RESPONSABILITÀ DI IMPRESA (D.L. 231/01) E PRIVACY AREA LAZIO E AREA MARCHE

Transcript

1 RESPONSABILITÀ DI IMPRESA (D.L. 231/01) E PRIVACY AREA LAZIO E AREA MARCHE D&D srl offre servizi di consulenza per la responsabilità d impresa (D. Lgs. n. 231/01) e la privacy agli Enti, alle PMI e alle attività commerciali delle aree Lazio e Marche che hanno l esigenza di allinearsi alle normative in materia (richiedi il tuo preventivo personalizzato sul nostro sito). RESPONSABILITÀ D IMPRESA Il Decreto Legge 231/01 ha introdotto nell ordinamento giuridico italiano la responsabilità penaleamministrativa delle imprese per determinati reati commessi, nell interesse o vantaggio delle stesse, da persone fisiche che rivestano funzioni amministrative, direttive e di responsabilità. Secondo la normativa, le pene sono applicabili alle società, agli enti privati, alle associazioni e agli enti pubblici; la legge, a seconda del tipo di violazione, prevede sanzioni pecuniarie, interdittive e nei casi più gravi la sospensione dell esercizio d impresa. Per non essere ritenute responsabili dei reati indicati dal legislatore e quindi andare incontro a sanzioni, le società possono adottare un Modello Organizzativo e Gestionale controllato da un Organismo di Vigilanza, autonomo ed indipendente. PRIVACY Come previsto dal Decreto Legislativo (196/2003), l adozione di Documento Pragmatico sulla Sicurezza (DPS) garantisce che il trattamento dei dati personali si svolga nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell interessato, assicurando la riservatezza dell identità personale ed il diritto della protezione dei dati personali.

2 Tutte le aziende, i liberi professionisti e le associazioni che redigono il DPS attestano la corretta gestione dei dati e l adempimento delle procedure di trattamento previste per legge. I NOSTRI SERVIZI D&D srl, grazie all esperienza maturata nel settore, è in grado di fornire un supporto completo e specializzato agli Enti, alle PMI e alle attività commerciali delle aree Lazio e Marche: - per la realizzazione ed implementazione del Modello 231/01 o Responsabilità d Impresa attraverso soluzioni costruite su misura ed integrabili con i sistemi già esistenti; - per la predisposizione di un DPS conforme al Decreto legislativo in materia di Privacy. I nostri servizi di consulenza permettono alle aziende richiedenti di adeguarsi alla normativa vigente attraverso: Attività A) 1. Incontro con il cliente. 2. Compilazione check list e raccolta documenti (visura camerale, ISO ovvero certificazioni in possesso dell azienda, domande relative alla composizione ed all attività aziendale nel suo complesso). 3. Esame documentazione e valutazione specifica del rischio aziendale con riferimento ai processi produttivi in comparazione con i reati previsti e disciplinati dal D.lgs. 231/ Predisposizione e redazione della bozza di modello organizzativo tenuto conto della documentazione raccolta e dei documenti acquisiti. 5. Predisposizione e redazione di una bozza di Codice Etico a completamento del modello organizzativo. 6. Illustrazione degli elaborati alla società con eventuali integrazioni o correttivi in relazione alle specifiche esigenze aziendali. 7. Redazione e consegna del Modello Organizzativo e del Codice Etico definitivi, con specifica indicazione e creazione della mail aziendale cui ogni dipendente deve far pervenire eventuali segnalazioni in merito alla sussistenza di ipotesi di criticità. 8. Corso di formazione per esplicazione del Modello Organizzativo. 9. Consegna Modello Organizzativo e Codice Etico ai dipendenti, collaboratori ed ai fornitori dell azienda. 10. Modifica ed integrazione dei singoli contratti di collaborazione con indicazione della presenza e della creazione del Modello. Attività B) 11. Creazione dell Organismo di Vigilanza come voluto dalla normativa di settore: 1. Creazione dell Organismo di Vigilanza nel cui interno vi saranno due professionisti da noi incaricati oltre un membro interno scelto dall azienda. 2. Creazione di un fondo per il funzionamento dell O.D.V. 3. Organizzazione dei lavori dell Organismo di Vigilanza con predisposizione del regolamento interno e sedute previste nel numero minimo di quattro ogni anno di attività con cadenza trimestrale. 4. Studio dei flussi informativi ed eventuale modifica o integrazione del modello predisposto in relazione alle criticità segnalate. 5. Studio e variazione del modello organizzativo predisposto in relazione a modifiche

3 societarie, ovvero a specifiche modifiche normative inerenti il numero e la tipologia di reati. Inoltre 1. Gestione e controllo dell attività inerente la Privacy ex D.LGS. 196/ Check-up Privacy in azienda. 3. Elaborazione e gestione di informative, lettere di incarico e procedure, fino ad arrivare a modelli complessi di scarico di responsabilità in caso di affidamento di dati a soggetti terzi. 4. Elaborazione di un Sistema Privacy con flussi informativi aziendali in modo da poter evidenziare particolari lacune e/o criticità latenti. IL MODELLO ORGANIZZATIVO Il D.Lgs. n. 231/2001 ha introdotto nel nostro ordinamento il principio della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche per i reati commessi dalle figure apicali, di vertice e dalle persone sottoposte alla vigilanza delle figure apicali anzidette (dipendenti, fornitori, ecc.) nell interesse o a vantaggio dell Ente stesso. Il Decreto introduce, pertanto, la nuova responsabilità amministrativa per un numero predeterminato (ma progressivamente sempre più esteso col passare degli anni: i c.d. reati presupposto 231), in realtà assai simile a quella penale della persona fisica, a carico dell Ente (che starà in giudizio attraverso il legale rappresentante o altro procuratore se il primo è sotto processo per il reato presupposto 231) che va ad aggiungersi a quella tradizionale della persona fisica che ha commesso o tentato il reato. Tale responsabilità estende i propri pesantissimi effetti sul patrimonio dell Ente (ma può portare anche alla revoca dell autorizzazione necessaria per svolgere l attività o al commissariamento giudiziale dell Ente) e, indirettamente, sugli interessi economici dei soci. Fra i principali reati perseguiti a carico dell Ente si evidenziano: 1. sanzione amministrativa fino a ; 2. sanzione interdittiva (interdizione dall esercizio dell attività, sospensione o revoca delle autorizzazioni, licenze o concessioni funzionali alla commissione dell illecito, ecc.); 3. confisca del prezzo o del profitto del reato; 4. pubblicazione della sentenza. I reati per i quali l azienda può essere chiamata a rispondere sono quelli espressamente indicati dal legislatore e riguardano i seguenti ambiti: reati commessi nei rapporti con la Pubblica Amministrazione; delitti informatici e trattamento illecito di dati; delitti di criminalità organizzata; reati di concussione e corruzione; falsità in monete, in carte di pubblico credito e in valori di bollo e in strumenti o segni di riconoscimento; delitti contro l industria ed il commercio; reati societari; delitti con finalità di terrorismo o di eversione dell ordine democratico; pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili;

4 delitti contro la personalità individuale; abusi di mercato; delitti commessi con violazione delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell igiene e della salute sul lavoro; ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita; delitti in materia di violazione del diritto d autore; induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all autorità giudiziaria; reati transnazionali; reati ambientali; impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare. Il legislatore, ad ogni modo, ha espressamente previsto, con il decreto in oggetto, la possibilità per l Ente di andare esente dalla predetta responsabilità nella sola ipotesi esimente in cui questi si sia dotato di un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (nonché di un Organismo di Vigilanza) nonché qualora il predetto modello risulti costantemente verificato, efficace ed aggiornato. L Ente/Società non risponde dei reati commessi dai propri dipendenti se prova: - di aver adottato ed attuato efficacemente Modelli di Organizzazione Gestione e Controllo 231 conformi ai requisiti del D.Lgs. 231/2001; - di aver affidato ad un organismo dotato di autonomi poteri d iniziativa e controllo (ODV) la vigilanza e l aggiornamento di tale Modello 231; - che il modello è stato eluso in modo fraudolento. Il Modello si pone l obiettivo di realizzare un completo sistema di controllo ed organizzazione interno, anche per quanto disposto e previsto altresì dall art. 30 D.Lgs. n. 81/2008 (che è articolo integrativo del D.Lgs. n. 231/2001 e niente affatto una autonoma previsione normativa, come qualcuno erroneamente sostiene) quale esimente per la responsabilità della società in materia di salute e sicurezza del lavoro. Il Modello correttamente predisposto ed efficacemente attuato evita sanzioni di natura pecuniaria (la cui quantificazione avviene in quote per importi che possono arrivare ad 1 milione e mezzo di euro) ed interdittiva quali: - interdizione dall esercizio dell attività; - sospensione o revoca di autorizzazioni, licenze o concessione; - divieto di contrattare con la P.A.; - esclusione da agevolazioni, finanziamenti, contributi o sussidi e revoca di quelli concessi; - divieto di pubblicizzare beni o servizi. L adozione del Modello 231 ed il suo continuo aggiornamento ed efficace applicazione evita anche possibili azioni di responsabilità nei confronti degli amministratori che non lo hanno adottato, esponendo così l Ente al rischio di gravi conseguenze patrimoniali. Ogni Ente e/o Società che vuole fruire dell esimente e garantirsi una corretta gestione aziendale deve, pertanto, essere dotato di un proprio ed esclusivo Modello ex D. Lgs. 231/2001. Ciò comporta che esso debba essere predisposto su misura della realtà organizzativa alla quale fa riferimento al fine di poter far fronte alle esigenze emergenti dalla reale struttura ed organizzazione dell Ente/Società. La stesura del Modello deve avvenire facendo tesoro dell esperienza propria dell Organizzazione dell Ente, e quindi deve essere frutto di una attenta analisi dei processi aziendali al fine di

5 determinare l esposizione della società stessa ai reati presupposto contemplati nel D. Lgs. n. 231/2001 (art. 6). In concreto, l attività di individuazione dell esposizione ai predetti reati, definita tecnicamente come mappatura delle aree (dell attività aziendale) sensibili (al rischio di commissione di reati), va articolata anche tramite una attenta attività di intervista che coinvolga i soggetti chiave dei processi esistenti nell Organizzazione. L attività di intervista ha quale proprio obiettivo quello di analizzare ogni attività sensibile al rischio di commissione dei reati presupposto di cui al D.Lgs. n. 231/2001, verificando l esistenza di procedure/protocolli aziendali adeguati ed efficaci e qualora esistenti e il rispetto dei seguenti parametri: - tracciabilità delle operazioni; - segregazione delle funzioni coinvolte nelle attività aziendali; - rispetto dei poteri di firma. A tale scopo, devono essere sempre presenti oppure devono essere implementate procedure idonee per le aree di attività aziendale scoperte nonché devono essere articolati correttivi sulle procedure già esistenti e non esaustive e/o congrue al contesto aziendale e/o alle esigenze di prevenzione. Il D.Lgs. 231/2001 richiede espressamente, ai sensi dell art. 6.1 lett b) la costituzione di un organismo dotato di requisiti di: - Autonomia; - Professionalità; - Indipendenza; al fine di: - vigilare sull effettività ed adeguatezza del Modello; - valutare l attualità del Modello; - proporre i necessari adeguamenti e verifiche; - ricevere le segnalazioni attinenti possibili illeciti o irregolarità aziendali. L organismo deve essere anche dotato della necessaria continuità d azione per poter operare efficacemente, e ciò presuppone quindi una composizione mista di membri interni ed esterni, e la necessità di evitare in esso la presenza di soggetti dotati di poteri operativi, privilegiando invece figure con elevata attitudine al controllo, dotate della necessaria professionalità ed esperienza.