annuale Scopo, applicazione e ambito della Politica.

Transcript

1 Funzione/Unità aziendale: Legale (Ufficio Etica e Conformità) Laurel Burke, Responsabile Legale - Conformità, Esperto della materia: laurel.burke@regalbeloit.com Data della prima pubblicazione: luglio 2011 Revisione: 3 Frequenza di revisione: annuale Autore (Ufficio, qualifica ed ): Team di revisione interfunzionale: Approvatore: Lingue di pubblicazione: Cronologia delle revisioni Scopo, applicazione e ambito della Politica. Regal-Beloit Corporation si impegna a evitare la corruzione rispettando i più elevati standard etici in tutte le sue attività e in ovunque faccia affari. Oltre al Foreign Corrupt Practices Act (Legge sulle Pratiche Anticorruzione per il Mercato Estero o FCPA ) e all U.K. Bribery Act del 2010, le leggi di tutto il mondo vietano gli atti di corruzione e governano i nostri contatti e rapporti con governi, funzionari e agenti.. Agiamo sempre con lealtà e rispettiamo i requisiti delle leggi e delle politiche Regal. Non paghiamo tangenti, né per fare affari, né per mantenerli, né per ottenere accesso o quant altro. Le attività di corruzione non sono mai la cosa giusta. La presente politica è valida per Regal-Beloit Corporation e le sue società affiliate (collettivamente Regal ) e per qualsiasi individuo o organizzazione che tenta di fare o fa affari con Regal. Ognuno di noi deve agire con trasparenza e sincerità ed evitare la corruzione in qualsiasi transazione o affare Regal. Regal deve agire con particolare attenzione nei confronti di terze parti da noi ingaggiate per fare affari per nostro conto. Tali terze parti possono includere rappresentanti, distributori, fornitori di servizi professionali, intermediari, agenti, rivenditori, fornitori, consulenti e qualsiasi altro partner commerciale che fornisce servizi o prodotti a o per Regal. La presente politica richiede e guida Regal e i suoi direttori, funzionari, dipendenti, nonché le terze parti che fanno affari o tentano di fare affari con Regal, a evitare le attività di corruzione. Disposizioni della politica Laurel Burke Etica e Conformità (Legale), Responsabile Legale - Conformità, laurel.burke@regalbeloit.com Legale Amministratore delegato, Direttore operativo e Responsabile legale Lingue principali 24 Ago 2012: revisione del linguaggio per renderlo più esaustivo 1. Non comprare affari. In molti dei paesi in cui operiamo vigono leggi contro la corruzione commerciale, che vietano il pagamento in denaro a chiunque, non solo funzionari stranieri, al fine di ottenere o mantenere affari. Regal basa la propria competizione sulla qualità e sul valore dei suoi prodotti e servizi e non tollera l acquisto di affari. Dare o accettare regali, inclusi pasti e

2 intrattenimento, può essere presupposto di corruzione. Le politiche aziendali, comprese le politiche su viaggi, pasti e intrattenimento e regali incluse nel Codice di Condotta ed Etica Aziendale (il Codice ), forniscono istruzioni su come distinguere le cortesie aziendali accettabili dai pagamenti potenzialmente corrotti. 2. Niente bustarelle. Nessuna corruzione. Nessuno associato a Regal pagherà, offrirà, prometterà di pagare o autorizzerà il pagamento di denaro, regali o qualsiasi altra cosa di valore a funzionari pubblici o governativi o a dipendenti di un entità pubblica o statale: (i) per influenzare qualsiasi atto o decisione presa dal funzionario; (ii) per indurre il funzionario a sfruttare la propria influenza per modificare qualsiasi atto o decisione; o (iii) per trarre vantaggio favorendo Regal nell ottenere o mantenere affari. Nessuno associato a Regal in questo contesto indica dipendenti, direttori, funzionari, agenti, rappresentanti, venditori, fornitori, distributori e tutti gli altri partner commerciali. Di seguito sono riportate alcune definizioni e spiegazioni dei termini impiegati nella politica. a. Funzionario del governo. Funzionario pubblico o funzionario del governo indicano, in senso ampio, non solo i tradizionali funzionari del governo o gli individui impiegati presso il governo, un ente governativo o un ministero di governo, ma anche i dipendenti di agenzie pubbliche internazionali, i partiti politici e i dipendenti di un entità di proprietà o controllata da un governo, incluse le imprese pubbliche. b. Ottenere o mantenere affari. Analogamente, ottenere o mantenere affari indica in senso ampio una condotta volta non solo ad affari specifici del governo, ma anche una condotta che favorisca Regal nel fare affari, ad esempio ottenere licenze o permessi dal governo. c. Imprese pubbliche. Le imprese pubbliche figurano in molti dei paesi in cui operiamo e, a livello globale, possono essere percepite come più soggette alla corruzione. Dobbiamo prestare particolare attenzione a gestire i rapporti e i contratti Regal con le imprese pubbliche per evitare corruzione. d. Qualsiasi cosa di valore. La dicitura qualsiasi cosa di valore indica in senso ampio tutto ciò che va oltre il contante o suoi equivalenti. Qualsiasi cosa di valore può includere il pagamento di spese di viaggio, la fornitura di servizi, partite di golf o altro intrattenimento che risulti eccessivo o inconsueto per una particolare transazione commerciale, accollo o remissione di debiti, favori personali, offerte di impiego e persino le donazioni di beneficenza. 3. Tenere sempre libri e registri accurati. Ci impegniamo a mantenere i libri, i registri e i controlli di contabilità interna completi e accurati. Non verranno usati denaro o risorse Regal, direttamente o indirettamente, per fini illeciti, inappropriati o non etici. Regal terrà i propri libri, registri e contabilità affinché siano completi, precisi e riflettano con lealtà tutte le transazioni e la destinazione delle risorse. A nessuno è consentito modificare o omettere transazioni da un libro aziendale o esimersi dai controlli contabili causando un errata descrizione o un omissione. È fondamentale che le descrizioni di tutti i pagamenti e delle spese siano sempre dettagliate e precise. Pertanto tutti i nostri dipendenti devono rispettare gli standard, i principi, le leggi in vigore e le pratiche Regal sulla contabilità e la rendicontazione finanziaria. In particolare, i dipendenti devono essere puntuali e completi nel redigere i rendiconti e i registri. In relazione ai rapporti con funzionari pubblici o del governo e ad altre transazioni internazionali, di cui alla presente Politica, i dipendenti devono ottenere tutte le autorizzazioni necessarie dal vicepresidente responsabile Regal o dall Ufficio Legale e,

3 se è il caso, dalle entità governative non statunitensi. Prima di versare denaro o autorizzare il pagamento a un funzionario del governo non statunitense, i dipendenti o gli agenti Regal dovranno verificare che il pagamento non sia destinato, neppure in parte, a fini diversi da quanto accuratamente ed esaustivamente descritto nei libri e nei registri Regal. Per nessuno scopo è consentito aprire conti Regal non comunicati o non registrati. Per nessun motivo è consentito creare voci false o fasulle nei libri e nei registri Regal. Infine, non è consentito utilizzare i fondi personali per realizzare quanto altrimenti proibito dalla politica Regal. 4. Spese di marketing, viaggio e intrattenimento. Il normale intrattenimento aziendale, direttamente connesso a uno scopo appurabile, così come i regali simbolici recanti il logo Regal, sono contemplati dal Codice e dalla presente politica, SE tale spesa riceve le dovute autorizzazioni previste in virtù del Codice e di altre politiche Regal in vigore. Qualsiasi spesa per marketing o intrattenimento che possa superare i 100 dollari a favore di un funzionario straniero non potrà essere effettuata senza la previa autorizzazione esplicita dell Ufficio Legale. 5. Donazioni di beneficenza. Una donazione di beneficenza effettuata in una giurisdizione non statunitense, da o per conto di Regal, o una donazione di beneficenza effettuata per conto di, o richiesta da, un funzionario straniero, potrebbe essere considerata una forma di corruzione in alcune situazioni. Non effettuare donazioni di beneficenza per Regal senza aver prima consultato il vicepresidente responsabile Regal e l Ufficio Legale. 6. L uso di agenti e distributori e altre Terze Parti richiede attente procedura di verifica. L uso di agenti che agiscono per conto di Regal e rappresentano Regal all esterno comporta un potenziale rischio di corruzione. Tuttavia, svolgendo le necessarie procedure di verifica, è possibile attenuare ampiamente tale rischio. Comprendere e rispettare i requisiti della Politica per il Conferimento di Incarico a Terze (3e) Parti per agenti, distributori, rappresentanti o altri partner commerciali (collettivamente Terze Parti o 3e Parti ) per conferire un incarico a, o mantenere, una Terza Parte. 7. Fusioni e acquisizioni. Benché soprattutto il governo statunitense abbia intrapreso azioni esecutive per l acquisto di imprese in base la condotta precedente alla fusione/acquisizione di imprese target che hanno violato il FCPA, anche altri governi nel mondo potrebbero perseguire le imprese e i loro leader per attività di corruzione. Pertanto, prima della fusione o l acquisizione di un azienda target, è necessario svolgere le attente procedure di verifica anticorruzione Regal, soprattutto quando l azienda target presenta un alto rischio di corruzione o violazione del FCPA. 8. Le disposizioni della presente valgono per il personale Regal e per le attività di Terze Parti. Unitamente alla Politica per il Conferimento di Incarico a 3e Parti e a tutti gli allegati e le appendici di entrambe le politiche, tali documenti fanno parte del Programma Anticorruzione Globale Regal. 9. Politiche e procedure associate con ulteriori requisiti. Codice di Condotta ed Etica Aziendale Politica per il Conferimento di Incarico a 3e Parti (e relativi Allegati e Appendici) Appendice 1: Domande frequenti 10. Segnalazione di incidenti o dubbi. Ogni dipendente Regal è invitato a porre domande in merito alla presente politica e procedura. I dipendenti devono segnalare immediatamente qualsiasi forma di corruzione, pretesa o offerta di pagamento o vantaggio inappropriata al responsabile o

4 supervisore locale, alle Risorse Umane, all Ufficio Etica e Conformità (, o ), all Ufficio Legale (legal@regalbeloit.com) o al servizio Integrity Line Regal nelle modalità descritte al paragrafo successivo. Anche le Terze Parti, clienti inclusi, possono segnalare i propri dubbi contattando l Integrity Line Regal. Le principali modalità per farlo sono due - telefono o portale web. I recapiti telefonici e i codici di accesso (ove necessari) sono disponibili sul sito web del governo societario Regal facendo clic su Reporting, Ethical, Legal and Accounting Concerns (Segnalazione, Dubbi di natura etica, legale e contabile. Gli indirizzi del sito web variano a seconda del paese in cui ci si trova. Per tutti i paesi fuori dell Unione Europea, andare su Se ci si trova all interno dell Unione Europea ma non in Spagna o Portogallo, andare su mentre dalla Spagna e dal Portogallo su Ove consentito dalla Legge, la persona che effettua la segnalazione può scegliere di restare anonima. 11. Risorse Regal e domande. Per rispondere alle domande è stato creato un documento con le Domande Frequenti ( FAQ ). Il documento in questione è l Appendice 1. Rivolgi le tue domande sull approvazione di una 3a Parte al contatto assegnatoti per il paese in cui la Terza Parte sarà maggiormente attiva, a Legal@regalbeloit.com, o al responsabile anziano del team per la sede geografica in questione. In caso di domande sul significato della presente politica e procedura, sul giusto approccio o sulla condotta che dovresti osservare, prima di agire chiedi chiarimenti e istruzioni. Puoi contattare l Integrity Line Regal mediante telefono o portale web globale, portale web UE o portale web Spagna/Portogallo. Non tentare di risolvere da solo i tuoi dubbi. Partecipa agli incontri di formazione e completa le valutazioni e le certificazioni che ti vengono assegnate. L inosservanza della presente politica e delle procedure associate verrà presa in seria considerazione e potrebbe essere causa di provvedimenti disciplinari, fino a, e incluso, il licenziamento per giusta causa. 12. Ulteriori risorse informative pubbliche. Le seguenti risorse informative pubbliche forniscono ulteriori informazioni sulle leggi anticorruzione e le convenzioni internazionali. Tieni presente che i siti web delle agenzie subiscono modifiche e i documenti vengono aggiornati o rimossi periodicamente, pertanto alcune delle risorse elencate potrebbero non essere disponibili. Sito web del Ministero della giustizia statunitense, sezione frodi, FCPA Guida alla FCPA per profani Foreign Corrupt Practices Act (Legge sulle Pratiche Anticorruzione per il Mercato Estero) (traduzioni non ufficiali sono disponibili in arabo, bengali, cinese cantonese e mandarino, francese, tedesco, giapponese, giavanese, coreano, malese, portoghese, russo, spagnolo e urdu) Convenzione delle Nazioni Unite contro la corruzione (testo disponibile in più lingue)

5 Convenzione del Consiglio d Europea sulla Corruzione (gennaio 1999, versione inglese e francese) Convenzione Anticorruzione sull Organizzazione per la Cooperazione e lo Sviluppo Economico (OCSE) (versione inglese e francese con traduzioni non ufficiali in arabo, cinese e spagnolo) UK Bribery Act (Legge Britannica Anticorruzione) Rapporto sul lavoro del governo (aggiornato all 11 piano quinquennale cinese) (versioni ufficiali saranno pubblicate dall agenzia di stampa Xinhua) Legge Indiana per la Prevenzione della Corruzione (versione inglese, 1988)