System Document Console SDC Suite di moduli realizzati in ambiente Lotus Notes/Domino Supporto al PDM

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1 System Dcument Cnsle SDC Suite di mduli realizzati in ambiente Ltus Ntes/Dmin Supprt al PDM Recenti ricerche hann evidenziat cme sl il 20% delle infrmazini presenti in azienda sia Strutturat vver risiede in applicazini (Sftware Gestinali) DataBase rganizzati, mentre il restante 80% è disseminat su varie tiplgie di frmati ( dcumenti Wrd, , file Excel, pagine Web, ecc..), cmplicand nn pc tutti i prcessi di reperiment, cnsultazine e gestine. Le aziende hann bisgn di rganizzare le infrmazini necessarie a definire, prdurre e manutenere il lr Prdtt/Servizi Industriale e di renderle dispnibili al persnale interessat. Per una gestine efficiente di queste prblematiche, tipiche di un PDM (Prduct Data Management), è necessari un adeguat supprt infrmatic. Brain System ha realizzat una piattafrma sftware System Dcument Cnsle SDC per la gestine delle infrmazini nn strutturate. E una piattafrma cmpleta e flessibile, mdulare e scalabile, parametrizzata per adeguarsi alle varie realtà aziendali, integrata cn tecnlgia Internet e viene prpsta cme supprt cerente alle prblematiche rganizzative pste dal PDM. Le infrmazini gestite sn dcumenti generati nel mnd ffice: testi, tabelle, schede tecniche, manuali qualità, manuali tecnici; e nell area messaging & cllabratin: e.mail, fax, immagini, file letti da scanner, ecc; area tecnica: disegni prdtti cn i vari CAD, ecc. Il sftware SDC è stat da ni prgettat e realizzat all intern della piattafrma Ltus Ntes/Dmin rappresentandne l'ampliament naturale. Il mtre SDC può essere agganciat ad altre applicazini Ltus. Tutte le funzinalità mirate alla gestine dcumentale sn state implementate utilizzand i servizi di base e gli strumenti di svilupp di Ltus Nte/Dmin; ciò garantisce una slida tecnlgia di replica, un Depsit dcumentale mirat a cntenuti etergenei, un sfisticat sttsistema di sicurezza e di cntrll degli accessi e un mtre integrat di Full Text Search per le ricerche sui testi. Gli applicativi sn rilasciati in versine Client/Server e WEB per l utilizz su piattafrme Intranet, Extranet ed Internet e devn essere parametrizzati in base all rganizzazine aziendale. Il sistema faxing scelt ed è integrat cn Ltus Dmin è ZETAFAX. Struttura System Dcument Cnsle (SDC vers. 2.5) Spett.le Spa Via xx, Bergam Alla c.a. Rif. n : 1119gb Dalmine, 19 gennai 2001 Oggett: Nuv Sistema xx A seguit del cllqui xxx, in relazine l attività di xxxx, Vi sttpniam la ns prpsta di cllabrazine. Premessa Tempi e Csti 1. Tariffa Oraria per la figura prfessinale prpsta Le attività previste sn dcumentati da appsit verbale sttscritt dal crdinatre di GESTIONALE Prgett xxxxxxxx. Il temp di intervent sarà calclat sulla base delle infrmazini cntenute nel verbale di intervent. L'intervent dvrà cmunque avere una durata minima di mezza girnata. 3. I prezzi espsti sn da intendersi al nett dell'i.v.a. BRAIN SYSTEM Srl Sede legale e perativa: Via Prvinciale, Dalmine (BG) - Tel Fax inf@brainsystem.rg CF e PIVA n Reg. Impr. BG /1997

2 Via Prvinciale, Dalmine (BG) Tel Fax inf@brainsystem.rg Funzinalità Mduli System Dcument Cnsle (SDC vers. 2.5) 1. ANAGRAFICA SOGGETTI Gestisce i dati relativi a clienti, frnitri, persne di riferiment assciate ad gni sggett, cllabratri aziendali, ecc cn tutte le infrmazini necessarie per la gestine degli altri mduli: indirizzi , n fax, ecc. La fnte di queste infrmazini può essere il Data Base del Gestinale Aziendale. Le principali funzinalità sn: Pssibilità di inserire, mdificare e cancellare i nminativi dei clienti/frnitri e le persne assciate. Per gni persna è pssibile memrizzare i dati standard ltre alla funzine ricperta in azienda Integrazine cn il sistema di psta Ntes e di faxing Zetafax, permettend di prelevare gli indirizzi di psta ( ) e/ i numeri di fax cui recapitare il messaggi. 2. GESTIONE DEI DOCUMENTI NON STRUTTURATI Applicazine per la creazine, catalgazine e gestine dei dcumenti prdtti in ambiente MS Office e d altre applicazini cn supprt OLE 2 e DDE unic ambiente eliminand i seguenti prblemi della gestine cn i sistemi tradizinali: Nn è chiest il nme del file né della directry all intern della quale salvare il file, evitand csì di dversi ricrdare la struttura del file-system aziendale. Pssibilità di effettuare la repliche dei dcumenti per la gestine remta delle infrmazini. Classificazine dei dcumenti cn gerarchie definibili e parametrizzabili: es: Titl, Autre, Tiplgia, Stat, Categria ecc.. Gestine e ricerca dei dcumenti attravers viste persnalizzabili basate sulle gerarchie definite. Gestine di Template per i Dcumenti. Riduzine dell ccupazine dell spazi fisic dal 30-50% per gni singl file E pssibile gestire diversi database Catalgatre Dcumenti nn strutturati per permettere una miglire: Gestine del backup Gestine delle repliche Gestine della stricizzazine dei dcumenti 3. GESTIONE WORKFLOW DOCUMENTALE Applicazine per la gestine del Wrkflw (Azine, Eventi, Scadenze e Catalgazine) dei dcumenti strutturati (frm di Ntes) e nn strutturati (dcumenti generati in ambiente MS Office e d altre applicazini cn supprt OLE 2 e DDE) relativi a ciascun sggett. Attravers una cnsle è pssibile cnfigurare il fluss d gni infrmazine che circla all intern dell azienda (in Allegat un esempi di wrk flw relativ alle prblematiche gestine Qualità). Le caratteristiche principali sn: Gestine relazine padre-figli tra dcumenti. Permette di cnfigurare la relazine esistente tra un dcument padre e i sui relativi figli Gestine Prcessi di tip: Padre-Figli. Avviene quant un dcument ne genera un altr inizializzandl cn dati cntenuti nel padre Parallel. Avviene quand nell avanzare ad un nuv stat effettua l avanzament di stat anche per un altr dcument. Dinamici. E assciat ad un stat dinamic all intern del quale il respnsabile di prcess può gestire il fluss del dcument fin all stat successiv. Il Respnsabile di prcess può definire gni stat cn le seguenti infrmazini: Nme dell stat. Persna respnsabile dell stat. Data di scadenza, entr la quale il dcument deve essere evas. Pag. 2

3 Via Prvinciale, Dalmine (BG) Tel Fax inf@brainsystem.rg Opzinale. Nel cas in cui il dcument permane ltre la scadenza fissata il dcument passa autmaticamente all stat successiv. Gestine delle azini: Avanza, Apprva, Rifiuta: queste tre funzini hann il cmpit di far avanzare all stat successiv un dcument permettendgli di passare ad una fase di lavrazine e cnsiderazine diversa. Ogni vlta che avviene un passaggi di stat è pssibile avvisare autmaticamente un peratre dell affidament di un nuv dcument. All att dell avanzament è pssibile gestire: La richiesta di cnferma a prseguire L aggirnament di campi all intern del dcument L inseriment di nte di stat La creazine di un nuv dcument, in un qualunque database, inizializzat cn i valri del dcument padre (Gestine Prcessi Padre-Figli).E pssibile subrdinare la creazine del tip di dcument in base al cntenut e stat del dcument. Firma: Cntiene tutte le pzini in grad di aggiungere e gestire la firma di un utente all intern del dcument. Pubblica: è in grad di pubblicare le infrmazini vlute in una pagina Web Invia: ha la funzine di pter inviare il dcument desiderat utilizzand i canali di trasmissine dispnibili in azienda (psta interna, E_mail, fax). Numera: funzine autmatica di numerazine dei dcumenti. All att della numerazine è pssibile avvisare autmaticamente un peratre dell affidament di un nuv dcument. Scannerizza: permette di attivare la scannerizzazine di un dcument cartace e : di allegare il file all intern del dcument. creare un dcument,definit all intern della Cnsle, all intern di un degli archivi Catalgatre dcumenti nn strutturati Gestine degli eventi del dcument (creazine, apertura, chiusura, salvataggi, cancellazine). Gestine del respnsabile di prcess, cn la pssibilità di specificare un altr respnsabile di prcess tra quelli definiti per quell stat. Gestine delle scadenze e prescadenze del dcument. Definizine di catalgazine del Catalgatre dcumenti. Definizine del cmprtament del gestre dei dcumenti nn strutturati (Ms. Office). Gestine della stria di tutte le attività svlte dagli sui singli dcumenti cn visine dell stat attuale. Gestine nte aggiuntive al passaggi da un stat all altr. Gestine dei lck per nn permettere la mdifica cntempranea del medesim dcument. Gestine delle versini di un dcument. 4. CATALOGATORE DOCUMENTI Mdul aggiuntiv a 3 Gestine WrkFlw Dcumentale. Tutti i dcumenti gestiti dalla cnsle, in autmatic, sn inseriti in un Database che permette di avere una gestine centralizzata di tutta la dcumentazine circlante in azienda (dcumenti strutturati e nn strutturati) Attravers un rganizzazine per viste (ad esempi: d gni cliente si pssn vedere i dcumenti di ffice, i dcumenti di ntes) si crea un metd di navigazine dei dcumenti che permette di raggiungere l infrmazine in md efficiente. 5. CATALOGATORE MESSAGGISTICA AZIENDALE Mdul aggiuntiv a 4 Catalgatre Dcumenti. Aggiunge al mdul precedente la catalgazine e navigazine di tutti i dcumenti di messaggistica: mail interne, fax ed Internet in ingress/uscita per i seguenti criteri di catalgazine: Flag persnale (cnfigurabile) Sggett. In fase di ricezine è pssibile inizializzare il sggett in base alla mail del mittente Frnitre Prdtt Categria. E pssibile cnfigurare per gni event di ricezine spedizine i seguenti tipi: Pag. 3

4 Via Prvinciale, Dalmine (BG) Tel Fax inf@brainsystem.rg Fissa Dinamica. Prelevata da un database qualunque Persnale. Per gni persna viene definita una lista Persna a cui inviare la psta avanzata di stat Questi criteri sn specificabili per gni stati del fluss previst per le all intern della Gestine WrkFlw Dcumentale Inltre è pssibile attivare la catalgazine degli allegati cntenuti nella psta specificand: Tip dcument. Titl dcument All att della catalgazine verrà creat nel database Gestine dei dcumenti nn strutturati specificat all intern della Gestine WrkFlw Dcumentale Il Mdul è cllegat al sistema di psta e faxing. Ciò permette, ad esempi, la gestine cmpleta della stria dei cntatti avuti cn i clienti/frnitri. Il mdul e cllegat cn L anagrafica Sggetti 6. CATALOGATORE INDIVIDUALE PER LA MESSAGGISTICA Per gni utente può essere attivata la funzinalità di catalgazine e navigazine di tutti i dcumenti di messaggistica: mail interne, fax ed Internet in ingress/uscita per i seguenti criteri di catalgazine: Flag persnale (cnfigurabile) Sggett. In fase di ricezine è pssibile inizializzare il sggett in base alla mail del mittente Frnitre Prdtt Categria. E pssibile cnfigurare per gni event di ricezine spedizine i seguenti tipi: Fissa Dinamica. Prelevata da un database qualunque Persnale. Per gni persna viene definita una lista Persna a cui inviare la psta avanzata di stat Questi criteri sn specificabili per gni stati del fluss previst per le all intern della Gestine WrkFlw Dcumentale Inltre è pssibile attivare la catalgazine degli allegati cntenuti nella psta specificand: Tip dcument. Titl dcument All att della catalgazine verrà creat nel database Gestine dei dcumenti nn strutturati specificat all intern della Gestine WrkFlw Dcumentale Il Mdul è cllegat al sistema di psta e faxing. Ciò permette, ad esempi, la gestine cmpleta della stria dei cntatti avuti cn i clienti/frnitri. Il mdul e cllegat cn L anagrafica Sggetti Pag. 4

5 Via Prvinciale, Dalmine (BG) Tel Fax inf@brainsystem.rg LISTINO LICENZE D USO MODULI SDC MARZO 2002 Prerequisit Licenza Ltus Dmin x Server vers. 5.xx e Licenze Ltus Ntes Client cdice Mduli vers. Client/Server Fin a 20 Da 21 a50 Oltre 50 SDCANS 1. Anagrafica Sggetti SDCDONS 2. Gestine Dcumenti nn Strutturati SDCWOF 3. Gestine WrkFlw Dcumentale SDCCAD 4. Catalgatre Dcumenti SDCCAMA 5. Catalgatre Messaggistica Aziendale SDCCAMI 6. Catalgatre Messaggistica Individuale SDCAMC 7. Ambiente di Cnfigurazine SDC Mduli vers. WEB SDCANSW 8. Anagrafica Sggetti SDCWOFW 9. Gestine WrkFlw Dcumentale SDCCADW 10. Catalgatre Dcumenti SDCCAMI 11. Catalgatre Messaggistica Individuale Canne assistenza annuale:...15% del prezz di listin include l invi delle nuve release (eventuali interventi di installazine esclusi) aggirnament delle applicazini alle nuve versini di Dmin (patch 5.x ma anche majr release es:. dalla versine 5 alla 6 ); assistenza telefnica, via mail (sftware reprt) e teleassistenza cn cllegament remt da Brain System vers il Cliente GESTIONE A PROGETTO Ogni cmmessa va inquadrata in una lgica di prgett e prevede le seguenti fasi: Analisi delle esigenze del cliente e definizine della tiplgia dei dcumenti, le relative classificazini e WrkFlw. Installazine sistema Dmin e Zetafax cn definizine dei parametri di sistema. Installazine dei mduli applicativi. Parametrizzazine e Cnfigurazine Ambiente SDC. Gestine degli accessi e delle sicurezze. Tuning dell applicativ e frmazine. Eventuali persnalizzazini. Pag. 5