Operating Room Management Administrator MANUALE CHIRURGHI. Software realizzato da:

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1 O.R.M.A.WIN 2000 Operating Room Management Administrator MANUALE CHIRURGHI Software realizzato da: AVELCO S.R.L. con Socio Unico - Direzione e coordinamento della Dedalus S.p.A. Via Cesarea 11/5A, Genova Tel. 010/ Fax. 010/ Sito Internet: supporto.avelco@dedalus.eu 1/21

2 1. MODALITA DI LAVORO 1.1 LE AREE DI SCELTA DELLO SCHERMO L applicativo presenta nella parte alta della videata una lista orizzontale dei gruppi di programmi / utilità che si possono attivare: Iter Archivi Movimenti Stampe Magazzino Utilità Messaggi Fine Fasi di passaggio del paziente dall inserimento in lista d attesa fino all intervento chirurgico Gestione archivi pazienti, fornitori, articoli, reparti, personale e tabelle di uso comune Movimentazione di carico e scarico. Stampe e statistiche. Inventario, richiesta di riapprovvigionamento, calcolo fabbisogno, scorta minima. Programmi di configurazione e utilità. Invio e lettura messaggi ad altri utenti Ormawin. uscita dal programma e informazioni sul file.ini e la struttura. L accesso o la scelta di tali programmi avviene secondo le caratteristiche funzionali di Microsoft Windows. La voce voluta viene individuata con il puntatore del mouse e selezionata pigiando il tasto sinistro del mouse. 2/21

3 1.2 PULSANTI DI USO COMUNE Le informazioni memorizzate sul computer vengono organizzate in liste o tabelle, elenchi su cui è possibile effettuare diverse operazioni di gestione: Nuovo: attiva la maschera di inserimento dati per aggiungere nuove informazioni alla tabella selezionata Modifica: attiva la maschera di modifica dati Cancella: elimina dalla tabella la voce selezionata. Ogni operazione di cancellazione viene protetta da una conferma dell utente Stampa: stampa le informazioni selezionate oppure un elenco preimpostato Salva: conferma la memorizzazione delle informazioni immesse dall utente tramite la maschera di inserimento/modifica dati. Tasto TAB: usare questo tasto della tastiera per posizionare il cursore nel campo successivo Tasto sinistro del mouse: viene usato per selezionare un programma, o per attivare il cursore sul campo in cui si desidera scrivere dei dati (come ad esempio il nome del paziente) La possibilità di eseguire tali operazioni vengono individuate dall applicativo mediante una pulsantiera standard del tipo: OK conferma scelta Salvataggio Annulla disattiva la finestra corrente 3/21

4 In alcuni casi i pulsanti sono identificati solo dall icona di Inserimento, Modifica, Cancellazione o Annullamento 1..3 INTERFACCIA L applicativo presenta una interfaccia facile ed intuitiva. Tutti i passaggi operativi sono ottimizzati per garantire all utente la migliore facilità e velocità di lavoro. CAMPO DI TIPO TABELLARE Tutti i campi identificati dal colore azzurro e da una freccetta immediatamente a destra sono di tipo tabellare, cioè cliccando sulla freccetta di riferimento, si accede alla tabella associata, in cui è possibile scegliere la voce desiderata, come indicato nella figura successiva Le figure sopra indicate evidenziano la possibilità di ricavare dalla tabella associata codice e descrizione (ad esempio tabella TIPOART) oppure solo la descrizione (ad esempio tabella TIPO ANESTESIA). 4/21

5 CAMPO A COMPILAZIONE LIBERA Tale tipo di campo viene compilato dall operatore introducendo del testo con l uso della tastiera. SCELTA ESCLUSIVA Nel gruppo delle opzioni può essere attivata una sola scelta, mediante un click di mouse sul pallino corrispondente alla voce desiderata Una scelta è sempre attivata SCELTE MULTIPLE In questo caso possono essere effettuate scelte multiple o possono essere disattive tutte le possibili scelte. Per effettuare le scelte basta cliccare una volta, all interno del quadratino e verrà inserimento uno spunto (Flag) di conferma. CAMPO DI TIPO DATA Cliccando sulla freccettina corrispondente viene attivato un calendario, mediante il quale si attiva il mese ed il giorno. La data può essere comunque forzata mediante l inserimento di due caratteri per il giorno, 2 per il mese e 4 per l anno. 5/21

6 1.4 LA STAMPANTE Viene utilizzata la stampante predefinita dal sistema operativo Windows95/98 o NT4. Mediante la tecnologia OLE 2, le stampe predefinite del sistema ORMAWIN vengono mostrate in anteprima con l editor testi Microsoft Word di Office97/2000. L applicativo sfrutta anche il generatore di stampe Crystal Report. L attivazione di stampa avviene cliccando sul pulsante di stampa posto sulla parte superiore della maschera, oppure mediante i meccanismi soliti di Word97 (per ulteriori informazioni consultare il relativo manuale). In alcuni casi la stampa (come ad esempio la stampa del registro operatorio) può essere automaticamente inviata alla stampante, senza prima mostrarne l anteprima all utente. Questa scelta à stata dettata dall esigenza di avere la stampa del registro operatorio il più velocemente possibile. L Avviamento di ORMAWIN SIGLA E PASSWORD All avvio della procedura viene richiesta sigla e password ed indicato il Blocco Operatorio di riferimento. Nel caso in cui sigla e/o password risultino errate viene indicato un messaggio di errori come riportato nella maschera seguente. 6/21

7 In questi casi procedere alla reimmissione dei dati. Bisogna prestare attenzione ad eventuale lettere maiuscole inserite per sbaglio o se il tasto CAPS-LOCK risulta attivato. 7/21

8 2.2 MENU PRINCIPALE DI SCELTA Barra Scelta Rapida Versione applicativo Utente Connesso Data e Ora Blocco Operatorio Vediamo più in dettaglio l elenco dei moduli offerti dai menù a tendina 8/21

9 MENÙ ITER: sessione per accedere alla gestione degli interventi chirurgici, in fase di configurazione può essere attivato il collegamento con la Lista d Attesa e la Lista Operatoria. Il Modulo PACE-MAKER gestisce il registro operatorio dei pace-maker ed è ovviamente indirizzato alla disciplina di cardiochirurgia. Menù di GESTIONE ARCHIVI E TABELLE: elenco Pazienti, Fornitori, articoli suddivisi per fornitore, Specialità o Reparti, Personale, Diagnosi e Procedure chirurgiche con codifica ICD9-CM, Atti chirurgici standard, consumi standard dei presidi medico chirurgici, etc. Il menù MOVIMENTI permette di gestire i carichi di materiale in sala operatoria, gli scarichi effettuati sul paziente, o il deposito temporaneo 9/21

10 Il menù STAMPE offre diversi programmi di statistica o stampe sulle movimentazioni eseguite. Il menù MAGAZZINO permette di gestire l inventario in modo da allineare le giacenze memorizzate sul computer con quelle fisicamente presenti sugli scaffali, oppure permette di effettuare una richiesta di riapprovvigionamento sulla base di ciò che è stato consumato. 10/21

11 Il menù UTILITÀ offre un insieme di programmi di servizio e configurazione, come ad esempio la configurazione del sistema, i vari profili utente, i livelli di accesso, la definizione dei tempi operatori da gestire negli interventi chirurgici, etc. Nel menù FINE può essere evidenziata la struttura di ciascuna tabella gestita dall applicativo, leggere l ormasql.ini di riferimento oppure abilitare un diverso utente. La voce OK chiude l applicativo. 11/21

12 Inserimento dati intervento Dopo aver avviato la procedura ed immesso la Sigla e la Password, selezioniamo, cliccando una volta, la voce INTERVENTI CHIRURGICI del menù Iter per attivare il modulo di gestione degli interventi chirurgici e del registro operatorio Compare la seguente schermata Viene mostrato l elenco degli interventi suddivisi per anno e per reparto. Tale utilità può essere disabilitata cliccando sull opzione Mostra Anni e reparti. In questo caso vengono elencati tutti gli interventi effettuati nel blocco senza la suddivisione per anno o per reparto. La sessione di ricerca permette di estrapolare tutti i pazienti che rispondono al Cognome, Nome o data di nascita inseriti nei criteri di selezione. Ad esempio impostiamo Bi come ricerca di cognome e premiamo sul pulsante con il binocolo. 12/21

13 Effettuata la ricerca si seleziona il paziente ciccando sulla riga di appartenza. Si noterà che la riga prescelta diventerà di colore giallo, come mostrato nella figura precedente. Dopo aver selezionato il paziente dalla pulsantiera della gestione degli interventi clicchiamo una volta sul tasto MODIFICA, in alto a sinistra. Nuovo: inserimento di un nuovo intervento Modifica: modifica delle informazioni di un intervento già presente e memorizzato Vedi: consultazione delle informazioni di un intervento già memorizzato, senza possibilità di modifica Cancella: elimina i dati di un intervento Disconv: eliminazione e correzione di dati, con un registro storico delle modifiche compiute. Per la gestione di questo pulsante è stato previsto un controllo che prevede che solchi ha precedentemente convalidato l intervento è in grado poi di disconvalidarlo. Questa limitazione costituisce una ulteriore protezione dell operato di ciascun utente. Stampa: stampa del registro operatorio e di altri documenti legati all intervento Impianti: consultazione dell elenco del materiale utilizzato sul paziente e nell intervento Statistiche: Pulsante che permette di effettuare statistiche su alcuni dati relativi agli interventi Non Chiusi: utility che permette di individuare e trattare gli interventi chirurgici non chiusi definitivamente Dimissione: impostazione dei dati di dimissione (data e numero di pratica) Utility: identifica con un carattere speciale su ciascuna riga di intervento la presenza o meno di un impianto associato all intervento. * significa che nell intervento è stato scaricato del materiale e che ad ogni prodotto consumato è stato assegnato un prezzo $ significa che nell intervento è stato scaricato del materiale e che non tutti i prodotti consumati hanno un prezzo assegnato Inoltre è possibile attivare un icona per evidenziare la presenza di filmati e/o immagini per l intervento. Utente: Permette di effettuare il cambio utente dalla maschera interventi 13/21

14 Uscita: pulsante di uscita dalla gestione interventi Dopo aver cliccato sul tasto MODIFICA apparirà la seguente maschera. Da questa si gestiscono i dati anagrafici del paziente e quelli chirurgici. In questa maschera sarà possibile selezionare il regime di ricovero per il paziente, la sala operatoria, modificare il reparto di inserimento se diverso da quello voluto e aggiungere i dati anagrafici del paziente. La definizione dell unità operativa e della Sala operatoria sono considerate due informazioni obbligatorie ed il loro inserimento è verificato dal programma fin dal primo salvataggio dell intervento, anche se incompleto. Tale controllo vince su tutti i criteri di configurazione del registro e di obbligatorietà dei campi per unità operativa. L inserimento dei dati avviene secondo le modalità descritte in precedenza, effettuando semplici selezioni. Per quanto riguarda la sala, inoltre, se il blocco operatorio relativo al nuovo intervento ha soltanto una sala operatoria associata questa viene automaticamente impostata nell intervento chirurgico, al fine di rendere ancora più rapida la procedura. La visualizzazione dei dati anagrafici aggiuntivi inoltre può essere disabilitata a piacere semplicemente facendo clic sulla casella Altri Dati. I dati anagrafici come Cognome e nome, data di nascita, cartella clinica, sesso, etc. sono ereditati dalla gestione di lista operatoria o dell accettazione ospedaliera. La compilazione è di spettanza del personale infermieristico, che dovrà provvedere alla registrazione del paziente. Dalla maschera di entrata clicchiamo su INTERVENTO CHIRURGICO. 14/21

15 In questa sessione vengono memorizzate le informazioni specifiche dell intervento chirurgico. I tasti attivi per la figura dei Chirurghi saranno: EQUIPE ATTO CHIRURGICO Gli altri pulsanti non sono abilitati perché di competenza e responsabilità delle altre figure professionali. 15/21

16 Dal tasto EQUIPE si accede alla finestra in cui sono evidenziati tutti i membri dell equipe chirurgica. Questa finestra verrà compilata a cura del personale infermieristico. Dal tasto ATTO CHIRURGICO si accede alla finestra per la stesura dell atto stesso e del REPERTO. Il tasto ATTI CHIRURGICI, consente l accesso a degli atti standard che potranno essere utilizzati per la compilazione. Nella gestione dell atto chirurgico è prevista l opzione Senza anestesia; tale scelta abilita gli stessi meccanismi presenti con l opzione Anestesia Locale senza l ausilio dell anestesista, e cioè viene disattivata l obbligatorietà alla convalida da parte dell anestesista. 16/21

17 La compilazione dell atto chirurgico può avvenire liberamente, come composizione di un comune campo a testo libero. Per interventi di routine è però possibile recuperare l ultimo atto chirurgico inserito relativo allo stesso ICD9-CM mediante il pulsante Precedente oppure inserire protocolli chirurgici standard, eventualmente modificabili una volta associati all intervento, mediante il pulsante Inserisci Standard. Il pulsante Crea Standard, permette invece di salvare la descrizione attuale dell atto chirurgico e di assegnarla ad una determinata tipologia di Intervento Programmato. Come si nota vi sono due finestre indicanti le Previsioni di Intervento, dove sono indicate delle famiglie di interventi e i rispettivi Atti Chirurgici associati ad ogni famiglia. Per cui basterà selezionare in primo luogo la famiglia e da questa scegliere il tipo di atto più appropriato. Come si nota le voci selezionate vengono evidenziate in blu. Ad ogni voce degli Atti Chirurgici corrisponde una descrizione generica dell atto. A questo punto non rimane altro che cliccare sul tasto OK per importare l atto scelto. Sarà quindi compito del chirurgo personalizzare l atto standard, in base al tipo di intervento eseguito sul paziente. Dopo aver terminato la stesura cliccare sul tasto OK. Riapparirà la maschera di inserimento sigla e password, che andranno reinserite. In questo modo il chirurgo firmerà l atto da lui compilato. Dopo aver inserito sigla e password cliccare sul pulsante con la CHIAVE e si ritornerà alla maschera iniziale di gestione intervento. Il pulsante ATTO CHIRURGICO sarà di color albicocca ad indicare che è stato inserito l atto. 17/21

18 Inserimento DIAGNOSI (ICD9-CM). Ecco come si presenta la maschera di gestione intervento Per inserire la DIAGNOSI cliccare sulla freccia nera a destra della casella di testo azzurra. Si se conosce il CODICE DELLA DIAGNOSI basta inserirlo nel campo e la descrizione apparirà in automatico. La maschera che si otterrà consentirà la ricerca specifica della diagnosi appropriata così come codificata dal Ministero della Sanità. 18/21

19 Per facilitare la ricerca di una diagnosi si crea un filtro sulla Parte anatomica, in modo da limitare la ricerca alle sole diagnosi riguardante quella parte anatomica. Nel caso evidenziato nella figura si nota come si è effettuata una ricerca per quello che riguarda la parte AORTA. Cliccando su AORTA, si ottengono automaticamente tutte le diagnosi riguardanti questa parte anatomica. Per selezionare la diagnosi appropriata cliccare DUE VOLTE sulla riga corrispondente alla diagnosi cercata. Si noterà la comparsa di un flag ad avvenuta selezione. Dopo cliccare su OK per confermare il tutto. Nella schermata precedente era presente il tasto DIAGNOSI REPARTO Qui sono elencate tutte le diagnosi man mano utilizzate nello specifico reparto, e il numero di volte utilizzato. La maschera che si presenterà in questo caso avrà il seguente aspetto. Questo risulta un metodo di ricerca più rapido, sempre che la diagnosi ricercata sia stata almeno una volta utilizzata all interno del reparto. Per selezionare la diagnosi appropriata sarà necessario cliccare due volte sulla riga corrispondente. Si possono effettuare anche SCELTE MULTIPLE, nel caso in cui come nel caso su evidenziato. Alla fine cliccare su OK per confermare il tutto. 19/21

20 Inserimento PROCEDURE CHIRURGICHE (ICD9-CM). Il codice ICD9-CM può essere digitato manualmente, se la compilazione è corretta comparirà nell apposito spazio la descrizione corrispondente. Oppure può essere selezionato collegando la gestione di tabella cliccando sull apposita freccetta, secondo le stesse modalità operative descritte per l inserimento Diagnosi. Ciascun gruppo di ICD9-CM può essere consultato mediante l espasione o meno della lista con le modalità operative tipiche di windows (+ o -) All operatore viene offerta anche una funzione di ricerca mediante il pulsante corrispondente. Supponiamo ad esempio di volere estrapolare tutte le procedure chirurgiche in cui compare la parola Ginocchio : 20/21

21 Dopo aver attivato il modulo di ricerca, impostato i parametri, clicchiamo sul pulsante Anteprima per ottenere il risultato. Successivamente si seleziona l ICDM appropriato e si ciccherà su OK per confermare il tutto. Dopo aver dato l OK si presenterà nuovamente la maschera della Gestione intervento. Arrivati a questo punto se tutti i dati inseriti risultano corretti, si potrà procedere alla CONVALIDA DATI CHIRURGICI cliccando una volta all interno del campo. Si noterà, la comparsa di un flag che indicherà l avvenuta convalida. Successivamente si cliccherà sul tasto SALVA per memorizzare l avvenuta convalida. ATTENZIONE - Se non si effettua il salvataggio non verrà registrata la Convalida e quindi non sarà possibile stampare il registro operatorio. Dopo aver salvato si tornerà alla maschera iniziale dove sono indicati tutti gli interventi effettuati nel reparto. Da qui sarà possibile inserire nuovi dati per un altro paziente o uscire premendo il tasto USCITA (ultimo a destra sulla riga principale). Da questa si accederà nuovamente alla maschera iniziale del programma. 21/21