PORTALE MODOC. Guida per l utente. Release /05/2015

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1 PORTALE MODOC Guida per l utente Release /05/2015

2 Sommario INFORMAZIONI GENERALI... 3 LOGIN... 4 HOME... 5 CENSIMENTO... 6 Nuova scatola... 6 Censimento di un box... 6 Censimento di un faldone... 8 Scatole censite in U.O RICHIESTA RITIRI Conferma scatole da ritirare Rientri Stampa DDT RICHIESTA DI CONSULTAZIONE Richiesta Pratica Richiesta Faldoni Richiesta Massiva STRUMENTI Elenco uda archiviate Stato ritiri scatole censite Stato richiesta di consultazione Contatti

3 INFORMAZIONI GENERALI Nell applicativo sono presenti varie tabelle. Tutte le tabelle dell applicativo presentano caratteristiche comuni Figura 1 Con riferimento alla figura 1: ) Titolo della tabella 2) Bottone per minimizzare la tabella 3) Testata delle colonne. Cliccando una volta sulla testata i dati vengono ordinati in maniera ascendente, con un secondo click si ottiene un ordinamento discendente. Le colonne possono essere allargate trascinando i bordi della testata 4) Filtri: per applicare un filtro su una colonna digitare la stringa da usare come filtro e premere invio. Si possono applicare filtri su più colonne 5) Bottone per la cancellazione del filtro: cliccando la X a fianco della casella di filtro viene svuotata la tabella e viene rimosso il filtro 6) Seleziona tutto: seleziona tutte le righe visualizzate nella tabella (solo nelle tabelle con righe selezionabili) 7) Seleziona riga (solo nelle tabelle con righe selezionabili) 8) Griglia dei dati 9) Selettore di pagina. Presenta, nell ordine: i. Bottone pagina iniziale ii. Bottone pagina precedente iii. Indicatore di pagina corrente (digitabile) iv. N totale di pagine v. Bottone pagina successiva vi. Bottone ultima pagina vii. Menu a tendina per la selezione delle righe visualizzate nella tabella 10) Indicatore dei record visualizzati e totali 11) Bottoni funzione: bottoni che eseguono funzioni sulla singola riga. Variano da tabella a tabella, la loro funzione viene descritta nei successivi paragrafi in base al caso. Tutti i bottoni visualizzano un tooltip descrittivo passandoci sopra col mouse Durante il caricamento dei dati viene visualizzata la scritta CARICAMENTO in alto a sinistra sulla tabella. 3

4 LOGIN La schermata di login (fig. 2) richiede l inserimento del nome utente e della password. Dopo aver inserito utente e password cliccare su Accedi per entrare nell applicazione. Il bottone Svuota cancella il contenuto dei campi. E inoltre possibile scaricare questo manuale utente cliccando sul link Manuale di utilizzo in alto a destra. N.B. Per i clienti che dispongono di un sistema di SSO interfacciato con l applicativo la schermata di login non viene presentata e si entra direttamente nella HOME. Figura 2 Schermata di Login 4

5 HOME Dopo aver effettuato il login all applicazione si accede alla schermata principale (fig. 3). La schermata presenta nella barra superiore i dati del cliente e dell utente che ha eseguito il login. Sotto a tale barra è presente il menù delle operazioni. Figura 3 Schermata Home Le funzioni disponibili sono: Censimento o Nuova scatola: censimento dei box in cui verranno collocati i documenti da archiviare o Scatole censite in U.O.: visualizzazione dei box censiti di cui non è ancora stato chiesto il ritiro Richiesta Ritiri o Conferma scatole da ritirare: inserimento della richiesta di ritiro e di rientro delle scatole. E possibile selezionare le scatole da ritirare. o Stampa DDT: funzione di stampa dei DDT relativi alle richieste di ritiro inserite Richiesta Consultazione o Richiesta Pratica: permette la ricerca dei box e l inserimento della richiesta di consultazione dei box/documenti archiviati in Modoc o Richiesta Faldone: permette la ricerca e la richiesta di consultazione di un faldone archiviato in Modoc (solo per le strutture che hanno questa funzione attiva) o Richiesta Massiva: permette la richiesta massiva di box/documenti archiviati in Modoc Strumenti o Elenco uda archiviate: Consultazione ed esportazione in formato csv dell inventario dei box archiviati o Stato ritiri scatole censite: consente la consultazione dello stato dei ritiri o Stato richieste di consultazione: consente la tracciabilità delle richieste di consultazione o Inventario classi documentali: genera un file csv con l elenco delle classi documentali Contatti: visualizza i riferimenti di contatto Modoc 5

6 CENSIMENTO Selezionando la voce di menu Censimento si accede al relativo sottomenù (fig. 4) Figura 4 Menù Censimento Nuova scatola La funzione Nuova scatola permette di censire un nuovo box (fig.5) e gli eventuali faldoni in esso contenuti (per i clienti che hanno la funzione faldoni attiva) Censimento di un box Figura 5 Nuova Scatola I campi Istituto, UOP, Classe documentale, Periodo da e Periodo a sono obbligatori. Tutti gli altri sono facoltativi. Istituto (obbligatorio): menu a tendina per la selezione dell istituto a cui fa riferimento il box da censire. Le voci presenti nel menù dipendono dal cliente e dalle autorizzazioni dell utente. UOP (obbligatorio): menu a tendina per la selezione dell unità operativa a cui fa riferimento il box da censire. Le voci presenti nel menù dipendono dal cliente e dalle autorizzazioni dell utente. ID Scatola (facoltativo): permette di associare alla scatola un codice. Se non viene compilato il codice sarà impostato uguale alla matricola generata automaticamente dal sistema. N.B. La matricola viene sempre generata dal sistema, anche in presenza di un ID Scatola. Va posta particolare attenzione al fatto che l ID Scatola è un codice impostato liberamente dall utente e pertanto non esistono controlli di coerenza su questo campo (formato, univocità ecc.). 6

7 Il campo ID Scatola non è presente per tutti i clienti. Classe documentale (obbligatorio): menu a tendina per la selezione della classe documentale dei documenti contenuti nel box da censire. Le voci presenti nel menù dipendono dall istituto e dal UOP selezionato. Periodo da (obbligatorio): data del documento più vecchio presente nel box. Il valore è scrivibile nel formato gg/mm/aaaa o selezionabile dal calendario (fig. 6) Figura 6 Calendario per la selezione della data Periodo a (obbligatorio): data del documento più recente presente nel box. Il valore è scrivibile nel formato gg/mm/aaaa o selezionabile dal calendario (fig. 6) Numero da (facoltativo): se i documenti nel box sono contrassegnati da una serie numerica, va inserito il numero più basso della serie Numero a (facoltativo): se i documenti nel box sono contrassegnati da una serie numerica, va inserito il numero più alto della serie Sequenza da (facoltativo): se i documenti nel box sono contrassegnati da una sequenza, va inserito il primo identificativo di sequenza Sequenza a (facoltativo): se i documenti nel box sono contrassegnati da una sequenza, va inserito l ultimo identificativo di sequenza Note (facoltativo): Note del documento (max. 200 caratteri) Al censimento del box viene inoltre generato automaticamente un valore Anno, disponibile nelle schermate di ricerca, che contiene l anno del Periodo a. Cliccando su bottone Conferma e stampa etichetta A5 viene confermato il censimento del box e generato il PDF per la stampa dell etichetta del box. Il PDF è in formato A4 e contiene l etichetta in formato A5 ripetuta due volte. L etichetta riporta tutte le informazioni inserite in fase di censimento e presenta un barcode contenente la matricola del box (fig. 7). 7

8 Figura 7 Etichetta box Istruzioni operative per l etichettatura del box Aprire il PDF Inserire i fogli di etichette A5 sulla stampante; qualora l ufficio/filiale ne fosse sprovvisto inserire l ordine nel catalogo economale Movendo (codice articolo EA/20031) Stampare il PDF che riporta le due etichette per foglio Apporre sul box le due etichette sul lato lungo e corto rispettivamente Censimento di un faldone Dopo aver compilato i campi per il censimento del box, è possibile cliccare sul bottone Aggiungi faldone anziché Conferma e stampa etichetta A5. Questo bottone esegue le seguenti funzioni in sequenza: 1. Censisce il box salvando tutte le informazioni inserite e generando il codice di matricola del box 2. Genera il PDF dell etichetta (vedere le istruzioni operative per l etichettatura del box al precedente paragrafo) 3. Apre la schermata per il censimento di un faldone (fig. 8) Figura 8 Censimento faldone I campi presenti sulla schermata variano in funzione dell istituto. Il campo ID Faldone è obbligatorio e deve contenere il codice riportato nell etichetta prestampata usata per l etichettatura del faldone. Dopo aver inserito i valori cliccare sul bottone Censisci faldone per salvare i dati e procedere al censimento di un nuovo faldone. 8

9 N.B. non vengono generate etichette da stampare per il faldone. Per l etichettatura dei faldoni richiedere le etichette prestampate a Modoc. Scatole censite in U.O. La schermata riporta la lista dei box censiti e di cui non è ancora stato chiesto il ritiro (fig. 9). Cancella la scatola Casella di selezione per la ristampa etichetta Modifica la scatola Faldoni Figura 9 Per ogni box nella tabella è possibile: Ristampare l etichetta: selezionare uno o più box cliccando sull apposita casella di selezione e cliccare sul bottone Stampa etichetta A5 sopra la tabella Cancellare la scatola Modificare la scatola: il bottone riapre la schermata di censimento (fig. 5). Visualizzare l elenco dei faldoni (fig. 10) (per gli ambienti abilitati alla funzione faldoni) Figura 10 Elenco faldoni Nella schermata dei faldoni sono disponibili le funzioni Modifica e Cancella. La funzione modifica riconduce alla stessa schermata di inserimento (fig. 8). N.B. Il censimento del box è modificabile finché non viene richiesto il ritiro. Quando si richiede il ritiro del box non è più possibile modificarne i relativi dati. 9

10 RICHIESTA RITIRI Selezionando la voce di menu Richiesta Ritiri si accede al relativo sottomenù (fig. 11). Figura 11 Menù Richiesta Ritiri Conferma scatole da ritirare Selezionando la voce Conferma scatole da ritirare viene visualizzato l elenco di tutte le scatole di cui l utente ha la possibilità di richiedere il ritiro (fig. 12). Figura 12 L elenco dei box visualizzati dipende sia dall istituto e UOP a cui l utente appartiene sia dai permessi dell utente. Nel campo note l utente deve inserire eventuali presenze di vincoli sul ritiro che possono essere raggruppati in tre tipologie: 1. Problematiche di parcheggio a. Giornate di mercato b. Orari vincolanti di parcheggio c. Zona ZTL + eventuali pedaggi di entrata d. Eventuali permessi particolari da richiedere alle autorità 2. Eventuali suggerimenti di preferenze a. Relativamente a orari di lavoro (es. meglio il pomeriggio, ecc.) b. Relativamente ai giorni di lavoro (es. no il mercoledì perché ) 3. Stato locali e loro accesso che possono rendere problematico il trasporto dei box, come ad esempio a. Presenza di scale a chiocciola b. Archivi al piano xx ma senza ascensore c. Presenza di gradino 10

11 Inoltre è possibile dichiarare il ritiro come urgente con l apposito flag. Per richiedere il ritiro selezionare i box con il flag a sinistra di ogni riga, quindi cliccare sul bottone Conferma Ritiro. Ad ogni ritiro viene assegnato un ID univoco. Una volta confermato il ritiro la richiesta passa in gestione al service che programma il trasferimento. La richiesta di ritiro non può essere modificata dopo che il trasferimento è stato inviato al service. Per una corretta verifica e gestione occorre inviare la mail di conferma ritiro all ufficio gestione traffico archivi Modoc (traffico@movendologistics.com) che provvederanno a concordare con la UO il giorno più idoneo per il ritiro. Rientri Contestualmente al ritiro è possibile richiedere anche il rientro dei box (il rientro consiste nella riconsegna di box già in carico a Modoc di cui si era richiesta la consultazione). Per richiedere il rientro inserire l ID Scatola nell apposito campo in alto a destra, quindi cliccare il bottone Aggiungi scatola per rientro. L elenco dei box da rientrare compare nella tabella sotto il bottone. Una volta inseriti tutti i box da rientrare confermare con il bottone Conferma ritiro. E possibile richiedere un unico ritiro che comprenda sia scatole da ritirare sia scatole da rientrare. In caso di rientro di un box apporre sullo stesso con nastro adesivo un foglio riportante l ufficio mittente, il numero della richiesta e la dicitura Documentazione in restituzione a Modoc. In caso di restituzione di un singolo documento, inserire lo stesso in una busta con la dicitura Documento in restituzione a Modoc e l indicazione dell ufficio mittente. Stampa DDT Selezionando Stampa DDT viene visualizzata una pagina da cui è possibile selezionare l ID ritiro tra quelli di cui non è ancora stata eseguita la stampa. Una volta selezionato un ID ritiro vengono visualizzate tutte le informazioni sul ritiro e l elenco dei box inclusi nel ritiro (fig. 13). Figura 13 Stampa DDT 11

12 Cliccando sul bottone Stampa viene generato il PDF del documento di trasporto, da stampare in duplice copia come di consueto. Una copia del documento, sottoscritta dal trasportatore, dovrà essere conservata dalla UO, mentre l altra copia dovrà essere consegnata all addetto al ritiro debitamente firmata dalla UO. 12

13 RICHIESTA DI CONSULTAZIONE Il processo di archiviazione mira a garantire la conservazione della documentazione per il tempo prestabilito e nel contempo consente di disporre nuovamente presso la UO di quanto archiviato, sia in formato elettronico (scanner) sia in forma fisica. Per richiedere documenti archiviati presso Modoc, selezionare la voce di menu Richiesta Consultazione e scegliere Richiesta Pratica, Richiesta Faldone (se attiva) o Richiesta Massiva (fig. 14). Figura 14 Menù Richiesta Consultazione Richiesta Pratica La funzione Richiesta Pratica permette la ricerca dei box archiviati e la relativa richiesta di consultazione dell intero box o di parte di esso. Sono disponibili tre tipologie di richiesta: 1. Richiesta scatola: Modoc invierà alla UO richiedente l intero box 2. Richiesta Pratica Scanner: Modoc effettuerà la scansione del documento originale e la allegherà alla richiesta (Vedere il paragrafo Stato richieste di consultazione del menù Strumenti ) 3. Richiesta Pratica Originale: Modoc invierà al richiedente il documento cartaceo originale La figura 15 mostra la schermata per la ricerca e l inserimento delle diverse tipologie di richiesta. Figura 15 13

14 Con il menu a tendina Istituto è possibile selezionare l istituto nel quale eseguire la ricerca. Il contenuto del menu a tendina dipende dai permessi dell utente. Viene proposto di default l istituto a cui l utente appartiene. La tabella visualizza i box dell istituto selezionato. I box visibili dipendono dai permessi dell utente. Per selezionare il box da consultare cliccare sulla relativa riga della tabella. Verranno riportate tutte le informazioni relative al box nei campi descrittivi sotto la tabella (fig. 16) Figura 16 Quindi è possibile: Compilare la casella estremi richiesta (campo obbligatorio per RICHIESTA PRATICA SCANNER e RICHIESTA PRATICA ORIGINALE, facoltativo per RICHIESTA SCATOLA ): in questo campo vanno inserite tutte le informazioni aggiuntive necessarie al completamento della richiesta (es. i documenti da inviare e/o scansionare) Allegare un file: cliccare sul bottone Scegli file. N.B. E possibile allegare un solo file. Se si necessita di allegare più file inserirli in un unico file zip e allegare quest ultimo Indicare l urgenza della richiesta con l apposito flag Una volta completato di compilare i dati della richiesta inviarla cliccando su uno dei tre bottoni azzurri a fondo pagina (fig. 15). Il programma mostra un popup con il numero della richiesta. Il numero è automatico e progressivo. N.B. Se il box richiesto non è disponibile viene visualizzato un popup di avviso. Il box potrebbe non essere disponibile perché non ancora archiviato in MODOC o perché già stato richiesto da un altro utente e non ancora rientrato. Richiesta Faldoni La funzione Richiesta Faldoni permette di ricercare e richiedere i faldoni (per gli istituti abilitati alla gestione faldoni). Sono disponibili due tipologie di richiesta: 1. Richiesta Pratica Scanner: Modoc effettuerà la scansione del documento originale e lo allegherà alla richiesta (Vedere il paragrafo Stato richieste di consultazione del menù Strumenti ) 2. Richiesta Pratica Originale: Modoc invierà al richiedente il documento cartaceo originale 14

15 Per inserire la richiesta selezionare il faldone desiderato e cliccare sul bottone relativo alla tipologia di richiesta che si vuole inserire (fig. 17). Figura 17 Richiesta Massiva Funzione attiva solo per la Direzione Nel caso si debba richiedere un numero elevato di documenti o nel caso non si riesca ad individuare il box da richiedere, è possibile inserire una richiesta massiva (fig. 18) Se i dati relativi ai documenti da ricercare sono sintetici, inserirli nel campo Estremi richiesta, in caso contrario inserire tutte le informazioni in un documento e allegarlo con il bottone Scegli file. Anche in questo caso è possibile indicare l urgenza della richiesta con l apposito flag. N.B. La modalità di ricerca massiva non garantisce il successo della ricerca, che risulta in ogni caso più complessa e lenta. Figura 18 Richiesta Massiva 15

16 STRUMENTI Il menù Strumenti (fig. 19) mette a disposizione funzioni di controllo e di consultazione. Figura 19 Menù Strumenti Elenco uda archiviate La funzione Elenco UDA archiviate visualizza l inventario dei box archiviati in MODOC (fig. 20). Figura 20 Elenco uda archiviate La schermata presenta un menu a tendina per la scelta dell istituto. Il contenuto del menu a tendina dipende dai permessi dell utente. Attraverso l icona di stampa della colonna TRACKING è possibile generare un PDF con tutta la movimentazione del box. N.B. Dovendo ripercorrere l intera storia del box questa funzione può impiegare fino a 2 minuti per generare il PDF. Si prega di attendere la fine dell operazione. Il bottone in alto a destra permette di esportare in Excel l inventario dei box. La velocità dell operazione dipende dal numero di box coinvolti. Stato ritiri scatole censite La funzione Stato ritiri scatole censite permette di visualizzare le richieste di ritiro inserite e di monitorarne lo stato. 16

17 Figura 21 Stato ritiri scatole censite Attraverso la colonna DDT è possibile ristampare il documento di trasporto relativo al ritiro. Il menu a tendina della colonna Stato trasferimento contiene i seguenti valori: Tutti Richiesta ritiro (ritiro inserito nell applicativo da parte della Filiale) Ritiro confermato (ritiro confermato con relativa data da parte di Modoc) Archiviato (contenitori ingressati presso Modoc) Stato richiesta di consultazione Questa funzione (fig. 22) permette di monitorare i vari stadi di esecuzione di una richiesta. Figura 22 Stato richiesta consultazione La colonna Allegato ric. permette di visualizzare l allegato caricato al momento della richiesta. La colonna Allegato risp. permette di visualizzare la risposta ad una richiesta pratica scanner. Cliccando sull icona del cestino nella colonna Annullata è possibile annullare la richiesta. 17

18 Contatti La funzione Contatti visualizza le informazioni di contatto con MODOC Customer Service tel /63 Mail: Gestione ricerche Gestione ritiri scatole: 18