INPS. Area Aziende. Manuale utente: Procedura di gestione delle deleghe

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1 Istituto Nazionale Previdenza Sociale INPS Direzione Centrale Sistemi Informativi e Tecnologici Area Aziende : Procedura di gestione delle deleghe Documento: della procedura per la comunicazione e la gestione delle deleghe Data: Ottobre 2011 Versione: Definitivo 02

2 Contenuti del documento: 1 Obiettivo e ambito 3 2 Home page procedura Pagine di integrazione dati Commercialisti/Avvocati Delega da azienda Delega a dipendente Subdelega Dettagli delega/subdelega Regole per il Caricamento massivo FAQ 18 Pag. 2 di 19

3 1 Obiettivo e ambito Nell ambito del processo di gestione delle deleghe sono in atto una serie di azioni al fine di consentire esclusivamente ai soggetti aventi diritto (ex legge 445 del 2000) la gestione dei servizi per conto dell azienda rappresentata. Grazie alla procedura presente sul sito istituzionale, i soggetti abilitati avranno la possibilità di: Comunicare una o più deleghe all Istituto; Revocare una delega precedentemente sottomessa; Creare una o più subdeleghe di tutti i servizi per cui sono delegati, ad un proprio collaboratore. Pag. 3 di 19

4 2 Home page procedura La struttura di Front Office permette la comunicazione di una delega da parte di un intermediario abilitato. Il link alla procedura è presente nel sito istituzionale dell INPS all interno dell area dedicata ai servizi per le aziende e i consulenti. Una volta autenticato tramite PIN rilasciato dall Istituto, il soggetto, se presente negli elenchi forniti dagli Albi nazionali dei Consulenti del Lavoro, dei Dottori commercialisti ed Esperti contabili, degli Avvocati o nel censimento delle strutture e dei responsabili effettuato dalle Associazioni di categoria datoriali, può selezionare il servizio ed accedere all home page della procedura, contenente le seguenti opzioni: 1. Delega da Azienda Tramite tale opzione l intermediario ha la possibilità di comunicare all istituto la sua abilitazione ad operare per conto di un azienda (che indicherà in un apposito form, insieme ai servizi per cui è abilitato). 2. Subdelega a dipendente Tramite tale opzione l intermediario abilitato ha la possibilità di subdelegare tutti i servizi per cui è delegato ad un proprio collaboratore. 3. Dettagli delega/subdelega Tramite tale opzione l intermediario ha la possibilità di visualizzare i dettagli di una delega/subdelega, ad esso associata, comunicata in precedenza. 4. Caricamento Massivo Tramite tale opzione l intermediario ha la possibilità di inserire massivamente le deleghe contenute nel file testo (si rimanda alla guida presente nella pagina web del caricamento). Figura 1 Pag. 4 di 19

5 2.1 Pagine di integrazione dati Commercialisti/Avvocati In fase di primo accesso degli utenti Commercialisti/Avvocati, l applicazione propone una pagina necessaria per l integrazione dei dati. Dovranno essere indicati i seguenti dati : Direzione provinciale (effettuare la scelta dal menù a tendina della direzione); Data di invio della dichiarazione prevista dalla L.12/1979 all Ufficio provinciale del lavoro. Dopo aver dichiarato tali informazioni premere il pulsante Conferma e poi Accedi. Le informazioni verranno salvate nell archivio Deleghe e non verranno proposte nei successivi accessi. Di seguito l immagine della pagina web: Figura 2 Pag. 5 di 19

6 2.2 Delega da azienda La funzionalità Delega da Azienda permette ad un intermediario abilitato la comunicazione all istituto di una delega da parte di un azienda. La prima operazione disponibile all utente è quella di acquisizione delle deleghe; durante tale fase è permesso il salvataggio delle deleghe che saranno poste nello stato Da Attivare. La schermata visualizzata conterrà i seguenti dati: 1. Matricola azienda (campo libero) 2. Tasto verifica o selezionando tale tasto, sarà verificata: la presenza di una delega già sottomessa dall intermediario autenticato/a nei confronti della matricola inserita (in caso affermativo, viene evidenziata tale presenza e non viene permesso l inserimento) la correttezza della matricola (in caso affermativo, vengono importati i dati del rappresentante legale o del titolare dell azienda dati del punto 3) 3. Dati rappresentante legale o Nome (campo importato dall anagrafica - editabile) o Cognome (campo importato dall anagrafica - editabile) o CF (campo importato dall anagrafica - editabile) o Nazione di nascita (campo importato dall anagrafica - editabile) o Città di nascita (campo importato dall anagrafica - editabile) o Provincia di nascita (campo importato dall anagrafica - editabile) o Data di nascita (campo importato dall anagrafica - editabile) o (campo editabile non obbligatorio) o Tipo delegante (menù a tendina non editabile obbligatorio) 4. Dati intermediario delegato o Nome (campo editabile, importato dall anagrafica) o Cognome (campo editabile, importato dall anagrafica) o CF (campo non editabile, importato dall anagrafica) o Ruolo (Per i soggetti abilitati e riconosciuti dal sistema come Consulente del lavoro, Dottore Commercialista, Avvocato,... il campo sarà automaticamente popolato e non sarà editabile) o Provincia di Iscrizione (campo importato dall anagrafica - non editabile - Utente Consulente del Lavoro) o Ordine (Commercialista/Avvocato non editabile) o Numero di Iscrizione all albo (campo importato dall anagrafica - non editabile - Utente Consulente del Lavoro/Commercialista/Avvocato) Pag. 6 di 19

7 o Nazione di nascita (campo importato dall anagrafica editabile) o Città di nascita (campo importato dall anagrafica editabile) o Provincia di nascita (campo importato dall anagrafica editabile) o Data di nascita (campo importato dall anagrafica editabile) o (campo importato dall anagrafica editabile) 5. Dati delega o Data decorrenza delega o Elenco dei servizi ad ognuno dei quali è associato un check-box. I servizi visualizzati sono i seguenti: 1. Servizi di sola consultazione 2. Servizio di consultazione e gestione dati È obbligatorio selezionare uno ed un solo servizio per inviare la delega. Alla pressione del tasto Conferma la procedura in automatico interroga gli archivi centrali dell INPS e verifica la correttezza dei dati inseriti. I controlli eseguiti sono i seguenti: Correttezza Matricola azienda Associazione CF del rappresentante legale con la matricola Caso 1: Controllo OK. Nel caso in cui il controllo dei dati inseriti vada a buon fine la delega sarà posta nello stato Da Attivare e sarà possibile attivarla il giorno stesso oppure in una data successiva. Sarà presentato il seguente messaggio: Figura 3 La delega a questo punto è in stato Da Attivare. Cliccando sul pulsante Stampa sarà creato il documento pdf. Cliccando sull opzione stampa bilingue, verrà generata la stampa bilingue italiano/tedesco. Caso 2: Controllo KO. Nel caso in cui i dati inseriti del Rappresentante Legale/Titolare non coincidano con quelli presenti all interno degli archivi INPS per la matricola selezionata, il sistema fornisce una segnalazione non bloccante: Pag. 7 di 19

8 Figura 4 Modifica dati (permette di tornare alla schermata di invio delega) Continua (permette di sottomettere la delega in stato Da attivare ). Alla pressione del tasto Continua, che equivale ad una forzatura del controllo, è permessa l acquisizione della delega. Alla pressione del tasto, il sistema acquisisce la delega e fornisce un messaggio di conferma. La delega è a questo punto in stato Da Attivare e verranno successivamente effettuate verifiche sui dati indicati da parte delle sedi INPS. Cliccando sul pulsante Stampa sarà creato il documento pdf relativo alla delega. Cliccando sull opzione Stampa bilingue (tedesco), si otterrà la stampa bilingue. 2.3 Delega a dipendente La funzionalità Delega a dipendente permette ad un Rappresentante Legale/Titolare abilitato sul sistema Passi, la comunicazione all istituto di una delega a un proprio dipendente. La prima operazione che l utente potrà effettuare è quella di acquisizione delle deleghe; durante tale fase è permesso il salvataggio delle deleghe che saranno poste nello stato Da Attivare. La schermata visualizzata conterrà i seguenti dati: 1. Matricola azienda (campo libero) 6. Dati rappresentante legale/ Titolare o Nome (campo importato dall anagrafica - editabile) o Cognome (campo importato dall anagrafica - editabile) o CF (campo importato dall anagrafica - editabile) o Nazione di nascita (campo importato dall anagrafica - editabile) o Città di nascita (campo importato dall anagrafica - editabile) o Provincia di nascita (campo importato dall anagrafica - editabile) o Data di nascita (campo importato dall anagrafica - editabile) o (campo editabile non obbligatorio) o Tipo delegante (menù a tendina non editabile obbligatorio) 7. Dati dipendente delegato o Nome (campo editabile) o Cognome (campo editabile) Pag. 8 di 19

9 o CF (campo editabile) o Nazione di nascita (campo editabile) o Città di nascita (campo editabile) o Provincia di nascita (campo editabile) o Data di nascita (campo editabile) o (campo editabile) 8. Dati delega o Data decorrenza delega o Elenco dei servizi ad ognuno dei quali è associato un check-box. I servizi visualizzati sono i seguenti: 2. Servizi di sola consultazione 3. Servizio di consultazione e gestione dati È obbligatorio selezionare uno ed un solo servizio per inviare la delega. 9. Tasto verifica o selezionando tale tasto, sarà verificata: la presenza di una delega già sottomessa dal titolare/rappresentante legale autenticato nei confronti della matricola inserita e del delegato (in caso affermativo, viene evidenziata tale presenza e non viene permesso l inserimento); la correttezza della matricola (in caso affermativo, vengono importati dagli archivi inps i dati del rappresentante legale o del titolare dell azienda dati del punto 3); l appartenenza del codice fiscale del dipendente indicato ripetto alla matricola aziendale; Effettua il completamento dei dati del rappresentante legale/titolare, leggendo le informazioni dagli archivi inps. Alla pressione del tasto Verifica saranno effettuti i controlli sopra elencati; Alla pressione del tasto Conferma il sistema effettuerà i controlli sopra elencati e verificherà i dati del rappresentante legale / titolare. Relativamente a quest ultimo controllo si potranno verificare due casi di esito: Caso 1: Controllo OK. Nel caso in cui il controllo dei dati inseriti vada a buon fine la delega sarà posta nello stato Da Attivare e sarà possibile attivarla il giorno stesso oppure in una data successiva. Sarà presentato il seguente messaggio: Pag. 9 di 19

10 Figura 5 La delega a questo punto sarà inserita con lo stato Da Attivare. Cliccando sul pulsante Stampa sarà creato il documento pdf. Cliccando sull opzione stampa bilingue, verrà generata la stampa bilingue italiano/tedesco (sarà presente nella versione aggiornata del sito). Caso 2: Controllo KO. Nel caso in cui i dati inseriti del Rappresentante Legale/Titolare non coincidano con quelli presenti all interno degli archivi INPS per la matricola inserita, il sistema fornisce una segnalazione non bloccante: Figura 6 Modifica dati (permette di tornare alla schermata di invio delega) Continua (permette di sottomettere la delega in stato Da attivare ). Alla pressione del tasto Continua, che equivale ad una forzatura del controllo, è permessa l acquisizione della delega. Alla pressione del tasto, il sistema acquisisce la delega e fornisce un messaggio di conferma. La delega è a questo punto in stato Da Attivare e verranno successivamente effettuate verifiche sui dati indicati da parte delle sedi INPS. Cliccando sul pulsante Stampa sarà creato il documento pdf relativo alla delega. Cliccando sull opzione Stampa bilingue (tedesco), si otterrà la stampa bilingue (per versione aggiornata). 2.4 Subdelega La funzionalità Subdelega permette la comunicazione all istituto di una subdelega da parte di un intermediario già delegato, nei confronti di un proprio collaboratore. La selezione della funzionalità in oggetto fa aprire una schermata contenente: 1. La lista delle matricole e denominazione delle aziende associate alle deleghe attive precedentemente inviate dal delegato; Pag. 10 di 19

11 2. Dati delegato o Nome (campo non editabile importato dall anagrafica) o Cognome (campo non editabile importato dall anagrafica) o CF (campo non editabile importato dall anagrafica) o Ruolo (Per i soggetti abilitati e riconosciuti dal sistema come Consulente del lavoro, Dottore Commercialista, Avvocato,... il campo sarà automaticamente popolato e non sarà editabile ) o Provincia di Iscrizione (campo importato dall anagrafica - non editabile - Utente Consulente del Lavoro ) o Ordine (Commercialista/Avvocato non editabile) o Numero di Iscrizione all albo (campo importato dall anagrafica - non editabile - Utente Consulente del Lavoro/Commercialista/Avvocato) o Nazione di nascita (campo non editabile importato dall anagrafica) o Città di nascita (campo non editabile importato dall anagrafica) o Provincia di nascita (campo non editabile importato dall anagrafica) o Data di nascita (campo non editabile importato dall anagrafica) o (campo non editabile importato dall anagrafica) 3. Dati sub-delegato o Nome (campo libero) o Cognome (campo libero) o CF (campo libero) o Nazione di nascita (campo libero) o Città di nascita (campo libero) o Provincia di nascita (campo libero) o Data di nascita (campo libero) o (campo libero) 4. Dati delega Elenco dei servizi ad ognuno dei quali è associato un check-box. I servizi visualizzati sono quelli presenti su almeno una delle deleghe del delegato che sta inviando la subdelega. 5. Tasto Conferma (permette di inviare la sub-delega) 6. Tasto Annulla (permette di annullare e tornare alla home page) Alla pressione del tasto Conferma, la procedura verifica che i campi siano stati inseriti in forma corretta. Se il controllo è superato, il sistema acquisisce la sub-delega e fornisce un messaggio di conferma, come indicato in figura 4. Pag. 11 di 19

12 Figura 7 A questo punto sarà creata una subdelega in stato Attiva nei confronti del soggetto subdelegato, relativa ad ognuna delle matricole che contengono almeno uno dei servizi selezionati. N.B: E possibile subdelegare solo Deleghe che sono in stato Attivo e nel caso in cui esistano delle sub-deleghe, la revoca della delega revoca in automatico anche le sub-deleghe associate. ESEMPIO: Il soggetto delegato è in possesso delle seguenti deleghe: Matricola Servizi Servizi di sola consultazione Servizi di consultazione e gestione dati Servizi di sola consultazione Il soggetto delegato decide di subdelegare il servizio 1. La procedura creerà la seguente subdelega: Matricola Servizi Servizi di sola consultazione Servizi di sola consultazione La subdelega sarà sottomessa in stato Attiva. 2.5 Dettagli delega/subdelega La funzionalità Dettagli Delega permette la visualizzazione dei dati inseriti all interno di una delega/subdelega e consente l accesso alle funzionalità di Attivazione e Revoca della delega. La selezione della funzionalità fa aprire una schermata contenente i seguenti campi: 1. Matricola (campo libero) 2. Tipo delega (Tutte, Delega da Azienda, Subdelega...) 3. Stato delega (Tutti, Attiva, Da Attivare, Revocata) Cliccando sul tasto Cerca saranno visualizzate nelle liste sottostanti - tutte le deleghe o subdeleghe che rispondono ai criteri impostati, associate al soggetto autenticato. Le informazioni delle delega o subdelega saranno visualizzate su due sezioni differenti Delega da azienda Matricola Pag. 12 di 19

13 Denominazione Stato Visualizza dettagli Attiva (presente solo nel caso di deleghe in stato Da attivare ) Revoca (abilitato solo in caso di deleghe non revocate) Subdelega CF SubDelegato Nome Subdelegato Cognome Subdelegato Stato Delega Visualizza dettagli Revoca (abilitato solo in caso di deleghe non revocate) Visualizza dettagli Cliccando sul Visualizza dettagli, l utente può aprire una schermata di dettaglio contenente: Attiva 1. Dati delega a. Tipo delega b. Stato delega c. Data decorrenza 2. Informazioni Azienda a. Matricola b. Ragione sociale c. Rappresentante legale 3. Informazioni delegato 4. Informazioni Subdelegato (campi visualizzati solo nel caso di subdelega) 5. Servizi associati Indietro (permette di tornare alla pagina precedente) Stampa (permette la stampa della delega) Stampa bilingue (tedesco) permette la stampa bilingue (tedesco) Alla pressione del tasto Attiva attiva per altri intermediari. Le condizioni che possono verificarsi sono le seguenti:, il sistema controlla se la delega che si sta attivando è già 1. Uno o più servizi selezionati è già associato ad un altro soggetto Pag. 13 di 19

14 L applicazione notifica all utente, tramite la schermata riportata sotto, la presenza di un altro soggetto che ha attivato una delega per la stessa matricola e gli stessi servizi: Figura 8 Il sistema notifica che, per l attivazione della delega appena sottoscritta, l utente potrà scegliere tra le seguenti opzioni per le possibili deleghe precedentemente attivate nel sistema. Alla pressione del tasto Continua il sistema fornisce una schermata contenente il criterio con cui le deleghe presenti nel sistema potranno essere revocate: 1. Revoca contestuale all attivazione: Figura 9 L attivazione della delega in esame, disattiverà contestualmente tutte le deleghe già esistenti presenti nel sistema per la matricola inserita. 2. Revoca dopo 90 giorni dall attivazione della delega L attivazione della delega in esame, disattiverà a 90 giorni dalla data di attivazione, tutte le deleghe già esistenti presenti nel sistema per la matricola inserita (opzione non presente nella delega a dipendente). 3. Nessuna revoca (le deleghe continueranno ad essere attive contemporaneamente) L attivazione della delega in esame, non eseguirà alcuna operazione (rimarranno inalterate) su tutte le deleghe già esistenti presenti nel sistema per la matricola inserita. La vecchie deleghe passeranno in automatico in stato Revocata sulla base della scelta riportata al punto sopra. A seguito della scelta effettuata, il sistema attiva la delega alla mezzanotte del giorno successivo la data operazione e fornisce un messaggio di conferma: Pag. 14 di 19

15 Figura Nessuno dei servizi selezionati è associato ad alcun intermediario/dipendente. La pressione del tasto Attiva permette la comunicazione della delega. Alla pressione del tasto il sistema attiva la delega alla mezzanotte del giorno successivo la data operazione e fornisce un messaggio di conferma. Il click su Attiva fa passare la delega da stato Da attivare a stato Attiva Revoca Cliccando su Revoca, l utente può revocare una delega precedentemente sottomessa. La delega sarà posta nel nuovo stato dalla mezzanotte del giorno successivo la data operazione e fornirà un messaggio di conferma. Se l utente accetta, la delega passa dallo stato precedente in stato Revocata. E possibile revocare una delega se posta nello stato Da Attivare o Attiva. In fase di revoca di una delega, saranno revocate tutte le subdeleghe associate. Pag. 15 di 19

16 2.6 Regole per il Caricamento massivo Per usufruire della funzionalità Caricamento Massivo è necessario creare un file, opportunamente formattato, nel quale inserire le informazioni dell'azienda per la quale si desidera acquisire una delega esplicita. La funzionalità consente all utente di effettuare il caricamento in due passi: Caricamento del file e verifica: saranno verificati i dati del file testo e visualizzati a video in una lista apposita; Inserimento in archivio Deleghe: sarà effettuato il caricamento effettivo dei dati visualizzati, negli archivi delle deleghe. Saranno scartati i record che presenteranno anomalie. Di seguito sono riportate le regole di creazione e compilazione del file: Regole Creazione file: Il file potrà avere esclusivamente una tra le seguenti estensioni:.txt oppure.csv. Regole Compilazione file: 1. Il file dovrà contenere tante righe quante sono le deleghe che si desidera creare. 2. Ciascuna riga dovrà contenere i seguenti dati separati dal carattere ";". I dati dovranno necessariamente rispettare il seguente ordine: 1. Matricola INPS; 2. Data di decorrenza della delega, il formato dovrà essere gg/mm/aaaa; 3. Servizio (1 - Servizio di consultazione o 2 - Servizio di gestione e consultazione); titolare ; 2 - rappresentante legale; 5. Codice fiscale del titolare/rappresentante legale; 6. Nome titolare/rappresentante legale; 7. Cognome titolare/rappresentante legale; 8. Nazione di nascita titolare/rappresentante legale; 9. Comune di nascita del titolare/rappresentante legale; 10. Provincia di nascita del titolare/rappresentante legale (sigla di 2 caratteri); 11. Data di nascita del titolare/rappresentante legale; 12. del titolare/rappresentante legale. Pag. 16 di 19

17 Segue un esempio (i dati riportati sono di pura fantasia): ; 11/02/2011; 2; 1; MRIRSS72R21K230P; MARIO; ROSSI; ITALIA; MILANO; MI; 21/03/1972; ; 04/06/2011; 2; 2; GNNVRD65R10H105I; GIANNI; VERDI; ITALIA; NAPOLI; NA; 10/03/1965; Nota: Come indicato nell'esempio, ogni riga contenuta nel file dovrà terminare con il carattere ' ; ' Prima di caricare i dati nel sistema è necessario eseguire un'analisi del file, cliccando il tasto "Analizza File". In questa fase il sistema effettua determinati controlli sui dati forniti e mostra il risultato in un apposita lista/griglia. Al termine della fase di analisi è possiblie caricare i dati che il sistema ha identificato come corretti, quelli in corrispondenza del simbolo, cliccando il tasto "Caricamento". Una volta che i dati corretti saranno stati caricati, un messaggio di conferma comparirà a video. Pag. 17 di 19

18 2.7 FAQ Acquisizione Delega: Il sistema comunica: Matricola non appartenente agli archivi INPS ; Qualora la matricola inserita non sia effettivamente presente negli archivi, sarà visualizzato il messaggio sopra indicato. Verificare se effettivamente la matricola inserita sia una matricola valida di dieci caratteri numerici. La data di decorrenza delega da indicare deve essere quella di inizio mandato o quella dell attuale acquisizione? Nella fase di avvio, per gli incarichi già in essere, la data di decorrenza da indicare deve essere quella di predisposizione della delega telematica mentre per i nuovi incarichi si indicherà la data di effettiva decorrenza. Il possesso della delega consente naturalmente la consultazione della posizione aziendale anche precedentemente a tale data. Il sistema comunica: I dati del Titolare o del Rappresentante Legale non sono presenti negli archivi INPS. Inserire manualmente le informazioni ; Il messaggio è visualizzato se le informazioni anagrafiche del delegante non sono presenti negli archivi INPS. E possibile inserire manualmente tali informazioni. I dati presentati a video non corrispondono alle anagrafiche in mio possesso (dati delegato/dati titolare-rappresentante Legale); E possibile modificare i dati manualmente e acquisire la delega Attivazione/Revoca Delega: Ho attivato una delega con dei dati sbagliati: cosa devo fare? Per modificare i dati sbagliati è necessario revocare la delega con l apposita funzionalità. Dal giorno successivo sarà possibile inserire una nuova delega con le informazioni corrette. Ho revocato una delega, posso attivarne una nuova per la stessa matricola? Si, è possibile inserire nuovamente la delega. Non è possibile effettuare una revoca ed una attivazione lo stesso giorno, sarà possibile effettuare l attivazione dal giorno successivo la data di revoca. Posso stampare una delega in testo bilingue (italiano/tedesco)? Si. Nelle fasi di inserimento e di visualizzazione dettaglio della delega, è presente l opzione bilingue, che consente la stampa divisa in due sezioni: italiano e tedesco. Prima di premere il pulsante di Stampa, selezionare tale opzione. Dopo aver attivato la delega, devo inviarla in formato cartaceo all Istituto? No. La delega deve essere conservata dall intermediario ed esibita a richiesta dell Istituto. Pag. 18 di 19

19 Dopo aver effettuato l accesso alla procedura, viene visualizzata la funzionalità di inserimento Delega a dipendente, ma non di Delega da azienda; L utente che non è censito nel sistema Gestione Deleghe, ma risulta essere censito comunque come impresa negli archivi inps, avrà abilitata la funzionalità di inserimento Delega a dipendente. Per ottenere l abilitazione della funzionalità di inserimento Delega da azienda dovrà richiedere all inps di essere censito nel sistema di Gestione Deleghe, comunicando i suoi dati personali richiesti. Pag. 19 di 19

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