EVENTI E GIOCO DI SQUADRA I successi non dipendono solo dal planner. Eventi e gioco di squadra

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1 EVENTI E GIOCO DI SQUADRA I successi non dipendono solo dal planner 1

2 L Azienda Profilo Aziendale Un orologio, che con i suoi meccanismi interni permette di unire le energie di più elementi per raggiungere un traguardo un gioco di squadra basato sull affidabilità, la puntualità, la creatività e la professionalità. E su questo concetto che si basa la filosofia aziendale, con lo scopo di unire uomini e aziende che condividano un unico obiettivo: il lavoro di qualità. Obiettivo spesso difficile, ma ricco di emozioni, che aiutano a crescere con nuovi stimoli e a perseguire grandi successi. Merlo S.p.A. è presente sul mercato da oltre 20 anni. 2

3 L Azienda Servizi Offerti 1 - Ideazione e comunicazione 2 - Progettazione architettonica 3 - Progettazione grafica 4 - Location 5 - Hotel accomodation 6 - Servizi ristorativi 7 - Transfer 8 - Segreterie organizzative 9 - Personale di assistenza 10 - Allestimenti 11 - Materiali tipografici 12 - Materiali grafici 13 - Gadget 14 - Impianti di illuminazione 15 - Impianti di amplificazione 16 - Impianti di video proiezione 17 - Produzioni audio e video 18 - Spettacoli e intrattenimenti 3

4 Alcuni lavori svolti 4

5 Alcuni lavori svolti 5

6 Alcuni lavori svolti 6

7 La Comunicazione a 360 Il successo di un evento dipende per metà da ciò che abbiamo analizzato e deciso e per metà da come lo sappiamo comunicare. 7

8 La Comunicazione a 360 Con sempre maggiore necessità, oggi un evento deve essere necessariamente considerato uno degli strumenti della comunicazione aziendale istituzionale o di prodotto/servizio. Deve quindi rispondere sinergicamente alla strategia di marketing e/o alla strategia di comunicazione, contribuendo al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Mentre da un lato la comunicazione tradizionale si rivolge ad un target in linea di massima allargato (non sempre si può segmentare il pubblico attraverso i mass media o i canali di massa), l evento ha la capacità di rivolgersi ad un target specifico e lo fa in modo diretto e mirato. Non solo, ha la capacità e la potenzialità di poter interagire con il proprio pubblico. 8

9 La Comunicazione a 360 Nell ideazione o nella realizzazione dell evento, quindi, è necessario definire alcuni aspetti fondamentali della comunicazione, iniziando da: una corretta interpretazione del brief il settore merceologico di riferimento il posizionamento del prodotto o servizio Il target ed il contesto dell evento l immagine, il tono e lo stile di comunicazione le attività della concorrenza gli obiettivi di comunicazione I punti di forza e debolezza Il budget a disposizione Il timing 9

10 La Comunicazione a 360 Definito lo scenario in modo completo ed esaustivo si inizia a sviluppare l operatività, pianificando temporalmente ogni attività: ideativa, progettuale, tecnica, ed economica. Un planning corretto ed progress frequente permetteranno uno sviluppo del lavoro in linea con il timing. E importante prevedere anche fasi non sempre calcolate, quali ad esempio le presentazioni al cliente di modifiche, migliorie, od eliminazione di elementi. Fondamentale invece, risulta conoscere preventivamente l investimento a disposizione, in quanto il rischio che si può correre e di presentare un evento fuori della portata del cliente. La tendenza ormai è quella di intervistare anche più volte l azienda in tal senso, sensibilizzandola sull argomento budget. 10

11 La Comunicazione a

12 Case History A) Cliente: Istituto di Credito Rapporto iniziato a Marzo 2006 con la richiesta di progettazione e di allestimento di un stand espositivo di piccole dimensioni da inserire in un contesto fieristico. Risultato odierno (2010): Progettazione, organizzazione e realizzazione di una decina di eventi all anno 12

13 Case History A) Cliente: Istituto di Credito Oggi, servizio a 360, che include: Progettualità architetturale / tecnologia Allestimenti Sviluppo Comunicazione sugli eventi Ricerca location Servizi fotografici su tutti gli eventi Segreteria organizzativa Gestione catering Gestione hostess Accomodation Supporto web 13

14 Case History B) Cliente: Società di Assicurazioni Rapporto iniziato, a titolo di gara, nel Febbraio 2010 Tempistica: 10 giorni per la progettazione e presentazione delle proposte Società coinvolte: sei Iniziativa: Convegno destinato a coinvolgere circa 200 persone (agenti responsabili di agenzie territoriali). La richiesta prevedeva: Ideazione di un Claim (attività ed obiettivi 2010) Progettazione grafica Progettazione materiale allestitivo Proposizione di location Organizzazione generale Budget: pre-determinato Risultato: Assegnazione della gara alla Società che realizza eventi storica del cliente. 14

15 Osservazioni Come abbiamo potuto comprendere dalle due Case Histories precedenti, è sempre necessario effettuare delle ponderazioni attente sia sull azienda committente che sul progetto da realizzare. Questo implica anche una capacità imprenditoriale di analisi e valutazione dello scenario e di tutti gli elementi che compongono il lavoro da sviluppare. Occorre ricordare infine che il new business prevede sia un allargamento di servizi nei confronti di clienti già acquisiti, che un efficace capacità propositiva verso i potenziali clienti. 15

16 Alcune regole Gioco di squadra Fondamentale è la capacità di cooperare in sinergia, da parte di tutto il gruppo di lavoro dedicato. Una volta definito il piano operativo, è necessario che tutti gli attori coinvolti si sappiano muovere con il comune obiettivo di rispettare i tempi e fornire al cliente un servizio eccellente, sviluppando una spiccata attitudine al problem solving. 16

17 Alcune regole Gare Sempre più necessarie, anche per piccole attività. Offerta Sempre più ampia e completa, sia in termini di soluzioni generali e nel contempo specifiche. Proposizione di servizi chiavi in mano globali. 17

18 Alcune regole Costi Miglior rapporto qualità prezzo, anche se a volte la qualità non viene apprezzata per motivi di budget non correttamente pianificati. Coordinamento e flessibilità Massimo coordinamento e controllo su tutte le fasi di ideazione, progettazione e realizzazione degli eventi. Capacità e necessità di modificare il progetto anche in corso d opera. Specializzazione Soluzioni in qualsiasi contesto, ad iniziare dall interpretazione corretta del briefing, passando dalle progettazione, alle strutture, alla tecnologia avanzata. 18

19 Figure Chiave Il Planner Colui/colei che pianifica tutte le attività di sviluppo delle attività destinate all evento, che riunisce il gruppo di lavoro per le verifiche puntuali e che si rende garante delle consegne nei tempi previsti. L Account Figura sempre più importante, che si occupa di gestire i rapporti interni ed esterni, anche con il cliente, che si premura di aspetti organizzativi ed economici. Interpreta il brief, evidenzia gli aspetti di comunicazione più importanti, si raccorda con il team di lavoro, fluidificando i rapporti. Verifica che i costi del progetto permettano il rispetto del budget e il giusto profitto per l azienda. Contatta fornitori, location, strutture e società di servizi, al fine di garantire il continuo processo dei flussi informativi, operativi ed economici. L Architetto Figura professionale assolutamente necessaria che, coadiuvato dall account, sviluppa i progetti, i rendering, valuta i materiali, l impatto scenografico, anche supportato da professionisti esterni, qualora necessari. 19

20 Figure Chiave L Art Director / il Grafico La necessità di affrontare la creatività e la grafica dei materiali con un approccio sempre più comunicazionale, porta necessariamente il lavoro su un piano maggiormente evolutivo. Prova ne è che a volte non si fa più ricorso alle tradizionali agenzie di pubblicità per la personalizzazione grafica di evento, ma viene richiesto direttamente alla Società che organizza eventi di occuparsi chiavi in mano anche di questo aspetto. Il Copywriter Figura non ancora presente in modo stabile e continuativo all interno di una società che realizza eventi, ma che spesso viene coinvolto per un fattivo contributo sui temi da ideare e sui testi da prevedere su tutti i materiali, che a volte possono risultare particolarmente complessi ed articolati. 20

21 Figure Chiave Web Designer Anche questa figura si sta dimostrando importante per sviluppare la comunicazione dell evento destinata al web; non solo per il sito del committente, ma anche per una sempre più frequente interazione con altri siti. Questa figura, che conosce bene le regole della rete, contribuisce a realizzare/adattare i file che siano idonei ed usufruibili senza difficoltà (anche quelli che prevedono animazioni). Il Fotografo/L Esperto Multimediale Ogni evento di una certa rilevanza, ha la necessità di essere immortalato fotograficamante e/o ripreso dinamicamente, per diventare oggetto di celebrazione, comunicazione ed archiviazione storica. Se all evento partecipano poi delle aziende sponsor, tale necessità diventa assolutamente prioritaria non solo ai fini della rendicontazione, ma anche per realizzare prodotti multimediali da utilizzarsi in modo istituzionale, informativo o per sviluppare anche attività di new business. 21

22 GRAZIE PER L ATTENZIONE 22