Moduli di candidatura elettronici LLP 2011 Guida del candidato

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1 EUROPEAN COMMISSION Directorate-General for Education and Culture Lifelong Learning Programme Call 2011 Moduli di candidatura elettronici LLP 2011 Guida del candidato Indice I. Introduzione... 2 II. Come effettuare la candidatura on line... 2 III. Come compilare, validare, stampare e inviare il modulo di candidatura... 3 IV. Tipi di campo e funzione... 5 IV.A. Tipi di campo... 5 IV.B. Controllo repeater... 6 IV.C. Funzioni disponibili in forma di comando ( button )

2 I. Introduzione Il modulo di candidatura elettronico LLP consente di compilare e inoltrare elettronicamente la candidatura per alcune azioni del Programma di apprendimento permanente (qui appresso LLP). Permette inoltre di: validare il modulo di candidatura (controllare che i campi obbligatori siano stati debitamente e correttamente compilati), procedere all inoltro elettronico del modulo di candidatura, stampare il modulo di candidatura cartaceo da firmare e spedire a mezzo posta. Nell invito a presentare proposte 2011, i moduli di candidatura elettronici LLP sono disponibili per le sette azioni seguenti: visite preparatorie (per Comenius, Grundtvig, Erasmus e Leonardo) mobilità Erasmus Istituti di Educazione Superiore trasferimento dell innovazione Leonardo partenariati (per Comenius multilaterali e bilaterali -, Grundtvig e Leonardo) mobilità Leonardo (per IVT, PLM, VETPRO) formazione in servizio Comenius e Grundtvig assistentati Comenius (assistenti e organizzazioni di accoglienza) Il modulo di candidatura elettronico LLP è un documento PDF che può essere compilato utilizzando la versione 8.2 o versione ulteriore di Adobe Reader. Si raccomanda comunque di utilizzare sempre la versione più recente di Adobe Reader. Adobe Reader è disponibile gratuitamente al seguente indirizzo: I moduli di candidatura elettronici devono essere scaricati dal sito internet dell Agenzia nazionale del paese del candidato. II. Come effettuare la candidatura online: scaricare il modulo di candidatura come documento PDF o dal sito web della propria Agenzia nazionale tramite Internet; compilare il modulo di candidatura elettronico (in modalità offline) o non è necessario essere connessi a Internet; validare il modulo di candidatura elettronico (in modalità offline): o la validazione permette di controllare la completezza dei dati obbligatori 1 e la loro conformità a determinati criteri di ammissibilità; 1 Non è possible inoltrare il modulo online se la candidatura non è ammissibile 2

3 inoltrare elettronicamente il modulo di candidatura: o l inoltro avviene in modalità online, ovvero essendo connessi a Internet nel momento in cui si clicca sul comando Submission online. Il buon esito dell inoltro è confermato dall inserimento automatico del numero identificativo ( Submission ID ) nella sezione SUBMISSION del modulo di candidatura; o creare un allegato e inviarlo per posta elettronica alla propria Agenzia nazionale (procedura alternativa da utilizzare soltanto ove l inoltro online del modulo non sia possibile o disponibile); salvare: o si raccomanda di salvare sul PC il modulo di candidatura elettronico per ulteriore riferimento; stampare: o il modulo di candidatura inoltrato elettronicamente (da firmare) spedire a mezzo posta all Agenzia nazionale: o il modulo stampato e firmato. III. Come compilare, validare, stampare e inviare il modulo di candidatura La procedura da seguire dal candidato per completare la candidatura a un azione specifica è descritta qui appresso punto per punto: il modulo di candidatura elettronico può essere scaricato dal sito Internet dell Agenzia;! I MODULI DI CANDIDATURA SONO FORNITI DALLE AGENZIE NAZIONALI i canditati devono scaricare il modulo di candidatura (documento PDF) dal sito Internet dell Agenzia nazionale del proprio Paese e salvarlo su PC o in rete; pur essendo possibile compilare il modulo di candidatura elettronico direttamente dal proprio browser, si raccomanda di scaricarlo e salvarlo su disco locale; VANTAGGI: A. QUESTO ACCORGIMENTO PERMETTE DI EVITARE CHE ALCUNI BROWSER APRANO I LINK PRESENTI NEL MODULO DI CANDIDATURA NELLA MEDESIMA FINESTRA DEL MODULO STESSO, CAUSANDO LA PERDITA DELLE MODIFICHE APPORTATE. B. UNA VOLTA SCARICATO, IL MODULO DI CANDIDATURA PUÒ ESSERE SALVATO E CHIUSO IN QUALSIASI MOMENTO SENZA PERDITA DI DATI. LA PROCEDURA QUI APPRESSO PRESUPPONE CHE IL CANDIDATO ABBIA SCARICATO IL MODULO ELETTRONICO E LO ABBIA SALVATO SU DISCO LOCALE. 2. il candidato apre il modulo di candidatura elettronico utilizzando il comando Apri di Adobe Reader o effettuando un doppio clic sul documento PDF. La finestra Apri 3

4 permette di ricercare il documento nelle cartelle e nei dischi disponibili all interno del computer; il candidato compila i campi obbligatori del modulo di candidatura, utilizzando il mouse o i comandi della tastiera per far scorrere il modulo; si noti che: a. i campi obbligatori sono evidenziati da colori particolari come descritto al N. IV.A. 2 (Tipi di campo); b. i campi evidenziati in grigio sono campi precompilati o calcolati come descritto al N. Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. (Tipi di campo); questi campi non possono essere modificati dal candidato e permettono di visualizzare dati di default, risultati di calcoli o dati precedentemente immessi in altri campi o tabelle; c. ove il modulo contenga tabelle e campi nei quali è possibile inserire voci multiple o ripetere sezioni o blocchi, il candidato può aggiungere o rimuovere righe cliccando su o ; d. in certe tabelle, il risultato dei calcoli numerici e la numerazione o le righe e i controlli repeater sono visualizzati automaticamente; negli altri casi, quando appare il comando il candidato deve cliccare per ottenere il risultato dei calcoli. Ciò si applica ai calcoli che possono essere modificati dal candidato che volesse correggere l importo calcolato (richiedere cioè, ove possibile, una sovvenzione superiore a quella di base). Durante la compilazione del modulo, è sempre possibile salvare i dati già immessi. Il candidato può quindi salvare il modulo prima di validarlo, utilizzando la funzione Salva. Onde evitare la perdita di dati immessi in precedenza in caso di problemi tecnici o di errori di manipolazione, si raccomanda di salvare regolarmente il modulo di candidatura in fase di compilazione.! È SEMPRE POSSIBILE SALVARE UN MODULO PRIMA DELLA VALIDAZIONE. 6. dopo la compilazione il candidato clicca sul comando "Validate per controllare che il modulo sia stato compilato correttamente e che non manchino dati obbligatori; 7. per inoltrare il formulario, il candidato clicca sul comando Submit Online. Se non si sono verificati errori nella procedura, il buon esito dell inoltro è confermato dall inserimento automatico del numero identificativo ( Submission ID ) nella sezione SUBMISSION del formulario di candidatura; qualora la validazione del formulario non sia riuscita (ovvero se il numero identificativo non compare nella sezione SUBMISSION e/o è visualizzato un messaggio di errore), il candidato deve seguire la procedura alternativa descritta al N. III.9;! SI RICORDA CHE IL MODULO DEVE ESSERE VALIDATO PER ESSERE INOLTRATO IN VIA ELETTRONICA. QUALORA SI CERCHI DI INVIARE ELETTRONICAMENTE UN MODULO NON VALIDATO, IL SISTEMA GENERA UN MESSAGGIO DI ERRORE. 4

5 8. il candidato stampa: il modulo di candidatura compilato e inoltrato (documento PDF inviato elettronicamente). Per stampare il modulo utilizzare il comando Print Form (o la funzione "Stampa" nel menu File); nella versione cartacea stampata del modulo di candidatura, in particolare nella Dichiarazione (ultima pagina), il candidato: compila a mano i campi obbligatori luogo, nome e data, compila tutti gli altri campi, se pertinenti o richiesti, appone il timbro dell organizzazione candidata (se del caso), firma il modulo di candidatura; nel caso di formulario di candidatura per partenariato: a. il coordinatore invia ai partner il modulo di candidatura compilato e validato (documento PDF) con largo anticipo sulla scadenza di inoltro; b. nel modulo di candidatura (nella sezione M. SIGNATURE), i partner e il coordinatore devono i. compilare a mano, nella versione cartacea stampata del modulo di candidatura, i campi obbligatori: data, nome, funzione ecc.; ii. apporre il timbro dell organizzazione candidata (ove richiesto dall Agenzia nazionale); iii. firmare;! DOPO LA VALIDAZIONE DEL COORDINATORE I PARTNER NON DEVONO APPORTARE MODIFICHE AI DATI RIPORTATI NEL MODULO DI CANDIDATURA. I DATI INSERITI DAI PARTNER DEVONO ESSERE ESCLUSIVAMENTE MANOSCRITTI. 9. Il candidato (il coordinatore o il partner in caso di partenariato) spedisce a mezzo posta i moduli di candidatura firmati all indirizzo dell'agenzia nazionale (reperibile alla sezione B.3. National Agencies), entro e non oltre la scadenza In caso di errore nella procedura di inoltro online:! NEL CASO IN CUI IL MODULO DI CANDIDATURA ELETTRONICO SIA STATO COMPILATO E VALIDATO, MA NON SIA POSSIBILE PROCEDERE CON L INOLTRO ELETTRONICO, SI PREGA DI: a. CONTROLLARE CHE IL COMPUTER SIA CONNESSO A INTERNET; b. INFORMARSI PRESSO L AGENZIA NAZIONALE CIRCA EVENTUALI PROBLEMI NELLA PROCEDURA DI INOLTRO ELETTRONICO; c. SE NON È POSSIBILE RISOLVERE IL PROBLEMA SEGUIRE LA PROCEDURA ALTERNATIVA DESCRITTA QUI APPRESSO A. Il candidato clicca sul comando "Create Attachment": a. un nuovo documento con estensione XML viene creato; questo documento contiene i dati immessi nel modulo di candidatura. Il candidato salva il documento 2 ; 2 In caso di difficoltà nel generare il messaggio contenente il documento XML come allegato, si può anche produrre lo stesso documento utilizzando il menu in alto e selezionando Document / Forms / Export Data. Il documento creato 5

6 b. Il candidato invia questo documento come allegato all indirizzo di posta elettronica della propria Agenzia nazionale (reperibile alla sezione B.3. National Agencies del modulo); B. Il candidato stampa: a. il modulo di candidatura validato ma non inoltrato; b. nella sezione "Dichiarazione" (ultima pagina del modulo di candidatura) il candidato: i. inserisce luogo e data, ii. compila tutti gli altri campi pertinenti o richiesti, iii. appone il timbro dell organizzazione candidata (se del caso), iv. firma C. Il candidato spedisce a mezzo posta il modulo di candidatura firmato all Agenzia nazionale entro e non oltre la data di scadenza. IV. Tipi di campo e funzioni IV.A. Tipi di campo Il modulo di candidatura elettronico comprende tre tipi di campo: 1. Campi precompilati o calcolati: Riconoscibili dallo sfondo grigio. Non vi si possono inserire dati. 2. Campi obbligatori: Sono evidenziati su sfondo arancione o bordati di rosso. Per poter validare il modulo di candidatura è necessario compilarli tutti. 3. Campi non obbligatori: Su sfondo giallo o senza bordo rosso. Devono essere compilati se pertinenti, ma non sono obbligatori. Fig. 1. Tipi di campo nel modulo di candidatura elettronico. Per evidenziare i campi obbligatori, cliccare sul comando Evidenzia campi nella barra di informazione (in alto). deve essere allegato a un messaggio elettronico e trasmesso all Agenzia nazionale per posta elettronica. Attenzione! Non inviare questo documento per posta elettronica se la procedura di inoltro elettronico à stata completata con esito positivo o qualora il documento non sia stato validato. 6

7 Fig. 2. Funzione evidenzia campi. I campi obbligatori sono evidenziati con un bordo rosso. Fig. 3. Tipi di campo nel modulo di candidatura elettronico: campi obbligatori evidenziati. IV.B. Controllo repeater Per aggiungere o rimuovere uno o più elementi in un elenco sono disponibili due funzioni di base. Fig. 4. Controllo repeater visualizzazione di default. È possibile aggiungere nuove righe cliccando su +. È possibile rimuovere righe dall elenco cliccando su -. IV.C. Funzioni disponibili in forma di comandi Comando Validate : controlla che tutti i campi obbligatori siano stati compilati. Se ne sono stati omessi alcuni, appare un messaggio con il nome del primo campo obbligatorio incompleto e il campo in questione è visualizzato. Il comando è disponibile su ogni pagina e consente di controllare tutti i campi del modulo, non soltanto quelli che figurano sulla stessa pagina del comando su cui si è cliccato. Comando Submit Online : ha le stesse funzioni di verifica del comando Validate e, se il modulo è ammissibile, trasmette i dati a un server centralizzato. L esito positivo dell inoltro è confermato dall inserimento automatico del numero identificativo ( Submission ID ) nella sezione SUBMISSION del modulo di candidatura. 7

8 Comando Print Form : avvia il processo di stampa del modulo di candidatura. Per la corretta stampa del modulo di candidatura, si raccomanda di selezionare l opzione Riduci all area di stampa nella finestra Stampa come illustrato nella figura 4 qui appresso. Fig. 5. Opzioni di stampa. Comando Create Attachment : consente al candidato di estrarre i dati del modulo di candidatura in un documento XML che può essere inviato come allegato all Agenzia nazionale in caso di fallimento della procedura di inoltro elettronico. IV.D. Funzioni PDF standard Le funzioni PDF standard disponibili nel menu in alto e/o come icone nella barra di navigazione variano secondo la versione di Adobe Reader utilizzata. Spiegazioni in merito sono fornite nel sistema di supporto di Adobe Reader. 8