del Manuale (paragrafo 4.2, riferimento 1.10), pena la sospensione dei pagamenti. 15. Controlli di I livello Nel caso di applicazione delle unità di costo standard, come saranno svolti i controlli di I livello? I controlli di I livello saranno svolti secondo le modalità previste nella descrizione dei sistemi e sulla base di apposite check list approvate dall Autorità di gestione il Tali check list tuttavia non divergono molto da quelle già in uso per i progetti a costi reali, se non per quelle inerenti il controllo amministrativo e a fine progetto. 16. Pubblicizzazione degli interventi [Riferimento: nota prot. n. ID: del ] Nel caso di ricorso alle unità di costo standard, come devono essere applicate le sanzioni di cui al punto 1.4 ( La pubblicizzazione degli interventi ) ed al punto ( I destinatari Individuazione dei partecipanti ) del Manuale? Nel caso di ricorso alle unità di costo standard, il punto 1.4 del Manuale si applica, con la precisazione che, in relazione alla sanzione di pag. 21, il mancato riconoscimento dei costi di pubblicità comporterà una decurtazione forfetaria pari al 2% del costo pubblico, conformemente con quanto indicato nella nota della CE del , relativa al TWG di Stoccolma. Con riferimento al punto del Manuale, invece, si precisa che le sanzioni ivi richiamate sono quelle reviste nel paragrafo di riferimento della parte 1^ del Manuale. 17. N. ore da indicare nelle certificazioni trimestrali

7 Cosa si intende per numero di ore corso realizzate nel punto a) della certificazione trimestrale? Si intendono le ore corso di docenza e/o stage realizzate nel trimestre di riferimento, eventualmente comprensive degli esami. 18. Indicatore QPD Nell ambito della procedura di valutazione dei progetti, l elemento i (descrizione analitica del preventivo finanziario) dell indicatore QPD di cui al paragrafo 12.3 della DGR n del e s. m e i. trova applicazione anche nel caso di ricorso alle unità di costo standard? No. Nel caso di ricorso alle unità di costo standard, l elemento i non viene tenuto in considerazione ai fini dell attribuzione del punteggio dell indicatore poiché non pertinente. 19. Computo delle ore corso dei codocenti inserita alla faq. n. 10 inserita alla faq. n Computo ore esame In caso di ricorso alle unità di costo standard, ai fini della determinazione della sovvenzione finale, come devono essere computate le ore di esame? Che succede se gli esami durano meno di quanto previsto (esempio: 6 ore invece di 10)? Come vengono computate le ore relative alle prove orali (ogni allievo ne fa solo una quota-parte)? Inoltre: come si procede in relazione al calcolo delle ore di esame da inserire nelle domande di rimborso di cui al paragrafo 1.10 del Manuale. Premesso che gli allievi che si sono presentati agli esami (ammessi) sono considerati presenti per l intera durata delle prove d esame previste dal progetto approvato, le ore di esame sono riconosciute per intero (sia in relazione all UCS ora corso che ora allievo) nei seguenti casi: a) se sono svolte per una durata uguale o superiore a quella prevista dal progetto approvato; b) se sono svolte per una durata inferiore a quella prevista, ma abbiano riguardato almeno la metà più uno degli allievi ammessi; c) diversamente vengono riconosciute fino al 50% (sia in relazione all UCS ora corso che ora allievo); Le ore d esame ulteriori a quelle previste dal progetto approvato non sono riconosciute. Le ore d esame sono inserite nella domanda di rimborso dopo che la prova è stata conclusa da tutti coloro che si sono presentati agli esami (ammessi). 21. Abbandoni e riconoscimento dei costi Se un allievo abbandona il corso prima di iniziare lo stage, l'ente di formazione può comunque chiedere ed ottenere il rimborso delle unità di costo ora allievo per le ore di stage non frequentate? Si, a condizione che l'abbandono sia dovuto all'ingresso o reingresso nel mondo del lavoro o nei percorsi di istruzione, adeguatamente documentato (ad esempio attraverso la copia del contratto di assunzione o dell'attestato di iscrizione ad un percorso scolastico o Universitario. 22. Figure professionali di cui al punto 1.7 del Manuale (documenti giustificativi)

8 I time sheets riferiti, in generale, alle figure indicate al punto 1.7. possono essere presentati anche al termine del corso laddove non già presentati prima o all atto di presentazione del prospetto finale di determinazione della sovvenzione? In questa prima fase di avvio della prima sperimentazione si salvo che: - l atto di adesione stipulato tra l Ente e la PA concedente il finanziamento non preveda disposizioni specifiche sul punto; - per la figura del coordinatore o direttore ove prevista. Il time sheet riferito alle funzioni previste al capitolo 1.7 (figure professionali) può essere inserito anche nell'ultima dichiarazione trimestrale, sebbene relativo ad un'attività di norma svolta precedentemente? Si. E' preferibile tuttavia inserirlo nella dichiarazione corrispondente al trimestre in cui l'attività è stata effettivamente realizzata. Se, invece, i time sheet non fossero presentati nelle certificazioni trimestrali, gli stessi dovranno essere prodotti in allegato al prospetto finale per la determinazione della sovvenzione. In particolare l'allegazione al termine del progetto può rendersi particolarmente indicata per le attività svolte alla fine del progetto o successivamente (ad es. l'attività del personale amministrativo impegnato nella produzione della documentazione finale o quella di chi è impegnato in attività di verifica e valutazione finale, etc.) Il time sheet riferito all'attività di progettazione esecutiva può essere inserito anche nell'ultima dichiarazione trimestrale, sebbene relativo ad un'attività di norma svolta a inizio corso? Si. E' preferibile tuttavia inserirlo nella dichiarazione corrispondente al trimestre in cui l'attività è stata effettivamente realizzata. Cosa accade se il time sheet riferito ad una delle figure di cui al punto 1.7 non viene presentato? Il saldo è differito, previa richiesta d integrazione documentale da parte della PA all Ente, fino alla presentazione di tutti i time sheet, salvo giustificato motivo da determinarsi dalla PA concedente il finanziamento. Se dagli allegati alle dichiarazioni trimestrali non risultino né il time sheet del coordinatore né del direttore è facoltà della PA sospendere il corso? Si, in quanto l attività di coordinamento e/o di direzione, ove previste, presuppongono un lavoro di raccordo continuativo tra l Ente e la PA da svolgersi per tutta la durata del progetto al fine del buon andamento dello stesso. Proprio le peculiarità di questa funzione rende necessario presentare il time sheet con le dichiarazioni trimestrali, a differenza delle altre figure che non prevedono delle attività sempre continuative e/o riconducibili ad ore e che quindi possono, se del caso, essere presentate in tempi successivi al più tardi a fine corso. Cosa accade, invece, se in caso di controllo amministrativo sulle dichiarazioni trimestrali manchi il time scheet per il tutor, il progettista o le figure amministrative di cui al punto 1.7? Il time sheet del tutor può essere presentato a fine corso, tenuto conto che la presenza del tutor è già accertata dal registro didattico (in questo caso si intende il time sheet riferito ad attività fuori aula). Per quanto attiene alle attività del progettista (esecutivo) e del personale amministrativo, essendo le stesse svolte di norma all interno di un arco temporale circoscritto, il time sheet può essere prodotto entro la fine del corso o comunque con la presentazione del prospetto finale di determinazione della sovvenzione.

9 Cosa accade, infine, se i time sheet non vengono presentati neanche a fine corso? E necessario richiedere l integrazione documentale e, laddove non prodotta, può essere causa per il differimento dei termini per l approvazione del saldo da parte della P.A. 23. Determinazione finale del finanziamento Sono rimborsate le ore frequentate da allievi che non hanno raggiunto il 75% di ore di presenza del monte ore corso? Si. Sono ricosciute per una somma equivalente al valore dell'unità di costo standard ora allievo prevista nell'atto di adesione moltiplicato per le ore di frequenza. E' applicabile la decurtazione dell'1% della sovvenzione prevista a inizio corso per gli allievi che non abbiano raggiunto almeno il 75% di ore di presenza? No. La decurtazione dell'1% vale solo in caso di rimborso a costi reali. A tal proposito, si debbono ritenere valide le disposizioni di pag. 83 del manuale che, disponendo ex novo sul punto, non fanno alcun esplicito riferimento alla decurtazione forfettaria dell'1%.