Sei una Pubblica Amministrazione e a breve sarai obbligata a gestire la ricezione delle fatture elettroniche PA?

Transcript

1 Sei una Pubblica Amministrazione e a breve sarai obbligata a gestire la ricezione delle fatture elettroniche PA? Namirial ha la soluzione per la fatturazione PA - PASSIVA e la conservazione a norma di legge.

2 Agenda IL NUOVO REGOLAMENTO FATTURA PA LA SOLUZIONE NAMIRIAL: SUBITO OPERATIVI 2

3 L introduzione dell obbligo FatturaPA e del SDI La Finanziaria del 2008 impone che ogni fattura nei rapporti commerciali con la PA debba essere emessa, trasmessa, ricevuta e conservata in formato elettronico attraverso il Sistema di Interscambio (di seguito SDI), istituito dal Ministero dell'economia e delle Finanze e gestito da Sogei S.p.A. (come stabilito dal Decreto del 7 Marzo 2008), che espleta il ruolo operativo di snodo per il transito dei flussi di documenti contabili tra fornitori (operatori economici) e le Pubbliche Amministrazioni e permette attività di monitoraggio e controllo delle finanze pubbliche. A partire dal 6 giugno 2014 i fornitori delle PA interessate dalla legge Finanziaria 2008 sono obbligati ad emettere le proprie fatture nel formato elettronico previsto dal quadro normativo vigente, a decorrere dal termine di tre mesi dalla data di entrata in vigore del nuovo regolamento le PA non possono più accettare nè procedere al pagamento di fatture che non siano state emesse e trasmesse in formato elettronico. 3

4 Entrata in vigore Il nuovo standard elettronico è regolamentato dal Decreto interministeriale del 3 aprile 2013 numero 55, che oltre a stabilire le regole in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica, fissa al 6 giugno 2014 la data di entrata in vigore dell'obbligo di fatturazione elettronica verso i Ministeri, le Agenzie fiscali e gli Enti previdenziali; l art. 25 del Decreto Irpef D.L. n. 66/2014 ha successivamente fissato al 31 marzo 2015 la scadenza per tutte le altre Pubbliche Amministrazioni. 4

5 Scadenza del 31 marzo 2015 Le pubbliche amministrazioni coinvolte sono: Ma le Pubbliche Amministrazioni sono pronte a ricevere, rispondere e conservare?

6 Obblighi per tutte le PA dal 31 marzo 2015 obbligo di ricezione, archiviazione e conservazione a norma delle fatture esclusivamente in forma elettronica (L. 244/2007 art. 1, c. 209); la conservazione digitale delle fatturepa e delle notifiche del SDI in conformità al DPR 633/72 "Istituzione e disciplina dell'imposta sul valore aggiunto", del DM MEF 17/06/2014 "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto" e al DPCM 3 dicembre 2013 "Regole tecniche in materia di sistema di conservazione". divieto di accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea divieto di pagamento anche parziale sino all'invio della fattura in forma elettronica (L. 244/2007 art. 1, c. 210); la ricezione delle fatture elettroniche avviene attraverso il Sistema di interscambio istituito dal Ministero dell'economia e delle finanze e gestito dall'agenzia delle Entrate (L. 244/2007 art. 1, c. 211). 6

7 L intermediario della Pubblica Amministrazione Le pubbliche amministrazioni destinatarie dei flussi di fatturazione elettronica possono AFFIDARE AD INTERMEDIARI molte attività richieste dal nuovo regolamento, quali: - la gestione dei flussi in ricezione - l invio degli esiti del committente (EC) al SdI dopo verifica sulle fatture - Il monitoraggio dei file ricevuti - la conservazione digitale a norma delle fatture e di tutti gli esiti ricevuti.

8 Modalità di ricezione dallo SDI L Amministrazione pubblica o un suo intermediario incaricato può ricevere le fatture elettroniche tramite le tre modalità seguenti: Modalità di ricezione Posta elettronica certificata (PEC) Tramite servizi di cooperazione applicativa tramite Sistema Pubblico di Connettività (SPC) Trasmissione dati tra terminali remoti tramite protocollo FTP Accreditamento Non necessita di accreditamento preventivo Necessita di accreditamento preventivo Necessita di accreditamento preventivo 8

9 INTERMEDIARI INTERMEDIARI Protocollo Ciclo di fatturazione elettronica con focus lato ricevente Pubblica Amministrazione Lato ricevente Operatori Economici Fattura Elettronica Notifiche e riscontri Fattura Elettronica Notifiche e riscontri Codice univoco Ufficio destinatario Dati monitoraggi o finanza pubblica Fattura Elettronica Notifiche e riscontri Fattura Elettronica Notifiche e riscontri Pubblica Amministrazione Unità Organizzative Sistemi Gestionali Sistemi Documentali Conservazione a norma 9

10 Flusso dei dati SdI - lato ricevente Nel caso in cui il file fatturapa trasmesso dal mittente abbia superato i controlli preventivi del Sistema di Interscambio, quest ultimo provvede ad inviare attraverso il canale scelto dal ricevente la fatturapa ed il file dei metadati (MT) al destinatario (all amministrazione o direttamente al suo intermediario). 2. Se l invio al destinatario va a buon fine, il SdI invia un messaggio di Ricevuta di Consegna (RC) al mittente. I msg vengono elaborati entro ore (Invio automatico - Invio PEC) 3. Se l invio al destinatario P.A. non va a buon fine, il SdI invia al trasmittente un msg di Mancata Consegna (MC) 4. Se nei 10 giorni successivi il SdI non è ancora riuscito ad inviare il documento alla PA invia al destinatario un msg di Attestazione di impossibilità di recapito del file (AT) al destinatario, quale definitiva mancata consegna. Se quindi il destinatario PA è irraggiungibile, i fornitori sono obbligati ad effettuare direttamente alla PA destinataria il reinvio del file (ad esempio tramite PEC) del messaggio AT che include anche la FatturaPA.

11 Flusso dei dati SdI lato ricevente (2/2) 5. In caso si sia verificato il punto 2) successivamente il SdI può ricevere un esito di accettazione o rifiuto del documento da parte del Committente Pubblica Amministrazione (Esito Committente) entro 15 gg dall avvenuto invio della fattura alla PA. 6. Il messaggio di esito committente può essere inviato al SdI dalla pubblica amministrazione o da suo intermediario attraverso il medesimo canale scelto per la ricezione delle fatture. 7. Se entro 15 gg non viene generato alcun esito Committente, vale il silenzio assenso e il SDI genera un messaggio di Decorrenza Termini (DT) che trasmette sia al soggetto trasmittente e che al destinatario. 8. Entrambi i soggetti sono obbligati alla conservazione digitale a norma della propria copia (inclusa la conservazione delle notifiche e ricevute delle transazioni). 11

12 Rappresentazione flusso dei messaggi veicolati da SDI 12

13 Notifiche SDI lato PA Notifiche NOTIFICA ESITO COMMITTENTE NOTIFICA SCARTO COMMITTENTE NOTIFICA DECORRENZA TERMINI (DT) Stato fattura Se PA segnala l esito allo SDI dopo le verifiche (l esito può essere di accettazione EC01 o rifiuto EC02) Se la PA segnala erroneamente l esito, SDI risponde alla notifica di Esito con uno scarto (NS) verso la PA Se PA non notifica accettazione/rifiuto fattura decorsi 15 giorni 13

14 Agenda IL NUOVO REGOLAMENTO FATTURA PA LA SOLUZIONE NAMIRIAL: SUBITO OPERATIVI 14

15 La soluzione di Namirial: il Servizio Fatt-PA NAMIRIAL offre un servizio completo tramite i propri strumenti software, l assistenza, la competenza normativa e la specializzazione della struttura operativa. 15

16 La conservazione in sintesi La conservazione a norma per le PA deve garantire Piena conformità alla normativa vigente di riferimento Autenticità dell origine, integrità del contenuto e leggibilità dei documenti per tutto il periodo di conservazione Mantenimento della certezza giuridica dei documenti nel tempo Disponibilità per tutto il periodo di conservazione Reperibilità ed esibizione legislativa dei documenti Massima sicurezza nel data center ed in tutto il processo di conservazione (giacenza fisica dei server nel territorio nazionale e certificazione ISO 27001) Governo e presidio del Responsabile della Conservazione Namirial Conservatore accreditato ai sensi dell art. 44-bis del CAD Accesso sicuro via web ai propri documenti da parte dei soli utenti autorizzati Alta disponibilità, disaster recovery e continuità operativa del processo Rispetto della riservatezza e della normativa privacy (D.Lgs. 196/2013 s.m.i.) 16

17 Il processo di conservazione in sintesi per la PA Protocollo informatico e registrazione contabile RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE NAMIRIAL Ricezione FatturePA e notifiche Invio Esiti Committente INTERMEDIARIO GRUPPO NAMIRIAL Invio dei Pacchetti di Versamento (PdV) SISTEMA DI CONSERVAZIONE Distribuzione di pacchetti e documenti conservati UTENTI PA AUTORIZZATI Invio e generazione notifiche Generazione Rapporto di Versamento (RdV) quale esito della verifica di coerenza Pacchetti di Archiviazione PdA Ricerca documenti via web Invio richiesta di accesso e consultazione o distribuzione di pacchetti e documenti 17

18 HUB FATT-PA Gruppo Namirial Il Gruppo Namirial mette a disposizione un HUB web based per la gestione della fatturazione elettronica PASSIVA. Il portale consente di gestire la ricezione dei file XML in formato FatturaPA: Attivare, attraverso inserimento in IPA in corrispondenza di ogni Ufficio PA e del Servizio di Fatturazione Elettronica, il canale per la ricezione delle FatturePA e notifiche dell intermediario società Gruppo Namirial; Ricevere le Fatture PA su propria casella PEC o altro canale previsto con l intermediario; Generare gli Esiti Committente sul portale web ed inviarli al SDI; Adempiere agli obblighi di conservazione digitale a norma; Ricercare, consultare ed esibire i documenti conservati 18

19 Cosa deve fare la PA operativamente Procedere alla presa visione delle fatture ricevute sul portale web Gruppo Namirial Procedere alla protocollazione delle fatture (protocollo informatico dell ente) e alla generazione delle eventuali notifiche di esito committente Monitorare i vari esiti ricevuti da SdI sul portale Namirial Procedere entro 10 giorni dalla ricezione alla registrazione in contabilità ai sensi dell art. 42 del DL 24 aprile 2014, n. 66. Procedere alla conservazione a norma di tutti i documenti ricevuti ed invuati nel ciclo di fatturazione elettronica 19

20 Il ruolo del Gruppo Namirial Per l esecuzione delle attività di ricezione delle fatture, della gestione delle notifiche e ricevute e per la conservazione digitale a norma NAMIRIAL si avvale dell ausilio del gestore tecnico del servizio 2C Solution Srl, società controllata del Gruppo Namirial, accreditata al canale trasmissivo ricevente dal Sistema di Interscambio. 20 Il Servizio FATT-PA NAMIRIAL prevede che il luogo di conservazione delle scritture contabili sia presso la sede operativa del Depositario 2C Solution S.r.l. (Gestore Tecnico del Servizio), società del Gruppo Namirial ed assicura l utlizzo di server distribuiti ed interconnessi esclusivamente nel territorio nazionale e con certificazione ISO Entrambi i soggetti sono inoltre nominati Responsabili del Trattamento dei dati.